秘書實務授課人：曾靖雅郵箱：xiaoya_5201@秘書實務授課人：曾靖雅1教學計劃選用教材：《新編秘書實務》，大連理工出版社一周2次課，1～19周，總共78個課時。50個課時的理論課程，16個課時的案例分析以及學生技能訓練，4個課時的模擬公司訓練，4個課時的考前復習，2課時用于完成課程考核。第二、三、四、五、六、七章內容是重點。

教學計劃選用教材：《新編秘書實務》，大連理工出版社2緒論理解秘書的基本含義、不同層次及領域的秘書的特色、了解秘書機構的分類及秘書工作的內容、掌握秘書工作的屬性和特征、對于秘書學的知識只要瀏覽。緒論理解秘書的基本含義、不同層次及領域的秘書的特色、了解秘3第一章秘書工作的概述第一節秘書第二節秘書工作第三節秘書部門概念：秘書秘書工作秘書部門掌握：秘書的定義

秘書工作的內容秘書工作的屬性和特征第一章秘書工作的概述第一節秘書4☆第二章辦公資源的管理第一節辦公用品的管理、使用第二節辦公設備的管理、使用第三節技能訓練掌握：辦公用品的分類、購買、分發以及儲備

基本辦公設備的使用、維護

☆第二章辦公資源的管理第一節辦公用品的管理、使用5☆第三章秘書的接待工作

第一節前臺接待工作第二節團體接待工作第三節技能訓練概念：前臺接待

團體接待掌握：前臺接待的基本程序

涉外接待的注意事項☆第三章秘書的接待工作第一節前臺接待工作6第四章日常事務處理工作

第一節電話事務印務事務第二節郵件事務值班事務第三節時間管理差旅管理掌握：案例分析（海爾集團西安營銷經理）

撥打、接聽電話的技巧介紹信的開具、管理值班制度工作日志的編寫第四章日常事務處理工作第一節電話事務印務事務7☆第五章秘書的信息工作第一節信息的收集整理第二節信息的轉遞存儲第三節信息的開發利用第四節技能訓練掌握：信息收集的方法

信息傳遞的要素、途徑

信息反饋☆第五章秘書的信息工作第一節信息的收集整理8第六章秘書的商務工作第一節開放參觀第二節信息發布活動第三節典禮、簽字活動第四節商務展覽商務談判掌握：案例分析（胡喬木任毛澤東秘書的啟示）

商務活動方案的制定

商務談判的技巧第六章秘書的商務工作第一節開放參觀9☆第七章秘書的會務工作第一節會前的籌備第二節慧中的服務第三節會后的落實第四節技能訓練掌握：會議方案的擬定（議程、預算）

會議通知的擬寫會場的布置會議記錄、簡報會議文件的整理☆第七章秘書的會務工作第一節會前的籌備10☆第八章秘書的禮儀第一節秘書的商務交際禮儀第二節秘書與領導相處的禮儀第三節技能訓練掌握：秘書需要注意的基本禮儀

秘書與領導相處的基本原則☆第八章秘書的禮儀第一節秘書的商務交際禮儀11第一章概述

第一節秘書一、秘書什么是秘書？我國：最早出現在漢代，原指宮禁中的藏書。1912年南京國民政府設立具有現代意義的秘書、秘書機構和秘書工作，至此我國開始出現了正規的秘書學。西方：源于拉丁文“可靠的職員”，一般指政府、各社會組織和個人聘用的從事公務服務、處理文字以及辦公事務的工作人員。第一章概述

第一節秘書一、秘書12

國際秘書聯合會—“秘書應是主管人員的一位特殊助手，掌握辦公室工作的技巧，能在沒上級過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和判斷的能力，并且在所給予的權力范圍內作出決定?！?.廣義秘書的概念；"秘書是領導人的事務與信息助手。"這里的廣義，包括了公務秘書、私人秘書，又包括了各行業、層次、工種；領導人既含單數，又含復數---領導集體；因此只能是簡明、抽象的概括。秘書實務緒論課件132．狹義秘書的概念。"秘書是一種職務名稱，正在成為一種社會職業，指處于領導近身，直接為領導從事事務性、信息性的輔助服務的工作助手。"這里著重排除了私人秘書。廣義與狹義內涵相通，又有差異。主要強調了秘書是領導近身的直接助手，是直接為領導服務的人員這一含義。這個"助手"包括了智力性的助手在內，從而也反映了現階段我國要求秘書部門發揮"參謀作用"的現實。2．狹義秘書的概念。"秘書是一種職務名稱，正在成為一種社會職14二、秘書的不同層次

1、官員秘書以秘書命名的官員特點：職位、職權、職責是按法定程序由組織確定；對于領導者，是帶有服務性質輔助者，對于下級，有確定的管理權和指揮權；發揮極為重要的樞紐和橋梁作用；可以代為處理一定職權內的事務；與領導構成主輔配合的關系。

二、秘書的不同層次152、秘書部門負責人

各級政府辦公室（廳）、企事業單位的辦公廳、辦公室負責人特點：具有高級秘書的全面業務素質和工作技能；有豐富的管理和辦理事務的經驗和人際交往溝通的能力；與主要領導有良好的配合關系；一般由有才干的秘書或有文化素質的基層負責人晉升；職位、職權、職責具有多樣性。

2、秘書部門負責人16官員秘書與秘書部門負責人的異同同：一定的法定職權異：前者主要組織管理辦公事務即秘書工作，后者具有一定范圍的專項管理權和決策權，往往職位比前者高。

3、領導人的專職秘書專門為各國政界要員、企事業單位及社團團體領導者公務服務的秘書。包括公務員、私人秘書、個人特使特點：服務對象的特定性主輔配合一一對應性影響力和工作范圍有彈性與特定領導人有特殊感情

官員秘書與秘書部門負責人的異同17

4、初級秘書

從事操作性、服務性工作的秘書。特色：工作一般是操作性的日常事務具有嫻熟的辦公技巧良好的服務態度和敬業精神

初級秘書→中級秘書→高級秘書，能力要求是步步提高的，存在動態發展關系4、初級秘書18

5、高級秘書

按秘書的業務能力和所承擔的工作任務劃分中的最高等級，如秘書負責人、助理、首腦的專職秘書。特色：為較為重要的領導人或領導機關充當高級助手；擁有一定的職級和職權；有參與謀劃的權責，并在領導的授權下有一定的指揮、監督、控制權；個人素質高，有一定的組織管理和控制能力，能夠獨擋一面；工作內容以參謀、參與管理、事務協調為主，操作性服務比其他兩級秘書少5、高級秘書195、中級秘書

既從事操作性事務，又從事輔助管理事務的秘書，是不可缺少的。特點：操作性與管理性結合經常性與機變性結合一般性與專門性結合綜合性與技術性結合6、高級秘書5、中級秘書20高級秘書“高”在哪2007-03-1311:02:00

北京青年報

談起高級秘書比一般秘書高在哪里，康柏（中國）投資有限公司大中國區的執行秘書、29歲的常郁青有著不少的感觸。她給出了高級秘書的四大“高”人之處。

第一高：綜合素質高高級秘書平時除了會起草一些財務或者人事方面的報告，幫助老板做一些決定，還要在老板出差不方便看郵件時，幫他們處理一些文件，有些需要馬上替他去批復。所以和一般秘書相比，高級秘書除了能夠講一口流利的英語，熟練的使用計算機和擬寫各種文件等“硬件”之外，更應該具備良好的溝通、組織、協調、一定的決策能力以及解決問題的能力。

第二高：責權更重高級秘書與領導層的溝通和聯絡會更多。向老板匯報工作的一些管理層人員以及部門秘書都會通過我找到老板，我承擔著他們之間溝通的責任。而當我發現別的部門秘書有一些錯誤時，我有責任和權利去指出，避免錯誤的發生。

秘書實務緒論課件21

第三高：發展愿望更高

做了5年、10年或者更長時間的高級秘書，大多會考慮這種來自社會的壓力，希望換一個行業，通常會選擇從事行政、人力資源以及市場方面的工作。第四高：道德水平要高

高級秘書會接觸到公司的一些財務等方面的重要的文件，因而保密是對老板的承諾和責任。取得老板的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期：和他保持在一條戰線上；做好手頭老板交給的每一件小事；經常和他溝通。長此以往，他就會覺得你比較認真，是可靠的。

第三高：發展愿望更高

做了5年、10年或者更長時間的高22三、不同領域的秘書

1、社會政治生活中的秘書特點：與工作服務的國家機關在政治上保持一致與服務的政黨組織在目標指向和價值觀念保持一致與工作的社會組織的政治取向上保持一致

三、不同領域的秘書23

2、社會經濟生活中的秘書特點：要以實現利益最大化為目標各項工作適應市場競爭與合作的需要要協助主管依法經營把對國家和社會公利的忠誠以及敬業精神有機結合還必須額外掌握企業的經營管理知識和生產技術概況

2、社會經濟生活中的秘書24

3、科技文化領域的秘書特色：要懂行，雖不是專家，但要熟悉要明勢，明白本單位、行業的發展趨勢要勤學，向內行請教

25四、秘書的職業特點1、直接性2、穩定性3、知識化4、年輕化5、女性化四、秘書的職業特點26第二節秘書工作一、秘書工作1、涵義：協助領導決策與管理過程所進行的各項輔助性工作領導制定并實施決策、掌管全局秘書負責協調、組織、執行2、內容——辦文、辦事、辦會辦文：文書、文件、文字材料辦事：信息工作、技術工作、日常行政事務辦會：策劃、組織和善后落實第二節秘書工作一、秘書工作273、原則準確、及時、嚴謹、同步、保密準確：質量要求及時：效率要求嚴謹：作風要求同步：態勢要求保密：紀律要求3、原則284、特點——被動性、事務性、綜合性、機要性5、基本方法——授意、請示、報告授意：接受、領會領導的意圖，“遵旨辦事”請示：遵守領導分工，對口請示報告：反映情況，提出建議，做出匯報4、特點——被動性、事務性、綜合性、機要性29案例分析梅錦縣供銷社辦公室王秘書接待信訪人員做出的選擇案例分析梅錦縣供銷社辦公室王秘書接待信訪人員做出的選擇30演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！31秘書實務授課人：曾靖雅郵箱：xiaoya_5201@秘書實務授課人：曾靖雅32教學計劃選用教材：《新編秘書實務》，大連理工出版社一周2次課，1～19周，總共78個課時。50個課時的理論課程，16個課時的案例分析以及學生技能訓練，4個課時的模擬公司訓練，4個課時的考前復習，2課時用于完成課程考核。第二、三、四、五、六、七章內容是重點。

教學計劃選用教材：《新編秘書實務》，大連理工出版社33緒論理解秘書的基本含義、不同層次及領域的秘書的特色、了解秘書機構的分類及秘書工作的內容、掌握秘書工作的屬性和特征、對于秘書學的知識只要瀏覽。緒論理解秘書的基本含義、不同層次及領域的秘書的特色、了解秘34第一章秘書工作的概述第一節秘書第二節秘書工作第三節秘書部門概念：秘書秘書工作秘書部門掌握：秘書的定義

秘書工作的內容秘書工作的屬性和特征第一章秘書工作的概述第一節秘書35☆第二章辦公資源的管理第一節辦公用品的管理、使用第二節辦公設備的管理、使用第三節技能訓練掌握：辦公用品的分類、購買、分發以及儲備

基本辦公設備的使用、維護

☆第二章辦公資源的管理第一節辦公用品的管理、使用36☆第三章秘書的接待工作

第一節前臺接待工作第二節團體接待工作第三節技能訓練概念：前臺接待

團體接待掌握：前臺接待的基本程序

涉外接待的注意事項☆第三章秘書的接待工作第一節前臺接待工作37第四章日常事務處理工作

第一節電話事務印務事務第二節郵件事務值班事務第三節時間管理差旅管理掌握：案例分析（海爾集團西安營銷經理）

撥打、接聽電話的技巧介紹信的開具、管理值班制度工作日志的編寫第四章日常事務處理工作第一節電話事務印務事務38☆第五章秘書的信息工作第一節信息的收集整理第二節信息的轉遞存儲第三節信息的開發利用第四節技能訓練掌握：信息收集的方法

信息傳遞的要素、途徑

信息反饋☆第五章秘書的信息工作第一節信息的收集整理39第六章秘書的商務工作第一節開放參觀第二節信息發布活動第三節典禮、簽字活動第四節商務展覽商務談判掌握：案例分析（胡喬木任毛澤東秘書的啟示）

商務活動方案的制定

商務談判的技巧第六章秘書的商務工作第一節開放參觀40☆第七章秘書的會務工作第一節會前的籌備第二節慧中的服務第三節會后的落實第四節技能訓練掌握：會議方案的擬定（議程、預算）

會議通知的擬寫會場的布置會議記錄、簡報會議文件的整理☆第七章秘書的會務工作第一節會前的籌備41☆第八章秘書的禮儀第一節秘書的商務交際禮儀第二節秘書與領導相處的禮儀第三節技能訓練掌握：秘書需要注意的基本禮儀

秘書與領導相處的基本原則☆第八章秘書的禮儀第一節秘書的商務交際禮儀42第一章概述

第一節秘書一、秘書什么是秘書？我國：最早出現在漢代，原指宮禁中的藏書。1912年南京國民政府設立具有現代意義的秘書、秘書機構和秘書工作，至此我國開始出現了正規的秘書學。西方：源于拉丁文“可靠的職員”，一般指政府、各社會組織和個人聘用的從事公務服務、處理文字以及辦公事務的工作人員。第一章概述

第一節秘書一、秘書43

國際秘書聯合會—“秘書應是主管人員的一位特殊助手，掌握辦公室工作的技巧，能在沒上級過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和判斷的能力，并且在所給予的權力范圍內作出決定?！?.廣義秘書的概念；"秘書是領導人的事務與信息助手。"這里的廣義，包括了公務秘書、私人秘書，又包括了各行業、層次、工種；領導人既含單數，又含復數---領導集體；因此只能是簡明、抽象的概括。秘書實務緒論課件442．狹義秘書的概念。"秘書是一種職務名稱，正在成為一種社會職業，指處于領導近身，直接為領導從事事務性、信息性的輔助服務的工作助手。"這里著重排除了私人秘書。廣義與狹義內涵相通，又有差異。主要強調了秘書是領導近身的直接助手，是直接為領導服務的人員這一含義。這個"助手"包括了智力性的助手在內，從而也反映了現階段我國要求秘書部門發揮"參謀作用"的現實。2．狹義秘書的概念。"秘書是一種職務名稱，正在成為一種社會職45二、秘書的不同層次

1、官員秘書以秘書命名的官員特點：職位、職權、職責是按法定程序由組織確定；對于領導者，是帶有服務性質輔助者，對于下級，有確定的管理權和指揮權；發揮極為重要的樞紐和橋梁作用；可以代為處理一定職權內的事務；與領導構成主輔配合的關系。

二、秘書的不同層次462、秘書部門負責人

各級政府辦公室（廳）、企事業單位的辦公廳、辦公室負責人特點：具有高級秘書的全面業務素質和工作技能；有豐富的管理和辦理事務的經驗和人際交往溝通的能力；與主要領導有良好的配合關系；一般由有才干的秘書或有文化素質的基層負責人晉升；職位、職權、職責具有多樣性。

2、秘書部門負責人47官員秘書與秘書部門負責人的異同同：一定的法定職權異：前者主要組織管理辦公事務即秘書工作，后者具有一定范圍的專項管理權和決策權，往往職位比前者高。

3、領導人的專職秘書專門為各國政界要員、企事業單位及社團團體領導者公務服務的秘書。包括公務員、私人秘書、個人特使特點：服務對象的特定性主輔配合一一對應性影響力和工作范圍有彈性與特定領導人有特殊感情

官員秘書與秘書部門負責人的異同48

4、初級秘書

從事操作性、服務性工作的秘書。特色：工作一般是操作性的日常事務具有嫻熟的辦公技巧良好的服務態度和敬業精神

初級秘書→中級秘書→高級秘書，能力要求是步步提高的，存在動態發展關系4、初級秘書49

5、高級秘書

按秘書的業務能力和所承擔的工作任務劃分中的最高等級，如秘書負責人、助理、首腦的專職秘書。特色：為較為重要的領導人或領導機關充當高級助手；擁有一定的職級和職權；有參與謀劃的權責，并在領導的授權下有一定的指揮、監督、控制權；個人素質高，有一定的組織管理和控制能力，能夠獨擋一面；工作內容以參謀、參與管理、事務協調為主，操作性服務比其他兩級秘書少5、高級秘書505、中級秘書

既從事操作性事務，又從事輔助管理事務的秘書，是不可缺少的。特點：操作性與管理性結合經常性與機變性結合一般性與專門性結合綜合性與技術性結合6、高級秘書5、中級秘書51高級秘書“高”在哪2007-03-1311:02:00

北京青年報

談起高級秘書比一般秘書高在哪里，康柏（中國）投資有限公司大中國區的執行秘書、29歲的常郁青有著不少的感觸。她給出了高級秘書的四大“高”人之處。

第一高：綜合素質高高級秘書平時除了會起草一些財務或者人事方面的報告，幫助老板做一些決定，還要在老板出差不方便看郵件時，幫他們處理一些文件，有些需要馬上替他去批復。所以和一般秘書相比，高級秘書除了能夠講一口流利的英語，熟練的使用計算機和擬寫各種文件等“硬件”之外，更應該具備良好的溝通、組織、協調、一定的決策能力以及解決問題的能力。

第二高：責權更重高級秘書與領導層的溝通和聯絡會更多。向老板匯報工作的一些管理層人員以及部門秘書都會通過我找到老板，我承擔著他們之間溝通的責任。而當我發現別的部門秘書有一些錯誤時，我有責任和權利去指出，避免錯誤的發生。

秘書實務緒論課件52

第三高：發展愿望更高

做了5年、10年或者更長時間的高級秘書，大多會考慮這種來自社會的壓力，希望換一個行業，通常會選擇從事行政、人力資源以及市場方面的工作。第四高：道德水平要高

高級秘書會接觸到公司的一些財務等方面的重要的文件，因而保密是對老板的承諾和責任。取得老板的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期：和他保持在一條戰線上；做好手頭老板交給的每一件小事；經常和他溝通。長此以往，他就會覺得你比較認真，是可靠的。

第三高：發展愿望更高

做了5年、10年或者更長時間