xxxxx集團內部資料PAGE第46頁共45頁xxxxxx集團行政管理規章制度（修訂稿）二○一六年三月一日目錄TOC\o\h\z\u第一篇總則 3第二篇部門工作職責 3第三篇人力資源管理條例 6第一章員工招聘、錄用和離職 6第二章勞動合同管理 10第三章員工調動 10第四章教育培訓 11第五章勞動紀律 11第六章考勤管理 13第七章加班管理 15第八章休假、請假制度 16第九章薪酬管理 20第十章員工福利 20第四篇財務管理 21第一章報銷管理規定 21第五篇行政管理 22第一章總則 22第二章公文管理辦法 23第三章檔案管理 24第四章保密工作規定 27第五章公司印章使用管理規定 30第六章行政固定資產、辦公用品及禮品的管理制度 32第七章手機等通訊工具和話費管理規定 37第八章關于市內交通費的管理規定 38第九章行車管理規定 38第十章出差審批報銷制度 40第十一章安全保衛規定 41第六篇獎懲制度 42第一章獎勵 42第二章處罰 43第七篇附則 45第一篇總則第一條為了加強公司管理，完善各項規章制度，促進公司的發展壯大，提高經濟效益，根據國家法律、法規及公司章程的規定，特制定《xxxxx集團行政管理規章制度》。

第二條公司公司第三條公司行政部作為《xxx集團行政管理規章制度》（以下簡稱規章制度）執行的監督部門有權對所屬各單位、部門、各員工的執行情況向公司領導報告。

第四條對任何單位、部門、個人違反公司《規章制度》的行為，公司第二篇部門工作職責一、集團行政部在集團董事長/總經理及分管副總的領導下，負責本集團行政、人事范疇內的計劃安排、工作執行、人事管理、部門協調等方面的工作，具體內容包括如下：協調與督辦：●貫徹集團公司（以下簡稱公司）既定的工作目標，監督、執行公司制定的各項規章制度與工作流程；●對公司辦公會議決議及高管決定、指示等進行落實、督辦；●協助公司領導協調各部門的關系及部門間事務，上傳下達，保證指令暢通，令行禁止；●協助擬定公司經營管理目標、計劃、規章制度、工作流程，督辦各部門工作計劃執行情況。行政管理：●負責印鑒、會務、文件、檔案、證照、辦公設備用品、車輛、辦公費用、辦公環境、考勤、作息時間等行政管理事項；●負責擬定公司的行政管理規章制度并監督其執行；●為公司領導提供工作方便；●協助公司領導做好外事活動的安排、接待等工作；●統籌公司的法律事務，為各部門的法律需求提供支持；●文件、辦公物料及檔案管理。人力資源管理：●根據公司發展需要，制定人力資源工作計劃；●負責人力資源規劃、招聘、培訓、考核、薪資福利、人才儲備、員工關系管理等各項人力資源工作的執行；●組織員工活動，宣傳、貫徹、弘揚公司企業文化。領導交辦的其它行政人事任務。二、集團財務部負責公司日常財務會計核算，參與公司的經營管理：●執行國家的財務管理法規、制度；●進行會計記賬；●進行會計核算；●編制會計報表及財務信息披露；●進行會計電算化管理。嚴格財務管理，加強財務監督，督促財務人員嚴格執行各項財務制度和財經紀律：●負責編制、審核財務（收支）預算。組織有關部門編制部門（收支）預算，編制公司的月、季、年度財務預算，定期對預算執行情況進行檢查分析；●負責成本費用核算；●負責經濟活動分析，收集公司經營活動情況、資金動態、營業收入和費用開支的資料并進行分析，提出建議，定期向公司領導和財務總監匯報。參與公司及部門對外經濟合同的簽訂工作；參與公司資產管理；●參與公司固定資產及低值易耗品管理，按規定計算折舊費用；●負責公司應收預付款管理。負責公司稅收管理：●定期進行稅收申報；●收集、整理、研究與公司有關的稅收法規，向領導提供稅務咨詢；●負責涉稅聯系。根據審批權限及相關規定，負責公司財務支付報銷。負責財務檔案管理：●負責財稅公開文件的收集與管理；●負責財務來往文件與發函管理；●負責公司合同副本管理；●財務內部會議記錄與存檔。三、集團資金部負責資金管理，根據公司資金運作情況，進行資金籌集，合理調配資金，確保公司資金正常運轉：●進行資金籌集；●對公司資金進行有效、合理的運用；●對公司現金與外匯進行管理。第三篇人力資源管理條例

第一章員工招聘、錄用和離職

第一節招聘

第一條通過系統化的招聘管理保證公司招聘工作的質量，為公司選拔合格人才；制定科學、合理的人力資源規劃和招聘、錄用、配置等流程，堅持“公開、公平、競爭、擇優”的原則選人用人，以保證招聘工作滿足公司需要并有效控制成本。

第二條招聘：

1、應聘者須提供學歷證書、職稱證書、身份證、原單位離職證明（如有必要）等相關證件原件及其復印件，以及近期身份照片三張，并填寫《個人簡歷表》。

2、初審合格后，通知本人參加公司的面試。

3、通過者，結合其他因素，考慮錄用與否。

4、凡有下列情況者，不予錄用：

（1）弄虛作假，提供虛假證件或個人應聘資料者。（2）與原單位未解除勞動關系者。

（3）剝奪政治權利、有期徒刑宣判或通緝，尚未結案者。

（4）破產宣告，尚未撤銷者。

（5）吸食毒品者。

（6）欠公款受處罰且未結案者。

（7）精神病或嚴重傳染病患者。

（8）品性惡劣，曾因此被用人單位辭退或解除勞動關系者。

（9）勞動合同法規定其他不得錄用情況者。

第二節錄用

第三條通知錄用的員工到公司行政部報到。

第四條行政部須對錄用員工進行職前培訓，使其盡快熟悉辦公環境。

第五條行政部為其辦理考勤指紋錄入，帶領新入職人員向使用部門負責人報到，由部門負責人介紹工作事宜。

第六條新員工入職一個月內行政部將會安排與其簽訂勞動合同，拒不簽訂的員工視為本人放棄在本公司的就業機會。員工個人信息如有變更，員工須在發生變更的兩周內通知行政部，員工個人信息包括：戶口地、家庭住址、聯系地址、聯系電話、婚姻狀況、教育程度、其他重要個人信息等。

此類信息對于任何緊急情況下反應處理是非常重要的，公司對此類信息實施保密措施。如因員工未及時告知，員工個人信息有誤引起的糾紛和爭議，由員工完全負責。

第三節離職

第七條員工離職

1、辭職（1）試用期內員工若辭職，須提前3天填寫《辭職申請書》，經批準后方可辦理離職手續。否則，應賠償公司的招聘損失費最高300元。（2）合同期內員工若辭職，臨時工須提前7天；正式工須提前一個月填寫《辭職申請書》，經審核批準后方可辦理離職手續。審批程序為：主管及以下員工由所在部門負責人簽署意見，再報行政部審查，由行政部報分管副總審核，最后由董事長/總經理審批；部門經理由行政部審查，再報分管副總審核，最后由董事長/總經理審批；副總、總監級干部由董事長/總經理審批，最后在行政部備案。沒有按規定時間提前申請的，公司有權扣發該員工所差天數的工資作為補償，同時，該員工還要賠償由公司出資的與之相關的培訓費用。（3）接到《辭職申請書》后，公司可根據實際工作情況，提前終止合同，并以此確定最后任職日期。（4）員工無論以何種理由提出辭職申請，未經核準之前應繼續在崗工作。2、以下情形視為自動離職：（1）無正當理由連續曠工達2天的；（2）月累計曠工達3天或年度累計曠工達5天的；（3）提出辭職后未獲得批準或在公司認可的離職之日前任意缺勤而無合理解釋的；（4）符合相關自動離職規定的。凡出現以上情況者，將視其為自動離職，公司有權追回該員工一個月的工資作為對公司的補償，并從自動離職日起停止一切福利待遇，同時公司有權保留追究其造成公司損失責任的權利。3、辭退（1）公司有權決定辭退不符合任職要求的員工：凡試用期內，公司可隨時終止試用，解除勞動關系；試用期滿轉為正式員工后，除法規約定的條件外，須提前一個月通知員工，或在雙方認可的情況下，以提前天數的相應工資代替，除此之外不予其它補償。（2）被辭退員工只能按實際工作的天數或公司認可的天數領取工資。（3）對嚴重違反勞動紀律，或違反公司規章制度而屢教不改，或嚴重失職使公司利益受到損害的員工，公司將給予立即辭退的處分。對被辭退者，只按實際上班天數發放工資，不予任何補償，并對其所造成的損失追究責任。4、即時解雇凡出現《福建百聯集團行政管理規章制度》第六篇第二章“處罰”關于辭退或開除類各項者，或觸犯國家法律或地方法規而被追究刑事、治安責任者，公司保留可無須通知及不予補償而隨時終止勞動合同的權利。5、企業裁員因公司經營方針或業務范圍發生變化而剩余的員工，公司暫不能提供其它崗位或工種時，有權裁減員工人數，須提前一個月通知有關員工，并按《中華人民共和國勞動法》規定給予員工補償金。第八條離職事項1、員工不論出于什么原因離職，都應在離開公司前按公司規定辦理工作、物品交接手續，填寫《離職申請表》（含移交清單明細表），經所在部門、行政部、公司領導同意后，向移交清單所列各部門辦理交接審批手續，再送行政部備案。2、公司行政部按照流程確認手續完備，出具同意工資結算函通知公司財務部辦理工資結算。3、員工辭職手續未按規定程序辦理，擅自離職，公司除按本制度相關條款處理外，還有權扣發其工資福利。辭職人員的薪資原則上由財務部打入其個人工資賬戶，特殊情況由總經理批準后另行辦理。4、如公司依照勞動合同法應當向員工支付補償金的，應在員工辦理工作交接完畢后支付。如員工工作交接不清就擅自離職給公司造成損失的，員工應賠償公司的相應損失，且公司有權拒付補償金。第二章勞動合同管理

第九條根據《勞動合同法》規定，公司員工均按要求簽定勞動合同。凡面試合格的人員均要經過試用期考察，試用期一般為三個月，公司發放試用期工資。試用期滿經考核合格者，由員工向行政部領取并填寫《員工轉正申請表》，按規定程序審批（部門負責人——行政部——分管領導——總經理/董事長）。第十條勞動合同的終止與續約勞動合同期滿，雙方不再續簽合同的，勞動關系即自行終止。根據《勞動合同法》規定，當員工退休、死亡或法定解除條件出現時，勞動關系終止。公司在員工勞動合同期滿前三十天，就續簽合同一事書面通知員工，雙方商定續簽事宜，在意見一致時，辦理續約手續。第三章員工調動第十一條公司基于業務上需要，可按人事管理規程和權限變動員工職務或工作地點，員工應予配合，服從工作安排。第十二條各部門負責人應根據公司人事管理政策，對下屬依其個性、學識、能力，調配適當工作，務使人盡其才，才盡其用。第十三條員工接到調職通知書后，部門負責人應于五日內，一般員工應于三日內辦妥移交手續，前往新崗位報到。第十四條調任員工在接任者未到職前，其所任職務由原直屬負責人指派適宜員工暫行代理。第四章教育培訓第十五條為提高公司員工的知識技能及發揮其潛能，使公司人力資源適應本公司日益發展的需要，公司將根據需要適時舉辦相關的職業技能教育培訓。被指定參加的員工，不得無故缺席。確因工作原因無法參加的，須經部門負責人批準；確因個人原因無法參加的，參照請假制度執行。第十六條員工培訓分為：1、職前培訓：新入職員工應進行職前培訓，其內容為：公司文化及規章制度；業務性質、工作規定及工作要求說明；指定資深及專業人員輔導工作。2、在職培訓：根據工作需要開展崗位技能培訓，員工應不斷地研究學習本職技能，提高自己工作熟練程度和效率，各級主管應加以重視。3、專業培訓：視業務需要，甄選優秀員工和管理人員，外出接受專業培訓或邀請專家學者來公司進行系列演講，以提高本職技能，使其能順利完成工作。第五章勞動紀律第十七條員工應遵守本公司發布的規章制度、通告及公告。第十八條員工應遵守下列事項：1、盡忠職守，服從領導指揮，不得有陽奉陰違或敷衍塞責的行為。2、不得經營與本公司相同或類似及職務上有關的業務，或兼任其他公司職務（經公司總經理/董事長同意的除外）。3、全體員工應不斷學習，提高自己的工作技能，以達到工作上精益求精，提高工作效率。4、不得泄漏公司機密，或借職權，貪污舞弊，接受招待或以公司名義在外招搖撞騙等損害公司利益的行為。5、不得攜帶違禁品、危險品進入工作場所。6、不得私自攜帶公物離開公司。7、公司員工應通力協作，不得吵鬧、斗毆、搬弄是非，擾亂秩序。8、在員工轉正后且合同期內，若系員工自身原因造成提前離職的，視為該員工自動放棄當年度內的任何年終獎金及福利，公司有權不予發放；若該員工系采用年薪制，而以月薪預發工資的，也視為其自動放棄補差，公司同樣有權不予補差。9、厲行節約，反對鋪張浪費。10、按規定時間上、下班，不得無故遲到、早退、曠工。11、員工參加會議或集體活動，應當遵守組織紀律。第十九條辦公室環境衛生1、辦公室作為公司日常辦公及業務開展的場所，每位員工都應自覺維護環境衛生，保持清潔。2、避免茶水、飲料、食物等污染地板、桌椅，廢棄物應及時放置于垃圾桶內，不應亂扔亂放；3、文件柜里的資料要及時歸類，擺放整齊，逾期失效或廢棄文件要定期處理或銷毀；4、注意個人衛生，穿戴整潔、保持良好形象。第六章考勤管理第二十條公司員工實行每周五天工作制。上班時間為：8：30-12：00，13：30-18：00（冬令制）；8：00-12：00，14：00-18：00（夏令制）。（如需調整，另行通知）第二十一條出勤規定：1、全體員工應按規定的作息時間表準時上、下班，自覺遵守打卡規定。2、全勤、遲到、早退、曠工、忘記打卡等情形，依下列規定辦理：第二十二條全勤：1、每月無遲到、早退、曠工、事、病假等情形者，發給全勤獎金200元，與每月薪資同時發給。2、公假、工傷假、帶薪年假全勤獎金照發。喪假、婚假、產假者所涉月份全勤獎不予發放。3、每月全勤獎計算時間自月初第一天至當月最后一天。4、當月工作時間未滿全月者全勤獎不發。第二十三條遲到：1、上班時間開始后5分鐘以上(不包含5分鐘)至30分鐘以內（含30分鐘）到崗者為遲到。2、超過上班時間30分鐘時，除因公外出經部門負責人證明者外，應辦理請假手續，違者以曠工論處。3、因故未打上班卡者應填寫《未打卡證明單》，注明原因并經部門負責人簽證。4、遲到一次扣款10元并扣發當月全勤獎金。第二十四條早退：1、下班時間前30分鐘以內（含30分鐘）無故離崗者為早退。2、超過30分鐘以上提前下班時，除因公外出經部門負責人證明者外，應辦理請假手續，違者以曠工論。3、因故未打下班卡者應填寫《未打卡證明單》，注明原因并經部門負責人簽證。4、早退一次扣款10元并扣發當月全勤獎。第二十五條曠工：1、有下列情形之一者，視為曠工：=1\*GB2⑴遲到、早退超過30分鐘以上者（30分鐘以上不足4小時按曠工半天計，超過4小時不足8小時按曠工一天計）。=2\*GB2⑵未請假、請假未經批準或假期屆滿仍未到崗，擅離職守者（特殊狀況應委托他人代為請假或電話請假）。⑶未到崗而以忘記打卡為由弄虛作假沖銷者。⑷出差無正當理由逾期返崗者之逾期天數以曠工論。⑸利用公務外出洽公機會辦私事經查明屬實者。2、曠工者除扣發當月全勤獎金外，另按曠工天數扣發其日工資的3倍所得工資。3、連續曠工2天，月累計曠工達3天或年度累計曠工達5天者，公司有權與其解除勞動關系，且不支付違約金。第二十六條上班時間因公外出均須征得部門負責人同意并到前臺辦理公務外出登記，注明外出時間、外出事由、回來時間。第二十七條未打卡規定：1、忘打卡的，須填寫《未打卡證明單》，注明原因并經部門負責人簽字。2、月累計因個人原因忘打卡超過3次的，不發當月全勤獎金。3、未打卡簽證權限：部門員工為部門負責人簽署；部門負責人為行政部經理簽署；行政部經理由分管副總或其授權其他部門負責人簽署。第二十八條行政部每月底應收集考勤信息，做好《考勤統計表》填報工作，經本部門負責人簽核后，一份送財務部做為扣款依據，一份留檔做為年終統計考績依據。員工在每月初配合前臺核實個人上月考勤情況。第七章加班管理第二十九條加班時間界定1、正常工作時間之外必須繼續工作的為加班。2、休息日、法定節假日仍需繼續工作的，所延長的工作時間為加班時間。3、非工作時間內，公司組織的會議和集體活動（如聯歡、宴會、慶典等），如無特殊要求，不以加班處理。4、加班時間至少按1小時計算，未滿1小時的不計為加班。超過1小時以上的加班計算方法：超過20分鐘的按半小時計算，超過45分鐘的按1小時計算。第三十條加班管理1、日常工作應遵循“當日事當日畢”的原則。因工作上的特殊需要，必須進行加班的，由部門負責人填寫《加班通知單》并簽字交指定加班人。2、部門負責人以上管理人員有權指派其直接下屬加班。3、部門負責人加班須經分管領導簽字確認。4、指定加班人不能拒絕加班任務，確有急事無法加班應報指派人批準并更換加班人。5、加班通知單由指定加班人完成任務時填寫實際加班時間，經指派人審核后交給行政人事部，作加班工資發放依據。第三十一條加班待遇1、員工加班原則上安排補休，不發加班工資，公司給予同等時間補休，但具體時間應根據公司實際情況安排由部門經理批準，并經當事人同意；部門負責人補休須報公司分管領導批準；但加班時間確實無法調劑補休的，可發給加班工資。加班工資每年結算一次。2、員工補休盡可能用上月或當月加班時長進行沖抵，不跨年使用。3、員工正常工作日加班，按照本人崗位工資的小時平均工資的1.5倍計算加班工資；休息日加班，按照本人崗位工資的小時平均工資的2倍計算小時加班工資；法定節假日加班，按照本人崗位工資的小時平均工資的3倍計算小時加班工資。第八章休假、請假制度第三十二條1、法定休假：按國家規定執行。2、帶薪休假：⑴員工在本公司工作滿一年后，可享受每年五天帶薪休假，工齡每增一年，相應增加一天帶薪休假天數，封頂十天。帶薪休假不包含節假日和休息日，遇節假日和休息日可順延。第三十三條事假：1、因事應由本人處理而需要請假者，其假期按事假論。2、非特殊狀況事假應于事先申請，不得事后補假。3、全年累計事假假期的準假天數為15天。4、請事假者當月的全勤獎金扣發，且請假一天扣發一天全薪。5、請事假之假期不包含節假日和休息日，遇節假日和休息日可順延。第三十四條病假：1、因病必須治療或休養者，其假期按病假論。2、請病假須提供縣（區）以上醫院的證明及病歷，方可辦理請假手續。3、全年累計病假不得超過30天，住院病假不得超過180天。4、請病假如逢節假日、休息日均合并計入假期。5、病假期間發基本薪資。第三十五條公假：1、因工作需要，需出差辦理公務或參加培訓學習者，享受公假。2、因公出差、培訓均應事前辦理準假手續。3、公假假期依工作需要確定，非屬工作需要不得無故超逾公假假期，違者以曠工論。第三十六條工傷假：1、因執行工作受傷需進行治療者，其治療期和恢復期享受工傷假。2、工傷假期依國家有關規定或醫院證明來核定。第三十七條婚假：1、符合結婚條件，達到國家法定結婚年齡（男22周歲，女20周歲），依結婚證明由本人提出請假申請者可享受婚假。2、達到法定婚齡，結婚者準予婚假3天；男女雙方均達到晚婚年齡者（男25周歲，女23周歲），準予婚假15天；男女雙方只有一方達到法定晚婚年齡的，準予婚假7天?；榧儆龉澕偃?、休息日均合并計算假期。3、請婚假須提供結婚證書作為請假憑證，并提前7天辦好請假手續。4、婚假原則上需在領證日期半年之內使用，如確因工作需要無法安排休假，經總經理批準，可延后使用。5、員工結婚證領證日期在入職之日前，不享受婚假。第三十八條喪假：1、因本人配偶、子女、父母、配偶父母、養父母、祖父母、外祖父母、兄弟姐妹身故，可請喪假。2、喪假的準假天數為3天。3、喪假享受全薪待遇。第三十九條產假1、女性員工分娩，提供計劃生育部門開具的準生證明作為請假憑證可享受產假。公司男員工的妻子分娩可請陪產假15天。2、女性員工產假的準假天數至少為158天，遇節假日、休息日均合并計算假期。產假應提前2個月辦理請假手續，以便公司做好各項工作安排。3、產假工資：按國家相關規定執行。第四十條計劃生育假：1、凡因計劃生育規定需要（如人流、結扎），且符合有關規定，可享受計劃生育假。2、申請計劃生育假需提供計劃生育部門或醫院證明作為請假憑證。3、計劃生育假之假期依政府有關規定給假，遇節假日、休息日均合并計算假期。4、計劃生育假的薪資發放與病假同。第四十一條請假應由本人填寫《請假條》，辦妥請假手續后方可離開公司，但因突發狀況或急病而未能預先請假者，應委托他人或電話聯絡部門負責人口頭請假，并應于上班后60分鐘內向部門負責人報備，補辦請假手續并到行政人事部銷假。續假應提前辦理請假手續。第四十二條請假之核準權限如下：1、員工2天以內（含2天）由部門負責人批準，2天以上的經部門負責人審核后報分管領導批準。2、部門負責人請假2天（含2天）以內由分管領導批準，2天以上的報總經理批準。第四十三條事、病假以小時為單位折合天數計算，不足4小時按半天計，4小時以上8小時以內按1天計，依此類推。第四十四條所有請假單均應交至行政人事部，由行政人事部于月末匯總記入《考勤統計表》。第四十五條請假理由不足或有礙工作時，部門負責人可做不予準假、延緩或縮短假期處理。第九章薪酬管理第四十六條本公司本著勞資兼顧互助互惠的原則，根據公司薪酬制度給予員工的待遇。第四十七條每月15日為員工薪資發放日，遇假日提前。第四十八條顧問、兼職者、臨時工的待遇按例外薪酬案辦理。第十章員工福利第四十九條公司為員工生日贈送禮金或禮品，價值100元。第五十條公司為全日到崗上班員工提供午餐補貼，每個工作日15元，由財務部門在員工當月的工資中發放。第五十一條公司按國家有關規定和本公司有關政策為員工辦理社保、醫保等國家規定的保險及公積金。第五十二條公司將定期或不定期組織員工參加文體娛樂活動。第五十三條員工入職一個月后，遇節假日享有過節費。標準如下：1、元旦：正式工200元，試用工100元；2、春節：正式工500元，試用工250元；4、五一節：正式工200元，試用工100元；5、中秋節：正式工200元，試用工100元；6、國慶節：正式工200元，試用工100元。第四篇財務管理第一章報銷管理規定為完善公司的費用開支和物品購置的報銷程序，特制訂本規定。第一條填制報銷單經辦人應根據實際發生的業務和所取得的原始憑證，按本規則第八條的規定及時填制《報銷單》，并保證業務屬實、單據合規、內容完整、數額正確。第二條驗收或證明驗收人應實地查驗所購物品，并與原始憑證核對無誤后簽名驗收。證明人非親歷不得做出證明。第三條主管審批部門負責人應對本部門所發生的費用或物品采買進行審批，對不符規定且事前未申請的業務應堅決不予審批，不得推諉、避讓、遷就。第四條財務審核財務人員應根據《會計基礎工作規范》、費用開支制度及集團相關文件的規定進行審核，對不真實、不合法的原始憑證，不予受理；對記載不準確、不完整的原始憑證，予以退回，要求更正、補充。第五條分管領導、總經理/董事長審批分管領導、總經理/董事長依公司相關文件的規定行使審批職權。第六條款項支付經辦人在完成上述程序后，將報銷單交財務部申請付款，財務部根據資金調度情況安排款項支付。第七條原始憑證的規定本規定所指的原始憑證包括發票、行政事業收款收據等可以合法入賬核算的單據，遇特殊情況未能取得上述單據的，應事前報財務部負責人同意，大額的須報請總經理批準，取得的替代憑證應具備以下內容：憑證名稱、日期、單位印章、簽名、業務內容、數量、單價和金額。經辦人應在報銷單相應位置上備注清楚。第八條填制報銷單的規定經辦人應按業務的內容分類別、按月或分次填制報銷單，專項業務的報銷單可以包括不同類別的單據，但必須分別粘貼《單據粘貼單》，并在報銷單上分別列明。業務類別有：差旅費、住宿費、交通費、探親路費、通訊費、汽油費、停車費、維修費、過路過橋費、醫療費、餐費、業務招待費、水電費、書刊費、房租費、物業費及日用品購置支出、辦公用品購置支出、固定資產購置支出等。報銷單的內容應填寫完整。第九條報銷流程根據不同審批權限，按下列流程報銷：經辦人填制費用報銷單——部門負責人審核——財務經理審核——分管領導審批——總經理/董事長簽批——出納員憑單付款。第五篇行政管理第一章總則第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化、程序化，提高辦事效率，特制定本規定。第二條本規定所指行政事務包括公文管理、檔案管理、行政固定資產及辦公用品、禮品等管理制度以及手機等通訊工具的話費管理規定、接待費用開支暫行規定、市內交通費報銷規定、公務車輛管理規定、出差審批報銷制度、安全保衛制度等。第三條公司全體員工均應遵守國家的政策法令和規章制度，堅決執行公司的決策，自覺維護公司的形象。第二章公文管理辦法第四條發文的處理1、擬稿：按照各部門誰負責，誰擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關部門協辦，按規定要求擬稿。屬于秘密文件，擬稿人應當注“秘密”字樣，并確定發送范圍。2、核稿：填寫《某某公司發文稿紙》,由部門負責人初核，在頁面上簽名并簽署日期；按照公司規定流程審核，最后由總經理審批。3、簽發：以公司名義對內普通發文，由分管副總簽發；涉及對外文件、合同、聯系函等簽訂，或分管副總認為需請示董事長/總經理的，由董事長/總經理簽發。4、文件編號：以公司名義行文的文件，文件編號設置為：百聯集團（或百聯投資、百聯地產、祥旺貿易）[20XX]××號（備注：“20XX”代表年份，“××號”代表文件序列號）。5、蓋章：按第五章《公司印章使用管理規定》辦理有關蓋章手續。6、分發：由行政部統一分發，正文1份（原件）存檔。第五條收文的處理：1、公司內部制發文件流轉，由各部門自行登記、發文，由檔案管理人留底歸檔。各部門撰寫僅適用本部門的文件，由各部門自行登記、簽發、歸檔。2、外來文件（1）拆封：當天的來文當天拆封。收文單位署名公司的，由行政部拆封；署名有關部門的，由部門拆封；由政府部門所發的文件，由行政部拆封存檔并復印給相關部門。（2）登記：凡明確是公司收文的，不論以何種形式收到，都統一由行政人事部登記、編號。各部門收到的由部門登記、編號。（3）擬辦：行政部根據公文內容、性質提出擬辦意見。（4）呈閱、呈批：根據擬辦意見，由行政部呈送公司領導批示或分送有關部門辦理。（5）交辦：根據公司領導的批示傳遞到承辦部門。緊急公文，行政文員應落實辦理時限，并督促催辦。（6）辦結：經辦理的文件要注明辦理結果和日期，然后存檔,需要部門留底的由各部門自行復印保留。第三章檔案管理第六條文件資料歸檔范圍和分類1、公文類：（行政部管理）=1\*GB2⑴國家有關政策法規、上級或有關部門、單位的來文；=2\*GB2⑵公司各項規章制度、各部門工作職責、崗位責任；=3\*GB2⑶公司及各部門年終工作總結、年度工作計劃；=4\*GB2⑷公司內部的請示及批復，其它文件資料。2、財務類：（財務部管理）會計檔案，如月、年度計劃、統計資料、計劃報表、會計報表等。3、公司類：（行政部管理）=1\*GB2⑴公司營業執照、代碼證、統計證、資質證書、稅務登記證和業務許可證等證件；公司章程、協議和申報成立公司等資料；驗資報告等資信文件；=2\*GB2⑵各類投資、合作、聯營、貸款、擔保項目的經濟合同或協議書以及合作方的資信材料。4、工程類資料：（行政部代管）所有涉及工程項目資料要紙質、電子版同時保存，沒有電子版的要掃描保存。5、音像字畫類：（行政部管理）涉及上述歸檔范圍的錄像、錄音和電腦軟件，公司重大活動的照片、名人簽名、字畫等。6、人事類：（行政部管理）=1\*GB2⑴員工人事檔案；=2\*GB2⑵社保、醫保、商業保險等資料；第七條檔案機構及其職責1、公司檔案統一由行政部檔案管理人員保管。2、負責接收、收集、整理、立卷、保管檔案和提供其利用工作。3、行政部應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，結合公司實際情況靈活管理檔案。第八條文件資料的歸檔規定1、檔案管理人員按照文件資料的成文時間或類別等性質分門別類，編號收存；凡國家有關政策法規、上級來文及有關部門、單位的批示等，存檔前先交有關負責人審閱、必要時呈公司領導閱示，方可歸檔；2、為避免存檔資料的遺漏和混亂，應當嚴格存檔的簽收和登記手續。文件資料經辦人要為存檔資料設立登記本，列明存檔資料名稱、份數及必要說明，交檔時由保管部門在登記本上簽收。檔案管理人員將資料目錄編入電腦作存檔登記。3、行政部作為歸檔部門，所有加蓋公司印章的文檔（包括合同）都必須在行政部存有正本（涉及財務的除外），各部門及分公司在走完所有流程后將原件存到行政部。4、檔案備份制度公司所有有價值的文件,報表,業務記錄等必須備份。5、過程管理（1）公司檔案管理人員應做好平時文件整理工作。（2）屬報建類文件的檔案：因其特殊的性質，檔案不能使用原件保管，申請人在文件送件需加蓋公章時，填寫《印章使用申請表》后必須將原件的復印件附后，交檔案管理人員歸檔。第九條文件資料查閱借用規定1、查閱借用任何文件資料，應辦理登記手續；歸還時應檢查無誤方可辦理注銷手續。2、借閱非機密性文件，須經部門負責人批準；凡公司重要和機密性資料，未經總經理/董事長批準，不得借閱。3、外單位人員來查閱資料，應出具其單位書面證明，并經總經理/董事長批準，方可查閱。4、任何人查閱借用檔案原件，不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制；確因工作需要摘抄、復制，須經部門負責人批準。不準在文件、資料、圖紙上劃線、圈點、涂改或作記號，如需要修改圖紙應按規定另行辦理手續。5、查閱借用檔案者應嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄。否則，按公司有關規定處罰。由于泄漏機密而給公司造成重大經濟損失者，將追究其法律責任。第十條歸檔時間1、屬歸檔范圍的來往公文、計劃、總結、會議紀要等文件資料，應在公文完成后二天內交行政人事部歸檔。2、經政府有關部門批復的批文和藍圖，經辦人員領回后應當天交相關保管部門歸檔。3、經有關領導審閱，認為需歸案的隨時歸檔。第四章保密工作規定為保障公司整體利益和長遠利益，適應激烈的市場競爭，使公司能夠長期穩定高效地發展，特制訂本規定。第十一條公司秘密指一切關系公司安全和利益，在一定時間內只限一定范圍內的人員知悉的事項。所有公司員工都有義務和責任保守公司秘密。第十二條公司秘密的范圍1、公司經營、發展戰略中的秘密事項。2、公司就經營管理作出的重大決策中的秘密事項。3、公司施工、研發、財務中的秘密事項。4、維護公司安全和追查侵犯公司利益的經濟犯罪中的秘密事項。5、客戶資料、銷售政策、網絡上的有關資料、重大人事變動、公司對中高級管理人員的考核資料。6、其他公司秘密事項。第十三條秘級分類公司秘密分為三類：絕密、機密、秘密。1、絕密是指與公司生存、研發、經營、人事有重大利益關系，泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重損害的事項。2、機密是指與本公司的生存、研發、經營、人事有重要利益關系，泄露會使公司安全和利益遭到嚴重損害的事項。3、秘密是指與本公司生存、研發、經營、人事有較大利益關系，泄露會使公司的安全和利益遭受損害的事項。第十四條各密級內容知曉范圍1、絕密級：董事長、總經理、副總，以及與絕密內容有直接關系的工作人員。2、機密級：總監級別以上管理人員以及與機密內容有直接關系的工作人員。3、秘密級：部門經理級別以上管理人員以及與機密內容有直接關系的工作人員。第十五條保密措施1、總經理/董事長領導公司保密的全面工作，各部門負責人為本部門的保密工作責任人。2、公司員工必須具有保密意識，必須做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看。3、嚴禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項，不準在私人交往中泄露公司秘密。4、對外交往與合作中需要提供公司秘密的事項，應由總經理/董事長批準。5、公司員工發現公司秘密已經泄露或可能泄露時應立即采取補救措施并及時報告行政部，行政部應立即作出相應處理。6、董事長、總經理、副總、檔案室必須采取嚴格的防盜措施，嚴加保管鑰匙，人走要落鎖，清潔衛生要有專人負責。7、文檔人員工作變動時應及時辦理交接手續，并由主管領導簽字。8、小車司機對領導在車內的談話嚴格保密。第五章公司印章使用管理規定為規范公司印章的管理，維護企業形象和合法權益,實現印章管理的制度化和規范化,特制定本辦法。所有用印手續均按照本辦法履行簽字審核手續。第十六條印章的分類：公司的印章根據用途、類別分為：公章、法人私章、合同章、財務章、各職能部門章等。第十七條各類印章管理的范疇：刻印、發放、使用、回收、保管、廢止、更換。第十八條各類印章的具體管理條例：1、刻印：（1）基本印章（公章、合同章、法人私章、財務章）的刻制，應由指定的印章管理人員負責刻制，后交由行政人事部備案，并從刻制之日起執行相關使用條例。（2）因業務發展需要申請各職能部門專用章時，由需求部門填寫《印章制發申請表》經總經理/董事長核準后送交行政部刻制。2、使用：（1）任何部門在啟用印章前，均需與公司人事部辦理領取手續，接受相應的責權告知，辦理《印章簽收表》相關手續，已經開始使用的補辦理領取手續。印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人。（2）公章、合同章：公章、合同章由公司行政部經理保管。各部門有需蓋公章的文件、通知等，須先到行政部處領取并填寫《印章使用申請表》，經由部門負責人——分管領導——總經理/董事長核準蓋章并在《印章使用申請表》中簽批，經辦人需將簽批申請表交由行政部審核后辦理蓋章并在《印章使用登記表》簽字。行政部需將正文1份（原件）、《印章使用申請表》、《印章使用登記表》同期留檔。所擬文件核稿時有填寫《某某公司發文稿紙》并通過審核的，則加蓋公章時不再填寫《印章使用申請表》。（3）財務章：由財務部經理（或負責人）保管，主要用于銀行匯票、現金支票等需要加蓋銀行預留印鑒等業務或發票上使用，發票專用章主要用于發票蓋章。財務部經理（或負責人）依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章無須經上述程序。（4）法人私章：法人私章由公司出納保管，主要用于銀行匯票、現金支票等業務，使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。（5）其他職能部門章：其他職能部門章，主要適用于各部門內部使用，部門負責人負責保管并嚴格審查該章的使用。（6）加急文件蓋章，遇公司領導不在，申請人可電話申請，需印章保管人在場，并得到公司領導人口述同意，方可蓋章。（7）印章保管人應對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經核對無誤的方可蓋章。（8）在逐級審核過程中被否決的，該文件予以退回。（9）涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關規定經法律顧問審核簽字。3、廢止、更換：（1）廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫《廢止申請單》，經由部門負責人——分管領導——總經理/董事長核準后交由行政部負責人統一廢止或繳銷。（2）遺失印章時應由印章保管人員及時填寫《廢止申請單》，經由部門負責人——分管領導——總經理/董事長核準后，簽批遺失處理及處罰辦法后，交由行政部按批示處理。（3）更換印章時應由印章保管人員依公司文件填寫《廢止申請單》，經由部門負責人——分管領導——總經理/董事長核準后，交由行政部按批示處理。如有需要須填寫《印章制發申請表》申請新的印章。4、印章保管人的責權范疇：（1）公司嚴禁公章、合同章、法人私章未經總經理/董事長批準帶離公司使用，如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時，需填寫《印章使用申請表》載明事項，經公司總經理/董事長批準后才能攜帶使用，用印結束要及時歸還。（2）公司高、中層領導，因異地執行重大項目或完成重要業務，需要攜帶公司印章出差的，須經公司總經理/董事長審批并及時歸還。（3）所有印章的使用，必須嚴格執行公司的印章使用管理規定，做好申請和使用登記。公司印章只適用于與公司相關業務，不得從事有損公司利益之行為。第六章行政固定資產、辦公用品及禮品的管理制度第一節固定資產管理第十九條固定資產的標準及范圍：1、固定資產包括：房屋建筑物、機械設備、電器設備、運輸設備、廚房設備、家具設備、其他設備等。2、凡使用年限在1年以上，單位價值在2000元以上者為固定資產（具體視情況再定）。3、凡不同時具備以上兩項條件，或雖具備上述兩項條件但頻繁變換、易碎易損的物品均作為低值易耗品。第二十條固定資產的管理由公司總經理/董事長統一負責，按照誰使用誰管理的原則，實行歸口分級管理。1、財務部負責建立固定資產總賬、明細賬、固定資產的價值和折舊核算，辦理固定資產的審核，定期與固定資產的實物主管部門進行核對。2、行政部是公司固定資產的實物管理部門，負責新設備采購、安裝、移交使用和舊設備報廢鑒定等工作，并擬訂維修制度，按期進行維修及組織臨時搶修。設備如需維修，則由使用部門填寫《設備維修申請單》向行政部提出維修申請，在保修期內的，由行政部聯系供貨商進行維修，若已過保修期限而需支付維修費用的，經行政部核實上報總經理批示后方可執行。移動電話和電腦的軟硬件設備由行政部統一管理。電腦的軟硬件設備由電腦主管負責組織維修、保養。移動電話由使用者保管，維修、保養由行政部負責辦理。第二十一條購置固定資產均須由使用部門提出書面申請，填制申購單，由財務部、行政部等部門做好技術經濟可行性研究，并編報購置計劃，按規定程序報請總經理批準后方可購置。使用部門在領用時隨即填寫固定資產驗收移交單，行政部根據固定資產驗收移交單登記固定資產登記表，制作固定資產明細卡，并及時向財務部辦理報帳手續。財務部根據固定資產驗收移交單分別登記總賬、明細賬，做到賬、卡、物相一致。第二十二條固定資產在公司內的轉移，由行政部根據各部門的需要進行調劑，辦理轉移手續。移出部門詳細填列固定資產內部轉移申請單并按規定程序審批，簽章后交行政人事部作為查核、轉移的依據。第二十三條停止使用的固定資產，在6個月以上者辦理停用手續，但屬于季節性使用的固定資產不能作停用處理。辦理停用固定資產時，應說明原因，經行政部確認報總經理/董事長批準后，方可作停用固定資產處理。停用或不需用固定資產仍由原部門負責維護保管，但不得使用，需用時辦理相應審批手續。第二十四條租入、租出固定資產的手續，由行政部統一辦理，租借需經總經理批準，合同副本送財務部作為收付租金的依據。租入、租出固定資產由行政部負責檢驗交接，如發現殘缺、毀損等，立即提出處理意見。第二十五條凡租出、出售、調撥以及委托外部實驗室或檢驗的固定資產運出公司時，由行政部填寫固定資產出門記錄，經總經理/董事長簽章后方可運出。第二十六條固定資產的報廢、毀損與清理。1、固定資產報廢。凡固定資產因年久而損壞，不能修復使用的，由使用部門、行政部、財務部共同鑒定后，填制固定資產報廢單，根據數額大小，按審批權限報批后辦理報廢手續。2、固定資產毀損。應由使用部門查明原因提出報告，經行政部確認責任，根據數額大小，報總經理、董事長批準后清理。3、固定資產報廢和毀損后，清理變價收入應及時上繳公司財務部，入固定資產清理賬目。第二十七條固定資產的盤點。1、為做到賬、卡、物相符，在每年末由行政部組織財產實地盤點，財務部應檢查盤點情況。每年編制固定資產盤查清冊，并對固定資產管理中存在的問題，提出改進措施，經總經理/董事長批準后實施。2、盤盈的固定資產，經總經理/董事長批準后，按盤盈固定資產的重置完全價值入賬。3、盤虧或毀損的固定資產，要查明原因，列專題報總經理/董事長批準后，辦理相關注銷手續。第二十八條固定資產的核算。固定資產的增減，必須根據有關原始憑證入賬。固定資產折舊方法一般采用年限平均法，經有關部門批準，也可采用年數總和法或雙倍余額遞減法。折舊方法一經確定，不得隨意變更。如需變更，應當在會計報表附注中予以說明。1、固定資產的折舊，按月初的固定資產價值計算，月份內增加的固定資產當月照提折舊，從下月不得折舊。固定資產折舊率應根據國家規定標準計算。也可按董事會批準并經財政部門核準的折舊率計算。經批準停止使用或不需用的固定資產可不計提折舊。固定資產提足折舊后，不論能否繼續使用，均不再提取折舊；提前報廢的固定資產也不再補提折舊。2、公司因更新改造等原因而調整固定資產價值的，應當根據調整后價值，須計尚可使用年限和凈殘值，按選用的折舊放大重新計算折舊額。固定資產的估計殘值率為固定資產原價的10%。第二節辦公用品管理第二十九條低值消耗用品（辦公用品）管理1、定義：指在經常性使用的、易于消耗和價值較低的物品。其中主要有辦公文具及印刷品等。為便于管理，將辦公文具分為消耗品、管理品兩種。而印刷品則是指公司宣傳資料、信紙、信封、表單、名片等。2、購置：每月底購買=1\*GB2⑴行政部負責辦公用品的采購和印刷品的印刷制作。=2\*GB2⑵行政部根據辦公用品的庫存量及整個公司的辦公用品需求計劃，做出每月的購買預算，經行政部負責人審核一一分管領導一一總經理/董事長審批后統一購置；每月辦公用品計劃要符合實際需要，既要有預見性又要節約費用，避免浪費，公司原則上在此計劃外不再增添文具；=3\*GB2⑶各部門如需使用非常用性的特殊辦公用品，提出采購申請，經部門負責人—行政部—分管領導—總經理/董事長審批，經同意可由申請部門自行購買，購買回來后交行政部辦理登記領用手續；=4\*GB2⑷不易采購或耗用量大的物品應酌量庫存。=5\*GB2⑸公司宣傳資料、信封、信紙等印刷品的印制因涉及公司對外形象，行政部填寫《申購單》并附上設計樣板后，由各部門負責人會審，并經總經理/董事長審批同意后印刷。此類用品中應顯示公司名稱及標志。3、領用和發放：每月初發放=1\*GB2⑴所有低值易耗品都由行政部管理和發放。指定物品管理人要建立物品管理臺帳，保證物品庫存合理，開支適當，并負責對公司的庫存辦公用品每月底進行統計盤點。=2\*GB2⑵員工領用辦公用品后，應在《辦公用品領用登記表》中簽名確認領用品種、規格、數量。=3\*GB2⑶辦公用品分為個人領用及部門領用。其中部門領用品是部門人員共同使用用品，如打孔機、大釘書機、打碼機等到，由部門人員共同保管（或由部門負責人指定專人保管）并監督使用。=4\*GB2⑷新員工入職時，由行政部發放基本辦公用品，保證新入職員工的正常工作。=5\*GB2⑸消耗品根據實際使用情況領用，部分用品如非第一次領用（如：筆、訂書機、計算器或其它用品），則需以舊換新。=6\*GB2⑹員工離職，應按行政部所登記的領用及保管記錄，退還管理用品文具。由行政部根據實際使用情況，對回收的用品進行再分配；=7\*GB2⑺需要印制名片的，使用者應填寫《申購單》，獲部門負責人——行政部——分管領導——總經理/董事長批準后，由行政部負責印制。第七章手機等通訊工具和話費管理規定第三十條通訊費指因公使用個人通訊工具而發生的費用。第三十一條員工使用移動電話，應使用當地號碼。第三十二條通訊費月報銷標準：1、董事長、總經理據實列支；3、部門負責人手機費補助最高限額300元，300元以下據實報銷；4、因工作特殊性質要求手機話費補助者，由本人提出申請，部門負責人簽寫意見，經總經理批準后執行。第三十三條享受手機費補助的新進人員，當月十五號之后入職，從下月開始享受話費報銷。第三十四條享受手機費報銷標準的人員應保持24小時通訊暢通。如發現有停機或關機的情況，將取消當月話費的報銷資格。第八章關于市內交通費的管理規定1、交通費是指在市區辦理公務因不能使用公務車而產生的交通費。2、凡在市內辦理公務的一般職員，只能乘坐市內公用交通工具，特殊情況下需要乘坐出租車的，事先應取得部門負責人的批準。第九章行車管理規定第三十五條公司駕駛員必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關交通安全管理的規章規則，安全駕車。并應遵守本公司其它相關的規章制度。1、駕駛員應愛惜公司車輛，保持車輛清潔，定期進行車輛的保養，經常檢查車輛的主要機件，確保車輛正常行駛。2、出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發現不正常時，要立即加補或調整。出車時要確保證件齊全，對各種證件的有效性應經常檢查。3、駕駛員發現所駕車輛有故障時要立即檢修，不會檢修的，應立即報告領導，并提出具體的維修意見（包括維修項目和大致需要的經費等）。未經批準，不得私自將車輛送廠維修。4、出車在外或出車歸來停放車輛，不能在不準停車的路段或危險地段停車。駕駛員離開車輛時，要鎖好保險鎖，防止車輛被盜。5、要文明駕車，不得超速、搶道，不準疲勞駕車，不準酒后駕車。6、駕駛員應服從工作安排，不得借故拖延或拒不出車。7、未經領導批準，不得用公車辦私事。不得將自己保管的車輛隨便交給他人駕駛或練習駕駛；嚴禁將車輛交給無證人員駕駛；任何人不得利用公司車輛學開車。第三十六條駕駛員因主觀原因違章或證件不全被罰款的，費用不予報銷，違章造成后果由當事人負責。1、駕駛員非因主觀原因，或已盡告知義務，但因隨車人原因造成違章。駕駛員須在事發二日內以書面形式描述事情經過，報公司領導審批，決定如何處理。2、發生責任事故造成經濟損失及法律責任時，由當事人自行承擔。第十章出差審批報銷制度第三十七條員工出差由當事人填寫出差申請單，并經部門負責人——分管領導——總經理/董事長審批。出差如需借款還需填寫借款單并按以上程序審批，財務部按計劃予以辦理借款手續。出差人員應于返回公司一周內填制“費用報銷單”，經部門負責人——財務經理——分管領導——總經理/董事長簽字后連同原始憑證，送財務部由