整理文書檔案的步驟和方法黔江區檔案局李業宣黔江區檔案局整理文書檔案的步驟和方法黔江區檔案局李業宣黔江區檔案局1文件材料的收集裝訂分年度分大類劃定保管期限步驟黔江區檔案局文件材料的收集裝訂分年度分大類劃定保管期限步驟黔江區檔案局2排列蓋印歸檔章 編制室編件號編制歸檔文件目錄裝盒步驟黔江區檔案局排列蓋印歸檔章 編制室編件號編制歸檔文件目錄裝盒步驟黔江區3一·文件材料的收集將屬于歸檔范圍的需要整理的文件材料收集齊全、完整。所謂齊全，就是把應歸檔的所有文件全部收齊，包括收文、發文編了文號的文件，沒編文號的文件，會議文件等等；所謂完整就是指每份文件的正件、附件、底稿、簽發單、處理簽、領導批示等都收齊。

黔江區檔案局一·文件材料的收集將屬于歸檔范圍的需要整理的文件材料收集齊全4一·文件材料的收集平時收集：嚴格登記、及時收集、嚴格檢查、妥善保管。全面集中收集：第二年整理檔案時，在本單位領導和各內部組織機構對應歸檔的文件材料再進行一次全面集中收集。確定文件材料歸檔范圍：主要是對文件能否轉化為檔案進行“資格審定”，是對文件價值的初步判定。

黔江區檔案局一·文件材料的收集平時收集：嚴格登記、及時收集、嚴格檢查、妥5文件歸檔歸檔文件的價值鑒定鑒定標準：職能標準、來源標準、內容標準、形式特征標準。鑒定原則：歷史的觀點、全面的觀點、長遠的觀點。黔江區檔案局文件歸檔歸檔文件的價值鑒定鑒定標準：職能標準、來源標準、內6文件歸檔應歸檔文件應歸檔的本機關形成的文件材料應歸檔的外來文件材料應歸檔的上級業務主管部門的文件材料應歸檔的下級機關的文件材料應歸檔的區委、區政府和同級區級部門以及非隸屬機關的文件材料黔江區檔案局文件歸檔應歸檔文件應歸檔的本機關形成的文件材料應歸檔的外7文件歸檔重視新興領域文件材料的歸檔，特別是涉及人事和民生檔案的歸檔，主要人事和民生文件材料有：A，街道、鎮、鄉歸檔的主要人事和民生文件材料:在新時期各街道、鎮、鄉要抓好新農村建設、新型農村合作醫療、征地農轉非和社會養老保險、小城鎮建設、土地征用、承包、流轉、農民專業合作社、集體林權制度改革登記、退耕還林、綜合種糧直補、換屆選舉、高山移民、計生（生育證、獨子證）、最低生活保障等人事和民生文件材料的收集。黔江區檔案局文件歸檔重視新興領域文件材料的歸檔，特別是涉及人事和民生檔案8文件歸檔在新時期區級部門要抓好覆蓋人民群眾的人事檔案、醫保、社保、低保、就業等民生檔案。B，區級部門歸檔的主要人事和民生文件材料:黔江區檔案局文件歸檔在新時期區級部門要抓好覆蓋人民群眾的人事檔案、醫保、9文件歸檔各有關單位應加強重點建設項目、重大事項、重要事件、重大災害、重要人物、重大活動、聲像檔案和各種專門檔案文件材料的歸檔。區上組織的重大活動，各牽頭單位要加強對文字、聲像資料的收集整理，在活動結束后三個月內必須移交區檔案館保管；重大事項、重要事件、重大災害、重要人物來黔視察調研等，區委辦、區政府辦指定的專人或部門進行的攝像、錄音、照相和記錄等材料，經過整理后，在事后一個月內移交到區檔案館保管。黔江區檔案局文件歸檔各有關單位應加強重點建設項目、重大事項、重要事件、重10二·裝訂一般以每份文件為一件。修裱、去掉金屬物、字跡模糊或易退變的文件需復制、紙張過大的需折疊。對劃定為永久、30年和10年保存的文件將左、下側對齊后分別按“件”用線左側三孔一線進行裝訂。

黔江區檔案局二·裝訂一般以每份文件為一件。修裱、去掉金屬物、字跡模糊或易11三·分年度收集的文件材料按文件形成的年度分開。即相同年度形成的文件材料歸在一起整理。跨年度的會議文件，放在閉幕年；來文與復文跨年度并作為一件的，放在復文年。

黔江區檔案局三·分年度收集的文件材料按文件形成的年度分開。即相同年度形成12四·分大類將同一年度的文件按單位內部組織機構分成若干大類。即根據文件的內容和辦理文件的內部組織機構，屬于哪個內部組織機構職能范圍，由哪個內部組織機構辦理的文件材料，就分到哪個內部組織機構大類中去。如果單位文件材料很少，內部組織機構的職能又不十分嚴格，且變動頻繁的單位，也可將一年內形成的文件材料按問題分成幾個大類（如：行政類、黨群類、業務類等）。不管采用哪種分類法，當確定了一種方法后，就不要隨意變動。

黔江區檔案局四·分大類將同一年度的文件按單位內部組織機構分成若干大類。即13五·劃定保管期限根據今后可能產生的不同作用，主要是確定檔案的“生存期”，對文件價值作進一步判定而制定文件材料保管期限表。將每一個大類文件材料按保管期限表規定，劃定為永久、30年、10年三種保管期限。凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究以及在維護國家、集體和公民權益等方面具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；

黔江區檔案局五·劃定保管期限根據今后可能產生的不同作用，主要是確定檔案的14五·劃定保管期限凡是反映本機關一般工作活動，在30年內對本機關工作有查考利用價值的檔案，列為30年保管；凡是在10年內對本機關有參考利用價值的檔案，列為10年保管。在某一大類文件材料中，不一定三種保管期限的文件材料都有，大多數情況可能有30年、10年兩種或一種保管期限的文件材料。就是說，在劃定保管期限時，根據保管期限表規定，該劃定什么保管期限，就劃定什么保管期限，不能去硬湊三種保管期限。

黔江區檔案局五·劃定保管期限凡是反映本機關一般工作活動，在30年內對本機15六·排列對劃分好大類和保管期限且裝訂好的文件材料要進行排列。對同一大類、同一保管期限的文件材料排列時，應將問題相同或相近的文件材料集中排放在一起。在排列順序上，一般是重要程度高的文件、上級機關的文件排在前面；對同一問題或同等重要或同一級別的文件材料，應按文號或文件形成的時間先后順序排列。在一年內按單位內部組織機構平時的排列順序或問題（大類：行政類、黨群類、業務類等）排列成永久、30年和10年三大部分。將零散文件排列在相應保管期限最后。

黔江區檔案局六·排列對劃分好大類和保管期限且裝訂好的文件材料要進行排列。16七·蓋印歸檔章歸檔章蓋在每件文件首頁上端的空白位置或其他地方或另加白紙蓋印。蓋章后填寫歸檔章中的“年度”、“保管期限”和“室編件號”等項目。

全宗號年度保管期限室編件號館編件號圖A歸檔章式樣65×18m（長×寬）黔江區檔案局七·蓋印歸檔章歸檔章蓋在每件文件首頁上端的空白位置或其他地方17八·編制室編件號同一年度同一保管期限的歸檔文件應從“1”開始編制件號。即在蓋印的歸檔章上分別對同一年度內的永久、30年和10年保管期限的文件材料，分三條線從“1”起拉通編制“室編件號”。

黔江區檔案局八·編制室編件號同一年度同一保管期限的歸檔文件應從“1”開始18九·編制歸檔文件目錄按永久、30年和10年三條線，把每件文件的件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注項目錄入計算機。錄入完后，應及時打印出永久、30年和10年三種歸檔文件目錄，在歸檔目錄前加上按內部組織機構或問題大類編制的歸檔文件目錄索引和牛皮紙封面后（封面上蓋印“全宗名稱”、“年度”和“保管期限”項目），按不同保管期限分別把永久、30年和10年的歸檔文件目錄裝訂成三本，裝入同一文書檔案盒內保管，盒脊上蓋印“年度”、“保管期限”和“歸檔文件目錄”項目。

黔江區檔案局九·編制歸檔文件目錄按永久、30年和10年三條線，把每件文件19九·編制歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注圖B歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄黔江區檔案局九·編制歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注圖B20九·編制歸檔文件目錄圖C歸檔文件目錄封面式樣297×210（長×寬）歸檔文件目錄全宗名稱：年度：保管期限：黔江區檔案局九·編制歸檔文件目錄圖C歸檔文件目錄封面式樣歸檔文21十·裝盒把整理完畢同一年度、同一保管期限的歸檔文件裝入檔案盒中，并按要求蓋印檔案盒正面的“全宗名稱”和脊背上的“年度”、“保管期限”、“室編起止件號”，盒號按三種保管期限，用鉛筆各編一個大流水號。每一盒文件材料的后面，應放一張備考表。備考表必須填寫整理人、檢查人、整理時間。若有要說明的其他問題，也應填寫在備考表上。

黔江區檔案局十·裝盒把整理完畢同一年度、同一保管期限的歸檔文件裝入檔案盒22十·裝盒（全宗名稱）全宗號:年度:保管期限:室編起止件號:

館編起止件號:310×220（長×寬）圖D檔案盒封面式樣黔江區檔案局十·裝盒全宗號:310×220（長×寬）圖D23十·裝盒全宗號年度保管期限起止件號室館盒號310×20、30、40（長×寬）圖E檔案盒脊式樣黔江區檔案局十·裝盒全宗號年度保管期限起室館盒號3124十·裝盒盒內文件情況說明：

整理人檢查人

年月日297×210m（長×寬)圖F備考表式樣備考表黔江區檔案局十·裝盒盒內文件情況說明：297×210m（長×寬)圖F25說明根據中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（22—2000）、《重慶市機關歸檔文件整理實施細則》（渝檔發[2009]34號）和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）規定要求，結合全區實際擬定，僅供參考。二0一0年五月一日黔江區檔案局說明根據中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（2226謝謝大家ThankYou!黔江區檔案局謝謝大家ThankYou!黔江區檔案局27演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！28整理文書檔案的步驟和方法黔江區檔案局李業宣黔江區檔案局整理文書檔案的步驟和方法黔江區檔案局李業宣黔江區檔案局29文件材料的收集裝訂分年度分大類劃定保管期限步驟黔江區檔案局文件材料的收集裝訂分年度分大類劃定保管期限步驟黔江區檔案局30排列蓋印歸檔章 編制室編件號編制歸檔文件目錄裝盒步驟黔江區檔案局排列蓋印歸檔章 編制室編件號編制歸檔文件目錄裝盒步驟黔江區31一·文件材料的收集將屬于歸檔范圍的需要整理的文件材料收集齊全、完整。所謂齊全，就是把應歸檔的所有文件全部收齊，包括收文、發文編了文號的文件，沒編文號的文件，會議文件等等；所謂完整就是指每份文件的正件、附件、底稿、簽發單、處理簽、領導批示等都收齊。

黔江區檔案局一·文件材料的收集將屬于歸檔范圍的需要整理的文件材料收集齊全32一·文件材料的收集平時收集：嚴格登記、及時收集、嚴格檢查、妥善保管。全面集中收集：第二年整理檔案時，在本單位領導和各內部組織機構對應歸檔的文件材料再進行一次全面集中收集。確定文件材料歸檔范圍：主要是對文件能否轉化為檔案進行“資格審定”，是對文件價值的初步判定。

黔江區檔案局一·文件材料的收集平時收集：嚴格登記、及時收集、嚴格檢查、妥33文件歸檔歸檔文件的價值鑒定鑒定標準：職能標準、來源標準、內容標準、形式特征標準。鑒定原則：歷史的觀點、全面的觀點、長遠的觀點。黔江區檔案局文件歸檔歸檔文件的價值鑒定鑒定標準：職能標準、來源標準、內34文件歸檔應歸檔文件應歸檔的本機關形成的文件材料應歸檔的外來文件材料應歸檔的上級業務主管部門的文件材料應歸檔的下級機關的文件材料應歸檔的區委、區政府和同級區級部門以及非隸屬機關的文件材料黔江區檔案局文件歸檔應歸檔文件應歸檔的本機關形成的文件材料應歸檔的外35文件歸檔重視新興領域文件材料的歸檔，特別是涉及人事和民生檔案的歸檔，主要人事和民生文件材料有：A，街道、鎮、鄉歸檔的主要人事和民生文件材料:在新時期各街道、鎮、鄉要抓好新農村建設、新型農村合作醫療、征地農轉非和社會養老保險、小城鎮建設、土地征用、承包、流轉、農民專業合作社、集體林權制度改革登記、退耕還林、綜合種糧直補、換屆選舉、高山移民、計生（生育證、獨子證）、最低生活保障等人事和民生文件材料的收集。黔江區檔案局文件歸檔重視新興領域文件材料的歸檔，特別是涉及人事和民生檔案36文件歸檔在新時期區級部門要抓好覆蓋人民群眾的人事檔案、醫保、社保、低保、就業等民生檔案。B，區級部門歸檔的主要人事和民生文件材料:黔江區檔案局文件歸檔在新時期區級部門要抓好覆蓋人民群眾的人事檔案、醫保、37文件歸檔各有關單位應加強重點建設項目、重大事項、重要事件、重大災害、重要人物、重大活動、聲像檔案和各種專門檔案文件材料的歸檔。區上組織的重大活動，各牽頭單位要加強對文字、聲像資料的收集整理，在活動結束后三個月內必須移交區檔案館保管；重大事項、重要事件、重大災害、重要人物來黔視察調研等，區委辦、區政府辦指定的專人或部門進行的攝像、錄音、照相和記錄等材料，經過整理后，在事后一個月內移交到區檔案館保管。黔江區檔案局文件歸檔各有關單位應加強重點建設項目、重大事項、重要事件、重38二·裝訂一般以每份文件為一件。修裱、去掉金屬物、字跡模糊或易退變的文件需復制、紙張過大的需折疊。對劃定為永久、30年和10年保存的文件將左、下側對齊后分別按“件”用線左側三孔一線進行裝訂。

黔江區檔案局二·裝訂一般以每份文件為一件。修裱、去掉金屬物、字跡模糊或易39三·分年度收集的文件材料按文件形成的年度分開。即相同年度形成的文件材料歸在一起整理。跨年度的會議文件，放在閉幕年；來文與復文跨年度并作為一件的，放在復文年。

黔江區檔案局三·分年度收集的文件材料按文件形成的年度分開。即相同年度形成40四·分大類將同一年度的文件按單位內部組織機構分成若干大類。即根據文件的內容和辦理文件的內部組織機構，屬于哪個內部組織機構職能范圍，由哪個內部組織機構辦理的文件材料，就分到哪個內部組織機構大類中去。如果單位文件材料很少，內部組織機構的職能又不十分嚴格，且變動頻繁的單位，也可將一年內形成的文件材料按問題分成幾個大類（如：行政類、黨群類、業務類等）。不管采用哪種分類法，當確定了一種方法后，就不要隨意變動。

黔江區檔案局四·分大類將同一年度的文件按單位內部組織機構分成若干大類。即41五·劃定保管期限根據今后可能產生的不同作用，主要是確定檔案的“生存期”，對文件價值作進一步判定而制定文件材料保管期限表。將每一個大類文件材料按保管期限表規定，劃定為永久、30年、10年三種保管期限。凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究以及在維護國家、集體和公民權益等方面具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；

黔江區檔案局五·劃定保管期限根據今后可能產生的不同作用，主要是確定檔案的42五·劃定保管期限凡是反映本機關一般工作活動，在30年內對本機關工作有查考利用價值的檔案，列為30年保管；凡是在10年內對本機關有參考利用價值的檔案，列為10年保管。在某一大類文件材料中，不一定三種保管期限的文件材料都有，大多數情況可能有30年、10年兩種或一種保管期限的文件材料。就是說，在劃定保管期限時，根據保管期限表規定，該劃定什么保管期限，就劃定什么保管期限，不能去硬湊三種保管期限。

黔江區檔案局五·劃定保管期限凡是反映本機關一般工作活動，在30年內對本機43六·排列對劃分好大類和保管期限且裝訂好的文件材料要進行排列。對同一大類、同一保管期限的文件材料排列時，應將問題相同或相近的文件材料集中排放在一起。在排列順序上，一般是重要程度高的文件、上級機關的文件排在前面；對同一問題或同等重要或同一級別的文件材料，應按文號或文件形成的時間先后順序排列。在一年內按單位內部組織機構平時的排列順序或問題（大類：行政類、黨群類、業務類等）排列成永久、30年和10年三大部分。將零散文件排列在相應保管期限最后。

黔江區檔案局六·排列對劃分好大類和保管期限且裝訂好的文件材料要進行排列。44七·蓋印歸檔章歸檔章蓋在每件文件首頁上端的空白位置或其他地方或另加白紙蓋印。蓋章后填寫歸檔章中的“年度”、“保管期限”和“室編件號”等項目。

全宗號年度保管期限室編件號館編件號圖A歸檔章式樣65×18m（長×寬）黔江區檔案局七·蓋印歸檔章歸檔章蓋在每件文件首頁上端的空白位置或其他地方45八·編制室編件號同一年度同一保管期限的歸檔文件應從“1”開始編制件號。即在蓋印的歸檔章上分別對同一年度內的永久、30年和10年保管期限的文件材料，分三條線從“1”起拉通編制“室編件號”。

黔江區檔案局八·編制室編件號同一年度同一保管期限的歸檔文件應從“1”開始46九·編制歸檔文件目錄按永久、30年和10年三條線，把每件文件的件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注項目錄入計算機。錄入完后，應及時打印出永久、30年和10年三種歸檔文件目錄，在歸檔目錄前加上按內部組織機構或問題大類編制的歸檔文件目錄索引和牛皮紙封面后（封面上蓋印“全宗名稱”、“年度”和“保管期限”項目），按不同保管期限分別把永久、30年和10年的歸檔文件目錄裝訂成三本，裝入同一文書檔案盒內保管，盒脊上蓋印“年度”、“保管期限”和“歸檔文件目錄”項目。

黔江區檔案局九·編制歸檔文件目錄按永久、30年和10年三條線，把每件文件47九·編制歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注圖B歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄黔江區檔案局九·編制歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注圖B48九·編制歸檔文件目錄圖C歸檔文件目錄封面式樣297×210（長×寬）歸檔文件目錄全宗名稱：年度：保管期限：黔江區檔案局九·編制歸檔文件目錄圖C歸檔文件目錄封面式樣歸檔文49十·裝盒把整理完畢同一年度、同一保管期限的歸檔文件裝入檔案盒中，并按要求蓋印檔案盒正面的“全宗名稱”和脊背上的“年度”、“保管期限”、“室編起止件號”，盒號按三種保管期限，用鉛筆各編一個大流水號。每一盒