綠城房地產集團有限公司管理制度近年來，綠城房地產集團有限公司經營規模日益擴大，集團化步伐加快，因此，科學有序的管理顯得尤為重要，建立一整套相互協調、整體優化的現代企業管理制度已是當務之急。作為公司管理體系重要組成部分的綜合管理，即通常含義上的行政辦公事務管理，是公司各項管理工作的中樞和結合點，規范有序的綜合管理制度體系在整個公司制度建設中舉足輕重，對公司日常經營管理運作起著不可或缺的保障作用。為使本公司以及分、子公司的綜合管理工作有章可循，有據可依，本公司特集中抽調人員按照系統化、規范化、標準化的要求，對公司現行的綜合管理制度分類進行修訂、完善；并吸取成功企業管理經驗，結合公司管理現狀和發展需求，增編了部分管理制度。綜合管理制度共分六篇，分別為：會議管理、文秘檔案管理、法律事務管理、資產物品管理、后勤總務管理、綜合管理。共編制各類規章制度 41項，基本涵蓋了本公司綜合管理活動的各個方面，構成了一個較為完整的綜合管理制度體系。各項制度已經公司制度評審會議評審和公司領導審定，現作為試行稿印發公司各單位、部門。由于編制時間緊，編制人員自身也有一個學習的過程，其中的不當之處、疏漏之處敬請指正。綠城房地產集團有限公司二 OO二年九月二十日目錄第一篇會議管理一、股東會會議制度二、董事會會議制度三、監事會會議制度四、總經理辦公會議制度五、員工大會管理辦法六、評審會議管理制度七、項目公司工作會議制度八、會議室管理制度第二篇文秘檔案管理一、公文處理辦法二、文件格式規定三、專職秘書管理工作規定四、文印工作管理規定五、印信管理辦法六、文書檔案管理辦法七、項目檔案管理制度八、特種檔案管理辦法九、報刊資料管理規定第三篇法律事務管理一、規章制度制定程序管理規定二、合同審核管理規定三、工商登記事務管理規定四、商標事務管理辦法 .五、經濟糾紛處理規定第四篇資產物品管理一、固定資產管理規定二、車輛管理規定三、通訊工具管理辦法四、辦公用品管理制度五、辦公自動化設備使用維護管理辦法第五篇后勤總務管理一、辦公區域環境管理辦法二、辦公區域安全管理辦法三、員工用餐管理辦法四、員工宿舍管理辦法五、總機話務工作管理辦法六、郵件寄發管理辦法七、內部通訊錄管理規定第六篇綜合管理一、投資管理辦法二、出差管理制度三、接待工作管理辦法四、業務招待管理辦法五、信息管理制度六、保密管理制度股東會會議制度總則第一條為確保綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）股東會會議（以下簡稱會議）的順利進行，規范會議的組織和行為，提高會議議事效率，保障股東合法權益，保證股東會能夠依法行使職權以及會議程序和決議有效、合法，根據《公司法》及公司《章程》，特制定本制度。第二條本制度自生效之日起，即成為對股東會、股東、董事、監事、總經理和其他高級管理人員具有約束力的文件。第三條董事會秘書具體負責會議組織和記錄等有關方面的事宜。第四條會議由全體股東參加，股東可委托代理人出席會議并明確授權范圍。非股東的董事、監事、總經理及其他高級管理人員可以列席會議。第五條本制度適用于公司股東會，所屬項目公司、專業公司可根據本公司章程參照執行。第二章開會第六條股東會年會每年召開一次，于上一會計年度完結之日起的3個月內舉行。當持有公司有表決權股份總數 10％以上的股東書面請求， 或董事會認為必要，或監事會提議時，可以召開臨時會議。第七條會議議題由董事會按公司《章程》在征求股東意見的基礎上決定；董事會應在會議召開前 15天將會議時間、地點、內容和表決事項書面通知全體股東及有關出席人員。第八條會議由董事會召集，董事長主持；董事長因故不能出席時，由董事長指定的副董事長或其他董事主持。第九條主持人宣布開會后，應首先報告出席會議的股東人數及其代表股份數，確定股東會會議是否合法有效。第三章提案與表決第十條股東有權向公司提出新的提案。提案應當符合下列條件：（一）提案內容可涉及公司的經營方針和投資計劃、選舉和更換董事與監事、利潤分配方案和彌補虧損方案、公司增或減注冊資本、公司合并或分立、變更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事項；（二）內容與法律、法規及章程的規定不相抵觸，并且屬于公司經營范圍和股東會職責范圍；（三）有明確議題和具體決議事項；（四）以書面形式在股東會舉行前5天提交或送達董事會。第十一條董事會應當以公司和股東的最大利益為行為準則，對股東的提案進行審查。第十二條會議應按照會議通知所列議題順序進行討論和表決。第十三條主持人根據表決結果決定會議的決議是否通過，并應當在會上宣布表決結果。決議的表決結果載入會議記錄。第十四條股東會決議應寫明出席會議的股東（和股東代理人 ）人數、所持股份總數及占公司有表決權總股份的比例、表決方式以及每項議案表決結果。第十五條股東會決議須經代表 1／2以上表決權的股東通過方為有效。但下述事項須經代表 2／3以上表決權的股東通過方為有效：（一）公司增加或減少注冊資本、分立、合并、解散或者變更公司形式；（二）修改公司章程； （三）公司章程規定須代表 2／3以上表決權的股東通過的事項。第四章會議記錄第十六條會議應有會議記錄，會議記錄記載以下內容：（一）出席股東大會的有表決權的股份數，占公司總股份的比例；（二）召開會議的日期、地點；（三）會議主持人姓名，會議議程；（四）各發言人對每個審議事項的發言要點；（五）每一表決事項的表決結果；（六）會議認為和公司章程規定應當載入會議記錄的其他內容。第十七條會議記錄應由出席會議的股東代表、出席會議的董事和記錄員簽名，并作為公司檔案由董事會秘書收存，年終時統一歸檔。第十八條對會議到會人數、與會股東持有的股份數額、授權委托書、每一表決事項的表決結果、會議記錄、會議程序的合法性等事項，可以進行公證。第十九條會議在審議中對議案和決定草案有重大不同意見的，可以表決由董事會重新商議后提出修正案。當日無法形成決議的，應另行召開會議。第五章附則第二十條本制度由董事會負責解釋和修訂。第二十一條本制度經股東會批準，自印發之日起施行。董事會會議制度總則第一條為確保綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）董事會會議 （以下簡稱會議 ）的工作效率和決策科學，保證董事會議程和決議的合法化，根據《公司法》及公司《章程》的有關規定，特制定本制度。第二條董事會是公司股東會常設的執行機構，董事會對股東會負責，行使法律、法規、公司《章程》和股東會賦予的職權。第三條董事會秘書負責會議的組織和協調工作，包括安排會議議程、準備會議材料，組織安排會議召開，以及會議決議、紀要的起草工作。第四條本制度適用于公司董事會，所屬項目公司、專業公司可根據本公司章程參照執行。第二章會議召開事項第五條會議由董事長召集并主持，會議應有 1／2以上的董事出席方可舉行。第六條會議分為定期會議和臨時會議。定期會議每年召開 1至2次，每次會議應于10天前書面通知全體董事、監事和總經理。臨時會議根據需要在開會前3天通知召開。第七條會議通知應包括以下內容：會議日期、地點、會議期限、事由及議題等。第八條董事會定期會議或臨時會議在保障董事充分表達意見的前提下，可以電話會議形式、傳真形式或借助能使所有董事進行交流的其他通信形式進行，并作出決議，由與會董事簽字。第九條會議應由董事本人出席，董事因故不能出席會議時，可以委托其他董事代理出席。代為出席會議的董事應當在授權范圍內行使董事的權利。董事如未出席某次會議，亦未委托代表出席的，應當視作放棄在該次會議上的表決權。監事和總經理可列席會議。第三章會議行使職權范圍第十一條董事會行使以下職權：（一）負責召集股東會議，研究決定召集股東會的方案、工作報告及有關文件，并向股東會報告工作； （二）貫徹執行股東會的決議； （三）研究決定公司的經營計劃和投資方案；（四）制定公司的年度財務預算方案、決算方案；（五）制定公司的利潤分配方案和彌補虧損方案；（六）制定公司增加或者減少注冊資本方案；（七）擬訂公司合并、分立、變更公司形式、解散的方案；（八）決定公司內部管理機構的設置；（九）聘任或者解聘公司總經理，根據總經理的提名，聘任或者解聘公司副總經理、財務負責人，決定其報酬事項；（十）制定公司的基本管理制度；（十一）制訂公司章程修改方案或確定提交股東會審議的公司章程修改方案 （十二）研究決定公司對外擔保項目、對外捐贈事項；（十三）研究決定對董事長、總經理等的授權；（十四）根據董事長提名，委派和更換直屬公司董事或董事長候選人；（十五）向股東會提請聘請或更換為公司審計的會計師事務所；?（十六）聽取公司總經理的工作匯報并檢查總經理的工作；（十七）法律、法規或公司《章程》以及股東會授予的其他職權。第四章會議表決事項第十二條董事會就前款事項作出決議，必須經全體董事過半數通過。第十三條參加會議的董事每人有一票表決權， 在爭議雙方票數相等時， 董事長有多投一票的權利。第十四條董事會可以采取書面形式召開會議， 以書面形式召開會議時， 事會秘書應將議案派發給全體董事，簽字同意的董事達到公司《章程》或本制度規定的作出決定所需人數的，相關議案即構成董事會決議。第十五條議案的提出 （一）有關公司經營管理議案，原則上由分管董事提出，非分管董事亦可就公司經營管理工作提出議案；（二）人事任免議案由董事長、總經理按照權限分別提出； （三）公司管理機構設置及分支機構設置由總經理提出；（四）各項議案于會議召開前 5天送交董事會秘書， 由董事會秘書制作成文件， 提前3天送交與會董事審閱；（五）董事會臨時會議的議案可在會前 3天內提出。第十六條議案的表決 （一）出席會議的董事對各項議案須有明確的表決意見，并在決議和董事會記錄上簽字；（二）董事若與議案有利益上的關聯關系，則關聯董事不參與表決，亦不計入法定人數。第十七條表決資格（一）公司《章程》規定不能履行職責的董事在被股東會撤換之前，不具有對各項議案的表決資格；（二）依法自動失去資格的董事，不具有表決資格。第五章會議記錄第十八條會議應就會議議案形成會議記錄，會議記錄應記載議事過程和表決結果。會議記錄包括以下內容：（一）會議召開日期、地點和召集人姓名；（二）出席會議的董事姓名以及受他人委托出席會議的董事 （代理人）姓名；（三）會議議程；（四）董事發言要點；（五）每一決議事項的表決方式和結果 （表決結果應載明贊成、反對或棄權的票數 ）。第十九條每次會議的記錄應盡快提供全體董事審閱，要求對記錄作出修訂補充或要求在記錄上對其會議上的發言作出說明性記載的董事，應在收到會議記錄3天內將修改意見書面呈報董事長。會議記錄（在會議當天或定稿期內）定稿后，出席會議的董事和董事會秘書（記錄員）應當在會議記錄上簽名，會議記錄由董事會秘書保存，年終時交公司綜合管理部統一歸檔。董事應當對董事會的決議承擔責任。董事會決議違反相關法律法規或公司《章程》，致使公司遭受嚴重損失的，參與決議的董事對公司負相應賠償責任；但經證明在決議時曾表明異議并記載于會議記錄的，該董事可以免除責任。第六章會議決議的落實第二十條董事會決議一經形成即由分管董事和總經理組織實施，董事會有權就實施情況進行檢查并予以督促。第二十一條每次召開董事會，可由董事長或分管董事就其檢查董事會決議的實施情況向董事會報告。第二十二條董事會秘書應及時向董事長匯報決議執行情況，并將董事長的意見如實傳達給有關董事和其他相關人員。第七章附則第二十三條本制度由董事會負責解釋和修訂。第二十四條本制度經董事會批準，自印發之日起施行。監事會會議制度第一條為規范綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）監事會會議（以下簡稱會議）工作，提高監管工作的有效性，確保監事會依法獨立、有效行使監督權，依照《公司法》及本公司《章程》，特制定本制度。第二條監事會是公司的常設監察機構，對公司的財務會計工作及董事和總經理等高級管理人員執行職務的行為進行監督。第三條監事會議事方式主要采取定期會議和臨時會議的形式進行。會議由監事會主席主持。監事會主席因故不能出席，應委托一位監事主持。第四條監事會由監事會主席召集，每年召開1至2次會議。第五條監事連續 2次不能親自出席會議、也不委托其他監事代其行使職權應視為無行使職權能力，由監事會提請股東會更換監事人選。第六條會議主要議題一般應包括：（一）審核公司年度、期中財務報告，從監督角度提出監事會的分析意見及建議；（二）重點分析評價公司預算執行情況、資產運行情況、重大投資決策實施情況、公司資產質量和保值增值情況；（三）討論監事會工作報告、工作計劃和工作總結；（四）審議對董事、總經理違法行為的懲罰措施； （五）議定對董事會決議的復議建議；（六）討論公司《章程》規定和股東會授權的其他事項。第七條有下列情形之一的，經監事會主席或 l／2以上監事提議，或應總經理的要求，監事會可以召開臨時會議：（一）公司已經或正在發生重大的資產流失現象，股東權益受到損害，董事會未及時采取措施的；（二）董事會成員或經理層有違法違紀行為，嚴重影響公司利益的；（三）對公司特定事項進行專題調研論證或請董事會、經理層提供有關咨詢意見的；（四）監事會認為有必要召開臨時會議的其他情況。第八條監事會主席應履行以下職責：（一）召集和主持會議，決定是否召開臨時會議；（二）簽署監事會決議和建議，檢查監事會決議實施情況，并向監事會報告決議的執行情況；（三）組織制定監事會工作計劃和監事會決定事項的實施，代表監事會向股東會報告工作；（四）公司《章程》規定的其他權利。第九條會議由監事會主席和其他監事出席。監事會認為必要時，可以邀請董事長、董事和總經理列席會議。監事因故不能出席會議的，應事先向監事會主席請假，并提出書面意見或書面表決，也可書面委托其他監事代行其職權，但委托書應寫明授權范圍。監事無故缺席且不提交書面意見或書面表決的，視為同意依法召開的監事會的決議。第十條監事會召開定期會議應在10天前，召開臨時會議應在3天前，將會議的時間、地點和議題書面通知全體監事，并附會議相關材料。第十一條會議的決議要由監事記名表決，監事在表決時各有一票表決權。當贊成票和反對票相對等時，監事會主席有多投一票的權利。表決事項須經2／3以上贊成方為有效。第十二條會議必須認真做好會議記錄，會議記錄由監事會指定人員擔任，出席會議的監事和記錄員應當在會議記錄上簽名。監事有權對本人在會議上的發言作出說明性記載。第十三條會議召開后應形成會議紀要，并和會議記錄、決議等作為監事會工作檔案，由董事會秘書保存，年終時交綜合管理部統一歸檔。第十四條監事會的決議由監事執行或監事會監督執行。第十五條本制度適用于公司監事會，所屬項目公司、專業公司可根據本公司章程參照執行。第十六條本制度由監事會負責解釋和修訂。第十七條本制度經監事會批準，自印發之日起施行。總經理辦公會議制度第一章總則第一條為提高綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）總經理辦公會議 （以下簡稱總辦會議 ）的工作效率，規范總辦會議的組織工作和議事程序，特制定本制度。第二條綜合管理部為總辦會議事務的歸口管理部門，負責會議的組織和管理。第三條本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行，第二章會議的類型第四條總辦會議一般分為定期和不定期二類。定期會議一般每月召開 2次，一次在月初5日左右召開，一次在月中18日左右召開。不定期會議根據總經理的提議，II時組織召開。第五條月初總辦會議主要聽取公司各職能部門和項目公司關于上月工作情況和本月工作計劃的匯報，研究、協調、部署公司各職能部門和有關項目公司的重點工作。參加會議的各項目公司、項目部負責人，除對涉及事項作說明或急需提交總辦會議協調、明確的事項外，對本單位（部門）工作不作系統匯報。第六條月中總辦會議主要聽取在杭及杭州周邊地區各項目公司、項目部等單位（部門）上月下半月至本月上半月的工作完成情況和本月下半月至下月上半月的工作計劃匯報，研究、協調、部署在杭各項目公司及相關單位的重點工作。參加會議的各項目公司、項目部負責人，除對涉及事項作說明或急需提交總辦會議協調、明確的事項外，對本單位 （部門）工作不作系統匯報。第七條不定期總辦會議的內容，主要為月初、月中總辦會議中沒有涉及，但事關重大且急需研究解決的問題。參加單位、部門及人員由總經理確定。第三章會議的準備第八條召開總辦會議的通知由綜合管理部負責擬定，并報請總經理簽發。會議通知一般在會議前 2—4天發放給有關單位、部門及人員。第九條會議通知的內容應包括會議時間、地點、參加人員、會議內容和議程等。第十條參加定期總辦會議的有關單位和部門必須將工作完成情況和工作計劃分別在當月15日、30日前，以電子郵件的方式發至公司綜合管理部，由綜合管理部統一匯編和印發。第十一條參加定期總辦會議的有關單位和部門，應在會前詳細閱讀會議材料，作好提問、解答的準備，必要時應準備好相應的資料備問。第十二條參加不定期總辦會議的有關單位和部門，應按會議通知要求準備會議材料，并以電子郵件方式提前發至公司綜合管理部。第十三條公司綜合管理部須安排人員提前半小時做好總辦會議的會場布置，準備好簽到冊并落實人員進行會議記錄。第四章會議的召開第十四條參加會議人員必須進行會議簽到。第十五條總辦會議一般由總經理 （或其授權人 ）主持。董事長、常務董事長出席會議時，應由董事長、常務副董事長主持。第十六條會議發言和研討順序按會議通知規定的議程進行，特殊情況可由主持人在會議開始時明確。第十七條定期總辦會議的匯報單位和部門，應由其主要負責人 （或授權人）進行匯報。匯報內容分為三塊：一是日常工作；二是重點工作；三是需要公司協調的工作。日常事務工作只作簡單匯報，重點和需要協調的工作應作詳細匯報。第十八條定期總辦會議主持人應對各單位、部門上階段的工作計劃執行情況和下階段的工作計劃分別進行評價或補充，明確有關要求；組織與會人員討論有關議題，明確有關協調、配合工作；對公司的整體工作狀況進行評析，強調下階段工作重點并明確有關工作目標和要求。第十九條不定期總辦會議的與會人員，應根據會議通知的議事要求，作專題匯報或討論。主持人應組織與會人員重點討論有關議題，明確有關要求并形成決議。第五章會后工作的落實第二十條總辦會議結束后，綜合管理部負責整理會議紀要。會議紀要應力求全面、客觀、準確，經分管副總經理審核后，呈報會議主持人審批和簽發。第二十一條總辦會議簽到冊與會議記錄本 （或錄音帶）合并保存。記錄本 （或錄音帶）須加蓋”機密”章，由會議記錄人員負責臨時保存。整本 （盒）使用完后，交綜合管理部統一歸檔管理。第二十二條總辦會議的與會人員和工作人員，不得泄露有關會議內容或將會議材料外借。第二十三條對總辦會議形成的決議，與會人員應根據會議紀嬰的嬰求，保質保量按時完成工作。綜合管理部負責總辦會議議定事項的督辦和反饋。第六章附則第二十四條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。第二十五條本制度自印發之日起施行。員工大會管理辦法第一章總則第一條為規范綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）員工大會的操作程序，確保員工大會有序、高效、圓滿地舉行，特制訂本辦法。第二條本辦法中的員工大會，是指公司各部門及所屬項目公司、專業公司全體員工參加的各類會議。第三條綜合管理部為員工大會的歸口管理部門，其他相關職能部門為協辦部第四條本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。員工大會的類型和審批第五條員工大會的類型主要有以下幾種：（一）年會（二）中秋聯誼會 （三）各類學習報告會；（四）各類培訓講座；（五）其他。第六條年會、中秋聯誼會等各類員工大會由綜合管理部和相關職能部門擬訂會議方案，報分管副總經理審核，總經理或以上領導審批后實施。第三章會前準備第七條綜合管理部或相關職能部門應按照會議性質，擬訂具體實施方案，方案應包括以下內容：（一）會議名稱、時間、地點、主題、主持人及議程等；（二）擬邀請嘉賓； （三）用餐標準；（四）交通工具安排；（五）娛樂活動安排；（六）會務人員；（七）費用預算；（八）其它根據會議性質須明確的事宜。第八條綜合管理部或相關職能部門根據領導審定的方案，做好以下準備工作：（一）安排專人負責會務工作；（二）擬發會議通知，確定會議人數；（三）租借會議場地；（四）準備會議資料：包括參加會議人員名單、主席臺人員名單、議程安排、領導講稿及其他會議資料；（五）會場布置：包括會場導引牌、會標、主席臺桌牌和話筒、員工席桌牌、演示板、紙筆、投影設備、鮮花以及簽到冊等相關用品的準備；（六）用餐安排：包括確定用餐場地、桌數、標準、菜單及準備席箋等；（七）娛樂活動安排：包括自辦文藝演出或專業文藝演出以及其它休閑娛樂活動的安排；（八）邀請嘉賓 （相關部門配合 ）；（九）車輛安排；（十）采購禮品或果品；（十一）攝影、錄音安排；（十二）相關費用的申請；（十三）其它根據會議性質需要安排的事宜。第九條綜合管理部應在會議召開前對各項籌備工作進行全面檢查，查漏補缺。第四章會議服務第十條綜合管理部和相關部門應做好以下會議服務工作：（一）安排專人負責簽到；（二）發放會議資料；（三）安排人員車輛迎送嘉賓；（四）安排用餐；（五）安排娛樂活動；（六）發放禮品和果品；（七）進行攝影、錄音；（八）作好會議記錄。第十一條綜合管理部及相關部門應與會場管理部門保持密切聯系，確保會場照明、空調、影音設備正常運轉及茶水、用餐和娛樂活動等符合大會的要求。第五章大會紀律第十二條參加大會人員應按規定統一著裝，提前到達會場并簽到，按指定區域有序入座。第十三條參加大會人員應當將手機、呼機關閉或置于震動擋，并自覺維護會場秩序。第十四條應參加大會人員如因特殊情況不能到會或需中途離開的，須按規定向所在公司總經理請假。第六章會后事宜第十五條綜合管理部或相關職能部門負責會議費用的結算。第十六條綜合管理部或相關職能部門應對會議資料進行匯總、整理并及時交給綜合管理部統一歸檔；其中影音資料應于一個月內交綜合管理部歸檔。第七章附則第十七條本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。第十八條本辦法自印發之日起施行。評審會議管理制度第一章總則第一條為提高綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）各類評審會議的工作效率，規范評審會議的組織工作和議事程序及方法，特制定本制度。第二條本制度中的評審會議，是指公司在經營管理活動中，對重要計劃、規劃、方案、合同、制度等專題材料，組織有關人員、專家進行評估、論證或審定的會議。評審會議為不定期會議，通常以一案一會為原則。第三條評審會議承辦部門負責會議方案的制訂和報批、會議通知的擬定、會議資料的整理及分發、會議記錄的整理、會議紀要的撰寫和報批以及會議審定事項的落實。第四條綜合管理部負責會議通知和資料的發放，會議紀要的核稿、發放和歸檔。第五條本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。第二章會議類別與范圍第六條評審會議分為項目工程前期類、工程管理類、營銷策劃類、行政管理類及其他類。第七條項目工程前期類評審會議內容包括項目可行性報告、項目策劃書、規劃方案、設計任務書、初步設計方案、建筑設計方案、環境設計方案、綜合管線（道路）設計方案、智能化設計方案等。第八條工程管理類評審會議內容包括：標書擬定方案、施工方案、樁基施工方案、施工圖、重大設備造型、外裝飾方案 （試樣 ）、“四新”技術應用及推廣方案等。第九條營銷策劃類評審會議內容包括：戶型設計方案、廣告策劃方案、銷售方案、項目標識系統方案、定位協議、預售協議、銷售合同、定價 （調價）方案、前期物管協議等。第十條行政管理類評審會議內容包括：企業發展規劃方案、各類重要合同（協議）、各類規章制度 （規程）、重要會議（活動）方案等。第十一條上述各類未涉及，但需要進行評審的其他各類方案。第三章會議準備與召開第十二條召開評審會議前，應由承辦部門制定評審會議方案。方案內容包括：（一）會議時間和地點；（二）會議主持人；（三）會議評審內容及議程；（四）會議參加部門（人員）及擬邀請的專家和來賓；（五）評審資料目錄；（六）會務安排。第十三條承辦部門應將會議方案報分管領導審批后，原則上應于會議前3天將方案和會議評審資料送綜合管理部。綜合管理部須提前 2天將會議通知及評審資料印發給與會人員。第十四條承辦部門要提前做好會議場所的安排與布置，準備好演示板、書寫筆、投影設備、簽到冊等相關會議用品。第十五條與會人員必須進行簽到。承辦部門應指定人員負責會議記錄。第十六條會議發言和評審程序應按會議通知的議程進行，特殊情況可由主持人在會議開始時明確。會議程序應包括以下內容：（一）主持人明確會議要求和目的；（二）承辦部門負責人詳細匯報評審材料的基本內容，提出需要研討解決的中心議題等；（三）與會人員對評審材料提出建議、意見及理由；（四）承辦部門應詳細解答與會人員提出的問題；（五）主持人應對將要形成會議紀要的內容進行復述，對未能形成一致意見的議事內容提出復議要求，達成基本統一后作會議總結，并形成決議。第十七條會議對評審材料應充分討論，力求取得一致，當有較大意見分歧，且暫時不能統一時，則由承辦部門會后對材料作進一步深化和修改，提交下一次評審會議重新討論。第十八條凡是需要保密的評審資料，會議結束后由承辦部門負責收回。第四章會議紀要及實施第十九條承辦部門負責安排人員整理會議記錄和撰寫會議紀要。會議紀要力求全面、客觀、準確。由綜合管理部核稿，并送與會人員會簽后，報公司領導審定和簽發。第二十條會議簽到冊、會議記錄（或錄音帶）及會議紀要按《文書檔案管理辦法》進行歸檔。第二十一條承辦部門及相關部門應根據會議紀要要求，切實做好各項落實工作。第二十二條因評審疏漏而使公司產生經濟損失或導致不良后果的，會議主持人及評審人員應承擔相應的責任。第二十三條與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得泄露或傳播不宜公開的會議內容和議定事項。第五章附則第二十四條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。第二十五條本制度自印發之日起施行。項目公司工作會議制度第一條為提高項目公司工作會議效率，規范會議程序，特制定本制度。第二條本制度中的項目公司工作會議，是指綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）每4個月召開1次的項目公司、專業公司工作總結、研討、交流及部署會議。第三條綜合管理部為項目公司工作會議的組織管理部門，負責會議方案的擬定、會務安排、會議記錄整理、會議紀要的撰寫、會議決議事項的落實督辦。第四條項目公司工作會議的出席人員包括公司部門負責人以上人員，以及所有項目公司和專業公司的負責人。第五條項目公司工作會議的內容包括：（一）各項目公司前 4個月的工作總結與后 4個月的工作計劃；（二）項目公司典型經驗介紹或教訓總結；（三）項目開發過程中重要事項的專題探討；（四）公司工作部署；（五）其他。第六條會議時間與議程：會議時間原則上為2天，會議議程根據會議內容確定。第七條會議材料 （一）會議材料內容1、各項目公司的工作總結與計劃，主要包括工作開展情況，重點工作，主要管理措施，存在的主要問題和不足，下一步的工作目標、重點、具體措施以及需要公司統一協調、幫助解決的問題等。2、典型經驗材料內容應重點介紹該公司采取哪些措施和獲得的成果教訓總結材料內容應說明問題產生的經過、原因、給公司造成的損失以及應該吸取的教訓。3、專題研討材料的內容根據具體專題確定。4、公司工作部署材料應根據公司的整體發展規劃以及項目公司會議的實際情況確定。（二）會議材料要求會議材料應真實反映公司實際經營狀況，堅持喜憂兼報；涉及數字的要認真核實，保證準確無誤。（三）總結計劃材料和典型經驗材料原則上應由項目公司自行撰寫，在會議召開前3天以電子郵件的方式報公司綜合管理部，由綜合管理部負責匯總、整理和印制。（四）公司工作部署材料由綜合管理部負責撰寫，并經公司領導審定。第八條會務安排 （一）綜合管理部應根據會議方案，下發會議通知。通知應明確會議時間、地點、內容、要求及出席人員名單等。（二）對于外地的項目公司，綜合管理部應提前落實好接待準備工作，保證待安排合理有序。（三）會議室應提前預訂，并于會議召開前l天按會議要求進行布置檢查。領導席桌牌應擺放合理，座位安排有序，橫幅整齊美觀。（四）會議用房和用餐安排應根據與會人數提前落實確認。（五）會議日程安排表應與相關的會議材料一并于會議簽到時發放給與會人員。（六）綜合管理部負責會議簽到及會間的各項服務工作。第九條策劃部負責會議的攝影、攝像及宣傳報道工作。第十條與會人員不得無故缺席，如有特殊情況，應事先向公司總經理請假。與會人員應自覺維護會場紀律，將手機、呼機關閉或調至震動位置。第十一條綜合管理部應指定人員負責會議記錄，并在3天內整理出會議紀要，呈公司領導審定簽發。第十二條本制度適用于公司本部。第十三條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。第十四條本制度自印發之日起施行。會議室管理制度第一章總則第一條為滿足綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）各類會議的需要，營造整潔、規范、有序的會議氛圍，確保公司各類會議的順利舉行，特制訂本制度。第二條本制度中的會議室是指公司專用會議室。第三條綜合管理部為會議室的歸口管理部門。第四條本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。第二章會議室的配置和布置第五條會議室的配置包括會議桌椅、演示板、書寫筆、視聽設備、飲水設施、空調、換氣扇、煙缸及電話等。第六條會議室應根據具體會議的規格、性質和需要進行布置，主要包括會標、盆栽植物、桌牌等。第三章會議室的管理第七條管理人員職責 （一）每天對會議室進行保潔、整理；（二）每次會議后立即清掃、整理；（三）每天對盆栽植物進行養護并定期更換；（四）每天檢查設施設備，發現問題立即酌情處理；（五）每天檢查物品的備用情況，根據需要隨時補充；（六）做好會議室的使用安排；（七）根據會議要求，做好會議室的布置工作；（八）做好會議的保密工作； （九）做好會議室的安全防范工作。第八條管理要求 （一）場地和設施設備整潔、擺放有序；（二）盆栽植物美觀、養護得當；（三）設施設備完好、有效；（四）消耗性物品不短鈍 （五）會議室的安排合理有序、不沖突；（六）會議室的布置快速、周到、規范；（七）安全防范工作周密、細致。第四章會議室的使用第九條需要使用會議室的部門應將擬召開會議的名稱、規格、時間、人數及相關要求提前 1天（需做會標的提前2天）通知綜合管理部。第十條綜合管理部根據各部門預約的會議時間、規格、人數等因素，視先后、輕重、緩急進行統籌安排，合理調配，并將確定的會議室地點及時通知相關部門。第十一條如遇會議時間、場地重疊，無法按照要求作出安排的，綜合管理部應及時與相關部門聯系，以作出相應調整或另行安排。第十二條使用會議室的部門及員工應正確使用并愛護會議室的設施設備，發生問題應及時與綜合管理部聯系，同時應自覺保持會議室的整潔，不隨意丟棄煙蒂、雜物等。第五章附則第十三條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。第十四條本制度自印發之日起施行。公文處理辦法第一章總則第一條為加強綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）的公文管理工作，提高公司內部溝通和外部聯系的有效性，確保公文品質和公文處理規范，特制定本辦法。第二條本辦法中的公文，是指公司在經營管理過程中形成的具有管理效力和規范體式的文件。第三條本辦法中的公文處理，是指公文的辦理、管理、整理 （立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。第四條公文處理應當堅持“實事求是、精簡高效”的原則，做到及時、準確、安全。第五條公文處理過程中必須注意保密，確保公司利益不受損害。第六條綜合管理部為公文處理的歸口管理部門，負責公司的公文處理工作。公文內容涉及的業務部門為該項公文的主辦部門，如涉及其他部門的，該部門為此項公文的會辦部門。第七條本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。第二章公文種類第八條公司的公文種類主要有：（一）命令（令）適用于人員任免和嘉獎。（二）決議適用于股東會、董事會、監事會討論后做出的重要決定事項。（三）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷分、子公司不適當的決定事項。（四）通知適用于批轉分、子公司的公文，轉發政府機關或行業管理部門的公文，傳達要求公司所屬部門及分、子公司辦理和需要有關單位周知或者執行的事項。（五）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者事項。（六）報告適用于向政府機關或行業管理部門匯報工作，反映情況，回復政府機關或行業管理部門的詢問，適用于部門和分、子公司向公司報告。（七）請示適用于向政府機關或行業管理部門請求批示、批準；也適用于部門和分、子公司請示公司有關事項。（八）批復適用于答復公司所屬部門及分、子公司的請示事項。（九）意見適用于對公司所屬部門及分、子公司的相關問題提出見解和處理辦法。（十）函適用于相互平行的單位或不相隸屬的單位之間商洽工作，征詢和答復問題，請示批準和答復審批事項。（十一）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第九條公司公文按照行文關系、文件去向劃分，可分為上行文、平行文和下行文三種。‘上行文是指向政府部門和行業管理部門的發文；平行文是相互平行的單位或不相隸屬的單位之間的發文；下行文是指對公司所屬部門及分、子公司的發文。第三章公文格式第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、發文單位、撰稿、核稿、打字等部分組成。（一）涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數。（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。（三）發文單位標識應當使用發文單位全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦單位排列在前。（四）發文字號應當包括公司代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，其結構包括：發文單位、事由和文種三部分。公文標題中除法規、規章名稱和轉發文件加書名號外，一般不用標點符號。（六）主送單位指公文的主要受理對象，受理單位應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。主送單位寫在正文之前，標題的下面。（七）公文附件說明應附在正文后、發文單位前，并注明附件順序和名稱。（八）公文應當加蓋印章。聯合上報的公文，由辦文單位加蓋印章。（九）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發人的簽發日期為準。（十）公文如有附注 （需要說明的其他事項 ），應當加括號標注。（十一）公文應當標注主題詞。（十二）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位， 應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。抄送單位列在文件末頁下端，于兩條等長的平行細實線內書寫。抄送單位的寫法：抄送給領導單位或領導，可寫“呈報”某某；抄送平級單位，可寫“抄送”某某；抄送給下屬單位，可寫“抄發”某某。（十三）章程等規定性文件，不寫收文單位，在頒發時另加一個命令或通知。第H^一■條公文用紙一般采用國際標準 A4型（210mnK297mm）左側裝訂。第四章行文規范第十二條行文應當確有必要，注重效用。第十三條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十四條公司各部門依據部門職權可以向分、子公司或相關業務部門行文，一般以函的形式商洽工作、詢問或答復問題及審批事項。第十五條同級分、子公司的各部門可以聯合行文。第十六條向分、子公司或者公司系統的重要行文，可以同時抄送行業管理部門。第十七條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“報告”不得夾帶請示事項。第十八條受雙重領導的公司向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單位。第五章發文辦理第十九條發文辦理指以公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發（會簽）、校對、復核、繕印、用印、登記和分發等程序。第二十條公司各部門要以公司名義對外行文，須經綜合管理部審核，報請分管領導審批后辦理。第二十一條草擬公文應當做到：（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定；（二）情況確實、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲、字詞規范、標點正確、篇幅力求簡短；（三）公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定；（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度；（五）人名、地名、數字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發文字號，日期應當寫明具體的年、月、日；（六）結構層次序數，第一層為“一”，第二層“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”，結構層次序數可跳開但不能顛倒使用；（七）應當使用國家法定的計量單位；（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱；（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。第二十二條擬制公文應使用公司統一的擬稿紙 （見附件1）。第二十三條涉及其他部門會簽或職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與相關部門協商，取得一致意見后交綜合管理部核稿；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理由，提出建設性意見，并與相關部門會簽后報請上級部門和領導協調或裁定。第二十四條公文送負責人簽發前，應當由綜合管理部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。第二十五條公文必須經過發文單位負責人簽發。以各部門及各分、子公司名義行文的公文，由所在單位負責人簽發；以公司名義行文的公文，一般可由分管副總經理簽發；涉及全局的綜合性公文，由總經理簽發；決策性的重要公文由董事長簽發。經領導人簽發的文稿，如必須改動，應報簽發人同意。第二十六條簽發后的公文原稿應送交綜合管理部進行編號，并由綜合管理部負責填寫《發文登記簿》。第二十七條公文正式印制前，擬稿人應事先校對，再由綜合管理部進行復核，復核的重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。第二十八條打印好的公文須到綜合管理部監印人處蓋章后才能分發。急、密件要在信封上加蓋急、密戳記。第六章收文辦理第二十九條收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、，審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三十條收到分、子公司上報需要辦理的公文，綜合管理部應安排文秘進行審核。審核的重點是：是否應由公司部門辦理；是否符合行文規則；涉及其他部門或公司職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。第三十一條公司所有收文均由綜合管理部負責拆閱審核。審核后，對符合本辦法規定的公文，再印蓋收文章登記編號并粘貼《收文處理單》（見附件2），及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。收文日期以收文當天日期為準。第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回綜合管理部并說明理由。第三十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商如有分歧，主辦部門負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級部門和領導協調或裁定。第三十四條審閱公文時，對有具體請示事項的，主批人和其他審閱人都應當明確簽署意見、姓名和審批日期；沒有請示事項的，簽署表示已閱知。第三十五條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，綜合管理要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第三十六條綜合管理部在公文處理時要及時準確，事后落實和監督應到位，在公文流轉過程中要注意保密和保管；文件處理完畢，要及時準確注辦，包括領導批示和部門處理落實的意見。所有部門之間不得將收文橫向傳遞，必須經綜合管理部進行流轉。第七章公文歸檔第三十七條公文辦理完畢后，應及時整理 （立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第三十八條公司發文歸檔時，應保證文件不少于兩份，便于備份查閱。第三十九條歸檔的外部收文應具有一定的政策指導意義或行業管理內容，與公司經營發展無關的外部收文原則上不作歸檔。第四十條歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和查找利用。公司內部制發公文的整理根據文種劃分；外部收文在編號后，應根據收文類別分別進行登記。第四十一條聯合辦理的公文，原件由主辦部門整理、歸檔，其他部門保存復印件或其他形式的公文副本。第四十二條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。傳真件不得直接作為文件歸檔，應將復印件歸檔。第八章公文管理第四十三條公文由綜合管理部統一收發、傳閱、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十四條公文翻印需經綜合管理部負責人批準，絕密級和注明不準翻印的公文除外。第四十五條公文被撤銷，視作自撤銷之日起不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。第四十六條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經綜合管理部負責人批準，可以銷毀。第四十七條部門或分、子公司合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門或分、子公司撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關規定移交綜合管理部存檔。員工調離工作崗位時，應將由本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、歸還。第九章附則第四十八條本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。第四十九條本辦法自印發之日起施行。附件1綠城房地產集團有限公司擬稿紙編號： GT/QR01-03修改狀態：B/1發文：字[]號簽發：核稿：會簽：主辦部門和擬稿人：主辦部門負責人：標題：附件：受控口非受控口審批人口機密等級：保密期限：緊急程度：打字：校對：共印：份年月日發主題詞：呈報：主送：抄送：附件2綠城房地產集團有限公司收文處理單來文單位：收文號：來文標題及文號：收文日期：擬辦意見：領導批示：傳閱欄處理意見：備注：文件格式規定第一章總則第一條為規范綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）的文件（特指公文，下同）格式，提高辦文質量，特制定本規定。第二條綜合管理部為公司文件格式的歸口管理部門，負責其他單位 （部門）文件格式的指導工作。第三條本規定適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。第二章文件格式第四條文件眉首是指首頁橫線以上部分，包括發文單位標識、發文字號、秘密等級、緊急程度、簽發人等內容。眉首部分一般占首頁的1／3到2／5。（見附件1）（一）文件秘密等級或緊急程度的標識，注在文件首頁右上角。“絕密”、“機密”公文在文件左上角標明文件份數序號。如需同時標識秘密等級和緊急程度的，秘密等級標識在右上角第l行，緊急程度在右上角第2行。（二）發文單位標識分為二種，一種是由公司全稱加“文件”組成；另一種僅為公司全稱。（三）發文字號由公司代字、年度、順序號組成，置于發文單位標識之下，橫線中央之上。（四）上行文（即向政府機關或行業管理部門呈送的請示、報告）應標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。第五條文件主體是指橫線以下至主題詞（不含）之間的各要素的統稱。（一）文件標題應位于橫線下方空 1行處，排列應遵循美觀易懂的原則，字數不多可居中排成一行；如字數較多可排成兩行，分行時不要將詞組分開。上下排列可采用“兩行等長”、“上短下長”、“上長下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中間長”或“上下長中間短”的排列格式，照顧閱讀的方便并保持頁面的美觀。（二）主送單位應在標題下空 1行處，左側頂格，主送單位名稱后標用全角冒號。（三）文件正文在主送單位名稱下 l行處，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份、計量單位不能回行。（四）文件附件目錄在正文空 1行處，左側需空 2字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件應與主件一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，并標識序號。（五）成文日期應用漢字將年、月、日標全，“零”寫成 “O”。（六）聯合行文需加蓋兩個以上印章的，應將各發文單位名稱排在發文時間和正文之間，主辦單位印章在前，協辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。（七）文件落款通常應在正文或附件下空 2行。當文件排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。第六條版記是指位于主題詞以下的各要素的統稱。（一）“主題詞”標引在文件末頁左下端、分送欄之上，居左頂格標識，后標全角冒號；主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，詞目之間空 1字。（二）分送欄設在主題詞下l行，左空1字標識“呈報”或“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標句號。（三）印發欄（擬稿、核稿、打字）應設在文件末頁最后一行。第七條專題會議紀要用于記錄公司各種專題會議召開或評審的內容，發文單位應放在橫線之上左側，成文時間放在橫線之上右側。（見附件2）第八條其他會議紀要的發文單位放在橫線之上左側，成文時間放在橫線之上右側。根據會議內容和工作要求發、報有關領導或單位。（見附件3）A4型A4型（210ramx297mm）特殊文種用紙可根據實際需要確定。第十條文頭與頁邊文件的各頁在印制時，均應在四邊留出空白的余地。一般天頭寬25毫米，地腳寬20毫米，訂口寬28毫米，翻口寬20毫米。第十一條字體與字號文件標題用小2號宋體加黑；發文字號、簽發人、抄送單位、主送單位、正文、附件、落款等用4號仿宋體；簽發人姓名用4號楷體標識；密級、緊急程度用4號黑體；“主題詞”三個字用4號黑體，具體標引的主題詞用4號宋體。如文件內容層次較多，可用分級標題標出。第一層大標題用小 3號宋體加黑，第二層用4號黑體，第三層用4號楷體。規范性文件的章節名可用小3號宋體加黑居中，前后各空一行；條名用黑體或 4號仿宋加黑標出。第十二條字數排列與行間距WOR字處理系統排歹?J一般為每頁25行，每行35個字符，行距為1．5倍。第十三條頁碼多頁文件應逐頁編出頁碼，用阿拉伯數字表示，在每頁正面的右下角，背面寫在左下角。第十四條裝訂文件左側裝訂，不掉頁。第四章附則第十五條本規定由綜合管理部負責解釋和修訂。附件1公文格式示范機密001急件XXXX雙件綠字口號（4號仿宋）簽發人：（空1行）標題（小2號宋體加黑 ）（空1行）主送單位：（4號仿宋體）（空1行）附件：（空2行）發文單位發文日期主題詞 （黑4號）：（4號宋體）呈報：抄送：擬稿：核稿：打字：附件2專題會議紀要格式示范專題會議紀要綠專紀要[]號（4號仿宋）XXXXXXWPg^W（4號楷體）年月日（空1行）關于XXXXXXXJ會議紀要（小2宋加黑）（空1行）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX雙X:抄送：記錄整理：核稿：打字：附件3會議紀要格式示范會議紀要綠 []號（4號仿宋）XXXXXXWPB^W（4號楷體）年月日（空1行）xxxxxxxxxxXX軀）（空1行）XXXXXXXX限公司于年月日召開第次XXXXX您議。出席會議的有：XXXXXXXXXXXXXXX主持會議。現將會議研究決定的有關事項紀要如下：一、 關于XXXXXXXXXXXX問題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX于XXXXXXXXXXXXX題xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXXXxxxxxxx抄送：記錄整理：核稿：打字：專職秘書管理工作規定為保證綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）董事會和行政管理工作的正常運轉，提高工作效率，特制定本規定。第一條工作職責和內容 （一）專職秘書 （以下簡稱秘書）的工作職責，主要是對公司董事會成員、經營班子主要領導的工作進行計劃、準備和服務的事務性管理工作。（二）管理工作內容主要包括： 接待、傳達、文書、領導日程安排、文件整理、內務整理、會議、代行、聯絡等事務的管理和督辦等。第二條接待事務 （一）秘書負責領導會晤賓客、 來訪者的預約、安排和接待工作，并制訂《領導每周工作日程安排表》，提前呈遞領導備忘。領導會晤前，應做好相關資料和文件的準備工作，及時提醒領導會晤、接待的人員、時間、地點等事宜。（二）對未經預約要求會見領導的來訪者， 在問清對方姓名和要求后，應先請對方稍候，請示領導后，再引導其進入會客室或辦公室對不宜會見的來訪者，則應婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后答復。（三）對于在領導辦公室以外進行的會晤，秘書應及時將會晤的時間、地點預先告知綜合管理部，以便預訂會場及確定會務工作人員。（四）秘書應了解領導會晤的議題、人數、級別及是否用餐等情況，并事先通知與會者若需安排用餐的，須直接安排或通知綜合管理部預訂餐廳并安排菜單。（五）秘書應會同綜合管理部會務人員，落實領導會晤場地的水、電、桌椅、擴音設備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務等事宜。（六）對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動遞送茶水。若需來訪者等候時，應遞上報紙、畫報等。第三條傳達事務 （一）秘書負責及時拆封致領導的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》上登記后及時呈遞領導審閱。需審批的，則附《收文處理單》；需回復的，秘書應及時提醒、催辦。（二）秘書應及時接轉領導的來電，若領導外出或正忙，須將來電在《來電登記表》上登記后及時呈報。（三）秘書應根據領導的指示或批復，進行來電、來函的回復或聯系，并負責業務傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領導審閱后及時發送，并在《發送登記表》上進行登記。（四）每年12月20日之前，秘書應根據領導圈定的名單，負責以領導名義寄發禮節性賀卡及信函，并將名單留存備查。第四條文書管理 （一）秘書負責領導對經營管理部門的決定、指示及重要會議決議事項的落實、督辦、協調及反饋工作。‘‘（二）秘書負責領導授意的工作報告、會議發言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號、打印、發放、歸檔等文書工作。（三）秘書應定期收集公司及所屬分、子公司經營管理方面的重要情報，主動以書面形式及時向領導反映、匯報。（四）領導外出需攜帶的文件資料，秘書應負責準備齊全，如不清楚應及時請示；所需準備的文件資料較多時，應事先設計《文件明細表》。第五條領導日程安排 （一）秘書負責領導出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程的預定和落實。各項工作應安排細致、周到，并及時了解和掌握工作進展的全過程。（二）秘書負責領導工作日程的設計及安排，并對領導出席的重要會見、會議中的講話進行記錄整理。第六條文件整理 （一）秘書應根據文件的輕重緩急對文件進行分類，并將分類整理后的文件資料按急件和一般件分別置放；急件應置于急件夾中。（二）急件須在24小時內提醒領導審閱；其他文件、資料根據文件性質、類別待領導審閱后，按審閱意見辦理。（三）秘書負責將所有文件、資料于次月5日前進行整理、歸類；特殊文件、資料，根據領導指示另行處理。（四）次年3月31日前，秘書應對所有文件、資料進行整理、歸檔。特殊文件、資料根據領導指示另行處理。第七條內務整理 （一）秘書負責每日收拾、整理領導的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、臺歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設施設備的運行正常。（二）秘書負責每日督促并協助清潔工清掃領導辦公室、接待室、會議室、門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設施設備等。（三）秘書應隨時保持領導辦公室的整潔、有序，保持室內溫、濕度適宜，空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時澆灌或更換室內植物。（四）秘書應在辦公室放置領導日常使用的物品及備用品，設計領導日常用品及備用品的明細表，記錄品種、使用時間、數量等，做到心中有數。（五）做好領導辦公室的報刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作，保證報架的報紙不多于10天不少于5天；雜志存留2期；過期報刊雜志及時下架交綜合管理部處理。（六）秘書負責領導的帳粟保存、費用報銷等事宜。負責領導外來名片的整理、歸類和輸錄等工作。第八條會議事務 （一）秘書對領導召集或出席的各類會議，應事先制訂會議日程，填寫《領導每周工作日程安排表》。并擬寫領導講話稿，準備各種相關的文件資料。（二）秘書應將領導召集或出席會議的時間、地點預先告知綜合管理部進行安排，了解并落實會議場地的水、電、桌、椅、擴音、投影設備、演示板、紙筆等布置情況，以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會議記錄等。（三）秘書應了解領導召集或出席會議的主題、人數、級別及是否用餐、住宿等情況，并預先通知綜合管理部及與會者。若需安排用餐，需預先了解用餐標準并預訂餐桌，排定菜單；需安排住宿的，須預先了解住宿標準并預定酒店。（四）對領導召集的會議，秘書應做好會議記錄，并請與會人員會簽或請領導審簽，需要發文的，按有關規定辦理。（五）對領導應邀參加的各類會議，秘書應及時提醒領導準時參加，并準備好相關資料。第九條代行事務 （一）秘書可受領導委托，代表領導對員工或相關業務單位人員的婚、產、病、困等進行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。（二）秘書應及時了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基本情況，并請示領導。根據領導指示，辦理員工結婚賀禮或產后、病中探慰及生活困難的援助等事宜。（三）秘書負責如實傳達領導的指令或意見，做到準確和快速，并填寫《命令管理表》。事后視情況，將對方的答復及時向領導匯報。（四）秘書應及時傳遞領導交辦的文件、書信與物品，并填寫《命令管理表》。（五）秘書可受領導之命，對有關事項進行調查，并將調查情況匯總后向領導匯報。（六）秘書負責領導出差時的交通、食宿安排。第十條聯絡事務 （一）秘書應掌握領導與外界、 家庭、公司內部的通訊地址和聯絡方式，確保信息渠道的暢通。（二）秘書應掌握領導的行蹤，確定與領導保持聯系的方式，并能根據事態的輕重緩急采取合適的方式進行聯絡。第十一條工作紀律．（一）秘書在日常工作管理中，應自覺遵守公司的規章制度，嚴守工作紀律，做到：不該問的不問，不該說的不說。（二）秘書對有關領導的機密文件、資料應及時做好保密防范工作，嚴防泄密。擬寫文稿應確定密級；打字、復印不得委托他人代理；攜帶外出的文件、資料應包裝密封。第十二條附則（一）本規定適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。（二）本規定由綜合管理部負責解釋和修訂。（三）本規定自印發之日起施行。文印工作管理規定第一章總則第一條為加強綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）的文印工作管理，是高操作效率，節約成本，特制定本規定。第二條綜合管理部為文印工作的歸口管理部門，應指定專人負責文印工作的管理。第三條本規定適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。第二章文件印制管理第四條綜合管理部負責公司對外發文的印制、蓋印和存檔。第五條綜合管理部負責對公司行文格式的審核，確保文件排版和打印格式符合《文件格式規定》的相關要求。第六條綜合管部負責公司領導簽署文件的打印工作，公司職能部門的內部行文或一般業務文件原則上由責任部門自行打印。第七條綜合管理部在接到打印任務后，首先應檢查文件類別是否屬于規定的打印內容，在確定打印前應先登記，以便于日后核查。打印完畢，經校對復核無誤后，再按要求份數印制成文。第八條綜合管理部負責定期統計公司各部門的復印數量，并負責公司及分、子公司員工在公司進行復印的結算工作。第九條綜合管理部為公司對外聯系印制任務的歸口管理部門。公司各部門如需在外印刷文件資料的，應先與綜合管理部聯系，由綜合管理部統一安排印制事宜。第三章文印人員管理第十條文印人員應遵守保密原則，不得泄露公司機密；應妥善保管文件資料，包括電腦軟盤和內存文件等；對印有機密內容的廢棄紙張應及時銷毀。第十一條文印人員應熟練掌握WORDEXCEL勺操作，每分鐘錄入速度應不低于100個字，并保證錄入質量，無錯字別字；熟練操作EXCEL制表迅速美觀。第十二條文印人員應熟練掌握公司常用文件的排版格式，保證文件格式符合規范。第十三條公司文件文印應迅速及時，對于急件應先行處理，當日文件必須當日完成文印任務。第十四條文印應遵循節約的原則，盡量提高紙張的利用率。第十五條文印人員在文件印制完成后，應在打印登記本上注明打印日期、文件編號與名稱、存放位置等。第十六條文印人員負責復印工作。員工在復印工作資料或文件時，應事先登記復印部門、經手人、復印內容、頁數和份數等。第十七條文印人員應掌握文印設施設備的基本故障排除方法，并定期檢查、保養文印設施設備。第十八條文印人員應定期清點、檢查耗材使用情況，并按有關程序合理添置所需耗材，保證公司文印工作的正常進行。第四章文印室管理第十九條非文印工作人員不得隨便進入文印場所，未經允許，嚴格查閱電子文件。第二十條文印室應保持整潔，文件用紙應妥善存放于柜中；復印用紙在保證正常復印的情況下，應歸類排放，堆砌整齊有序。第二十一條文印人員應重視工作環境的維護，保證室內通風干燥、機器運作正常。第二十二條綜合管理部負責文印耗材的管理，具體見《辦公用品管理制度》。第二十三條綜合管理部應定期安排專業人員對文印設施設備進行例行檢查和維護。第五章附則第二十四條本規定由綜合管理部負責解釋和修訂。第二十五條本規定自印發之日起施行。。印信管理辦法第一章總則第一條為加強綠城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）的印章和介紹信管理，規范工作程序，特制訂本辦法。第二條綜合管理部為公司印信的歸口管理部門。第三條本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。第二章印信的種類和使用范圍第四條印章的主要種類 （一）公司印章（二）合同專用章（三）法定代表人印章 （四）銷售合同專用章 （五）財務專用章 （六）各部門印章（七）校正章（八）騎縫章（九）其它因工作需要刻制的印章第五條本辦法中的介紹信，是指公司對外統一使用的介紹信。第六條印章的使用范圍（一）公司印章主要用于以公司名義簽發的各類文件、通知、信函，以及經公司領導批準的各種報表和其他文書；（二）合同專用章主要用于以公司名義與其他單位簽訂的各類協議和合同；（三）法定代表人印章主要用于需法定代表人簽章的各類報表、票據和其他文書；（四）銷售合同專用章主要用于商品房買賣合同；（五）財務專用章主要用于各類財務票據、憑證和報表；（六）部門印章主要用于以部門名義簽發的各類文書；（七）校正章主要用于校正文件或協議（合同）中的非原則性的個別文字差錈（八）騎縫章主要用于協議或合同的邊縫。第七條公司介紹信主要用于以公司名義對外進行工作聯系。第三章印信的管理第八條印信的制作或購買 （一）印章的制作： 因工作需要須刻制印章的，由綜合管理部報總經理或以上領導批準，到指定店家刻制。（二）介紹信的制作或購買：因工作需要須印制或購買統一格式介紹信的，由綜合管理部報總經理或以上領導批準，到指定廠家印制，或到指定店家購買。第九條印章的登記 （一）所有印章都必須由綜合管理部在《印章登記本》上逐一登記，并在《印模一覽表》上留存印模；（二）各部門領用屬于本部門保管的印章時，應在《印章登記本》上登記；（三）每次用印，應在《印章使用登記本》上登記備查，登記內容為用印日期、事由、經辦人、批準人、用印數等。第十條印信的保管 （一）綜合管理部負責保管公司印章、合同專用章、法定代表人印章及由各部門（機構）保管以外的各類印章、公司介紹信；（二）銷售部負責保管銷售合同專用章、校正章、騎縫章；（三）財務管理部負責保管財務專用章、法定代表人印章；（四）各部門負責保管本部門印章；（五）所有印章和介紹信必須由專人保管。第十一條印信的使用（一）印章的使用1、凡涉及公司對外投資、合作協議、土地協議、銀行擔保等重大事項的用印，須經董事長或其授權人簽字同意或憑協議、合同上董事長或其授權人的簽字方可用印，具體經辦人須在《印章使用登記本》上簽字，用印的文件資料須留有正本存檔。2、凡公司事務性的文件資料用印，須經總經理或其授權人在擬稿紙或《印章使用登記本》上簽字，用印的文件資料須留有正本存檔。3、預售協議用印，由銷售部加蓋銷售合同專用章。若因筆誤而更改，須加蓋校正章。商品房買賣合同用印，經總經理或其授權人審核簽字后，由銷售部加蓋銷售合同專用章和騎縫章，經辦人須在《印章使用登記本》上簽字，需在合同上加蓋法定代表人印章的，須經法定代表人同意。4、財務票據、憑證、報表及款項支付用印，須經財務管理部會計審核，由出納蓋上財務專用章，然后由會計加蓋法定代表人印章。、部門（機構）的文書資料用印須經部門（機構）負責人審核批準。二）介紹信的使用開具公司介紹信，須經綜合管理部經理或經辦部門負責人批準；重大事項須經分管副總經