概念理解1、為進行某項活動或過程所規定的途徑。2、信息及其承載媒體。3、描述質量管理體系過程或過程某一部分的文件，解決部門間“接口”，不涉及純技術性的細節，是質量管理手冊的基礎。文件與資料控制程序培訓課程4、作業指導書是對質量手冊、質量計劃或程序文件的補充，以闡明具體要求為主，是使質量管理體可能實施的關鍵信息。主要包括管理細則、產品標準、工藝規范、操作規范、檢驗規范/標準、指令性文件及技術圖紙等。5、流程性文件指對某一過程中相關環節的職責、權限、先后順序、行為規范等進行描述的文件，一般習慣上稱為作業指導書。文件與資料控制程序培訓課程文件架構質量方針/質量目標質量手冊程序文件作業指導書表格/記錄文件與資料控制程序培訓課程解讀文件架構：一級文件：指公司綱領性文件質量手冊（通常包含公司的質量方針和質量目標）。二級文件：指公司主要運作流程即程序文件。三級文件：指公司細部流程和各類技術性操作文件即作業指導書。四級文件：指各種表單和記錄。文件與資料控制程序培訓課程文件分類一、內部文件：指公司內的各種文件，具體可分為體系文件如質量手冊、程序文件、質量計劃、通用的管理性作業指導書等。二、外來文件：指公司以外的文件；包括國際/國家/行業/地方標準/法律法規、顧客提供的圖樣及要求、顧客或有關機構指定使用的表格等。文件與資料控制程序培訓課程什么是受控文件

受控文件指按照發放范圍登記、分發，并能保證收回的文件。受控文件未經文件管理部門（文控中心）批準不得復制，文件封面一般加蓋受控圖章。受控文件是“非受控文件”的對稱，凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的文件都是受控文件，也就是說凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般來說這些文件是長期使用并始終處于修改和換版狀態的文件，如：成本手冊、程序文件、各種規章制度、定額、標準成本、預算等。受控文件作廢時，應從所有使用場合及時收回，以防止其誤用。文件與資料控制程序培訓課程受控文件的審批權限文件類型編制審核審批分發范圍質量手冊文控中心管理者代表公司最高領導者各部門負責人程序文件各部門負責人文控中心管理者代表各部門作業指導書各部門指定人員各部門相關人員各部門負責人相關作業單位表單記錄各作業人員各部門指定人員各部門負責人各相關作業單位文件與資料控制程序培訓課程

文件編寫時應注意的事項各部門在編寫相關的三級/四級文件時，應以“深圳市華創升電機有限公司”冠名，并有統一正確的LOGO標志，各相關事業部/職能中心可在本公司名稱后加上本事業部/中心的名稱或標志，如HCS事業部可在公司名稱后面加上（HCS）以示區分。文件與資料控制程序培訓課程ISO9001：2008標準中文件控制的條款解讀4.2.3文件控制質量管理體系所要求的文件應予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應依據的要求進行控制。應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：a)為使文件是充分與適宜的，文件發布前得到批準；b)必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；c)確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別；d)確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；e)確保文件保持清晰、易于識別；f)確保組織所確定的策劃和運行質量管理體系所需的外來文件得到識別，并控制其分發；g)防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當的標識。文件與資料控制程序培訓課程條文解釋發布——批準運用——評審更改——識別使用者——獲取外來文件——鑒別作廢——處理文件與資料控制程序培訓課程受控文件編號一、公司文件代碼質量手冊：QM程序文件：QP管理類作業指導書：MD技術類作業指導書：二、部門代碼（具體見本程序）備注：隨著公司的發展，如果有新增加的部門，可以流水號的形式遞增；如果部門相同，則TNC事業部的部門代碼后加（T）以示與天朗事業部區分。例：TNC品質部可用07（T）表示。文件與資料控制程序培訓課程三、受控文件的編號規則1、公司質量手冊編號為：QM-012、公司程序文件編號（見本程序）3、各類作業指導書的編號規則：××－××－×××流水號部門代碼文件代碼比如：來料檢驗作業指導書：HCS-07-001文件與資料控制程序培訓課程4、質量記錄的編號規則：FormNo.××－××－×××－A版本號流水號年份號

（后兩位數）表單代碼（譯文）

部門代碼比如：來料檢驗報告文件與資料控制程序培訓課程5、有關技術類的相關文件如工程圖紙等可按照《工程圖紙管理工作指引》及《工程文件編碼規則和發放工作指引》執行。文件與資料控制程序培訓課程受控文件的歸檔和標識1、所有的流程性文件在受控前，制/修訂單位需填寫《文件入檔申請單》文控中心確認（各部門都通用的文件由文控中心確認，各部門內部文件由部門負責人確認）。2、文控中心應評估文件是否與其它文件相沖突，有問題則反饋給文件制/修訂單位，若確認OK則由文件制/修訂單位將附有《文件入檔申請單》的文件提交文控中心存檔和受控發行。3、技術類文件由制/修訂單位相關人員審批后直接交文控中心受控發行。4、文控中心應核對各部門提交文件的編號、版本號及審批權限等是否有誤，是否有舊版或不同編號的同一文件存在，技術文件的內容是否完整，表格格式是否正確等。文件與資料控制程序培訓課程受控文件的發放1、一級發放:文控中心根據各部門提供和確認的文件發放范圍，在文件正本上加蓋紅色受控正本印章及當天日期，然后復印相應的份數后在復印件上加蓋藍色印受控副本印章和當天日期并填寫部門分發號發放至相關部門，正本保存于文控中心.2、二級發放：各文件接收部門在《受控文件發放/回收表》上簽名并將舊版本（如有）文件交回文控中心，并將本部門受控文件發放到相應的二級作業場所，同時建立相應的發放記錄。3、受控文件如需發放至外部人員或機構時，應由文控中心批準方可外發，并加蓋藍色UNCONTROLLEDCOPY印章。文件與資料控制程序培訓課程受控文件的使用1、各文件使用部門必須確保在使用處獲得有效版本的適用文件并傳閱至相關人員，必要時可組織培訓。任何部門或個人不得私自復印受控文件。如各文件使用部門在文件使用過程中發現與現行操作不符,應立即向主管單位以書面形式提出并傳遞給文控中心,以便于對文件及時進行修改。2、各文件使用單位必須確保所使用的文件只能是文控中心加蓋藍色”受控印章”的副本,受控文件應保持清晰、便于識別、易于查找，不得私自進行涂改。文件與資料控制程序培訓課程受控文件的保管1、受控文件正本保存于文控中心，并建立《受控文件目錄表》，記錄現行控制的所有文件與資料，并及時更新此表，以確保現行受控文件的正確性。2、文件由于換版等原因需作廢時，制/修訂部門應填寫《作廢文件通知單》按審批程序執行，若為流程性指導性的文件作廢需交文控中心確認，文控中心記錄于《當日作廢改版需退回文件》中，然后將《作廢文件通知單》發放至使用部門，收回舊版本文件。文控中心每月初更新《作廢資料目錄表》。文件與資料控制程序培訓課程3、文控中心在作廢文件正本上蓋“文件作廢”章并保存，作廢副本由文控中心統一銷毀。4、文控員及各部門文員須定期整理所受控的文件，各部門發放到現場的文個把必須在其文件目錄中得到識別。5、各部門文件與資料的管理a.各部門及文控中心必須對公司的文件和資料嚴格保密，任何人非工作需要不得私自復制或提取，如果因工作需要將文件帶離公司，需經部門最高負責人書面同意.文件與資料控制程序培訓課程b.外來人員、非本部門人員、本部門非授權相關工作人員不得跨部門非法提取公司任何資料，若工作需要可按本程序要求向文控中心申請；文件管理人員應做好防盜、防曬、防雨及用電安全工作，保持室內整齊和清潔；文件簽收、查閱人員只限在規定區域范圍內作業。c.文件資料員須做好防盜、防曬、防雨及用電安全工作，保持室內整齊和清潔。d.各部門文員針對文控中心發放的受控文件,在本部門內部進行二級發放時應建立相應的《文件發放/回收表》和《受控文件目錄》及《受控文件發放一覽表》。文件與資料控制程序培訓課程受控文件的借閱

原則上文控中心的所有受控文件不得隨便借閱，所實在因工作需要而本部門又沒有申請此文件的發放，可書面申請經管理者代表批準后在《文件借閱登記表》上簽名確認。文件與資料控制程序培訓課程受控文件的換版與換頁修改1、受控文件不允許在文件上直接涂改，應采取換頁或換版的方式進行，文件修改時需在“修改履歷”中選擇修改版本/頁次。2、文件的修改應由原制訂部門或主要相關部門進行，對涉及范圍較大的文件應采用換版的方式，如修改內容影響總頁數的三分之一或修改次數超過5次時（不含“修改履歷”）應采用換版方式。版本修改需修改封面頁。3、對于小范圍的修改，對于修改內容影響頁數小于等于總頁數三分之一時，可采用換頁的方式。頁次修改時，應在文件修改履歷表內注明修改內容、修改人、及修改日期等相關內容，同時在“版本/頁次”欄內加注更換序號（如：D2表示該頁D版的第2次修改）。修改頁次需注明修改頁數（第幾頁修改）及簡單注明修改內容，并將修改內容頁與“修改履歷”一同拿去給相關人員簽字審核審批，頁次修改可不需修改封面頁，文件發放可采用抽頁換頁方式。文件與資料控制程序培訓課程4、受控文件修改完成后，應按照《受控文件制訂、審批權限一覽表》的要求進行審批，當“修改履歷”內容較多時，可保留最新一頁“修改履歷”。5、各部門如需修訂通用表格,需將本部門修改的草稿交于文控中心確認，由文控中心評估其它部門是否需要修訂,如不適用其它部門，則將修改后的表格編號改該部門編號。文件與資料控制程序培訓課程外來文件的控制1、所有客戶標準、規格、要求，由相關人員填寫《文件入檔申請單》，按《文件制訂、審批權限一覽表》審批后，交由文控中心統一蓋受控文件印章，并按《受控文件發放一覽表》發放。通用標準，國際、國家行業標準和法律、法規、安規及認證資料等需經過部門負責人確認后，交文控中心管理，必要時受控發放。2、除以上外來文件外，其它外來文件須經本公司相關部門負責人審核、審批后，交由本部門文員統一管理。3、文控中心須建立《外來文件目錄》，并記錄在《受控文件目錄表》中。文件與資料控制程序培訓課程4、外來文件的借閱各部門相關人員如需借閱外來文件，須填寫《文件申請單》并在“備注”欄中注明“借閱”字樣，經文控中心或經理級以上負責人審批后交文控中心，重要文件的借出,需填寫《重要文件申請單》,并交總經辦審批,文控中心憑《文件申請單》/《重要文件申請單》借出，并在《文件借閱登記表》上做好記錄。外來文件的借閱不得超