第四章文件的整理和歸檔第四章文件的整理和歸檔1第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》第一節文件的歸檔范圍第二節立卷工作第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》第一節文件的歸檔范圍2第一節文件的歸檔范圍一、機關文件材料的歸檔與不歸檔范圍（一）機關文件材料歸檔范圍1．上級機關文件材料的歸檔范圍2．本機關文件材料的歸檔范圍3．同級機關和非隸屬機關文件材料的歸檔范圍4．下級機關文件材料的歸檔范圍第一節文件的歸檔范圍一、機關文件材料的歸檔與不歸檔范圍3第一節文件的歸檔范圍一、機關文件材料的歸檔與不歸檔范圍（二）不歸檔文件材料的范圍1．不歸檔的上級機關文件材料的范圍2．不歸檔的本機關文件材料的范圍3．不歸檔的同級機關和非隸屬機關文件材料的范圍4．不歸檔的下級機關文件材料的范圍第一節文件的歸檔范圍一、機關文件材料的歸檔與不歸檔范圍4第一節文件的歸檔范圍二、企事業單位文件材料歸檔范圍

（一）確定企事業單位歸檔范圍的標準確定企事業單位文件材料歸檔范圍的標準是文件材料本身是否具有保存價值。（二）確定企事業單位文件材料歸檔范圍的基本方法1．研究和分析本單位各項工作和活動的具體辦理內容和程序，從而掌握各項工作和活動中應產生和形成的各種文件材料的具體條目。2．針對本單位各種文件材料的內容特點和利用價值，考慮到具體工作利用的實際需要，逐一確定每個具有保存價值、應當歸檔的文件材料及其保管期限。3．要從本單位長遠發展的需要出發，確定文件材料的歸檔范圍。第一節文件的歸檔范圍二、企事業單位文件材料歸檔范圍（5一、立卷（一）立卷的概念和含義1．立卷的概念文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據其固有的聯系及形成的規律，組成案卷的過程稱為立卷。2．立卷的含義（1）必須是辦理完畢的文件材料才可以立卷。（2）必須是具有保存價值的文件材料才能歸檔保存。（3）必須按照文件在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。第二節立卷工作一、立卷（一）立卷的概念和含義第二節立卷工作6一、立卷（二）立卷特征及其運用1．立卷特征（1）按文件的問題特征立卷。（2）按文件的作者特征立卷。（3）按文件的名稱特征立卷。（4）按文件的時間特征立卷。（5）按文件的地區特征立卷。（6）按文件的通訊者特征立卷。（7）按文件的其他特征立卷。第二節立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其運用第二節立卷工作7一、立卷（二）立卷特征及其運用1．立卷特征2．立卷特征的靈活和結合運用（1）立卷特征在文件分類中的結合運用形式。①“年度—組織機構”分類法。②“年度—問題”分類法。③“組織機構—年度”分類法。④“問題—年度”分類法。（2）立卷特征在組卷中的具體運用。①一般應以按問題特征組卷為主。②按文件的主要共同特征組卷。③根據文件的類型，靈活運用相應的文件特征組卷。

第二節立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其運用第二節立卷工作8按文件的名稱特征立卷第二節立卷工作按文件的名稱特征立卷第二節立卷工作9待立卷的文書第二節立卷工作待立卷的文書第二節立卷工作10二、立卷的組織工作（一）立卷環節的選擇1．文書處理部門立卷（1）集中式。（2）部門式。（3）“誰辦誰立卷”。2．文件處理部門與機關檔案室結合立卷（1）組織型。（2）分工型。（3）兼職型。第二節立卷工作二、立卷的組織工作（一）立卷環節的選擇第二節立卷工作11二、立卷的組織工作（二）立卷的準備工作1．立卷工作會議2．立卷業務培訓3．文件材料的收集和清理4．機關檔案室在立卷工作中的作用第二節立卷工作二、立卷的組織工作（二）立卷的準備工作第二節立卷工作12二、立卷的組織工作（三）平時歸卷1．平時歸卷的概念2．平時歸卷的目的3．平時歸卷的主要措施（1）建立和健全平時歸卷制度。（2）要有平時歸卷的物質條件。（3）注意平時的清查和歸卷。第二節立卷工作二、立卷的組織工作（三）平時歸卷第二節立卷工作13立卷工作第二節立卷工作立卷工作第二節立卷工作14三、具體立卷程序（一）擬訂（或修訂）立卷類目（二）文件的歸類和組卷（三）確定案卷的保管期限（四）擬寫案卷標題（五）案卷的編目與編號（六）填寫與裝訂（七）歸檔第二節立卷工作三、具體立卷程序（一）擬訂（或修訂）立卷類目第二節立卷15第二節立卷工作立卷程序第二節立卷工作立卷程序16第二節立卷工作第二節立卷工作17第二節立卷工作第二節立卷工作18案卷標題第二節立卷工作案第二節立卷工作19卷內文件的編號第二節立卷工作卷內文件的編號第二節立卷工作20第二節立卷工作第二節立卷工作21第二節立卷工作第二節立卷工作22四、案卷質量（一）案卷質量要求的總原則案卷質量必須符合立卷的基本原則，即遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。（二）案卷質量的一般要求1．要符合規范化、標準化2．歸檔的案卷應齊全完整第二節立卷工作四、案卷質量（一）案卷質量要求的總原則第二節立卷工23第二節立卷工作四、案卷質量（三）案卷質量的一般內容（1）組卷合理。（2）保管期限劃分準確。（3）卷內文件的排列合理。（4）卷內目錄清晰。（5）備考表填寫完整。（6）案卷封面填寫清楚。（7）案卷題名擬寫準確。（8）檔號編制正確。（9）裝訂結實整齊。（10）字跡材料符合耐久性的要求。第二節立卷工作四、案卷質量（三）案卷質量的一般內容24第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》一、立卷改革（一）立卷改革卷工作的目的與方向1．立改革的目的（1）簡化立卷方法。（2）立卷技術的普及。（3）立卷工作現代化。2．立卷工作改革的方向（1）改革立卷的方法，與現代科學管理的方法和手段相適應。（2）以電子計算機輔助立卷方式代替手工方式。（3）立卷工作與檔案工作一體化。第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》一、立卷改革（一25第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》一、立卷改革（二）幾種簡易立卷方式的簡介1．“一事一卷”2．“立純卷”3．“立薄卷”4．“以件代卷”第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》一、立卷改革（二）26第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》二、《歸檔文件整理規則》（一）《歸檔文件整理規則》編制目的與原則1．編制目的由國家檔案行政管理部門制定統一的標準和方法，對歸檔文件整理工作加以引導和規范。2．編制原則（1）簡化原則。（2）兼容原則。（3）靈活性原則。（4）前瞻性原則。第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》二、《歸檔文件整理規27第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》二、《歸檔文件整理規則》（二）歸檔文件整理概述1．歸檔文件整理歸檔文件的整理以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒，使之有序化。2．名詞術語（1）歸檔文件。（2）歸檔文件整理。（3）件。3．歸檔文件整理的原則和要求第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》二、《歸檔文件整理規28第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》二、《歸檔文件整理規則》（三）歸檔文件整理方法和步驟1．裝訂2．分類3．排列4．編號5．編目6．裝盒第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》二、《歸檔文件整理規29第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》二、《歸檔文件整理規則》（四）備考表1．備考表結構備考表是記錄和反映檔案盒內文件檔案整理情況和保管狀況的一種文件材料。備考表的結構包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。2．備考表的項目及其內容（1）盒內文件情況說明。（2）整理人。（3）檢查人。（4）日期。第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》二、《歸檔文件整理規30第四章文件的整理和歸檔第四章文件的整理和歸檔31第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》第一節文件的歸檔范圍第二節立卷工作第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》第一節文件的歸檔范圍32第一節文件的歸檔范圍一、機關文件材料的歸檔與不歸檔范圍（一）機關文件材料歸檔范圍1．上級機關文件材料的歸檔范圍2．本機關文件材料的歸檔范圍3．同級機關和非隸屬機關文件材料的歸檔范圍4．下級機關文件材料的歸檔范圍第一節文件的歸檔范圍一、機關文件材料的歸檔與不歸檔范圍33第一節文件的歸檔范圍一、機關文件材料的歸檔與不歸檔范圍（二）不歸檔文件材料的范圍1．不歸檔的上級機關文件材料的范圍2．不歸檔的本機關文件材料的范圍3．不歸檔的同級機關和非隸屬機關文件材料的范圍4．不歸檔的下級機關文件材料的范圍第一節文件的歸檔范圍一、機關文件材料的歸檔與不歸檔范圍34第一節文件的歸檔范圍二、企事業單位文件材料歸檔范圍

（一）確定企事業單位歸檔范圍的標準確定企事業單位文件材料歸檔范圍的標準是文件材料本身是否具有保存價值。（二）確定企事業單位文件材料歸檔范圍的基本方法1．研究和分析本單位各項工作和活動的具體辦理內容和程序，從而掌握各項工作和活動中應產生和形成的各種文件材料的具體條目。2．針對本單位各種文件材料的內容特點和利用價值，考慮到具體工作利用的實際需要，逐一確定每個具有保存價值、應當歸檔的文件材料及其保管期限。3．要從本單位長遠發展的需要出發，確定文件材料的歸檔范圍。第一節文件的歸檔范圍二、企事業單位文件材料歸檔范圍（35一、立卷（一）立卷的概念和含義1．立卷的概念文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據其固有的聯系及形成的規律，組成案卷的過程稱為立卷。2．立卷的含義（1）必須是辦理完畢的文件材料才可以立卷。（2）必須是具有保存價值的文件材料才能歸檔保存。（3）必須按照文件在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。第二節立卷工作一、立卷（一）立卷的概念和含義第二節立卷工作36一、立卷（二）立卷特征及其運用1．立卷特征（1）按文件的問題特征立卷。（2）按文件的作者特征立卷。（3）按文件的名稱特征立卷。（4）按文件的時間特征立卷。（5）按文件的地區特征立卷。（6）按文件的通訊者特征立卷。（7）按文件的其他特征立卷。第二節立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其運用第二節立卷工作37一、立卷（二）立卷特征及其運用1．立卷特征2．立卷特征的靈活和結合運用（1）立卷特征在文件分類中的結合運用形式。①“年度—組織機構”分類法。②“年度—問題”分類法。③“組織機構—年度”分類法。④“問題—年度”分類法。（2）立卷特征在組卷中的具體運用。①一般應以按問題特征組卷為主。②按文件的主要共同特征組卷。③根據文件的類型，靈活運用相應的文件特征組卷。

第二節立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其運用第二節立卷工作38按文件的名稱特征立卷第二節立卷工作按文件的名稱特征立卷第二節立卷工作39待立卷的文書第二節立卷工作待立卷的文書第二節立卷工作40二、立卷的組織工作（一）立卷環節的選擇1．文書處理部門立卷（1）集中式。（2）部門式。（3）“誰辦誰立卷”。2．文件處理部門與機關檔案室結合立卷（1）組織型。（2）分工型。（3）兼職型。第二節立卷工作二、立卷的組織工作（一）立卷環節的選擇第二節立卷工作41二、立卷的組織工作（二）立卷的準備工作1．立卷工作會議2．立卷業務培訓3．文件材料的收集和清理4．機關檔案室在立卷工作中的作用第二節立卷工作二、立卷的組織工作（二）立卷的準備工作第二節立卷工作42二、立卷的組織工作（三）平時歸卷1．平時歸卷的概念2．平時歸卷的目的3．平時歸卷的主要措施（1）建立和健全平時歸卷制度。（2）要有平時歸卷的物質條件。（3）注意平時的清查和歸卷。第二節立卷工作二、立卷的組織工作（三）平時歸卷第二節立卷工作43立卷工作第二節立卷工作立卷工作第二節立卷工作44三、具體立卷程序（一）擬訂（或修訂）立卷類目（二）文件的歸類和組卷（三）確定案卷的保管期限（四）擬寫案卷標題（五）案卷的編目與編號（六）填寫與裝訂（七）歸檔第二節立卷工作三、具體立卷程序（一）擬訂（或修訂）立卷類目第二節立卷45第二節立卷工作立卷程序第二節立卷工作立卷程序46第二節立卷工作第二節立卷工作47第二節立卷工作第二節立卷工作48案卷標題第二節立卷工作案第二節立卷工作49卷內文件的編號第二節立卷工作卷內文件的編號第二節立卷工作50第二節立卷工作第二節立卷工作51第二節立卷工作第二節立卷工作52四、案卷質量（一）案卷質量要求的總原則案卷質量必須符合立卷的基本原則，即遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。（二）案卷質量的一般要求1．要符合規范化、標準化2．歸檔的案卷應齊全完整第二節立卷工作四、案卷質量（一）案卷質量要求的總原則第二節立卷工53第二節立卷工作四、案卷質量（三）案卷質量的一般內容（1）組卷合理。（2）保管期限劃分準確。（3）卷內文件的排列合理。（4）卷內目錄清晰。（5）備考表填寫完整。（6）案卷封面填寫清楚。（7）案卷題名擬寫準確。（8）檔號編制正確。（9）裝訂結實整齊。（10）字跡材料符合耐久性的要求。第二節立卷工作四、案卷質量（三）案卷質量的一般內容54第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》一、立卷改革（一）立卷改革卷工作的目的與方向1．立改革的目的（1）簡化立卷方法。（2）立卷技術的普及。（3）立卷工作現代化。2．立卷工作改革的方向（1）改革立卷的方法，與現代科學管理的方法和手段相適應。（2）以電子計算機輔助立卷方式代替手工方式。（3）立卷工作與檔案工作一體化。第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》一、立卷改革（一55第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》一、立卷改革（二）幾種簡易立卷方式的簡介1．“一事一卷”2．“立純卷”3．“立薄卷”4．“以件代卷”第三節立卷改革和《歸檔文件整理規則》一、立卷改革（二）56第三節立卷改革和《歸檔文件