HR系統管理規定1目的為了使HR系統管理更加規范，保證系統安全和人事檔案資料更加準確以及實現資源共享。2適用范圍公司相關領導，資訊部相關技術人員，人力資源部的全體人員、各部門的人事主管、專員、文員或車間統計員。3相關人員職責人力資源部人事組負責HR系統新需求的提報、系統的實施及日常維護和管理。2資訊部負責提供技術支援和保障。3人力資源部各職能組和各部門相關人員根據授予的權限負責人事資料的錄入。4內容1HR系統資料的錄入1.1作業員資料的輸入1.1.1作業員入職時由招聘組將作業員的必須字段錄入系統，其字段是：工號（系統將自動生成，不能隨意更改，以下相同）、入職日期、身份證號碼、部門、崗位、員工級別。招聘文員將書面檔案資料（試工單）直接給用人部門，用人部門人事文員依照相關規定妥善處理員工個人檔案資料。4.1.1.2作業員分入部門后，各部門人事文員根據員工書面檔案資料在七個工作日內將作業員在HR系統中的人事資料補充完善，部門必須到具體的車間。作業員試工合格后，將員工書面檔案資料（試工單）交部門相關領導簽字后，在十個工作日內把作業員書面檔案資料交至人力資源部人事組。4.1.1.3人事組檔案管理員對交上來的資料，先核對系統資料，再整理書面資料并歸檔。4.1.2職員資料的輸入4.1,2.1招聘組招聘文員根據相關規定負責辦理和收集職員入職的相關人事資料，人事組人事文員根據招聘組提供的檔案資料（試工單）錄入HR系統，錄入的字段必須包括：工號、入職日期、身份證號碼、部門、崗位、員工級別。4.1.2.2人事組在辦理完廠牌等相關手續后將書面的人事檔案資料交招聘組，由招聘組將人事檔案資料交員工本人再交給各部門人事文員，各部門人事文員將在七個工作日內把職員的書面檔案資料在HR系統中補充完善，部門至少要細化到科或者組，職員試工合格后，將職員書面檔案資料交部門相關領導簽字完畢后，應在十個工作日內把職員檔案資料交至人力資源部人事組。4.1.2.3人事組檔案管理員對交上來的資料，先核對系統資料，再整理書面資料并歸檔。4.1.3管理人員資料的輸入4.1.3.1招聘組招聘文員根據相關規定負責辦理和收集職員入職的相關人事資料，人事組人事文員根據招聘組提供的員工檔案資料錄入HR系統，錄入的字段必須包括：工號、入職日期、身份證號碼、部門、科或者組、崗位、員工級別，其它信息應當在七個工作日內輸入完畢。,3.2人事文員錄入完所有員工信息后交檔案管理員，檔案管理員核查完HR系統資料后，再整理書面資料并歸檔。員工異動資料的變更任何員工的異動，必須填寫《員工崗位/職務變更表》并經部門和人力資源部相關領導簽字后，由人力資源部人事組進行員工信息的變更，各部門文員或統計員，不能隨意對異動人員的資料進行修改。4.2.2人事組檔案管理員根據《員工崗位/職務變更表》，于3個工作日內，在HR系統人事異動窗口里做人事變更，不能在員工錄入窗口直接進行修改，做完系統記錄后，再將書面資料歸檔。4.3自離人員資料的處理4.3.1招聘組已將人員資料錄入系統的作業員，但又未入部門就自離的，由招聘組填寫《自離日報表》并經人力資源部部長簽字后交到人事組，由人事文員在HR系統中進行處理。已分配到部門的作業員自離，由各部門文員填寫《自離日報表》并經部門部長或總監簽字后交至人力資源部人事組，由人事文員在HR系統中進行處理。4.3.3職員和管理人員的自離統一由用人部門填寫《自離日報表》并經部門部長或總監簽字后交至人力資源部人事組，由人事文員在HR系統中進行處理。4.4正式離職員工資料的處理4.4.1人事組人事文員在離退員工全部辦理完交接手續后將該員工人事資料進行離職處理，輸入離職日期、離職原因等相關資料。4.4.2檔案管理員將《離退申請單》、《員工離退交接清單》進行歸檔。4.5HR系統資料查詢權限。人力資源部所有人員具有全公司員工資料查詢權，各部門人事主管或文員具有本部們員工資料查詢權，各車間統計員具有本車間員工資料查詢權。4.6HR系統數據資料導出權限。人力資源部所有人員具有全公司員工資料導出權，各部門人事主管或文員具有本部門員工資料導出權，各車間統計員具有本車間員工資料導出權。4.7關于HR系統安全的規定4.7.1人力資源部人事專員、資訊部系統管理員、人力資源部中心總監分別作為HR信息系統的系統管理員、安全保密管理員和密鑰口令管理員，要求職責清晰，分工明確。4.7.2加強對有關人員的安全保密教育，建立健全保密規章制度，完善各項保密防范措施。4.7.3HR系統日常管理人員是安全保密的責任人，任何日常管理人員不能越權使用和修改系統數據資料，每個使用HR系統的人員都有獨立的用戶名與密碼，密碼不得泄露給他人，并且應設置8位的用戶密碼，密碼不能是純數字，必須是數字與字母的組合，用戶密碼應定期更改，以防止他人盜用和破譯。4.8HR系統用戶及系統功能申請程序任何需要成為HR系統用戶和使用其功能的人員必須經過相關的審批程序。具體的審批程序是:部門部長