公文管理規定第一章總則第一條為加強公司公文處理工作的規范管理，提高行政管理水平和工作效率，特制訂本規定。第二條公文是公司業務往來的一種重要形式，是傳達貫徹公司的方針政策，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具。公文處理必須按照規范的格式，做到準確、及時、安全，以利于公司各項業務的正常開展。第三條公文管理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保公司商業機密安全，維護公司利益。第二章公文種類第四條公文種類1、 報告、請示向上級專題匯報工作或答復詢問，采用“報告”的書寫格式；向上級請求指示、批準某項工作計劃及某種要求采用“請示”的格式。2、 通知、通告傳達上級指示，要求同級、下級辦理或者需要其知道某事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬的部門的公文，進行工作部署、人事任免及其它重要事項安排，采用“通知”的格式。在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項，采用“通告”的格式。3、 決定、決議對公司高層作出的關系到全局性的重要事項或重大行動，采用“決定”的格式。經過會議討論通過，要求各部門貫徹執行的事項，采用“決議”的格式。4、 批復答復下級的請示，采用“批復”的格式。5、 通報對重大事件或某些單位和個人進行表揚、批評，傳達重要情況，以及需要各單位知道某事項，采用“通報”的格式。6、 公函在平行或不相隸屬的單位之間相互洽商業務、詢問和答復問題，一般用“公函”的格式。洽詢事項用“函”，答復事項用“復函”。7、會議紀要傳達重要會議議定的有關事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執行的，須記錄在案以備檢查落實，采用“會議紀要”的格式。第三章公文格式第五條公文格式一般包括：標題、公文編號、主送單位、正文、附件、單位印章、行文時間、抄送（抄報）單位、主題詞等。1、 公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，標明公文種類。2、 公文編號按《文件編號規則》的要求進行編號。幾個單位聯名行文時，只標明主辦單位的公文編號。3、 公文必須在文首寫明主送單位，一般只寫一個主送單位，相關單位可在最后一頁分“抄報”、“抄送”依次列上：向上級請示、報告的公文，不抄送下級單位；需要上報另一個上級單位，可以用抄報的形式；需要同級、下級知道時，可以用抄送的形式。4、 行文的時間，以領導簽發的日期為準；聯合行文，以最后單位簽發的日期為準。5、 公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數。6、 收、發文應寫單位全稱或規范化的簡稱，聯合行文，應將主辦單位排列在前面。7、 如有英文或其它語種的公文，由行政部負責翻譯。第六條對政府機關的請示或報告，及向集團以外的企事業單位行文時，用公司或分公司的名義行文。第七條內部行文，可按事項的種類和性質，用分公司或部門的名義行文。分公司、各部門間不得聯合行文，部門之間不要用發文的形式解決一般性問題。第八條一件公文須集中圍繞一個中心內容進行闡述，特別是向上級的請示公文，應一文一事。第九條各部門一般不得越級行文。因特殊情況越級行文的，應當抄報越過的部門。第四章收文處理第十條收文處理，一般包括登記、擬辦、分辦、批辦、催辦等程序。第十一條公司所有的收文，除指定某部門、分公司處理外，均由行政部指定的人員簽收、開拆、登記、呈閱、分發，并按不同類別進行分類處理。第十二條承辦人應根據規定的傳閱范圍或指示、要求，安排傳閱或辦理。第十三條凡需辦理的文件，先由行政部附上“深中貨收文處理稿紙”，經行政部經理提出擬辦意見，分送給有關部門簽署意見再呈送總經理室批示后辦理。行政部經理處理公文時，認為無需送總經理室閱批的一般性文件，可直接批轉有關部門閱辦。第十四條除領導直接交辦外，公文不得越級傳遞，一般不直接送到領導個人。第十五條各部門在收到急件時，應在2個工作日內答復，一般性公文，應在一周之內辦理或提出意見，需要研究而不能馬上處理的，應先書面或口頭簡要答復。第十六條加強公文檢查和催辦的工作。行政部對有關領導批示的公文及本公司發出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發出的文件，需要匯報貫徹執行情況的，要及時向行政部進行反饋，以便及時向有關領導匯報。第五章發文處理第十七條發文處理，一般包括擬稿、審稿、簽發、打印、校對、用印、分發等程序。第十八條草擬公文的要求：1、 保持文件的一致性。起草的文件，除本文的一致性外，還應與原來有關的文件精神相銜接（要加以說明）。2、 行文時，必須從公司整體角度出發，做到情況確實，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，文字簡練，標點符號正確。3、 引用公文要寫明發文單位、公文編號、標題和行文時間。4、 草擬公文必須使用統一格式的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持清潔，凡是文面凌亂不清的，應重新譽稿。5、 數字的寫法：正式的文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉拍數字外，其它均用漢字書寫。6、 不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名、事物名稱等，一般不要簡稱。第十九條公文的審核。文稿在送領導簽發之前，應先由起草部門負責人審核，由行政部附上“深中貨收文處理稿紙”，經行政部經理審核后，再由行政部轉呈總經理室核稿；如內容涉及多個部門，還需所涉及部門經理加具審核意見。審核的重點：（1） 是否需要行文；（2） 是否與本公司發過的公文相銜接；（3） 提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；（4） 處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規定；（5） 文字敘述是否符合語法和邏輯。第二十條公文的簽發：以董事會名義的發文，由董事長簽發；公司行政文件及一般性文件，以部門、分公司名義的重要行文，由總經理室簽發；以部門、分公司名義的一般性行文，由部門、分公司負責人簽發。第二十一條公文擬稿、核稿和簽發，一律用黑色碳素鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆和圓珠筆。第二十二條公司公文簽發后，由行政部負責打印、校對、裝訂、蓋章、登記、分發。第二十三條打印文件時，應排版美觀，字體統一：1、 字體使用宋體或仿宋體；2、 標題部分使用16號（三號）至20號（二號）字，可加粗；3、 正文部分使用12號（小四號）至14號（四號）字；4、 行間距應用21磅至23磅間距或單倍行距；5、 正文重要部分可用黑體字標示。第二十四條公文校對應以簽發稿為準。第二十五條簽發后的公文不得再作任何修改。若確需要修改，必須重新送簽。第二十六條公文裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年月日，如正文末頁無空檔，可另起空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標注“此頁無正文”字樣。第二十七條各部門、分公司向公司總經理室呈送的文件，經行政部經理審核，如不符合行文的規定要求，可退回呈報單位重新報送。第二十八條傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得擅自將文件帶離公司，不得私自復印、外傳與泄露文件內容。第六章公文的管理第二十九條公文要視其內容分為普通、秘密、絕密三種密級。秘密文件反映本公司內部的重要情況，只適合有關人員閱讀；絕密文件反映本公司最核心的商業機密，只在嚴格規定的范圍內傳閱，嚴禁對外泄露。對于秘密和絕密文件，必須在文件第一頁右上方注明“秘密”或“絕密”的字樣，并與普通文件分開傳遞及管理。如發現泄密造成不良影響和嚴重后果的，須追究當事人之責任。第三十條公文辦理完畢后，各部門、分公司應將公文原稿和相關資料整理立卷、歸檔。上級來文、公司行文、總經理室的重要批示、外部重要來文由行政部立卷、歸檔；各部門的往來公文及總經理室領導的批復由各部門自行立卷、歸檔。第三十一條有關人員如需查閱公文檔案須經行政部經理同意，其中秘密、絕密級公文須經總經理室同意后方可查閱。第三十二條公文檔案由行政部統一管理，個人不得私自保存。檔案管理人員調離