2.了解電子數據會計信息系統與審計課程講義理解電子數據第1頁Page

2為何要了解電子數據？了解業務背景了解數據所代表業務含義借助審計方法理論體系將審計方法、工作內容，用IT工具方法實現數據發覺信息Why?理解電子數據第2頁Page

3三個維度了解電子數據文檔文檔用途文檔要素主要要素取值范圍數據表用途數據表字段主要字段取值業務流程文檔錄入審核同意傳遞不一樣數據表間邏輯關系重要的控制活動風險控制控制活動是否有效執行在數據中反應How?理解電子數據第3頁Page

4主要內容總賬重點掌握固定資產簡單了解工資管理簡單了解理解電子數據第4頁用友分系統符號表sysidsysnameWA工資系統FA固定資產系統CA成本管理系統IA存貨核實系統AR應收系統AP應付系統FD資金管理系統PU采購管理系統GL總賬理解電子數據第5頁Page

61.總賬與其它模塊關系業務處理流程數據流程憑證表余額表其它慣用表期初建賬日常操作管理維護理解電子數據第6頁Page

71.1與其它模塊關系關注1：啟用了哪些模塊？關注2：數據怎樣傳遞給總賬？理解電子數據第7頁Page

81.2業務處理流程科目匯總表核實形式軟件操作過程理解電子數據第8頁Page

91.2業務處理流程科目匯總表核實形式軟件操作過程理解電子數據第9頁Page

101.3數據流程理解電子數據第10頁Page

111.4憑證表記賬憑證要素憑證表方案1：合并表模式（gl_accvouch）憑證表方案2：主表子表模式會計分錄4條憑證頭憑證頭理解電子數據第11頁Page

121.4憑證表記賬憑證要素灰色能夠不要采集理解電子數據第12頁Page

131.4憑證表記賬憑證要素矢量值三種表示方法理解電子數據第13頁憑證表存放形式A、合并表模式憑證號日期類型摘要科目借方金額貸方金額審核人制單人1-9-4記1011000劉張1-9-4記1021000劉張2-9-4記1024200劉王2-9-4記504200劉王2-9-4記110014000劉王1-9-5記101劉王1-9-5記102劉王1-9-5現收1-9-5現收憑證頭和會計分錄在同一張表中理解電子數據第14頁憑證表存放形式B、主表子表模式

源憑證號摘要科目借方金額貸方金額110110001102100021024200250420021100140003101310244源憑證號日期類型審核人制單人1-9-4記劉張2-9-4記劉王3-9-5記劉王4-9-5現收憑證頭作為憑證主表會計分錄作為憑證子表一對多理解電子數據第15頁憑證表中發生金額兩種存放形式編號日期類型摘要科目借方金額貸方金額審核人制單人1-9-4記1011000劉張1-9-4記1021000劉張編號日期類型摘要科目發生金額借貸方向審核人制單人1-9-4記1011000借劉張1-9-4記1021000貸劉張借貸金額式方向金額式理解電子數據第16頁證號編號日期摘要借方科目貸方科目借方金額貸方金額11-9-4aaa101102100001000012-9-4bb102207500005000013-9-4ccc110102700007000021-9-4ddd10210200編號日期類型摘要科目發生金額審核人制單人1-9-4記1011000劉張1-9-4記102-1000劉張憑證表中發生金額另兩種存放形式正負金額式

與紅字憑證易混少用借貸金額式

一行統計兩筆分錄理解電子數據第17頁余額方向

余額

借方金額

貸方金額

金額字段幾個轉換方式正負金額

在EXCEL表中使用轉換公式:=IF(C3="借",D3,0)=IF(C3=“貸”,D3,0)=IF(C3="借",D3,0-D3)理解電子數據第18頁Page

191.5余額表交易信息賬戶狀態信息記賬憑證中科目、借貸金額等要素計算得余額方向、余額、月計、累計等交易文件-憑證表

與憑證信息共用一個表賬戶主文件-余額表賬簿存放gl_accvouchgl_accsum理解電子數據第19頁Page

201.5余額表明細賬要素（輔助賬余額gl_accass）總賬要素（正賬余額gl_accsum）三種存放各個科目標余額、發生額累計數據方案：余額表方案1，每個科目每個月一條統計余額表方案2，每個科目一條統計存放整年全部月份發生額余額表方案3，年初余額與發生額分開存放理解電子數據第20頁科目余額表中期初余額存放形式科目代碼借方余額貸方余額1011000102500000201450460000科目代碼期初余額余額方向1011000借102500000借2014貸50460000貸科目代碼期初余額1011000102500000201－4504－60000借貸余額式方向余額式正負余額式理解電子數據第21頁Page

221.6其它慣用表賬套參數表科目代碼表（code）憑證類型表（dsign）操作日志表（fa_log）自動憑證設置表月結標志表操作人員權限表P211理解電子數據第22頁Page

231.7期初建賬賬套管理一個會計軟件能夠核實多個單位財務數據，每一個單位財務數據就是一個賬套。單機數據庫管理系統作為后端數據庫平臺（FOXPRO、ACCESS）時，不一樣賬套數據普通存放在不一樣文件夾中。客戶服務端應用網絡數據庫作為后端數據庫平臺（SQLSERVER、DB2）時，不一樣賬套數據普通存放在不一樣數據庫中。賬套參多年表：各個賬套賬套參數數據集中統一存放表。一個賬套一條統計，有核實單位名、賬套碼、會計主管、核實幣種、科目代碼級次等字段。理解電子數據第23頁Page

241.7期初建賬設置科目1、各行業所采取會計制度不一樣，要求總賬科目也不一樣。2、用戶所使用全部會計科目均需要預先定義并存放在科目代碼庫中。也就是科目代碼表中科目代碼是最完整，年初余額和憑證庫中有科目必須在科目代碼表中存在。理解電子數據第24頁Page

251.7期初建賬科目年初余額1、期初建賬時，需要錄入各末級明細科目標年初余額，會計軟件會自動檢驗輸入平衡性。總賬及上級科目標年初余額由會計軟件自動依據下級科目計算而得。2、一些會計軟件僅存放明細科目標年初余額；而另一些會計軟件存在全部非空科目標年初余額。3、設置年初余額功效只在建賬時使用，以后將會禁用。采集數據時，對年初余額獲取，可直接采集該表，也能夠采集余額表（每個月一條統計），僅使用一月份期初數。理解電子數據第25頁Page

261.7期初建賬憑證類型設置1、通用：記賬憑證。采集時不需要憑證類型字段。2、三類：收款憑證、付款憑證、轉賬憑證3、五類：現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證?，F金與銀行存在間劃轉業務，只填寫付款憑證：如取現金業務，則填寫銀行付款憑證；存現金業務，則填寫現金付款憑證。按不一樣憑證類型分別連續編號。理解電子數據第26頁會計科目表

科目余額表憑證庫

科目編碼科目名稱科目編碼余額方向

期初余額

科目編碼憑證日期

憑證號

摘要

借方金額

貸方金額

最小字段數（存在性）科目編碼起連接各表作用

帳套三基本表理解電子數據第27頁會計科目表

科目余額表憑證庫

科目編碼科目名稱科目編碼余額方向

期初余額

科目編碼憑證日期

憑證號

摘要

借方金額

貸方金額

A抽取一科目編碼

B提取年初數C提取該科目編碼及其明細科目所有發生記錄D生成該科目編碼帳簿

E重復完成整個帳套生成帳套重建過程理解電子數據第28頁會計科目賬簿形成過程科目代碼科目名稱101現金102銀行存款103零余額帳用款額度105應收票據106應收賬款108預付賬款科目代碼借方年初余貸方年初余10285563.1501081297249.710日期憑證科目代碼摘要借方發生貸方發生-2-28001101補助發放0297407-2-28003102退學費01930-3-31020102利息收入33.040-6-30004102帳戶管理費用0110-7-31008102支取電費03747-8-31006102局撥訓練經費3000000-9-30001102發放9月工資0175456.3-10-31009102取備用金04000-12-31032102年底現金交存1005.670會計科目表科目余額表憑證庫理解電子數據第29頁會計科目表

科目余額表完整性

重復性

完整性重復性平衡性

科目余額表和憑證庫中有科目編碼在會計科目表必須有，不然科目余額表和憑證庫相關統計就會在生成帳簿中丟失，造成無該科目標帳簿，總借貸不平衡。

科目編碼不可重復，假如一科目編碼重復幾次則重復生成該帳簿幾次，使總借貸錯誤?？颇烤幋a不要求完整，當年初無余額時能夠沒有該科目，當為初建帳時甚至能夠沒有科目余額表?？颇烤幋a普通要求不重復，假如重復，則只有一個起作用，極易產生錯誤。

一級科目標借貸方總和必須相等，上級科目與其下一級科目余額之和必須相等。

NULL性

期初余額要求不能為無效值(NULL)，空白處必須輸入“0”，不然導入AO系統會產生NULL無效值問題?？颇勘砗陀囝~表檢驗條件及分析連續性

最底級明細科目編碼普通不停號理解電子數據第30頁憑證庫

完整性重復性平衡性底級性NULL性

科目編碼不要求完整，當一科目本年無發生時則沒有該科目，當一科目有下級科目時也沒有該科目，因記帳時記到最底級科目。

科目編碼能夠重復，重復次數表示該科目本年發生筆數全部統計借貸方總和必須相等，同一憑證借貸方之和必須相等

全部科目記帳都必須記到最底級科目。因最底級科目編碼包含其上級科目編碼全部信息，上級科目能依據其位數在下級科目編碼中找到本年發生額。不然，其明細科目就無法取得本年發生數。借方金額和貸方金額都要求不能為無效值（NULL），空白處必須輸入“0”，不然導入AO系統會產生NULL無效值問題。

憑證庫檢驗條件及分析理解電子數據第31頁會計科目表

科目余額表憑證庫

完整性

重復性

完整性重復性平衡性

完整性重復性平衡性底級性NULL性

科目余額表和憑證庫中有科目編碼在會計科目表必須有科目編碼不可重復科目編碼不要求完整，當年初無余額時能夠沒有該科目科目編碼要求不重復一級科目標借貸方總和必須相等，上級科目與其下一級科目余額之和必須相等NULL性

期初余額要求不能為無效值（NULL）科目編碼不要求完整科目編碼能夠重復，重復次數表示該科目本年發生筆數全部統計借貸方總和必須相等，同一憑證借貸方之和必須相等全部科目記帳都必須記到最底級科目借方金額和貸方金額都要求不能為無效值（NULL）帳套三基本表檢驗條件匯總連續性

最底級明細科目編碼普通不停號理解電子數據第32頁Page

331.8日常操作憑證輸入與審核1、用戶輸入憑證存放在記賬憑證庫中，均為未記賬憑證；2、會計軟件取出全部未記賬憑證，供審核人查看，審核人審核后，在“審核人”字段中輸入內容；理解電子數據第33頁Page

341.8日常操作記賬1、輸入會計期間；2、數據備份；3、檢驗憑證是否正當；4、取出已審核但未記賬憑證；5、匯總各明細科目標借貸方發生額，更新科目余額表；6、將明細科目標借貸方發生額匯總到上級科目，更新科目余額表；7、將憑證轉入明細賬庫中；8、假如記賬中止，下次起動時，自動恢復備份理解電子數據第34頁Page

351.8日常操作結賬1、輸入會計期間；2、數據備份；3、自動生成自動轉賬憑證，并記賬；4、將全部賬戶期末余額轉為下期期初余額。假如是年末結賬，則自動開設下年空白賬數據庫，并將年末余額轉為下年年初余額；5、匯總各明細科目標借貸方發生額，更新科目余額表；6、將本月標識為已結賬，并將當前會計期間設為下一會計期間。理解電子數據第35頁Page

361.8日常操作自動憑證日常自動憑證發生某筆業務時，如行政賬采購資產記固定資產、基金憑證結賬時，如企業賬將全部收支科目自動轉入本年利潤科目從源憑證中取數或常數從賬簿中取數或常數自動憑證結轉自動憑證理解電子數據第36頁Page

371.9管理維護人員權限1、應用層授權分為：功效授權和科目授權；會計主管在用戶權限表中設置各用戶權限，要求對用戶名和口令加密存放。物理層操作平臺、存放數據媒體應用軟件，如用友會計系統無權不能靠近電腦用戶僅能使用被授權功效人員權限應用層操作系統層操作系統，如WINDOSXP無權不能打開電腦理解電子數據第37頁Page

381.9管理維護操作日志作為一項主要安全辦法，統計用戶上機日志，包含：用戶名、上機日期、開始時間、結束時間、執行功效。理解電子數據第38頁Page

391.9管理維護數據備份與恢復1、單機版本會計軟件備份方式：一是直接復制；二是加密后復制。還原時，只要復制回來。2、網絡版會計軟件備份方式：由后臺數據庫管理系統來執行備份和還原。理解電子數據第39頁Page

402.固定資產核實內容1、固定資產增加核實2、固定資產降低核實3、固定資產折舊核實折舊方法：平均年限法、工作量法、年數總和法、雙倍余額遞減法理解電子數據第40頁Page

412.固定資產與其它模塊關系1、固定資產管理模塊主要經過憑證向總賬模塊傳遞數據。2、固定資產管理模塊經過定義函數從總賬模塊讀取相關累計折舊、固定資產發生額和余額。3、固定資產管理模塊為成本管理提供折舊數據。理解電子數據第41頁Page

422.固定資產業務處理流程1、初始設置：部門檔案、卡片樣式和項目、資產類別、折舊方法、資產增減方式。2、日常業務處理：增、減、變動核實，折舊核實，憑證處理，數據輸出和月末處理。理解電子數據第42頁Page

432.固定資產數據流程1、初始設置2、輸入未記賬變動資料庫3、審核4、記賬，修改卡片庫中統計，轉移到已記賬變動資料庫5、生成各種賬薄和報表。理解電子數據第43頁Page

442.固定資產固定資產賬簿1、總分類賬核實：固定資產、累計折舊、固定資產清理。2、二級核實：生產經營用固定資產、非生產經營用固定資產、租出固定資產、未使用固定資產、不需用固定資產、土地、融資租入固定資產。3、明細核實：⑴固定資產卡片：各項固定資產詳細情況。fa_Cards⑵固定資產登記簿：各類固定資產匯總情況。按固定資產類別和使用保管車間、部門核實。fa_Total理解電子數據第44頁Page

452.固定資產核實內容與其它模塊關系業務處理流程數據流程固定資產賬簿固定資產卡片表變動資料表主要功效處理過程理解電子數據第45頁Page

462.固定資產變動資料表分為：未記賬變動資料庫、已記賬變動資料庫理解電子數據第46頁Page

472.固定資產主要功效處理過程會計軟件，折舊計算采取個別折舊法，當計算出累計折舊額超出應計提折舊時，只計提不足部分，不足部分為零時不再計提本月折舊。理解電子數據第47頁Page

482.工資管理主要功效：1、搜集資料2、計算工資3、匯總工資4、分攤工資費用5、處理銀行代發工資業務6、生成工資報表并分析7、與其它模塊共享數據理解電子數據第48頁Page

492.工資管理與其它模塊關系1、工資管理模塊主要經過憑證向總賬模塊傳遞數據。2、工資管理模塊經過定義函數從總賬模塊讀取相關工資費用科目標發生額和余額。3、工資管理模塊為成本管理提供工資和福利分攤數據。理解電子數據第49頁Page

502.工資管理業務處理流程1、初始設置：建賬、設置系統參數、建立部門人員檔案、設置工資項目和計算公式。2、日常業務處理：錄入每個員工基礎工資數據、修改當月與上月不一樣數據、計算并匯總工資、生成各種工資表、自動完成工資分攤計提和轉賬業務、輸出各種報表。理解電子數據第50頁Page

512.工資管理工資表（WA_GZHZB）理解電子數據第51頁Page

522.工資管理工資匯總表（WA_GZData）每個月每個部門匯總數據，用于生成費用分攤憑證。理解電子數據第52頁Page

532.工資管理人員表（WA_psn）理解電子數據第53頁練習題--使用賬套，第一大題：請利用憑證表數據完成以下查詢--更改數據庫useUFData_999_--1檢索出10月份收字2號憑證select*fromdbo.GL_accvouchwhereiperiod=10andino_id=2andcsign='收‘--2檢索出全部現金支出為1萬元以上統計select*fromdbo.GL_accvouchwhereccode=101andmc>10000理解電子數據第54頁練習題--3.cname字段統計了業務經手人，請以該字段為分組依據，計算每位經手人現金支出金額和業務筆數selectcname,SUM(mc)支出金額,COUNT(*)業務筆數fromdbo.GL_accvouchwhereccode=101andmc<>0

groupbycname--4.檢索出現金支出為整千元統計select*fromdbo.GL_accvouchwhereccode=101andmc>0andmclike('%000.00%')select*fromdbo.GL_accvouchwhereccode=101andcast(mc/1000asint)=mc/1000andmc>0理解電子數據第55頁練習題--5.計算出各月現金支出累計金額selectmonth(dbill_date)月份,SUM(mc)支出累計金額fromdbo.GL_accvouchwhereccode=101groupbymonth(dbill_date)--6.創建一個視圖，視圖中包含期間、憑證類型、憑證號、科目代碼、摘要、借方金額、貸方金額、對方科目等內容供審計人員瀏覽查看。createviewV1as selectiperiod期間,csign憑證類型,ino_id憑證號,ccode科目代碼,cdigest摘要,md借方金額,mc貸方金額,ccode_equal對方科目 fromdbo.GL_accvouch理解電子數據第56頁練習題--7.檢索出摘要中包含“勞務”、“費用”等內容統計select*fromdbo.GL_accvouchwherecdigestlike'%勞務%'orcdigestlike'%費用%'--8.審計截止測試中關注期前期后事項，請檢索出12月份主營業務收入明細賬統計select*fromdbo.GL_accvouchwheremonth(dbill_date)=12andccode='501'理解電子數據第57頁練習題--9.審計人員為檢驗憑證表有效、完整性，對憑證文件借方發生額、貸方發生額進行求和，以檢驗借貸方是否平衡selectSUM(md)借方金額累計,sum(mc)貸方金額累計,casewhenSUM(md)=sum(mc)then'借貸方平衡'whenSUM(md)<>sum(mc)then'借貸方不平衡'EnD是否平衡fromdbo.GL_accvouch--10.匯總出各總帳科目借貸方累計發生額selectleft(ccode,3)ccode,SUM(md)借方金額累計,SUM(mc)貸方金額累計fromdbo.GL_accvouch

groupbyleft(ccode,3)理解電子數據第58頁練習題--第二大題：請利用余額表完成以下查詢：--1.檢索出各總賬科目年初余額select*fromdbo.GL_accsumselectccode,mbfromdbo.GL_accsumwherelen(ccode)=3andiperiod=1orderbyccode--2.檢索出各總賬科目各月借貸方發生額selectccode,iperiod,md,mcfromdbo.GL_accsumwherelen(ccode)=3orderbyccode理解電子數據第59頁練習題--3.檢索出銷售收入與銷售成本科目各月發生額，借審計人員對比分析selecta.ccode,a.iperiod,a.md,a.mc,b.ccode,b.iperiod,b.md,b.mcfromdbo.GL_accsumajoindbo.GL_accsumbona.iperiod=b.iperiodwherea.ccodelike'501%'andb.ccodelike'502%'--4.檢索出各總賬科目年末余額selectccode,cendd_c,mefromdbo.GL_accsumwhereiperiod=12andlen(ccode)=3理解電子數據第60頁練習題--5.檢索出收入科目(總賬和明細賬科目)各月貸方發生額selectccode,iperiod,mcfromdbo.GL_accsumwhereccodein(selectccodefromcodewhereccode_namelike'%收入%')--6.檢索出銷售收入與銷售成本(總賬)科目各月發生額--答案同第3題，只是不能有‘%’selecta.ccode,a.iperiod,a.md,a.mc,b.ccode,b.ipe