集團(tuán)檔案管理方法集規(guī)字第004號文件（2006年04號）簽發(fā)人：第一章總那么一.為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，科學(xué)地保存和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營管理、科研和基本建設(shè)等工作中的作用，特制定本方法。二.本方法所稱檔案，是指集團(tuán)各部門及所屬各公司在生產(chǎn)經(jīng)營和管理過程中形成并辦理完畢的、具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖樣、計(jì)算材料、聲像材料及有關(guān)實(shí)物、樣品等材料。三.集團(tuán)各部門及所屬各公司都應(yīng)高度重視檔案管理工作，要明確一名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理，設(shè)置專門的檔案室，并設(shè)立專職或兼職檔案管理員，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的要求，認(rèn)真做好檔案管理工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。第二章歸檔范圍四.企業(yè)在籌備、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中形成的記述和反映企業(yè)活動的、具有查考和利用價(jià)值的文件資料均應(yīng)列入歸檔范圍。五.根據(jù)文件材料的性質(zhì)，集團(tuán)歸檔材料分為產(chǎn)權(quán)管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理、產(chǎn)品、設(shè)備儀器、基建、科研等八類。六.會計(jì)檔案、人事檔案、非紙質(zhì)檔案作為專門檔案，會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門保存,人事檔案由人力資源部門保存，非紙質(zhì)檔案數(shù)量多時(shí)，由檔案管理部門集中保存，數(shù)量少時(shí)可隨文書檔案中的關(guān)聯(lián)文件保存。七.歸檔材料具體范圍：1.產(chǎn)權(quán)管理類：1）知識產(chǎn)權(quán)類：含企業(yè)的各種專利權(quán)、商標(biāo)專用權(quán)、著作權(quán)等；2）權(quán)證類：含所有權(quán)證如房產(chǎn)權(quán)證，許可權(quán)證如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、排污許可證、進(jìn)出口證等，使用權(quán)證如土地證、信譽(yù)等級證、榮譽(yù)證書等；3）企業(yè)機(jī)密：含企業(yè)的生產(chǎn)工藝、技術(shù)秘密、重要人員變動和重大投資組卷、排列、編目、擬題、編號等全套程序。第五章第五章檔案的保管二十三.檔案保管單位應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用柜架,做到防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲等。二十四.檔案管理人員要定期對庫藏檔案進(jìn)行清理核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。二十五.對不同類型的檔案要分別保管，對檔案的收進(jìn)、轉(zhuǎn)發(fā)、保管和使用等情況進(jìn)行登記。要做到準(zhǔn)確、清楚、心中有數(shù)。二十六.檔案管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案材料的安全。檔案柜、室必須加鎖，隨開隨鎖。檔案管理人員要嚴(yán)守保密紀(jì)律，對所知檔案中的機(jī)密不得私自外泄。不準(zhǔn)擅自將機(jī)密文件、檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。第六章第六章檔案的借閱、利用二十七.集團(tuán)及各公司保存的檔案，主要供集團(tuán)及各公司利用，其他單位或個人需查閱時(shí)，要報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。涉及企業(yè)機(jī)密的，需持有總經(jīng)理批示方可查閱。二十八.重要或珍貴的檔案材料應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供利用。二十九.借閱檔案時(shí)，須辦理登記借閱手續(xù)，并由借閱人、檔案管理員雙方簽字；借閱的檔案必須按時(shí)歸還。因特殊原因不能按時(shí)歸還的，要辦理續(xù)借手續(xù)，并由借閱人、檔案管理員雙方簽字。第七章第七章檔案的保管期限三十.檔案的保管期限一般分為永久、長期和短期三種。長期保存期限為50年,短期保存期限為15年。檔案保管期限除特殊情況請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定外，應(yīng)由立卷人根據(jù)以下基本原那么確定：.但凡記述并反映主要生產(chǎn)經(jīng)營及管理活動和基本歷史面貌，并具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，如重要會議記錄、各種正式文件、領(lǐng)導(dǎo)人來企業(yè)活動的重要講話或題詞材料、企業(yè)的重要規(guī)定、重要成果、重要方案、重要工作計(jì)劃和總結(jié)、重要請示批復(fù)、重要規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)、表報(bào)、企業(yè)設(shè)立和變更材料、重要獎懲材料、干部員工名冊、大事記、土地證明、重要合同協(xié)議、重要活動文件、重要領(lǐng)導(dǎo)批示及處理結(jié)果等均應(yīng)定為永久保存。.但凡反映生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的一般性活動，并在較長時(shí)間內(nèi)對工作具有查考價(jià)值的檔案，定為長期保存。.在較短時(shí)間內(nèi)對工作有查考利用價(jià)值的檔案，不重要的會議記錄、未通過的文件、短期非重要工作安排、臨時(shí)執(zhí)行的上級文件、月或季度匯報(bào)、一般會議發(fā)言、一般事務(wù)性請示批復(fù)、非重要事件調(diào)查報(bào)告、短期合同協(xié)議、臨時(shí)一般匯報(bào)和參考材料可定為短期保存。.檔案的保管期限，從歸檔的年度算起，原定的保管期限已滿，如需延長其保管期限的，從確定時(shí)的年度算起。三十一.對超過保管期限并確無保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)由檔案管理人員進(jìn)行鑒定后編制銷毀清冊，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀材料必須嚴(yán)格遵守保密制度，指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，銷毀后要在銷毀清單上簽字。第八章第八章附那么三十二.集團(tuán)各公司檔案管理的實(shí)施細(xì)那么及有關(guān)制度，均參照本管理方法制定并實(shí)施。三十三.本管理方法自發(fā)布之日起施行。集團(tuán)二00六年七月二十八日經(jīng)營計(jì)劃等:.行政管理類：1）會議材料。含董事會、股東會議議程、決議、董事長會議記錄、總經(jīng)理辦公會記錄、重要會議紀(jì)要、表彰會議材料、外出參會材料和其他重要會議材料等。2）行政事務(wù)：含工作總結(jié)、規(guī)章制度、信息宣傳（網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方案、管理制度、企業(yè)宣傳資料、評先評優(yōu)材料等），獎懲表彰、領(lǐng)導(dǎo)文信（領(lǐng)導(dǎo)重要講話、會議發(fā)言材料、祝詞、賀信等）、大事記等；3）法律事務(wù)：含經(jīng)濟(jì)訴訟、合同糾紛、企業(yè)公證事務(wù)等；4）審計(jì)工作：指領(lǐng)導(dǎo)干部離任審計(jì)和監(jiān)理審計(jì)等；5）人事管理：含員工崗位職責(zé)、員工手冊、薪資管理制度、組織機(jī)構(gòu)、干部調(diào)整任命、員工保險(xiǎn)、人員獎懲等文件資料；6）后勤管理;含物業(yè)管理、食堂管理、安全保衛(wèi)、事故處理、辦公用品管理、勞保福利、醫(yī)療衛(wèi)生、綠化工作等；7）外事活動：含領(lǐng)導(dǎo)出訪情況及手續(xù)、外賓來訪、出國考察、外事活動講話、發(fā)言稿件等文件資料。.生產(chǎn)管理類：1）生產(chǎn)調(diào)度：含生產(chǎn)的組織安排、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、調(diào)度指揮和計(jì)劃調(diào)整等；2）質(zhì)量管理：含質(zhì)量認(rèn)證會議、評審記錄、程序文件、認(rèn)證證書等；3）能源管理：含生產(chǎn)中的能源消耗定額、節(jié)能降耗工作等；4）安全管理：含安全制度、安全教育培訓(xùn)、事故管理、消防工作等；5）科技管理：含現(xiàn)代化、信息化建設(shè)方案、科技創(chuàng)新獎勵方法、產(chǎn)品開發(fā)及技術(shù)引進(jìn)制度、合理化建議、科技成果轉(zhuǎn)讓等；6）標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量：含生產(chǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量檢測等資料；7）環(huán)保工作:含環(huán)保評測、審批手續(xù)、排污許可、年檢資料等；.經(jīng)營管理類：1）經(jīng)營決策：含企業(yè)改革、重大經(jīng)營戰(zhàn)略、企業(yè)開展規(guī)劃、開展方針及目標(biāo)管理等；2）計(jì)劃統(tǒng)計(jì)：含企業(yè)中長期經(jīng)營計(jì)劃、年、季度計(jì)劃、各項(xiàng)專業(yè)開展規(guī)戈k各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表及企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析工作；3）物資管理：含物資供應(yīng)、倉庫管理、廢舊物資回收與修舊利廢措施；4）產(chǎn)品銷售：含市場分析、市場需求信息、廣告宣傳、產(chǎn)品銷售、運(yùn)輸單、用戶調(diào)查和售后服務(wù)資料等；5）合同協(xié)議：含采購和銷售的全部合同以及制作、維修、施工合同等；6）財(cái)務(wù)管理：含資金管理、價(jià)格管理、會計(jì)管理、資金流通等；7）資產(chǎn)管理：含企業(yè)登記變更資料、資本運(yùn)作、對外投資、產(chǎn)權(quán)變動、清產(chǎn)融資材料等；8）境外工程管理：含境外招投標(biāo)工程的立項(xiàng)、審批文件、招標(biāo)設(shè)計(jì)、招標(biāo)書、評標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書等；.產(chǎn)品類：按產(chǎn)品品種型號設(shè)置類目：含產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)、工藝、工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告、產(chǎn)品評優(yōu)、事故處理等全過程的文件資料；.設(shè)備儀器類：按設(shè)備型號設(shè)置類目：分生產(chǎn)設(shè)備、生活設(shè)備、辦公設(shè)備。歸檔范圍含開箱驗(yàn)收記錄、采購合同、工藝說明、圖紙證書、操作規(guī)程、使用說明、裝箱單、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、改裝改造報(bào)廢文件、事故分析處理文件、管理規(guī)定等；.基建類：按工程工程設(shè)置類：同一工程工程內(nèi)，包含工程的勘探測繪、設(shè)計(jì)、立項(xiàng)審批文件、施工竣工驗(yàn)收、工程創(chuàng)優(yōu)等全過程文件資料；.科研類：按科技或技改課題設(shè)置類目：同一科研工程內(nèi)，包含課題立項(xiàng)、研究準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果報(bào)獎、推廣應(yīng)用和工程管理全過程文件資料；.會計(jì)檔案：1）會計(jì)憑證材料：含原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和其他會計(jì)憑證；2）會計(jì)賬簿材料：含總賬、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、涉外賬簿和其他會計(jì)賬簿;3）財(cái)務(wù)報(bào)告材料：含月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等；4）其他材料：含會計(jì)核算專業(yè)材料、會計(jì)移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊和銀行對賬單等。.人事檔案指干部員工個人檔案：每份檔案含應(yīng)聘登記表、面試記錄、個人履歷、畢業(yè)證、任職資格證書復(fù)印件、職員登記表、培訓(xùn)記錄、筆試試卷、培訓(xùn)鑒定、試工鑒定、試工合同、勞動合同、報(bào)到證、調(diào)令、職務(wù)任免手續(xù)等；.非紙質(zhì)檔案：1）聲像材料：含反映本單位重要活動或會議、知名人士參與本單位活動、本單位組織或參與重大外事活動、記錄本單位或本地區(qū)重大事件、反映本地區(qū)風(fēng)土民情的錄音錄像或照片等材料；2）電子文件材料：含存有重大事件記錄、重要文件資料、重要活動信息的軟盤、磁盤、光盤等；3）物品材料：含單位的榮譽(yù)性實(shí)物如獎狀、錦旗、獎?wù)隆ⅹ勂贰s譽(yù)證書、牌匾、獎杯、字畫（國內(nèi)外知名人土、領(lǐng)導(dǎo)人題詞、簽名或書畫）、產(chǎn)品實(shí)物（本單位生產(chǎn)的獲獎產(chǎn)品或具有保存價(jià)值的首批產(chǎn)品實(shí)物）第三章檔案的歸口管理及要求八.集團(tuán)及各公司檔案的歸口：.集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)系統(tǒng)檔案管理方法的起草、制定和指導(dǎo)落實(shí)。同時(shí)負(fù)責(zé)集團(tuán)及集團(tuán)公司檔案管理的全部工作。.各公司辦公室或指定的檔案管理部門負(fù)責(zé)本公司全部檔案管理工作。.歸檔文件材料的日常管理分別由各部門負(fù)責(zé)。各部門每年底對本部門生成的應(yīng)歸檔文件材料進(jìn)行統(tǒng)一整理，凡辦理完畢或已不再使用的文件材料，由專人整理造冊后交辦公室統(tǒng)一存檔。已辦理完畢但需使用的文件應(yīng)先存檔再辦借出手續(xù)。.技術(shù)文件材料中，基建類材料由基建部門負(fù)責(zé)日常管理，工藝設(shè)備、科研工程和產(chǎn)品類材料，由管理部門負(fù)責(zé)日常管理，工程完工或事項(xiàng)辦理完畢后，除日常需繼續(xù)使用的文件材料外，其余應(yīng)于每年底統(tǒng)一整理并登記造冊后移交辦公室集中存檔。.各公司基本建設(shè)材料、主要設(shè)備資料，如基建工程審批、前期準(zhǔn)備、施工及竣工材料，公司的生產(chǎn)、檢測、動力及重要輔助設(shè)備資料，含設(shè)備清單、采購合同、使用說明書、設(shè)備圖紙、維修紀(jì)錄、事故記錄、及相關(guān)技術(shù)資料等，除本公司存檔外，還應(yīng)備份復(fù)印件交集團(tuán)辦公室存檔備案。.會計(jì)文件材料由各公司財(cái)務(wù)部門按統(tǒng)一要求自行歸檔。.非紙質(zhì)文件材料中，依附于其他文件材料而產(chǎn)生并便于與其一同存放的獎狀、照片、題詞、光盤等材料，可依附于其主材料一同收集存檔。如獎狀、照片可依附于文書文件材料中的評先評優(yōu)有關(guān)文件材料一同保存。不便依附及無依附物的非紙質(zhì)文件材料，日常由各產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)，每年底由各部門清理造冊后移交辦公室集中存檔。九.文件材料的收集、歸檔由各部門指定專人負(fù)責(zé)，在日常工作中，隨時(shí)主動向承辦人收集辦理完畢的文件和相關(guān)材料，并及時(shí)進(jìn)行整理，加強(qiáng)日常管理，確保應(yīng)歸檔文件材料的齊全、完整。十.技術(shù)設(shè)備與工程基建文件材料、圖表材料的收集、歸檔，由工程負(fù)責(zé)人或承辦人負(fù)責(zé)，從制定工程計(jì)劃起，即應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，及時(shí)，并在歸檔時(shí)交工程負(fù)責(zé)人或承辦人統(tǒng)一匯總立卷。十一.承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性，工作完成后及時(shí)交由相應(yīng)歸口部門歸檔。工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員移交清楚，并辦理交接手續(xù)，不得擅自帶出或銷毀。十二.歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，同時(shí)一，應(yīng)層次清楚，符合其形成規(guī)律。十三.對規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須注明保管期限和密級，按規(guī)定定期向檔案工作歸口部門移交，以便集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。第四章第四章文件材料的整理十四.歸檔文件材料的整理一般按裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、排架的順序進(jìn)行。十五.裝訂.裝訂前應(yīng)撤除金屬物，對破損文件進(jìn)行修裱，對褪變處進(jìn)行復(fù)制，將超過A4規(guī)格的紙張進(jìn)行折疊，使每份文件幅面保持一致。.裝訂單位為自然件，即每一份文件單獨(dú)裝訂。每份文件可包含正件與附件、正件與簽發(fā)件、正件與修改件、正件與復(fù)印件，還可以是多份文件反映同一問題、報(bào)同一表報(bào)或是由來文加復(fù)文的組合件。.裝訂部位一般應(yīng)為左側(cè)，裝訂時(shí)應(yīng)將左側(cè)和下側(cè)對齊。.裝訂工具：確定為永久和長期保存的文件材料一般應(yīng)用線繩裝訂，短期和尚未歸檔的文件材料可用不銹鋼夾、魚尾夾或塑料夾條裝訂。十六.分類1.集團(tuán)統(tǒng)一實(shí)行“年度一保管期限一案卷類別一內(nèi)容一案卷號”五級分類法。如產(chǎn)品檔案”2002—永久一產(chǎn)品類一產(chǎn)品資料一XX卷”、會計(jì)檔案為“2001一永久一會計(jì)類一會計(jì)賬簿一01卷”。各部門整理分類時(shí)，同樣按年度、保管期限、案卷類別、內(nèi)容、案卷號的順序分類保存，如管理中心“2002—永久一生產(chǎn)管理類一質(zhì)量管理認(rèn)證材料一01卷”、“2002—永久一行政管理類一人事管理—01卷”。分類順序如下示意圖：集團(tuán)公司一2002永久一產(chǎn)品類一A356資料01卷I——?案卷號?案卷內(nèi)容?案卷類別?保管期限?年度?全宗號十七.排列經(jīng)過分類的歸檔文件，應(yīng)從最低一級類目開始，按事由、時(shí)間、重要程度的順序排列。即全部文件按事由集中排列立卷，同事由文件按時(shí)間順序排列，同事由同時(shí)間文件按重次要程度排列。十八.編號編號是對歸檔文件標(biāo)注順序號，加蓋歸檔章，以固定每份文件在全宗中的位

置。編號內(nèi)容有：全宗號、年度、案卷類別、內(nèi)容、保管期限、案卷順序號等6項(xiàng)，用紅色文件歸檔章壓蓋于文件右上角空白處。手工填寫時(shí)須用鋼筆,用黑色或蘭黑色鋼筆水，禁用鉛筆和圓珠筆填寫。集團(tuán)和各公司歸檔章及填寫格式例如如下：.集團(tuán)歸檔章例如：全宗號案卷類別案卷內(nèi)容集團(tuán)行政管理會議將料年度保管期限編件號2004永久012.廣州錦山公司歸檔章例如:全宗號案卷類別案卷內(nèi)容錦uLr4s司經(jīng)營管理合同協(xié)議年度保管期限編件號2004長期026十九.編目是指立檔單位按照分類順序編制歸檔文件目錄。目錄有編件號、責(zé)任者、文號、文件名、成文日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。填寫方法：編件號填立檔單位整理的年度歸檔文件順序號，責(zé)任者填文件承辦單位。文號填發(fā)文字號,無字號可不填寫。文件名填文件標(biāo)題，無標(biāo)題的需補(bǔ)充，標(biāo)題過長的可用規(guī)范簡稱，文件后有附件的須填附件名。成文日期和頁數(shù)如實(shí)填寫，保管期限根據(jù)需要填永久、長期或短期。目錄裝訂方法為每個立檔單位每年1本。為了規(guī)范，目錄均應(yīng)用微機(jī)打印。目錄的具體格式如下：歸檔文件目錄行政管理類：保管期限：盒號:序號責(zé)任者文號文件名成文日期頁數(shù)備注1辦公室集發(fā)(2004)第21號關(guān)于…的通報(bào)2004.1.222??????目錄前應(yīng)加制目錄封面。封面格式及填寫例如如下:

一、全宗名稱:二、年度:三、保管期限:四、機(jī)構(gòu)問題:五、歸檔單位:集團(tuán)歸檔文件目錄一、全宗名稱:二、年度:三、保管期限:四、機(jī)構(gòu)問題:五、歸檔單位:集團(tuán)長期行政類（或經(jīng)營類、基建類）辦公室（或經(jīng)營部、基建處）二十.裝盒.歸檔文件要嚴(yán)格按照文件順序號和類別裝盒，逐盒裝滿。一份文件1盒裝不完可裝多盒。.不同類目、不同處理年度、不同保管期限的文件不能裝入同一盒。.裝盒后，文件順序號、編目與文件實(shí)體三者應(yīng)相一致。.檔案盒應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格，應(yīng)為310MMX220MM、厚度為20-40MM的標(biāo)準(zhǔn)無酸紙盒，并將盒面盒脊的全宗號、卷宗號、年度、保管期限、案卷類別、起止件號等工程填寫清楚，以便于查找。.根據(jù)盒內(nèi)文件情況需要填寫備考表。二十一.排架.入柜檔案盒應(yīng)折疊封裝完好后按順序一律豎排立放，防止歪倒擠壓使歸檔文件變形受損。.檔案柜架應(yīng)存放于專門的庫房或便于保管的場所。并能通風(fēng)、避陽、防潮、防火、防盜、防污染且方便利用。.排架時(shí)應(yīng)盡量將同一類目的文件存放在一起，各柜架應(yīng)標(biāo)注代碼索引，以便于查找。.文件較少的公司和部門，可將同類不同保管期限的文件同盒同柜保存。.排架順序一般按第一列、最左、最上排開始，往右排滿后往下、第二列的順序進(jìn)行排列。二十二.組卷要求經(jīng)過分類整理的文件資料即應(yīng)按類別組卷，組卷以分類為基礎(chǔ)，以文件的關(guān)聯(lián)性為紐帶進(jìn)行。文書檔案一般按問題或事由組卷，技術(shù)檔案按工程、設(shè)備、產(chǎn)品組卷，財(cái)務(wù)檔案按會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等科目組卷，非紙質(zhì)文件按聲像、電子、實(shí)物分別組卷。組卷中應(yīng)注意以下問題：.不同年度