科技英語第二十八講Howtowritebusinessletters,emailsandotherbusinessdocuments?考慮如下問題：1.寫作水平高的人是否容易得到更多的機會？2.人們是否更愿意傾聽優秀的文字表達者的想法？3.寫作能力強的人是否能更有效地說服別人？書面交流“新原則”1.Ifyoucansayit,youcanwriteit如果可以這么說，就可以這么寫采用最接近口語的方式寫作可以讓你在寫作中融入你的人格和個性，有助于與讀者建立更緊密的聯系。2.Writefortoday,notyesterday棄舊圖新，改用新式。寫作方式現代商務寫作更像在交談，間接利落，清晰易懂。富有人情味的表達會使其內容顯得更加積極、有趣。3.Aimtobuildrelationships旨在建立關系。執意使用那些冗長過時的套話（例如，Kindlybeadvised等），你的真實意思就會模糊不清，個性更是無從展現，無助于人們了解文字背后的你。書面交流“新原則”PleasebeadvisedthatameetingoftheAnnualConventionCommitteewillbeheldon24February(Thursday)at9.30am.Approximately2hourswillberequiredforthemeetingandyouarerequiredtoattendtoreportonprogressmadesincethelastmeeting.Kindlyadvisemeofyouavailabilityatyoursoonest.I’dliketoholdanothermeetingoftheannualConventionCommitteeonTuesday24Februaryfrom9.30to11.30am.Ihopeyoucanattendtoreportonthegreatideasyoubroughtupatthelastmeeting.Pleaseconfirmifyoucanjoinus.通過改進寫作風格贏得

信任和信賴今天的商業語言應該是簡單、禮貌、輕松和直接的。所有的書面交流中，你都要斟酌自己的語言。交流的目的主要在于：1.為了建立關系。2.為了準確地交流想法。3.為了傳遞良好印象。溝通交流

CommunicationSevenkeyfactorstobuildinggreatrelationships建立良好關系的七個關鍵因素：1.Becourteous彬彬有禮2.Findcommoninterests發現共同愛好3.Buildcredibility建立可信度4.Makeothersfeeimportant讓他人感覺自身重要5.Showhumility謙遜待人6.Listenactively積極傾聽7.Beempathic情感共鳴

溝通交流

CommunicationRememberyourABC牢記ABC原則良好的溝通，無論是口頭的還是書面的，都需要使用恰當的語氣將自己的意思準確表達出來。要自問你的信件是否符合下面的基本要求：Accurate（準確）仔細核對事實、涵蓋所有相關細節、全文校對Brief（簡潔）句子力求簡短、使用簡單的表達方式、使用非技術性語言、使用主動語態Clear（清晰）使用平實簡單的英語、采用輕松自然的文風、避免刻板教條的語言備忘

Checklist重視學習，不斷提高自己的溝通技能。絕不要低估建立良好人際關系的作用。警惕不良溝通的危害，避免溝通不暢。謹記兩個人之間的溝通受阻會影響整個團隊。通過贏得他人的尊重和信任以及與人融洽相處來提高自己的可信度。備忘

Checklist理解不同文化的差異，認可他人未必和你想法一致。通過使用簡單、清晰且精煉的語言避免在口頭或書面溝通中產生誤會。應該考慮受眾對象，在交流中使用他們能理解的語言。要使用簡單的語言，但也不能一味追求簡單而讓人感覺不夠專業。縮寫和首字母縮略語只能用在寫給朋友的信里，商務往來中應避免使用。商務寫作基本原則

Businesswritingbasics‘Lettershavetopasstwotestsbeforetheycanbeclassedasgood:theymustexpressthepersonalitybothofthewriterandoftherecipient.’E.M.Forster

信件得需過兩關才能稱得上是好信：它們必須既能體現寫信人的個性又能體現收信人的個性。E.M.福斯特愛德華·摩根·福斯特（EdwardMorganForster，1879年1月1日－1970年6月7日），英國小說家、散文家。曾榮獲英國最古老的文學獎詹姆斯·泰特·布萊克紀念獎。美國藝術文學院設立E·M·福斯特獎（E.M.ForsterAward）紀念這位偉大的作家。21世紀的商務語言

21stcenturybusinesslanguageSevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting當今商務寫作的七宗罪1.Redundantexpression冗余的表述Pleasebeinformed現謹通知

Kindlybeadvised茲通知Iwouldliketobringyourattention我想提請您注意Iamwritingtoadviseyou我此次寫信是想建議您

冗余的表述

Redundantexpression許多人認為他們需要使用“Pleasedbeinformed”之類的表達，因為這樣才顯得更有禮貌。其實你無需使用這些被動的、古板的表達也一樣可以謙恭有禮。Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting2.Long-windedwordsandphrases冗長繁復的詞匯和表達先輩過去認為大詞和辭藻華麗的句子會給讀者留下深刻的印象。今天再采用這樣的寫作方式只會給讀者造成困惑。Ishouldbeverygrateful–pleasepurchase–buyendeavour–trycommence–start

terminate–end被動語態

PassivevoiceArrangementshavebeenmadeforarepeatordertobedispatchedtoyouimmediately.Ihavearrangedforarepeatordertobesenttoyoutoday.Thecauseofcomplainthasbeeninvestigated.Ihavelookedintothismatter.TheseminarwillbeconductedbyAdrianChan.AdrianChanwillconducttheseminar.Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting4.Yesterday’slanguage陳舊過時的語言如下古板過時的說法是幾十年前被使用的，它們在今天的寫作中不應再有立足之地。“Enclosedherewithpleasefindourcatalogueforyourreferenceandperusal”（隨函附上我們的產品目錄以供參閱）“Withreferencetoyourabove-mentionedorder”（關于您前面提到的訂單）“Kindlyfurnishmewiththisinformationsoon”（煩請盡快向我方提供此信息）陳舊過時的語言

Yesterday’slanguageTheabove-mentionedgoodswillbedispatchedtoyoutoday.Thesegoodswillbesenttoyoutoday.Pleaseseethebelow-mentionedlistofitemswehaveinstock.Therearetheitemswehaveinstock.Kindlyfurnishuswiththisinformationsoon.Pleaseletushavethisinformationsoon.Shouldyourequireanyfurtherclarificationpleasedonothesitatetocontactme.Pleasegivemeacallon2874722ifyouhaveanyquestions.Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting5.Writingdifferentlytohowwespeak書面表述和口語表達大相徑庭“我會這么說，但我不能這么寫。”“你應該怎么說就怎么寫。”今天的寫作就應該像是在交談一樣。應在文書的寫作中融入一些自己的想法、個性和情感。設想讀信人就做在你的對面。要是發現所寫的句子并不符合自己平時的說話方式，那就立刻進行修改。書面表述和口語表達大相徑庭

WritingdifferentlytohowwespeakAsspokenthismorning…Thankyouforyourcallthismorning.Appreciateifyoucouldhelptoprocessthisclaimatyourearliest.Pleaseprocessthisclaimsoon.CouldIpleaserequestyourkindassistanceinfillingoutthebelowsurveyforus.Ihopeyouwilltakefewminutestocompletethissurveyforus.Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting6.Commasinsteadoffullstops該用句號卻用逗號該用句號的地方用逗號是一個常見的錯誤。Thanksforyouremail,itwasgoodtohearfromyou.Thanksforyouremail.Itwasgoodtohearfromyou.S