1、融資擔保業務檔案管理操作步驟及本卷須知融資擔保業務檔案管理 操作步驟及本卷須知主講人：林新杰檔案歸檔時限2歸檔檔案交接4融資擔保業務檔案管理概述31歸檔檔案整理33檔案風險控制35檔案保管6目錄融資擔保業務檔案管理概述檔案歸檔時限歸檔檔案整理歸檔檔案交接檔案風險控制檔案保管融資擔保業務檔案管理 操作步驟及本卷須知融資擔保業務檔案的屬性融資擔保業務檔案的作用檔案管理工作的具體措施第一節融資擔保業務檔案管理概述1.融資擔保業務檔案的屬性132融資擔保業務檔案是指我公司與客戶辦理擔保業務過程中形成的、記錄和反映擔保業務的重要文件和原始憑據。 主要有相關合同及憑證、委托擔保申請書、承諾書、內部審批資料

2、、擔保申請人、反擔保人的基本資料和擔保業務資料。檔案的本質屬性是原始記錄性。除此，檔案還具有社會性、文化性、職能 性、信息性、知識性、確定性、成套性、多樣性等屬性。第一節融資擔保業務檔案管理概述2.融資擔保業務檔案的作用檔案可以存史；檔案可以資政；檔案可以育人；檔案是解決爭端、處理事件的法定憑據；檔案管理是所有工作開展的必備環節和基礎性支撐；第一節融資擔保業務檔案管理概述具體采取的措施： 1、密切關注合作銀行和主管單位的新要求，拓展建檔范圍，加強收集工作； 2、健全檔案管理制度，保障檔案收集完整； 3、在檔案結構的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。第一節融資擔保

3、業務檔案管理概述3.檔案管理工作的具體措施融資擔保業務檔案管理概述檔案歸檔時限歸檔檔案整理歸檔檔案交接檔案風險控制檔案保管融資擔保業務檔案管理 操作步驟及本卷須知第二節檔案歸檔時限規定時限內完成審查檔案資料的完整性 責任清楚實行交接臺賬 確保檔案內容的連續性 擔保業務發生后或保后檢查后，業務經理在7個工作日內整理好業務原始資料，移交檔案管理員。1.規定時限內完成第二節檔案歸檔時限檔案管理員審查檔案資料是否完整、規范。對內容不全的，應督促業務經理補齊資料或在移交清單上注明情況。 第二節檔案歸檔時限2.審查檔案資料的完整性 3.責任清楚實行交接臺賬 交接雙方在擔保檔案交接臺賬上簽字確認后，業務經理

4、將全部資料移交檔案管理員。第二節檔案歸檔時限第二節檔案歸檔時限檔案管理員在規定的時間內完成擔保業務檔案的整理工作；定期對檔案的保管情況進行檢查，確保檔案內容的連續性、完整性和有效性。4.確保檔案內容的連續性 融資擔保業務檔案管理概述檔案歸檔時限歸檔檔案整理歸檔檔案交接檔案風險控制檔案保管融資擔保業務檔案管理 操作步驟及本卷須知第三節歸檔檔案整理檔案整理工作的意義檔案整理的內容和步驟檔案整理工作的原則 檔案整理的質量直接關系到檔案的利用。 檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。 它是檔案利用、開放，發揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發檔案信息資源的重要基礎，

5、檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。第三節歸檔檔案整理1、檔案整理工作的意義2、檔案整理的內容和步驟 分類 組卷卷內文件整理 區分全宗排列目錄編制編目、裝訂第三節歸檔檔案整理 保字 年第 號擔保擔保業務檔案資料 申請擔保貸款企業：- 2021年12月擔保公司擔保檔案資料目錄序號資料名稱說明備 注1調查、審批表2審貸會決議書3企業承諾書4委托擔保申請書、企業情況介紹5擔保合同、反擔保合同6保證合同7銀行借款借據8營業執照正副本復印件企業基礎資料9組織機構代碼證復印件企業基礎資料10稅務登記證、開戶許可證復印件企業基礎資料11近一年納稅憑證、水、電費發票企

6、業基礎資料12法定代表人身份證復印件及簡歷企業基礎資料13驗資報告、貸款卡（證）復印件企業基礎資料14公司章程復印件企業基礎資料15近半年銀行對賬復印件企業基礎資料16董事會（股東會）決議企業基礎資料17近三年度年度報表及最近一期企業基礎資料18主要應收帳款，其他應收款。企業基礎資料序號資料名稱說明 備 注19企業情況簡介企業基礎資料20主要購銷合同等企業基礎資料21擔保情況檢查表22擔保到期通知函23銀行還款證明24免除擔保責任確認表25262728融資擔保貸款企業名稱 年 月 日充分利用原有基礎保持文件之間的歷史聯系便于保管和利用符合相關標準規范第三節歸檔檔案整理3、檔案整理工作的原那么融

7、資擔保業務檔案管理概述檔案歸檔時限歸檔檔案整理歸檔檔案交接檔案風險控制檔案保管融資擔保業務檔案管理 操作步驟及本卷須知第四節歸檔檔案交接歸檔檔案交接登記崗位變動交接登記檔案借閱調閱登記1.歸檔檔案交接登記業務經理資料歸檔檔案管理員資料整理歸檔造冊入庫保管檔案管理員在規定的時間內完成擔保業務檔案的整理工作 ；要保證檔案的完整性、連續性，檔案整理不能造成積壓。擔保業務發生后，業務經理在規定時限內整理好業務原始資料，移交檔案管理員。雙方在交接清單上簽字確認。 檔案整理完畢及時造冊入庫保管；應主動及時向部門主管提交入庫檔案清單。第四節歸檔檔案交接 2.崗位變動交接登記1檔案管理員崗位發生變化必須將所有

8、的檔案分類造冊清點移交清楚方能離開；2崗位變動的檔案移交工作必須在主管部門負責人的監交下進行。第四節歸檔檔案交接第四節歸檔檔案交接3檔案借閱調閱登記融資擔保業務檔案內部、外部借閱調閱都必須辦理檔案借、查閱審批表、檔案利用效果登記表、查借閱檔案登記表，經部門負責人或總經理審批手續！ 融資擔保業務檔案管理概述檔案歸檔時限歸檔檔案整理歸檔檔案交接檔案風險控制檔案保管融資擔保業務檔案管理 操作步驟及本卷須知第五節檔案風險控制2.建立檔案的借閱、調閱制度 1 .建立檔案交接登記臺賬制度3.嚴格遵守保密制度 融資擔保檔案的管理要做到萬無一失，建立檔案交接登記臺賬，擔保檔案的管理要做到內容有效、形式標準，檔

9、案入庫要做到及時、責任明確，管理合規。1 .建立檔案交接登記臺賬制度第五節檔案風險控制2.建立檔案的借閱、調閱制度第五節檔案風險控制融資擔保檔案的調閱、提取要做到手續標準。要填制檔案借、查閱審批表外，來人員查閱客戶檔案要經總經理批準，不準將檔案帶離現場，保證檔案的平安。序號借閱日期 審批人 借閱單位或部門 檔案所屬年度 檔號 案卷（文件）內容 利用目的 查閱人檔案清退 日 期 簽 收 12345678910111213141516擔保有限公司擔保檔案資料目錄擔保有限公司擔保檔案資料目錄查借閱檔案登記表 利用日期 單位或部門 姓名 案卷（文件） 內容 利用目的 利用效果 檔案利用效果登記表 申請

10、部門借閱人借出理由檔案性質 物權憑證 要件檔案 一般檔案 檔案內容借出時間 年 月 日至 月 日止 部門經理審批業務部經理風控部經理總經理注：物權憑證及要件檔案需有總經理意見辦理檔案號出借人：檔案內容頁數共 頁保管人：頁碼詳列結果歸還時間歸還人：內容核對頁碼核對保管人：完好性查借閱檔案登記表 說明：表號由檔案管理員編寫。借閱檔案名稱：申請日期：借閱 現場查閱 表號： 3.嚴格遵守保密制度檔案管理員要對業務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得私自帶無關人員進入檔案室，不得違章借出業務檔案或向親屬、朋友透露檔案內容。 第五節檔案風險控制融資擔保業務檔案管理概述檔案歸檔時限歸檔文件整理歸檔文件交接檔

11、案風險控制檔案保管融資擔保業務檔案管理 操作步驟及本卷須知第六節檔案保管實行制度化、規范化、標準化管理現代化檔案管理新理念常用的檔案分類法1.實行制度化、標準化、標準化管理制度因素制度根據法律、法規、政策制定，偏重宏觀，以調整關系、規范秩序為主要目的，有強制性。經驗因素規范、標準以科學、技術以及普遍性的經驗的綜合成果為基礎制定，偏重微觀業務，側重業務性、技術性和操作性，一般屬非強制性。標準化制度化第六節檔案保管標準化標準化是一個過程，即標準的制訂和實施的實踐過程。1標準化的實質 簡 化統一化系列化通用化典型化格式化2 檔案工作根底標準檔案工作業務技術標準與檔案工作標準相關的標準。 3檔案工作標

12、準化的貫徹實施增強貫徹標準化的意識；認真學習、掌握標準文本的內容、要求；要有推行標準的保障措施，運用法律、經濟、行政手段保證標準的貫徹執行。2、常用的檔案分類法（3）問題分類法發文、批文、財務報表、會議紀要各類制度融資擔保業務檔案按合作銀行（2）組織機構分類法（1）年度分類法融資擔保業務檔案按年度排列第六節檔案保管第六節檔案保管 1 . “法治理念3、現代化檔案管理新理念 強化依法治檔的意識和責任。不是可做可不做，而是從執法的高度開展檔案工作。第六節檔案保管 2、“科學管理理念3、現代化檔案管理新理念檔案管理在各項工作中具有基礎性作用和基礎性地位，是各項工作開展的基礎。否重視檔案工作，檔案工作的開展水平，是衡量一個領導、一個單位綜合素質和工作水平的重要方面。 第六節檔案保管 3 . “創新理念3、現代化檔案管理新理念從事檔案工作不能死抱傳統、墨守成規，必須創新思路，創新體制，創新制度，創新方法和手段。第六節檔案保管 4. “效益理念3、現代化檔案管理新理念就是服務至上，效益至上，而不是管牢不出問題就好。要千方百計地開發檔案信息，實現檔案信息增值服務。同時要正確處理好利用與保密的關系。 檔