1、盡管郵件用戶量如此龐大，但不是所有人都能高效地寫郵件，本次話題給大家分享怎么寫郵件。郵件的用途電子郵件不可或缺，即使我們有大量的會議，面對面工作，人手一部電話，電子郵件依然非常重要。這是因為，電子郵件能夠將事情書面化，沉淀聲音，落實決策，能夠不受人在不在場影響，能夠更加廣泛知會信息、征詢建議。所以，發送有效的電子郵件，能夠：提升我們的工作效率讓郵件更加有效得到反應，讓事情更加有效得到推動；增強我們的影響力與專業性郵件的覆蓋面更加廣泛，一封簡介利落重點突出的郵件會讓你的合作伙伴對你的印象更加好。辦公室郵件的作用，大概有以下幾種(私人郵件不在其列)：通知事情發生如項目發布通知與預發布通知，決定我們

2、已經做了，寫郵件只是通知你們，你們是否回應一點都不重要，但是只要沒說沒收到就好。征詢意見決定未正式做，或者只是有個想法，希望大家給出意見和建議，你們的回應與否，尤其是回應的質量對于事情的推動進度非常重要。純粹分享FYI型郵件(Foryourinformation),我覺得有趣或者有用的東西，發給各位參考，通常我會期待一個“謝謝”，但是沒有也沒關系。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發現原來是FYI類型郵件，而是在一開始就說明白：分享某某某。要求確認和拍板重要!一定要得到收件人，尤其是里面的關鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會造成延時和其他后果。邀約一般是會議和討論的邀約，會被收

3、件人登記到備忘錄里，建議此類郵件在標注清楚時間、地點、主題、內容的同時，使用OutLook的會議邀請系統發送。【說明】一般在工作里，“征詢意見”和“要求確認拍板”的郵件會占多數。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中，有些人容易把“要求確認和拍板”的郵件誤發送成為“征詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實，一看原來是確認郵件無人響應，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望狀態，發送人又不給力去進行催促。所以到了點，發現決策無法達成。如果你要發送的郵件屬于“要求確認和拍板”類型的，請先檢查事情是否已經經過了幾輪的公開討論，確實已經到了確認階段，其次，請在郵件里標明下一步的行動，若你們不

4、確認，事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答復的時間點。如有必要，請將你期望得到答復的人名附上，并強化指出。郵件原則、禮貌原則語句保持通順，標點無錯。不只是郵件，所有類型的寫作都有這一條。這個問題雖小，但是很能反映發件人的態度。如果連最基本的語句和漢子都不能寫對，那么他人就無法對你的工作態度報以百分百的信任。辦公環境請使用環境中通行的語言。學會區別To和Cc。確實希望對方讀到，請務必將其放入To欄，其他可以放入Cc欄。很多人遇到只在Cc欄的情況時是不讀郵件的。抬頭和落款。內部討論可以隨便，但正式一點的郵件就需要。用詞。正式信函請使用規范用語，避免口語化。要盡快回復。收到郵件后不要拖延，哪

5、怕是先告訴發信人您需要更多時間來給出回復。戰地記者原則廢話、套話、官話、空話一概省略，直切主題是最合適的。收件方收到郵件時，首先映入眼簾的就是主題，如果主題不能引起收件人的注意，那么對方有什么理由點開它?主題應該點明郵件意圖，如果是他們轉發的，在主題中寫出來。長度。郵件不是你寫長篇小說的地方。一到兩個自然段足夠，將最最重要的信息寫出來即可。多的內容請放進附件或打電話。內容單一。一封郵件不要說兩件事，除非兩件事的確緊密相關。如果有兩個問題，請發兩封郵件，在兩個列表中討論。金字塔原理所有電郵都應該遵循這種結構：中心明確，分層敘事，逐層鋪開。在寫郵件的時候，就需要采用倒金字塔的敘事方法：在郵件的開頭

6、，用一段話，言簡意賅地概括大意，講清楚“四個W和一個H”。如果不能在一開始說清楚問題，大多數人是沒有耐心讀到最后一段并且搞清楚你的真實用意的。Who需要在郵件開始打招呼的時候就要明確你的收件人是誰，最好指明唯一的任務所屬人。如果你只是一個Hi開頭，卻有若干個收件人，那么誰也不知道要響應這封郵件;而如果你一下子和多個人打招呼，那么這件事情就會因為所有收件人都覺得事不關己而告吹。What需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要發些模棱兩可的表態，這樣對于郵件溝通沒有任何益處。如果你自己都不知道自己要什么或者要表達什么，就別發出這封郵件。When明確這個需求的時限。“越快越好”在大多數時候等于“沒有截

7、止日期”。Why讓對方明白這件事情對對方（收信人）而言的重要性，或者起碼是對團隊或公司而言的重要性，而不是對你而言的重要性。How所有做過乙方的人都知道，如果你收到一封沒有具體操作指示的郵件，是非常難處理的。除非收發雙方已經有非常明確的上下文，比如幾分鐘之前的電話溝通，或者事出緊急已經不能在郵件里花費更多時間，建議給出盡可能明確的操作辦法。郵件結構工作郵件的結構從郵件的結構看，有：1、發送地址；2、標題；3、抬頭；4、正文；5、附件；6、恭祝語；7、簽名檔。下面介紹每部分需要注意的要點：1、發送地址發送地址區，有收件人、抄送人、密送人三個部分。a）收件人收件人需要處理該郵件的人，或者是通知發布

8、的對象。在這里注意不要一事二報，也就是一件事情不要同時申請兩個領導批示;一件事情不要安排給兩個人去做。這個也牽扯到做事情的方法上了：比如你明天想要請一天假，同時發給部門經理和總經理，請求批準。部門經理一看，我C,大領導在呢，我批不批啊，還是讓大領導先發話吧，這廝是想在老總面前讓我好看么?總經理一看，媽的，這種事情也要我批，想累死老子啊？結果誰都不鳥你，你這假算請了還是沒請呢？b）抄送人放在抄送人里，只是讓對方知會一下，他可以不回復。比如請假的例子，就應該主送自己的部門經理，抄送總經理。這樣部門經理好處理，總經理還會感覺你是很規矩的人，動向都讓他知道。如果是跨部門，需要兩個領導都確認的郵件，最好

9、只請示自己的領導，跨部門的溝通讓領導去協調。盡量不要做跨越自己部門范圍請示的事情，因為你的命運主要把握在直接領導手里，別讓他覺得你很難搞。c）密送人密送人其實很有用！不方便讓別人看到在收件人列表里出現的人，可以放在密送里；重要的、容易忘的郵件，密送給自己一份，可以方便管理查看；在發送通知類郵件時，不想讓大家在郵件里群體回復，可以把發送對象的郵件地址列表放在密送人里。這樣大家看到的收件人里只有自己，全部回復也不會打擾到其他人。2、標題標題是整個郵件的金字塔頂端，避免使用口語化的文字，會顯得很不職業。多次或者轉發的郵件，標題上會被加上很多的re：fw：re：re：re：re：而且這種郵件1、最好不

10、要參與進去2、非要參與的話，把標題清理清理為什么不要參與，因為了這么多次的郵件肯定是已經靠郵件無法解決的問題了，不如開會討論一下，節約大家的時間，不管是當面或電話會議都好。電話或會議之后不要忘了發一封討論結果確認郵件。如果需要每天發一次的郵件，比如日報、例行數據發送等，建議標題這么寫：11月8日關于xxx的xxx用當日的日期開頭，方便以后檢索。3、抬頭抬頭也就是稱呼，這里最好是按照公司文化寫，有的公司文化領導就喜歡直呼名字，有的公司文化必須稱呼x總，xx總。一般這么處理比較妥當：單獨寫給領導的郵件直呼姓名或昵稱；有第三人的時候稱呼x總。單獨寫郵件，稱呼x總，感覺對領導不夠信任、不夠親切；有其他

11、人的時候，不稱呼x總，顯得對領導不夠尊重。尤其是在創業團隊里，大家沒什么級別概念，內部發郵件都稱呼名字。但是在對外部公司寫郵件的時候，一定要把級別表明出來，這樣對合作有好處。否則外部公司的人可能會想：這特么什么破公司啊，找了一幫沒級別的人跟我來談合作，能靠譜嗎？4、正文正文，首先要注意遵循金字塔原理，先說中心思想，再詳細闡述細節。一行內容不要超過15個字，字體不要太小，不要太大，不要顏色怪異。一行字太多，有的人郵件查看是豎著的三欄，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔細看了。建議用字號用小四（20號），字體用宋體，顏色用黑色，強調的關鍵詞用紅色，但紅色不要用太多。（PS:別人的名字不要用紅

12、色，別人的名字不要用紅色，別人的名字不要用紅色，重要的事說三遍！）多條內容，一定要用編號排列一下，顯得你非常有條理，別人讀的時候效率也高。總之，要把郵件當成是網頁去設計，根據讀者的體驗去考慮文案和排版。5、附件附件少的時候最好不要打包，這個跟產品設計非常類似，能在一級頁面看的東西，用戶一般不愿意到二級頁面去看。附件不要太大，這個很好理解，有的公司網速很慢，你發大附件肯定有人會想要掐死你。附件多，必須打包的時候，一定要在郵件正文里做一下附件說明：附件中是xx,請查收因附件較多，必須要打成壓縮包發送的話，一定要在郵件正文里做一下附件說明，比如這樣：壓縮包中包括：、xxxx文檔，是對xxx的說明xx

13、xx文檔，是對xxx的說明xxxx文檔，是對xxx的說明講一下每個附件是干什么的，方便收到郵件的人查看。6、恭祝語、簽名及其他信息恭祝語、簽名及其他信息，這些都好理解，按公司的要求來就好，不多說了。如果貴公司沒有這方面的規范，你可以你一封郵件提個建議，恭喜你，又升值了哦。撰寫順序估計大多數人都是先寫收件人，然后寫標題，然后寫正文，然后pia發送了。這個流程在你很忙亂的時候很可能會出錯，我們最好用一個容錯率高的流程，像這樣：標題正文附件收件人先寫標題，這是整個郵件金字塔的塔尖，先寫出來，不跑題。同時也防止標題遺漏，沒有標題的郵件讓人非常不爽，顯得你非常不職業。先不要寫收件人地址，即使按錯了鈕，或

14、者按錯了快捷鍵，也不會發出去。從流程上確保不犯錯誤，這就是咱普通青年的牛逼之處。其他注意事項1、發出去的郵件，潑出去的水郵件是書面形式的，發送出去就很難收回來。收信人可能把您的郵件打印出來，也可能轉發您的郵件。在郵件中不要寫你不想在整個公司甚至公司以外傳播的內容。絕大多數“郵件車禍現場”來自一時沖動。在回復任何郵件之前，請想想下面這個問題：在法庭上，我的這封郵件會成為對我不利的證據嗎？我的這封郵件會讓別人覺得我是一個壞人嗎？在數字時代，郵件就是所謂的“白底黑字”。很多“壞事兒”的郵件，雖然來自一時腦熱，卻成了全世界的把柄。就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室里大吵一架，也不要隨隨便便發出一封怒氣沖沖的郵件。2、不要在郵件里產生爭論除非迫不得已，或者可以一錘定音，否則，不在郵件中爭論。不要出現一個主題在多人之間來回很多輪的情況。最忌諱的做法，就是在郵件討論陷入某種僵局的時候，把部門或者公司里的頭頭加入郵件。成熟的老板并不會因為忽然被加入一個爭論而立刻做出反應，也不會冒著得罪一撥人的風險給另一撥人“做主”。3、切忌踢皮球如果同一封郵件來來回回三四次了，但是問題還是沒能解決，那么果斷通電話或者面談，說不定十分鐘就搞定了