1、 會計電算化主講教師：會計電算化項目二 基礎檔案設置知識：明晰企業基礎檔案設置的方法：技能:能夠根據企業的基本資料通過軟件操作設置企業基礎檔案及財務基礎檔案；素養：靈活機敏的工作態度；認真求實不怕辛苦的工作作風。內容任務一 機構人員設置任務二 客商信息設置任務三 存貨信息設置任務四 財務信息設置任務五 收付結算信息設置任務一機構人員設置內 容一、設置部門檔案二、設置人員類別三、設置人員檔案一、設置部門檔案 部門檔案既可以在企業應用平臺的基礎檔案中進行設置，也可以在使用部門檔案的其他系統中進行設置，系統中基礎檔案信息是共享的。部門編碼必須符合編碼規則。如果在此發現編碼方案不適合，可以在部門檔案數

2、據為空時修改部門編碼方案。修改方法有兩種：一種是以賬套主管在系統管理中修改賬套參數中的編碼方案；另一種是由賬套主管在企業應用平臺的基本信息設置中修改編碼方案。部門編碼及部門名稱必須錄入，其他內容可以為空。建立部門檔案時，應先從上級部門開始輸入，然后再建立下級部門檔案。由于此時還未設置“人員檔案”，部門中的“負責人”暫時不能設置。如果需要設置，必須在完成“人員檔案”設置后，再回到“部門檔案”中以修改的方式補充設置。1.單擊“增加”按鈕，錄入部門編碼、部門名稱。2.單擊“保存”按鈕，窗口左邊會以樹形目錄顯示。以此類推，錄入其他的部門檔案，。人員類別與工資費用分攤有關，工資費用分攤是薪資管理的一項重

3、要功能。不同類別人員的工資在分攤理應計入不同的入賬科目，人員類別設置是為了工資分攤生成憑證時，按不同人員類別選擇不同的入賬科目。人員類別是人員檔案中的必錄項目，需要在人員檔案建立之前設置。如果未先設置人員類別，而將人員檔案所屬類別選為“在職人員”加以保存，則不能再在“在職人員”下增設人員類別。二、設置人員類別1在“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”“機構人員”“人員類別”命令，進入“人員類別”窗口。2定位“正式工”，單擊“增加”按鈕，進入“增加檔案項”窗口，錄入檔案編碼、檔案名稱，其余可不錄3單擊“確定”按鈕，加以保存。以此類推，錄入其他人員類別資料。保存好的人員類別信息會在窗口左邊以樹形目

4、錄顯示。設置人員檔案之前必須先設置部門檔案，否則“行政部門”下拉框中無內容。人員編碼必須唯一，行政部門只能選擇末級部門。如果行政部門選錯了，需要重新選擇時，必須先將錯誤的部門先刪除，否則無法顯示其他部門內容。如果該員工需要在其他檔案或其他單據的“業務員”中被參照，需要選中“是否業務員”復選框。否則，在業務員列表中，將不顯示此人的信息。三、設置人員檔案1在“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”“機構人員”“人員檔案”命令，進入“人員列表”窗口。2單擊左側窗口部門分類下的“財務部，單擊“增加”按鈕，進入“人員檔案”窗口，在“基本”選項卡中，按任務資料錄入人員編碼、人員姓名，選擇性別，雇傭狀態，選擇

5、人員，勾選“是否業務員”，其余可不錄。3單擊“保存”按鈕。同理，輸入其他人員檔案信息。任務二 客商信息檔案設置內 容一、設置客戶分類二、設置客戶檔案 三、設置供應商檔案如果在建賬時，沒有選中“客戶是否分類”復選框，則在此不能進行分類設置，可由賬套主管注冊“系統管理”進行賬套參數修改。客戶分類編碼必須符合編碼方案規定。一、設置客戶分類1在“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”“客商信息”“客戶分類”命令，進入“客戶分類”窗口。2單擊“增加”按鈕，按任務資料錄入分類編碼、分類名稱。3單擊“保存”按鈕。同理，輸入其他客戶分類信息。客戶編碼必須唯一。如果賬套中并未對客戶進行分類，則所屬分類為“無分類”

6、。如果在建賬時選中了“客戶是否分類”項，則必須先設置客戶分類，然后才能編輯客戶檔案。系統在“客戶檔案”窗口設置了“基本”、“聯系”、“信用”和“其他”四張選項卡，其中“聯系”選項卡中設置了“分管部門”、“專管業務員”，是為了在應收應付款管理系統填制發票等原始單據時能自動根據顯示信息進行。二、設置客戶檔案1在“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”“客商信息”“客戶檔案”命令，進入“客戶檔案”窗口。2單擊左窗口客戶分類下的“長期客戶”，單擊“增加”按鈕，進入“增加客戶檔案”窗口，在“基本”選項卡中，按任務資料錄入客戶編碼、客戶名稱、客戶簡稱、稅號，其余可不錄。3單擊窗口上方“銀行”按鈕，進行“客戶

7、銀行檔案”窗口，單擊“增加”按鈕，按任務資料選擇所屬銀行，錄入開戶銀行 ，錄入銀行賬號 ，默認值選擇“是”按鈕，單擊“保存”按鈕后退出“客戶銀行檔案”窗口。4單擊“保存”，保存客戶檔案。同理，輸入其他客戶檔案信息。供應商分類和供應商檔案設置原則和操作步驟同客戶分類和客戶檔案設置基本相同。1在“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”“客商信息”“供應商檔案”命令，進入“供應商檔案”窗口。2單擊“增加”按鈕，進入“增加供應商檔案”窗口，在“基本”選項卡中，按任務資料錄入供應商編碼、供應商名稱、供應商簡稱、稅號。三、設置供應商檔案3單擊窗口上方“銀行”按鈕，進入“供應商銀行檔案”窗口，單擊“增加”按鈕

8、，按任務資料選擇所屬銀行，錄入開戶銀行 ，錄入銀行賬號，默認值選擇“是”按鈕，單擊“保存”按鈕后退出“供應商銀行檔案”窗口。任務三 存貨信息設置內 容一、設置計量單位二、設置存貨分類三、設置存貨檔案無換算計量單位組：該組下的計量單位都以單獨形式存在，即相互之間不需要輸入換算率，而且全部缺省為主計量單位。固定換算的計量單位組：包括多個計量單位，一個主計量單位、多個輔計量單位。浮動換算的計量單位組：只能包括兩個計量單位，一個主計量單位、一個輔計量單位。存貨檔案中每一存貨只能選擇一個計量單位組。計量單位組保存后不可修改。一、設置計量單位1.用友ERP-U8V10.1企業應用平臺中，打開“基礎設置”選

9、項卡，執行“基礎檔案”“存貨”“計量單位”命令，打開“計量單位”窗口。2.單擊“分組”按鈕，在“計量單位組”窗口，單擊“增加“按鈕，輸入“計量單位組編碼”、 “計量單位組名稱” ，選擇“計量單位組類別” ，單擊“保存”，設置完畢后，單擊“退出”。3.單擊“單位”，在“計量單位”窗口，單擊“增加“按鈕，輸入“計量單位編碼”為“01”，輸入“計量單位名稱”米“，單擊“保存”，如圖2-13所示。輸入其他計量單位后，單擊“退出”。再單擊“退出”。有下級分類碼的存貨分類前會出現帶框的+符號，雙擊該分類碼時，會出現或取消下級分類碼。新增的存貨分類的分類編碼必須與編碼原則中設定的編碼級次結構相符。例如，編碼

10、級次結構為XX-XXX，那么，001是一個錯誤的存貨分類編碼。存貨分類必須逐級增加。除了一級存貨分類之外，新增的存貨分類的分類編碼必須有上級分類編碼。例如，編碼級次結構為XX-XXX，那么01001這個編碼只有在編碼01已存在的前提下才是正確的。二、設置存貨分類1.在用友ERP-U8V10.1企業應用平臺中，打開“基礎設置”選項卡，執行“基礎檔案”“存貨”“存貨分類”命令，打開“存貨分類”窗口。2.單擊“增加“按鈕，在編輯區輸入分類編碼和名稱等分類信息，單擊“保存”。提供自動復制功能。點擊拷貝按鈕，則每增加一個存貨時，自動復制上一個存貨內容。存貨編號、代碼、名稱不復制。保存存貨記錄時，若發現該

11、條記錄的存貨名稱+規格型號與別的記錄相同，則應提示用戶：“該存貨記錄的名稱+規格型號與XXX記錄重復，是否繼續進行？”若選擇繼續進行，則保存該記錄，否則不予保存檔案記錄，且將焦點停留在存貨名稱輸入框中。三、設置存貨檔案1.打開“基礎設置”選項卡，執行“基礎檔案”“存貨”“存貨檔案”命令，打開“存貨檔案”窗口。2.單擊“增加”，在“增加存貨檔案”窗口，單擊“增加“按鈕，輸入“存貨編碼” ，輸入“存貨名稱” ，選擇存貨分類 ，選擇計量單位組 ，主選擇計量單位 ，輸入稅率，選擇存貨屬性 ，單擊“保存”后，繼續增加其他存貨。增加完畢，單擊“退出”。任務四 財務信息設置內 容一、設置會計科目二、設置憑證

12、類別三、指定會計科目四、設置項目目錄 五、收付結算信息設置1.增加會計科目（1）在“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”“財務”“會計科目”命令，進入“會計科目”窗口，顯示所有“2007 新會計制度”的科目。（2）單擊“增加”按鈕，進入“新增會計科目”窗口，輸入明細科目相關內容，如輸入科目編碼“100201”、科目名稱“工行存款”；選擇“日記賬”、“銀行賬”，單擊“確定”按鈕。一、設置會計科目科目編碼：科目編碼只能由數字0-9、英文字母A-Z或a-z、減號（-）、正斜杠（/）表示，其他字符（如、空格等）禁止使用。科目名稱：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數字，可以是減號（

13、-）、正斜杠（/），但不能輸入其他字符。科目類型：行業性質為企業時，科目類型分為資產、負債、共同、權益、成本和損益六類。賬頁格式：系統提供了金額式、外幣金額時、數量金額式、外幣數量式四種賬頁格式供選擇，用于定義該科目在賬簿打印時的默認打印格式。輔助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其他核算要求，系統除完成一般的總賬、明細賬核算外，提供了部門核算、個人往來、客戶往來、供應商往來和項目核算五種供企業選擇。凡是設置有輔助核算內容的會計科目，在錄入期初余額或填制憑證時，都需要錄入相應的輔助核算內容。日記賬、銀行賬：選擇了“日記賬”的科目可以生成日記賬數據供查詢，選擇了“銀行賬”的科目才能執行銀行

14、對賬等功能。受控系統：設置某科目為受控科目，受控于某一系統，則使用該科目制單只能在該受控系統進行，而不能在總賬系統中進行。如“應收賬款”一般可設置為受控于“應收系統”，“應付賬款”可設置為受控于“應付系統”。2.修改會計科目（1）在“會計科目”窗口，雙擊“1001庫存現金”，或在選中“1001庫存現金”后單擊“修改”按鈕，打開“會計科目修改”對話框。（2）單擊“修改”按鈕，選中“日記賬”前的復選框。（3）單擊“確定”按鈕。（4）在“會計科目”窗口，雙擊“140301真絲”，或在選中“140301真絲”后單擊“修改”按鈕，打開“會計科目修改”對話框。（5）單擊“修改”按鈕，通過下拉框將賬頁格式由

15、“金額式”改為“數量金額式”，再選中“數量核算”復選框，在計量單位欄錄入“米”，單擊“確定”按鈕。在會計科目使用前一定先檢查系統預置的會計科目是否能夠滿足需要，如果不能滿足，則以增加或修改的方式進行調整。如果有一些會計科目是不需要的，也可以采用刪除的方法刪除。在上機實訓時可學會刪除一、兩個會計科目，不必要將不需要的全部刪除。增加會計科目時，必須遵循自上而下的原則，即先增加上級科目，再增加下級科目；會計科目編碼要符合編碼規則；編碼不能重復。科目如果需要進行外幣核算，應選中“外幣核算”復選框（如果在建賬時沒有選中“有無外幣核算”，則該復選框將不被激活），并選擇其核算的幣種（必須在基礎檔案設置中事先

16、進行過“外幣設置”），否則，不能進行真正的外幣核算。科目如果要進行數量核算，應選中“數量核算”復選框，并設置相應的計量單位。這樣在錄入該科目的期初余額和用該科目制單時，不僅要求錄入金額，還需要錄入物品數量。只有處于修改狀態才能設置匯總打印和封存。已有數據的會計科目不能修改其科目性質。在修改“應收賬款”會計科目時，如果通過下拉框將右下角受控系統顯示為空白，則該應收往來業務可以在總賬系統中進行制單。3.刪除會計科目（1）在“會計科目”窗口，選擇要刪除的會計科目。（2）單擊“刪除”按鈕，系統提示“記錄刪除后不能修復！真的刪除此記錄嗎？”信息。（3）單擊“確定”按鈕，即可刪除該科目。如果要刪除已設置有

17、明細科目的會計科目，應自下而上操作，先刪除明細科目，再刪除一級科目。如果科目已錄入期初余額或已制單，則不能刪除，必須先刪除余額或憑證后，才能進行相應操作。被指定為“現金科目”、“銀行科目”的會計科目不能刪除；若想刪除，必須先取消指定。1在“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”“財務”“憑證類別”命令，進入“憑證類別預置”窗口。2選中“收款憑證 付款憑證 轉賬憑證”前的單選按鈕。二、設置憑證類別3單擊“確定”按鈕，打開“憑證類別”對話框。4單擊“修改”按鈕，雙擊“收款憑證”所在行的“限制類型”欄，出現下三角按鈕，從下拉框中選擇“借方必有”，在“限制科目”欄錄入“1001，100201”，或單擊參

18、照按鈕，分別選擇“1001”及“100201”。同理，完成對付款憑證和轉賬憑證的設置。限制科目之間的逗號要在半角方式下輸入，否則系統會提示科目編碼有誤。已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字。系統提示的限制類型有借方必有、貸方必有、憑證必無、憑證必有、借方必無、貸方必無、無限制等七種。如果收款憑證的限制類型為借方必有“1001，100201”，則在填制憑證時系統要求收款憑證的借方科目至少有一個是“1001”或“100201”，否則，系統會判斷該憑證“不滿足借方必有條件”，不允許保存。付款憑證及轉賬憑證也應滿足相應要求。 憑證類別的排列順序將會影響賬簿查詢中憑證類別的排列順序，可通過憑證類別

19、表右側的上下箭頭進行調整。1.在“會計科目”窗口，執行“編輯”“指定科目”命令，進入“指定科目”對話框。2.選擇左邊“現金科目”單選按鈕，單擊“”按鈕，將“1001庫存現金”從“待選科目”窗口選入“已選科目”窗口。三、指定會計科目3.選擇左邊“銀行科目”單選按鈕，單擊“”按鈕，將“1002銀行存款”從“待選科目”窗口選入“已選科目”窗口。指定會計科目是指指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執行出納簽字，才能查看現金、銀行存款日記賬。被指定的“現金科目”和“銀行科目”必須是一級科目。在指定科目之前，應在建立或修改“庫存現金”和“銀行存款”科目是選中“日記賬”復選框。如果企業需要利用總賬中的現

20、金流量輔助核算編制現金流量表，則可以將涉及現金流量的科目進行指定。1.定義項目大類（1）在“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”“財務”“項目目錄”命令，進入“項目檔案”窗口。（2）單擊“增加”按鈕，打開“項目大類定義增加”對話框。（3）錄入新項目大類名稱“產品項目”。四、設置項目目錄項目大類的名稱是該項目的總稱，而不是會計科目的名稱。如，在建工程按具體工程項目核算，其項目大類名稱應為“工程項目”而不是“在建工程”。系統預設了“現金流量項目”和“項目管理”兩個大類，企業可根據需要增設大類。（4）單擊“下一步”按鈕，打開“定義項目級次”對話框。（5）默認系統設置，單擊“下一步”按鈕，打開“定義項

21、目欄目”對話框。（6）在“定義項目欄目”對話框中，單擊“完成”按鈕，返回“項目檔案”窗口2.指定項目核算科目（1）在“項目檔案”窗口，單擊“項目大類”欄的下三角按鈕，選擇“產品項目”項目大類。（2）單擊“核算科目”選項卡。（3）單擊“”按鈕，將“直接材料”、“直接人工”和“制造費用”科目從“待選科目”列表中選入“已選科目”列表。（4）單擊“確定”按鈕。“項目檔案”窗口中，“核算項目”選項卡中的待選科目是指設置科目時選擇了輔助核算中“項目核算”功能的所有科目。一個項目大類可以指定多個科目，一個科目只能核算一個項目大類。3.進行項目分類定義（1）在“項目檔案”窗口，選擇“項目大類”為“產品項目”，單擊“項目分類定義”選項卡。（2）錄入分類編碼“1”、分類名稱“自產產品”，單擊“確定”按鈕。為了便于統計，可對同一項目大類下的項目進一步劃分，即定義項目分類。顯示“已使用”標記的項目分類不能刪除。4.項目目錄維護（1）在“項目檔案”窗口，單擊“項目目錄”選項卡，單擊“維護”按鈕，進入“項目目錄維護”窗口。（2）單擊“增加”按鈕，錄入項目編號“1”、項目名稱“床單”，是否結算“否”，單擊“所屬分類碼”按鈕，選擇“自產產品” 。同理，增加“被套”。如果在“項目目錄維護”對話框中多拉出一行，退出時系統出現提示信