1、PAGE PAGE 6 XXXX學院電子公文處理工作辦法第一章 總 則第一條 為推進學校電子公文處理工作科學化、制度化、規范化，根據、政機關電子公文處理工作辦法（廳字20XX7號）和學校公文處理工作相關規定，特制定本辦法。第二條 學校電子公文是通過學校電子公文系統，以電子數字形式擬制、辦理、管理的公文，同紙質公文具有同等效力。第三條 學校電子公文與紙質公文在公文種類、公文格式、行文規則、公文擬制、公文辦理、公文管理等方面的基本要求一致。第四條 學校電子公文處理工作應當堅持統管理、準確規范、精簡高效、安全可靠的原則。 第五條 學校辦公室負責學校電子公文處理工作的管理，并對校內有關單位的電子公文處

2、理工作進行業務指導和督促檢查。第二章 電子公文要素第六條 電子公文要素包括版面、擬制、辦理和管理等。第七條 電子公文的版面要素一般包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼。第八條 電子公文辦理要素包括收文辦理、發文辦理、整理歸檔。（一）電子公文收文辦理1擬制。學校辦公室負責將收文紙質文檔制作成電子文檔，詳細登記文件名稱、文件字號、來文機關、收文時間等信息。2傳閱批辦。學校辦公室負責人及時提出擬辦意見，發送校領導批示、傳閱或交有關部門辦理，傳閱批辦信息主要包括擬

3、辦意見、傳閱批辦意見、傳閱批辦時間等。3承辦。學校辦公室根據傳閱批辦意見，發送有關部門辦理。承辦部門應當對交辦的公文及時辦理。承辦信息主要包括承辦意見、辦理時間、辦結記錄等。4催辦。學校辦公室及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。（二）電子公文發文辦理1起草。部門根據工作需要起草文稿，起草信息主要包括文稿內容、起草人信息、起草時間等。2審核。公文起草部門負責人對文稿進行審核，審核信息主要包括審核人信息、修改內容、審核意見、審核時間等。3復核。學校辦公室對文稿進行復核，復核信息主要包括復核人信息、修改內容、復核意見、復核時間等。4簽批。校領導審定簽發，簽批信息主要包括簽批人信息、

4、修改內容、簽批意見、簽批時間等。5印發。學校辦公室對審定簽發的文稿編寫文號、印制，并做好登記。印發信息主要包括印制機關信息、印制時間等。（三）電子公文整理歸檔1檔號。主要包括全宗號、檔案門類代碼、年度、保管期限、機構（問題）代碼、件號。2保管期限。包括永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。3移交接收信息。主要包括移交人信息、移交時間、接收人信息、接收時間。第九條 電子公文管理要素包括：.（一）查閱信息。主要包括查閱人信息、查閱時間。（二）變更信息。主要包括保管期限、主送范圍等變更內容，以及變更時間、審核人信息、簽批人信息。第十條 具有發文資格的校內機構參照以上規定執行。第三章 電子印章第

5、十一條 學校電子公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關電子印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性電子公文可以不加蓋電子印章。第十二條 電子印章制發、使用、管理按照學校印章管理有關規定執行。第十三條 電子印章應當符合有關電子印章相關標準要求，規格、式樣等按照有關規定執行，數據格式應當符合電子印章數據格式相關標準要求。電子公文歸檔時應當去除電子印章的數字簽名信息，只保留印章圖形。第四章 電子公文系統第十四條 電子公文系統是電子公文全生命周期過程或者部分環節所使用信息系統的統稱，包括相關軟硬件支撐和應用系統。第十五條 學校電子公文系統為辦公自動化系統，應當支持電子公文起草、審核、簽發、

6、傳輸、承辦、催辦、答復、歸檔等公文處理程序，同時具有驗證、存儲、輸出、查閱、檢索、統計等功能。第十六條 學校電子公文系統為非涉密電子公文系統，應當按照法律法規和有關標準規范要求，落實安全管理制度和安全防護技術措施，優先采用安全可靠的軟硬件產品和服務，定期開展系統安全保護等級測評和密碼安全性評估并整改。第十七條 學校辦公室、人事處負責電子公文系統帳號管理。在編教職工的電子公文系統帳號為職工號。非在編教職工因工作需要開通電子公文系統帳號，調離學校的教職工撤銷電子公文系統帳號，由人事處審核；電子公文系統用戶權限由學校辦公室確定。第十八條 網絡與教育技術中心負責電子公文的運行維護，應當制定電子公文系統

7、運行維護工作制度，明確網絡安全責任，設置網絡安全崗位，加強人員和經費保障，建立日常維護和應急響應、安全保密機制，保障電子公文系統安全可靠運行。第五章 電子公文管理第十九條 學校辦公室負責學校電子公文管理，有發文資格的校內機構負責本機構的電子公文管理。第二十條 檔案館負責電子公文歸檔工作的監督指導。電子公文歸檔應當按照有關法律法規執行。電子公文辦理完畢后，應當將需要歸檔的電子公文及其版面、擬制、辦理、管理等要素和相關數據信息及時整理歸檔。第二十一條 網絡與教育技術中心應當對電子公文定期進行數據備份，定期檢查、及時維護電子公文的處理設備，確保設備運轉正常。電子公文系統設備更新、系統升級時，應當確認原有載體與新設備兼容，同時對電子公文進行遷移。第二十二條 電子公文刪除應當履行審