1、第PAGE7頁共NUMPAGES7頁2022年秘書職能和職責摘要。秘書，在我國主要是指黨政機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位。秘書工作概括起來，就是輔助管理，綜合服務。在組織結構體系中，秘書是組織活動的中介，秘書的有效職能活動，能夠使人們的工作效力、生產和管理成果得到有效的提高。秘書的職能活動不能脫離社會，具有鮮明的對立統一性?？偟膩碚f，秘書就是為領導服務。在秘書的工作實踐中，充分發揮著參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協調、工作效益和執行效益等重要作用，真正達到管理機關對秘書工作的要求。關鍵詞：秘書的職能活動、輔助職能一、秘書工作有輔助性被動性，決定秘書對領導的從屬地位1

2、.綜合輔助是秘書活動的顯著特點秘書活動的綜合輔助特點，要求秘書在職能活動中充分發揮參謀咨詢、輔佐決策和檢查督辦的重要作用。秘書部門被稱為綜合辦公部門，秘書工作的要旨，是為領導工作提供服務。秘書的實踐活動，大多帶有綜合輔助性。綜合輔助既是秘書活動的顯著特點，又是指導秘書工作的重要原理。在組織運轉中，下級各方面的情況，需要通過秘書調查研究、接待來訪和處理來信，將下級各方面的請示、匯報、報表，收集起來并進行綜合，提供給領導，以輔助其了解下情。同時，秘書通過撰擬情況簡報、通報，組織各類會議，授權傳達上級指示等活動，綜合上級各項指示和要求，使下級能夠正確地理解上級領導的各項活動意圖，理解長遠的計劃和近期

3、的安排，在行動上徹底貫徹執行。2.輔佐決策在秘書職能活動中具有重要作用。秘書的輔佐決策作用，體現在日常的調查研究，處理來信來訪，收集處理信息，參與討論起草工作計劃等實務中。秘書的參謀咨詢活動，很大程度上也是對領導決策的有效輔佐。秘書在領導機關工作，上傳下達，溝通四方，便于領會決策意圖，檢驗決策執行效果，收集反饋意見，對決策的形成、實施、修正、補充和優化，能夠起到重要的作用。因為秘書職能工作大多與領導決策有著密切聯系，因此便于在各方面為決策提供有效的依據。秘書在決策執行中的各項職能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施。在優化決策和實施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。秘書要發揮

4、綜合辦公的職能優勢，全面系統地輔佐決策，不僅從可行性，還可以從組織內外環境條件的發展的角度，考慮決策執行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協助領導人進行科學決策，系統地跟蹤決策目標實現全過程，是秘書輔助決策的一大特點。秘書全面系統地輔佐決策，又具體體現在其日常工作中發現問題，協助領導人分析問題和解決問題的隨機事件中。在這個全過程的具體工作中，無論發現哪一方面、某個因素出現問題，便能立即協助領導人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統地輔佐決策與隨機性地輔佐決策的有機結合。秘書既要為決策形成提供各方面的服務，又要具體參與決策實施工作，在實施中為領導指揮、協調和控制決策實施過程，確保決策目標的實現

5、。這種對決策的形成輔佐與實施輔佐的結合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體的從實施決策的各步驟、各環節和各項具體措施，深入細致地考慮決策方案的科學性、可行性和可受性；在決策實施的輔助中，完整全面地考慮實施方向與決策目標的一致性，決策要求與實施效果的統一性。3.溝通協調是秘書部門和秘書人員的重要職責。溝通協調是保持組織機能的整體性的重要手段，是秘書部門和秘書人員的重要職責?，F代組織系統結構復雜，分工密細，必須以有效的溝通協調維系其整體性。秘書部門是組織內外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過程中，能夠及時發現組織管理中的局部失調現象和潛在的失調危險，然后有的放矢地加強信息溝通，使各相關方面了

6、解事情的真相，促進相互的理解和信任，就可以消除誤解，化解矛盾，解決不少失調問題，從而促進各相關方面的相互配合與合作，維系組織和諧運轉。秘書既能全面地領會領導決策層對工作的總體計劃和各個階段的工作重點；又能比較充分執行基層的具體情況以及實際存在的困難和要求。因此，當上下出現矛盾和失調時，秘書有著從中溝通協調的便利條件，促進上情下達，下情上達。在領導機關的各職能部門中，秘書既能了解每個部門的業務要求和運轉狀態，又能了解各部門間的相互配合關系。當職能部門間出現事權交叉、事權沖突的失調狀況時，秘書能夠及時發現問題，及時向領導人報告有關情況，協助領導人進行協調和仲裁。秘書部門代表領導機關辦理組織管理中的

7、各項工作事務，在辦理過程中不僅與各子系統、各相關方面，能保持密切的聯系，而且能取得各相關方面的信任和支持，這是秘書為各相關方面提供辦公辦事的服務所取得的效果。2022年秘書職能和職責（二）秘書的基本職能輔助決策：秘書的決策職能體現在調查研究、處理來信來訪、收集處理信息、參與討論起草工作計劃等實際工作中。就決策的形成、實施、檢驗過程中秘書對領導的輔佐決策職能。秘書輔佐決策的職能基礎、職能特點及其方法。一、秘書輔佐決策的職能基礎。秘書在領導機關上傳下達、溝通四方，便于領會決策意圖，掌握覺得依據，收集決策反饋，檢驗決策執行效果，對決策的形成、論證、實施、修正、補充和優化都能起到重要的作用，秘書輔佐覺

8、得的職能基礎主要體現在以下幾個方面：秘書為決策提供有效的依據。覺得最忌憑空杜撰和依據不足。秘書具有為領導工作綜合服務的職能，以此有著為決策提供有效依據之使命。掌管文件材料，便于為決策提供政策依據；經常深入基層，調查研究，便于為決策提供群眾可受性信息依據；在各職能部門間起到溝通協調作用，便于為決策提供各職能系統綜合信息依據；組織對外聯系，是對外聯系的窗口，便于為決策提供環境變化狀態依據；組織會議事務，便于為決策提供群體意識依據?？傊?，秘書的職能工作，大多與領導決策有著密切聯系，便于在各方面為決策提供有效的依據。秘書加速決策實施的進程。受權督辦、查辦與催辦，有利于加速各執行系統實施決策并檢查其結果

9、；發揮協調作用，調解決策執行中出現的矛盾和問題，有利于加速決策執行的進程；收集各子系統、各有關方面的反饋信息，有利于決策調整、補充、修正，保證決策的順利進行；協助領導人處理突發事件，有利于消除決策實施過程中隨機出現的障礙；接待處理人民來信來訪，有利于在決策執行中發現、分析和處理問題，轉化消極因素，調動群眾積極性?？傊?，秘書在決策執行中的各項職能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施。秘書促進決策的優化。擬定和收集多種可行方案，有利于決策的選優；提供參謀咨詢，收集群眾的意見和建議，有利于發揮群體智能作用；參與并組織有關學者行家進行決策討論，有利于在反復論證中優化決策；參與決策效果的考核評

10、價，有利于發現疏漏和失誤，采取必要的補救措施；撰擬總結、匯報材料，對決策形成、實施過程以及效果進行全面系統的分析研究，有利于為制定和實施新的決策提供有益的經驗和教訓?？傊趦灮瘺Q策和實施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。二、秘書輔佐決策的特點。全面系統和隨機輔佐相結合。秘書輔佐決策與從事某一方面專項管理的職能部門工作人員不同。他要發揮綜合辦公的職能優勢，全面系統地輔佐決策。他不僅從可行性，還可以從時空變化，組織內外環境條件發展的角度，考慮決策執行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協助領導人進行科學決策，系統地跟蹤決策目標實現的全過程，這是秘書輔佐決策的一大特點。但是，秘書全面系統地輔

11、佐決策，有具體體現其日常工作中發現問題，協助領導人分析問題和解決問題的隨機事件中。秘書不是專門研究決策的智囊人物，而是追蹤決策目標實現全過程的實際工作者。在這個全過程的具體工作中，無論發現哪一方面、某個因素出現問題，便能立即協助領導人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統地鋪位決策與隨機性地輔佐決策的有機結合。決策輔佐與實施輔佐相結合。秘書輔佐決策，與專職出謀劃策的研究咨詢機關的專家學者不同。專家學者受聘制定某項決策方案，但不參與決策方案的具體實施工作。秘書則不然，他既要為決策形成提供各方面的服務，又要具體參與決策實施工作，在實踐中幫助領導指揮、協調和控制實施過程，確保決策目標的實現。這種對決

12、策的形成輔佐與實施輔助的結合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體地從實施決策的個步驟、各環節和各項具體措施，深入細致地考慮實施方向與決策目標的一致性，決策要求與實施效果的統一性。這些正是組織領導人在決策形成和實施中必須要全面考慮的問題。超脫性輔佐與參與性輔佐相結合。領導人及其副職，執掌著決策權(即決斷權、表決權和否決權)，承擔著決策效果是否符合組織要求的全部責任。秘書則不同，既不執掌決策權，又不對決策效果的好壞直接承擔責任。秘書的輔佐決策，從某種意義上說，是超脫于決策的權力與責任的。但是，秘書實際工作中又參與了決策形成實施的全過程，秘書的工作成效，事業與期望，功過與報酬，無不與決策的成敗有著

13、密切的關系。這就形成了秘書超脫性輔佐與參與性輔佐的有機結合。這有利于秘書用不同于領導人的比較超脫的目光更客觀地觀察問題和分析問題；有不同于“局外人”、“第三者”對決策的議論。秘書自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關性，使其必須認真負責、全力以赴地投入決策的全過程。秘書的知識結構秘書工作的綜合性，要求秘書人員在橫向上要有較寬廣的知識面，但又要有自己的專業特點，在縱向上要有深厚的專業知識。這樣縱橫結合，可以用大寫的英文“t”字母來表示，或者說秘書人才應該是“t”型人才。秘書人員應該有三個方面的知識結構?；A知識、專業知識、其他方面相關知識?；A知識。分為兩個方面。一是社會科學基礎知識，即語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物等自然科學知識，以及一些工農生產和科技知識。專業知識。專業知識包括兩方面：一是秘書人員應具有的秘書業務知識，包括：公文和應用文寫作，文書寫作和文書處理，檔案保管，調查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，資料工作和信息科學知識，保密工作知識等。二是秘書所在工作部門的專業知識。如在政府機關部門工作的必須具有行政管理知識，在工商企業部門工