1、.：.；辦公自動化建立與管理規范第一節tc 第一節辦公自動化概述一、辦公自動化的含義tc 一、辦公自動化的含義20世紀40年代，在美國的部分企業開場運用機器來處置辦公業務。當時這被稱作辦公自動化Office Automation簡稱OA。隨著技術和經濟的開展，它早已超出了用機器來處置辦公事物的狹窄范圍。辦公自動化是一種綜合運用電子、通訊等多種技術從事文秘、行政任務的現代化辦公方式，它從消費運營部門和行政部門的辦公事務處置開場，進入到各類的信息控制管理，進而開展到輔助指點的決策，是對傳統辦公和管理方式的挑戰。辦公自動化隨著微型計算機的普及開展和現代通訊手段的提高而逐漸生長起來。它是一項綜合性的運

2、用技術，涉及到技術科學和管文科學。技術科學包括計算機技術、通訊技術、人-機工程和系統工程等；管文科學是指科學地組織和優化各個辦公環節，使之發揚盡能夠高的辦公效率。總之，辦公自動化是一項系統工程。二、辦公自動化的意義tc 二、辦公自動化的意義辦公自動化是當今企業開展戰略的重要環節。它與人事、財務、市場、產品效力等戰略具有同等位置。積極引進先進的電子技術成果來徹底實行辦公業務自動化，其結果，能由機器做的事情全由機器承當，而人那么可進展更有發明性的任務，諸如市場的開掘、新產品的開發等，這樣以往辦公室所扮演的處置單純事物的“后勤協調部門的角色將轉變成為足以影響企業生存的“戰略據點?，F代企業被信息爆炸的

3、社會所包圍。對企業運營管理而言，信息產生效益并非聳人聽聞。在至今為止的工業社會中，人、財、物不斷都被以為是企業的三資源。而在信息社會中，信息已成為第四種運營資源。并且在信息時代，經濟構造亦將由以人、財、物為主蛻變為以信息為主的構造?，F實上，現代社會的個別化、多元化形狀的開展特征決議了企業的活動必需首先掌握大量的各種信息，而極其重要的是從中提煉出有用的信息。例如，做市場分析時，主要是了解顧客潛在的要求，而本身擁有的技術和產品那么在其次。為開展正確的市場分析，信息的搜集和處置過程是極其重要的。接下來企業的下一個活動是使這些潛在的需求表現出來，也就是發明市場。三、辦公自動化系統的三個功能層次tc 三

4、、辦公自動化系統的三個功能層次一個完善的辦公自動化以下稱OA系統可劃分成三個在功能上有明顯區別的構造層次，它們分別是事務包括業務處置級、信息管理級和決策支持級。1.事務處置級辦公系統DPS這是在OA系統的功能層次中最根底的層次。它的義務是處置辦公室中一些日常例行性的事務，如文字處置、表格處置、文件信函的收發、行文處置、文檔資料管理、辦公日程管理、財務統計、月報表、年終報表處置，以及其他一些行政管理。對于公司和企業還包括圍繞所運營的業務，如簽署合同、供銷業務、報名業務等的處置任務。這一級辦公系統的主要特點是直接面向辦公操作人員，因此，強調必需求具備良好的人。2.信息管理級辦公系統MIS一些大、中

5、型企事業單位，在處置正常的辦公事務業務中，需求查詢有關的數據信息。因此，必需建立全局性的綜合數據庫系統，供有關部門共享數據信息。這個數據庫系統建立在事務處置級辦公系統的根底上，構成OA系統的第二個層次，稱為信息管理級辦公系統。3.決策支持級辦公系統DSS它在功能較為全面的OA系統中處于最高的層次。它建立在信息管理級辦公系統的根底上，必需運用由全局性數據庫系統提供的有關信息，針對各種需求作出決策的問題，利用閱歷構成的或實際的決策數學模型，結合有關內部和外部的信息作為條件，由計算機執行決策程序，作出決策。以上三個層次的辦公功能互有依存關系。決策支持層依賴于信息管理層提供的信息；信息管理層也依賴事務

6、處置層對數據信息的采集、處置、挑選，最后提供作為全局性運用的數據信息。從實踐需求和能夠的角度來看，并非在開場建立OA系統時都必需是完好的三個功能層次，而應該根據需求和能夠的條件，逐漸完善。目前，事務業務處置級OA系統的運用最為普遍，大、中型企事業單位正在普及這一功能層次的OA系統。四、辦公自動化的軟件種類tc 四、辦公自動化的軟件種類辦公室自動化技術的中心是辦公室信息處置技術，也就是利用各種等級的計算機系統處置辦公信息，因此用于辦公信息處置的軟件是辦公自動化的重要工具。從辦公運用的觀念看可把這些軟件分成以下三種類別：1.根本軟件根本軟件是維持計算機本身的運轉和提供開發管理及運用所必需的軟件。此

7、外還有構成計算機網絡通訊環境所需的軟件，如操作系統、各種程序設計言語、公用程序、數據庫管理系統軟件，部分網絡操作系統、聯網環境中的網絡協議軟件等。2.OA公用軟件OA公用軟件是可以商品化的，為大多數OA系統用戶所公用的辦公運用軟件，如文字處置、電子表格處置、文檔管理、電子出版系統、圖形圖像處置、言語處置、財務統計報表軟件、電子日程管理軟件等。為方便OA系統用戶的運用，一些廠商將這類OA公用軟件集成在一個軟件包中，作為商品向用戶提供。其中有些OA公用軟件曾經漢化的，在我國已得到廣泛的運用。3.OA運用軟件OA運用軟件是面向本單位、本部門的辦公運用特點，有針對性地開發的辦公運用軟件。其中有面向日常

8、事務處置的，也有結合本公司的運營業務需求而開發的。例如對于公司或企業，日常的主要業務是編制運營方案、處置供銷業務、市場動態分析、庫存統計、供銷平衡、財務收支等，這些都可以由相應的軟件來完成。五、辦公自動化中的子系統tc 五、辦公自動化中的子系統除了OA軟件外，目前由于微型計算機的性能大幅度地提高，利用微型機配一些公用的運用軟件構成的具有某種運用目的的子系統在OA技術領域的運用非常普遍。如下面一些常見的辦公運用子系統：1.電子出版系統電子出版系統能把文稿排成預定的各種版式，并且可以經過某種印刷方式制成一定數量的印刷品。其排版功能包括常用文件的幅面規格，文件中常用的各種字體、字號，常用格式的編排功

9、能，還包括橫排、豎排、圖文、表格合一的編排功能及處置公式、符號、注解等功能。2.文檔管理系統運用計算機管理文件資料或檔案是一種有效的管理方法。這里所指的管理不僅僅是指文件資料的存放，而且還包括文件查找檢索，以期提高文件資料的利用率。例如電子文件框，它適用于計算機系統的外存儲器磁盤容量大，或者辦公室收藏的文件資料數量較少的情況。目前大容量的光盤存儲器開場普及運用，一張五英寸直徑的光盤存儲量是普通微型機硬磁盤容量的幾倍至十幾倍。因此，用光盤存儲器作為存儲介質的文檔系統有較好的開展出路。由于它的存儲容量大，不但適用于存儲代碼文件，也可以存儲圖文文件，以利于儲存圖片、照片、簽名、指紋等不易代碼化的信息

10、，擴展文檔管理的運用范圍。辦公室文件資料存檔技術的新開展是一種稱為DDA的技術，意為辦公室資料體系構造，它是一種比上述的文件資料存儲更為智能化的存儲技術。它的主要功能是從某一個內容或主題出發，經過事先已構筑好的體系構造，可以把檢索引伸到與之有關的文件資料，從而查出更全面的所需資料。目前這項技術已制定出國際規范草案，我國也正加緊進展這方面的開發和運用。3.圖形、圖像處置子系統圖形、圖像處置子系統是在辦公室范圍內運用的CAD系統，如用于工程制圖、圖像的剪輯、縮放、拼接等的處置。4.智能化的信息輸入子系統智能化的信息輸入子系統包括文字識別和言語識別系統。我國在光學漢字自動識別和漢語言語識別技術方面都

11、有可供適用的階段性成果，可以部分地替代鍵盤漢字輸入方法，實現快速、高效率的漢字信息輸入。六、辦公自動化的主要設備tc 六、辦公自動化的主要設備現代辦公設備是構成現代辦公室的主要物質根底，隨著計算機技術、通訊技術、微電子技術、光電技術、信息處置技術的不斷創新，現代辦公設備的功能也日益提高。新舊產品更新換代迅速。全面了解現代辦公設備根本情況是進展辦公自動化建立的先決條件。辦公自動化設備可分為計算機設備、通訊設備、文印設備和其他設備四大類：1.計算機設備計算機：如大、中、小型機，微型機。聯機外部設備：如輸入輸出安裝、外存儲設備。任務站設備：如言語處置，數據處置，文字處置，圖形、圖像處置任務站，智能任

12、務站等。文字處置機：如英文處置機、中西文處置機。2.通訊設備通訊網絡設備：如計算機部分網絡、PABX公用自動小型交換機通訊設備。通訊傳輸設備：如各種信息收發機，調制解調器，其他傳輸信息設備。通訊傳輸介質：有線：如明線、對稱電纜、光導纖維。無線：如微波、衛星通訊。信息存儲設備：如縮微存儲設備、光盤存儲設備。信息傳輸設備：如機、電傳機、通訊系統。通訊控制設備：如信息交換設備、通訊處置機、信息通訊控制設備。用戶終端設備：如各種任務站、機、電傳打字機、多功能機。3.文印設備信息生成設備：如中、西文打字機、電動打字機、圖像、聲音、文字輸入設備。復印、印刷設備：如復印機、制版機、圖版機、膠印機、激光照排機

13、。郵件處置設備：如信件拆封機、封口機、郵戳機、信封地址自動打印設備。4.其他辦公設備如點鈔機、假幣識別儀、票證打號機、碎紙機、打孔機、裝釘機、切紙機、封裝機等。tc 辦公自動化概述第二節tc 第二節辦公自動化建立一、辦公自動化系統建立的過程分析tc 一、辦公自動化系統建立的過程分析1.辦公自動化系統建立的根本原那么在建立OA系統時普通要思索的原那么是：積極穩妥，量力而行，“運用先上，逐漸晉級；在設計時要留意做到統籌規劃、分期建立、配套開展；在安排上要突出運用，做好效力、穩步實施；在方法上要因地制宜，由小到大，從易到難。2.OA系統建立規劃的制定步驟一個部門要建立好本人的OA系統，一定要根據其資

14、金、環境、人員、義務等的情況，在經過充分調查研討的根底上，制定出一個既先進又科學的總體規劃。規劃應該由以專業技術人員為主的有指點和辦公人員參與的小組來制定。假設本部門沒有才干，可以委托或聘請一些對OA建立有閱歷的專家來協助制定。總體規劃的主要內容有：辦公現狀分析、建立原那么、系統目的、階段義務、設備選擇、投資安排、管理機構、人員設置、技術培訓、實施條件、建立步驟等方面。規劃的制定普通要經過的幾個步驟：(1)義務需求調查全面弄清本部門的信息量大小，信息的類型，信息的流程和內外信息需求的關系。以明確需求OA系統做什么、處理什么問題。這類調查普通采用問卷和面試方式進展。(2)辦公環境調查弄清本部門與

15、外界各方面的關系、了解本部門現有設備配置和辦公資源的運用情況，任務才干大小，哪些可以繼續運用，哪些需求淘汰改造。為配置設備提供根據。(3)系統目的分析根據義務需求、分析該OA系統能完成的根本義務，包括近期、中期和遠期的目的，以及系統將獲得的社會效益和經濟效益，從而選擇OA系統的建立模型如事務管理、信息管理或決策管理等。(4)系統功能分析確定為實現系統目的應具有的一切功能，如文件登錄、資料存儲、數據查詢、信息嚴密、電子郵遞等。從而為設計詳細的義務模塊做預備。(5)機型選擇分析根據義務需求、國內外設備市場情況和自有資金，照顧到先進性、適用性、可靠性、經濟性來選擇OA設備的機型。(6)可行性論證在總

16、體規劃的草案制定之后應聘請有關方面的技術專家、指點、辦公人員的代表，在充分預備的根底上，對方案進展分析、評價、論證、補充、修訂。只需在經過論證確認方案的科學性、先進性、可行性后才干付諸實施。3.OA系統的效益本錢分析OA系統的規劃能否科學、合理，還應從其效益本錢角度來分析，它包括以下幾個主要方面：(1)效益本錢分析目的是驗證利用OA系統可以節省的辦公費用，節省的人工，可以添加的辦公室任務效率等。(2)確定和估計系統所需的費用要估算建立OA系統所需的一次性的、再發性的和難以確定的本錢費用。一次性的本錢是為獲得、開發、實現OA系統有關的費用。除了系統硬、軟件的費用外，其他的有關費用包括系統安裝、運

17、用開發、技術咨詢、技術培訓等工程。再發性費用是和系統日常運轉和維護相聯絡的費用。如系統硬設備的維護、備用品費用、耗費品費用、聘用技術人員的費用等。難以確定的費用反映在以下幾方面：系統的可靠性、系統的可用性、系統的擴展性、系統的老化、折舊等。(3)確定和評價系統效益OA系統的效益按照各項辦公室任務或成果可以丈量的程度，分為明確的、定量的效益和難以明確的定性的效益。前者主要指節省的任務量、降低的勞動本錢、增進的辦公產品效力的工程、節省的時間、提高的辦公效率、減少的辦公游覽等，后者主要指改良的辦公質量、增進的辦公人員動力、提高的辦公人員的任務信心、增進的辦公業績、增進的對組織機構的了解、新的目光、新

18、的辦公方式、組織機構風格的改良等。4.對OA系統進展建立前分析OA系統分析與設計，是根據本地域、本部門的詳細情況設計出系統的邏輯模型，即根據信息流程與控制數據走向建立本部門籠統的OA系統。這一系統，既不問這些辦公信息處置用什么詳細方法，也不問處置用什么詳細技術手段與設備，只是從日常的手工辦公流程中，建立起一套完好的OA系統。重點是處理“需求做什么的問題，而不是“如何做的問題，這項任務由行政辦公人員與技術人員協作來完成，采用技術人員可以充分了解的方式表達出來，獲得本質認識上的一致。在此根底上，研制人員包括行政人員和技術人員應提出幾個層次、多種可選擇的方案，供部門指點人作出決策，在這種方案中，應客

19、觀地指出利弊得失，闡明其功能，以便指點者權衡定奪。5.OA系統建立的可行性研討運用者對OA系統的要求是OA系統研制任務的原因和原始方案，所謂可行性分析，就是針對OA系統的開發研制，分析研討目前在本部門能否具備了必要的資源及其他條件。一個辦公自動化系統能否可行，應從以下三個方面進展研討：(1)技術方面就是調查現有的技術條件對所提出的要求能否到達，如現有的計算機能否可完成其要求功能；現有輸入輸出設備能否承當得了要求的數據輸入輸出量等。普通地講，系統技術上的可行性分析可以從硬件性能要求和軟件性能要求包括操作系統、程序設計言語、軟件包、數據庫管理系統及各種軟件工具、能源及環境條件、輔助設備及備件等幾個

20、方面去思索。需求指出的是，技術的可行性應建立在曾經普遍運用的已成為商品的技術根底上，不能以剛出現甚至正在研討中的技術為根據。(2)經濟方面經濟方面的可行性，簡單地說，就是帶來的經濟效益能否超越研制和維護所需求的費用，在估計費用時，要充分思索軟件、資料、人員、管理等方面的全部費用。普通地講，在一個較完好的辦公自動化系統的研制費用中，硬件設備費用只是35左右，而軟件費用的比重卻往往很高，維護費和日常資料消耗費用也是一個容易被忽視的問題。這筆費用細水長流，天天要用，必需充分估計到。(3)社會方面除了以上兩種要素外，還有社會的或者說是人的要素影響著系統的可行性，例如一個市場分析系統，它所需求的原始數據

21、，由于某些緣由不能獲得，這樣，雖然從技術上、經濟上可行，但實踐上是行不通的，這就是社會方面的可行性。系統研制可行性分析，要以正式的書面方式寫出來，這就是可行性報告。它該當包括以下內容：部門主管所提出的該系統的目的。可以投入研制任務的資源，包括人力、資金、設備以及時間等。概述該部門的自然情況，對建立此系統所提的各種要求的看法?？尚行苑治?，從技術、經濟、社會三個方面，分析在現有的資源和條件下，該系統目的能否完成。根據以上的論述的分析，提出對該系統研制的結論和意見。可行性報告構成后，要提交到正式會議上討論，在此報告最終討論經過后，這個報告就是部門主管、管理任務人員的共同認識了。這份文件不但明確規定了

22、系統研制任務所要到達的目的，而且還規定了到達各個階段日標所需求的資源、投入的人力和完成的時間，并且分析了系統研制任務和各方面的關系。這樣一個文件就成為下一階段任務的根據。6.OA系統的組織構造與信息流分析可行性報告經過之后，系統的研制任務就進入了本質性階段。這個階段的首要義務是進展詳細調查，了解組織中的信息處置流程。組織構造與信息流程通?？梢杂靡恍┝鞒虉D表達出來，它可以協助 系統的分析設計人員理順思緒，易畫易懂，一目了然。運用這些圖形，系統設計人員可以與管理人員仔細分析討論，以便再調查，再修正。這樣，一步步地把現有的組織構造與信息數據流程明晰地描畫出來，就可以從詳細的構造出發，逐漸加以籠統，最

23、后得到系統籠統的全貌。信息的流動關系是以組織構造為背景的，在一個組織中，各部門之間存在著各種信息的交換關系。繪制組織構造圖，應留意以下幾點：(1)不能只畫組織上的從屬關系，應將各種信息流動都詳細地標識出來。(2)組織中現行的行政機構有時并不能全面反映該部門實踐所從事的任務，這樣，必需在圖上標出組織的實踐構造圖。(3)實踐任務情況往往非常復雜，不論多么先進的計算機，也不能夠把全部系統的一切信息都管起來，我們總是要帶著一定限制的系統目的來研討的。因此，應集中標出與系統目的有較大關系的各種信息流。構造圖完成之后，下一步該當進一步籠統舍去物資、資料、辦公活動等內容，并單獨把數據、信息流動、存儲情況抽出

24、來，得到全部門的信息流動和存儲總的情況，這就是數據流程圖。然后，從數據情況及處置情況兩個方面，進一步分析其細節。最后經過數據功能流程圖再一次進展綜合和核對，從而完成對該組織的信息系統的調查了解。數據流程圖是描畫系統邏輯模型的主要工具。它有兩個特點：一是籠統性，只需信息存儲、流動、運用和加工情況，這可使我們籠統地總結出系統的義務及各種階段義務的順序、關系等；二是綜合性，把系統對各類信息的加工處置聯絡思索，構成一個整體，從而反映這一個系統的全貌。7.OA系統闡明書系統方案的提出，應詳細表達在正式成文的系統闡明書中，這一文件是系統分析階段的任務總結和成果。系統闡明書應包括以下內容：(1)組織情況簡述

25、它包括簡要的任務過程，系統的義務、目的與系統有關的外部實體，與這些外部實體之間有哪些設備及信息的交換關系等。(2)工程目的這是指列出信息系統研討任務的目的，目的和義務的提法要盡能夠明確、詳細，要有定量的描畫。(3)現行信息處置系統的情況它是以數據流程圖為主要工具，給出現行信息處置系統的概略，并對它的特點、弱點作出評價。(4)系統的邏輯模型它應指出為了到達系統目的需作出哪些改良，并對改良后的內容作出客觀的全面評價。以上是系統闡明書的內容，這個闡明書是系統研制人員的任務報告及建議，是提交討論的一個任務文件，一經討論確定，并由運用者認可接受即成為有詳細約束力的指點性文件，成為一個階段系統設計任務的根

26、據。因此系統闡明書的編寫是一項非常重要的任務，它必需簡明扼要、抓住本質、反映系統的全貌及研制人員的想象。在系統闡明書的討論中，應吸收一些局外的系統分析員、設計專家參與，這些專家該當是具有研制類似系統的閱歷而又和本系統無直接關系的人。他們的參與，一方面是協助審查研制人員對系統的了解能否全面、深化、準確；另一方面是對方案實施后能否合理作出估計，不論是一次經過，還是反復幾次以后經過，一旦闡明書被運用者接受，系統分析階段就宣告終了，工程進入系統設計階段。8.OA系統的設計系統設計即物理設計是系統研制過程中的第二個大階段。在這個階段中，系統研制人員根據系統書提出的邏輯模型，思索實踐的技術條件、設備條件、

27、經濟條件及社會條件，確定系統的實施方案，即物理模型。假設說，在分析過程階段，系統研制人員主要義務是調查研討，了解情況的話，那么在系統設計階段，它們的主要義務是在各種技術手段和實施中權衡利弊，進展精心設計，在保證明現邏輯模型的根底上，盡能夠提高系統的可靠性、可擴展性和任務效率、質量等。在系統總體設計中，為使設計出來的系統易于修正，需求留意以下幾個問題：(1)應該把系統劃分成假設干部分，部分的功能簡單明確，內容簡明易懂，易于修正，我們可稱這樣的部分為模塊，而把由模塊組合成的系統稱之為模塊化構造的系統。(2)系統劃成模塊的任務，應按層次進展。首先把整個系統看成一個模塊，然后把它按功能分解成假設干個第

28、一層的模塊，它們各擔負一定的部分功能，相互配合，共同完成整個系統的功能。然后第一個第一層的模塊又可以進一步分解勝利能更簡單一些的第二層模塊，如此等等，這樣就構成一種多層次的模塊構造。越上層的模塊，其功能越籠統、越籠統；越下層的模塊，其功能越詳細、越簡單。(3)每個模塊應該盡能夠地獨立，即盡能夠地減少與其他模塊之間的關系。(4)對于整個系統的層次構造以及模塊間的關系，要明確地加以描畫和闡明，以便在修正時追蹤和控制其影響。總之，一個易于修正的系統該當是由一些規模小、功能明確、易于了解和修正的模塊按照層次構造組織而成。這些模塊之間的不用要的聯絡都已被去掉，而且它們的功能及相互關系都以明確的方式加以確

29、定和闡明。9.OA系統數據存儲過程的設計計算機任務模塊的設計包括兩個方面，即：數據存儲設計和運轉程序設計。數據存儲雖然不是模塊本身的內容，但卻是程序處置的對象，而且往往是多個模塊對同一文件進展存取，所以它不單獨面對某一模塊，而是面對多個模塊。因此只需在設計數據和存儲之后，才干確定各模塊調用手段。它該當在設計程序之前確定下來。運轉的程序可以按其功能分為數據錄入、對話查詢、內部處置、打印輸出等各類功能。在設計的過程中，需求有一些必要的設備，我們該當根據系統實踐需求的功能來確定設備的購置。這里所指的設備，不但包括硬設備，也包括“軟設備，即軟件，如高級言語的編譯系統、數據庫管理系統、公用的軟件包等。在

30、數據存儲的設計上，主要應做好三項任務。(1)確定存儲的內容在系統分析階段，我們對數據、信息進展分析，找出冗余之處。在此根底上，可以運用規范化的方式，把不用要的冗余去掉，合理規定每個數據存儲的內容。(2)確定組織方式根據對數據存取的途徑來確定文件的組織方式，即定下哪些項是索引項。這樣我們可以確定把數據按什么方式組織起來。(3)估算存儲數量根據上述條件，估計出數據存儲的總數量。在模塊設計上，要思索到一切有關模塊的要求，不能只思索某一個模塊的要求。模塊設計可以分為輸入、輸出、查詢、內部處置等四大類。輸入模塊。它是指專門把大量的數據輸進計算機中的模塊。目前，運用的設備和介質很多，如鍵盤輸入，卡片輸入、

31、紙帶輸入、軟盤輸入、磁帶輸入、光電掃描輸入、聲音輸入等。各種輸入設備價錢差別很大，有的輸入方式還會有錯誤，需求校正修正。這些，在設計中都要充分思索到。輸出模塊。它是專門擔任把計算機處置的結果按一定的格式輸出。輸出設備最常見的有寬行打印機，此外還有激光打印機、液晶打印機、繪圖機等等。它的目的主要是速度與質量。速度是指每分鐘多少行或多少頁，這一點對大量輸出系統來說是影響全系統效率的關鍵之一。查詢模塊。它普通是選用對話方式，輸入要查詢的要求，輸出按要求查詢到的信息。查詢模塊的主要目的是呼應的時間。當然呼應時間與計算機主機性能有關，但查詢模塊設計的好壞也是很有影響的。內部處置。以上三個模塊都是人機接口

32、模塊，其他各種處置都歸于內部處置。內部處置由于沒有人的直接干涉，機器的速度可以充分發揚出來。計算機的快速就表達在內部處置上，它的性能目的是算法的準確度和速度。二、OA設備的挑選tc 二、OA設備的挑選在完成OA系統的總體設備之后，接下來就是根據設計要求挑選相應的OA設備。眾所周知，文字處置設備是OA系統中頻繁運用、技術含量最高、且投資相對較大的設備。因此，文字處置設備的挑選是OA設備挑選任務的重點。1.了解各種文件的種類通常辦公文件的種類可以有以下這些：往來信函信件和備忘錄、故事體文本、統計和縱欄式資料、表格式資料、規范段落、反復性信件、預先印制的表格及其他事項如卡片、標簽和信封等。一個辦公室

33、的文字處置內容雖然方式各異但普通都有一定的傾向性，這主要由行業來決議。如建筑行業的文件類型主要有：闡明書、協議書、財富闡明書、報價單、統計表格、各種報告等；而學校的文字任務內容主要有：課程表、學校目錄、教職員目錄、試卷、成果單、發出的資料等等。因此，普通應根據文字處置的設計要求選擇適宜的文字處置設備，構成資源的合理利用，防止浪費。2.挑選文字處置設備(1)在挑選文字處置設備時，首先應對廠商或賣主進展評價廠商或賣主的可靠性譽、信譽、效力和各種環境要素。系統的效率輸入、處置和消費性。訓練時間容易學習和運用。各種本錢各項本錢，能節省多少，可供選擇的方式購買、租賃、租費。操作員喜歡的程度運用者的意見也

34、很重要。(2)設備評價的主要內容容易操作。各種功能和特征的適用性。處置預定運用工程的才干。廠商或賣方所能提供的售后效力、訓練和其他支持。系統整體的評價。(3)在挑選微機或任務站時應思索的問題這個安裝的主要用途是什么？所選為單機還是整套設備，可否成為OA系統中的一部分？資金才干的限制？這個安裝與其他電腦文字處置機等的相互通訊能否重要？能否為網絡的一部分？誰將運用這臺機器？他們將如何學習？他估計用它來完成哪些任務或作業？三、OA系統的實施tc 三、OA系統的實施在物理模型根本構成之后，實施方案也就有了，這樣建立任務便可以全面展開。這就是系統建立的關鍵階段系統實施階段。1.OA系統實施階段的主要義務

35、實施階段的義務是把經過批準確定下來的實施方案建立成為實踐可用的系統，為此要在實施階段完成以下義務：(1)購置或制造必要的設備，即使硬件得到保證設備包括計算機主機、輸入輸出設備、存儲設備、輔助設備，以及機房建立，包括室內空間設備、家具，及其他電器，如空調的配置等。(2)編制和購置必要的軟件，使軟件得到保證有的軟件需求購買，有的軟件需求本人編寫、調試，這就需求一定的人力、物力和財力保證。人力指程序設計人員、編寫員；物力指計算機等設備以及足夠的時間，財力指購買軟件費用和開發費用等。(3)培訓操作人員，以獲得人員的保證當系統正式投入運轉后，要有一些任務人員在系統中任務。所以培訓工程要與系統的調試同步進

36、展。大部分OA設備的供應商會免費提供一些新設備的實習和初期訓練，但額外的操作訓練是要收費的。因此運用者需設計出他們本人的訓練方案。在執行內部訓練時，管理者要思索的一些問題是：在什么地方舉行？時間、內容？每期多少人？分開訓練還是合起來訓練？運用哪種資料和技術？如何考核和評價？訓練能否勝利？應施行哪種追蹤考核方法，以便得到繼續性的改良訓練？(4)進展數據預備、文件轉換2.OA系統實施任務的組織管理OA系統的實施是一個多工種多義務的復雜綜合工程，合理的組織指點是勝利的關鍵。實施過程的組織可概括為資源保證、進度控制、調整運籌、工程驗收、交付運用五個方面。(1)資源保證資源保證是指人、財、物和時間方面的

37、保證。人：包括指定得力的組織管理人員及由其指點的任務人員以及能夠要聘用外單位技術人員。財：購置設備、家具、建租機房及室內安裝、人員開銷等等各種費用的保證。物：各種必需的物資保證。時間：保證明施人員的任務時間，不被其他任務侵占。(2)進度控制進度控制是指系統實施中各項義務完成情況的檢查與督促。組織者要了解各組的任務情況及進度，由于整個任務是相互聯絡的，上一道工序直接影響下一道工序，因此就必需進展控制和協調管理。進度控制的根據是事先制定的進度表。(3)調整運籌調整運籌是指當發生方案未能實現或外界某種資源未能提供時，管理人員必需及時調整原來方案，調配人力、物力、抑制或繞過困難，以彌補損失，保證義務及

38、時完成。(4)工程驗收工程驗收是指當某一項義務或全部工程完成之后，組織者必需嚴厲驗收，審查這一詳細義務能否按要求完成了。當一個子系統完成了，還要站在用戶的角度，同用戶一同對子系統進展考核和評價。(5)交付運用系統在各部分安裝調試終了后，就該當交付用戶運用了。一經交付，建立過程就根本終了。普通在用戶運用一段時間后，應對系統作出評價。為此，研制人員必需預備一批資料。主要是有關資料的整理、任務總結等。首先，要將一切資料匯總歸檔，從最初的用戶要求，到最終的驗收報告都要整理保管起來，這對于今后的系統維護及擴展是非常有用的資料。其次是要對系統作出評價，最主要的是根據設計的功能目的和用戶的最初要求相比，確定

39、能否到達、或者到達了什么程度，還要分析系統的效率和可靠性。最后，要對建立任務加以總結，確定哪些方法有效，哪些有待于改良。tc 辦公自動化建立第三節tc 第三節辦公自動化管理一、辦公自動化人員管理tc 一、辦公自動化人員管理人在OA系統中一直起主導作用，因此，人員管理在整個OA系統管理中就顯得至關重要，人員管理主要有以下幾方面：1.人員的錄用辦公自動化任務是一項技術性很強的任務，人員的錄用應該有嚴厲的考核，在考核經過后，要進展短期的上崗培訓，再進入試用階段，只需被確認可以勝任所分配的任務后，才干正式聘用。2.崗位責任制對于在各個崗位上任務的辦公人員，要制定相應的任務要求和規范，可以用任務手冊的方

40、式落實到每個任務人員，并嚴厲檢查執行。這就是崗位責任制。為充分發揚員工的積極性和任務熱情，還應實行各種合理的獎懲制度，照實行年終考核、評選，對優秀者應予以獎勵，并裝入本人技術檔案，使任務人員做到責任明確，各司其職，各負其責，分工協作，各項任務出之有因，行之有果，查之有據，有條不紊。3.培訓和提高由于現代科技的高速開展，OA技術和設備的開展也非常迅速，更新換代非常頻繁，這就要求辦公人員要不斷更新知識和技藝。從管理的角度講，應該有方案地安排辦公人員去學習和掌握有關的OA新知識和新技術，以維持高程度的辦公效率。二、辦公自動化設備管理tc 二、辦公自動化設備管理辦公自動化設備大多是高科技電子產品。這些

41、設備的運用和維護比較復雜。在日常任務中，假設對這些設備不加以全面嚴厲的管理，往往會使設備帶病任務，發生缺點，或是毀壞，從而影響辦公效率，甚至呵斥經濟損失。設備管理主要包括機房管理、設備管理、軟件管理和通訊線路管理等幾方面：1.機房管理首先，應該使機房有一個清靜、整潔和衛生的環境，制止無關人員進入機房；制止在機房內玩耍、閑談、飲食和吸煙；任務人員出入機房應更衣換鞋；任務終了，應該清理臺面清掃衛生。其次，為了保證設備的平安可靠，延伸設備的運用壽命，任務人員應該實行專人專機；制止任何人利用辦公自動化設備搞與任務無關的文娛活動；制止從機房內借機、借物和牽線、接電。再者，為了防止資料喪失和軟件銷毀，任務

42、人員實行資料、軟件各自分管，相互履行借閱手續。另外，根據各自機房的不同情況，還應制定出相應的防震、防火和防盜等措施。2.設備管理OA設備主要有計算機、機、復印機、電傳機、電子打字機、電子排版印刷系統和其他輔助設備等等。它們都是高度集成化的電子產品，用途、性能不同，運用、維護各異。對這些設備的管理主要應抓好四個環節:(1)設備的運用應該制定嚴厲的操作規程，闡明其設備的用途、性能，規定出完成各種功用的操作程序，簡單引見日常維護保養常識及普通缺點的排除方法。(2)設備的維護應該制定相應的維護制度，制定設備的定期檢修期限，建立設備維護技術檔案，闡明設備維護方法步驟，確立設備報廢處置范圍。(3)設備的管

43、理對于各種設備從安裝啟用之日開場，就應該制定嚴厲的運用管理規定，闡明設備的運用范圍，規定設備的專人專機職責，并建立相應的違章處分方法。(4)人員培訓為從根本上處理設備毀壞的難題，還應該制定人員培訓制度，一是對新上崗的人員實行上崗前的限期培訓；另一方面是對操作不同設備的人員實行定期交叉培訓，使一切從事辦公自動化任務的員工都能掌握設備原理，熟練設備操作，排除設備缺點，做到運用自若、得心應手。3.通訊線路的管理通訊技術是辦公自動化的重要支柱，是構成辦公自動化系統的神經中樞，也是影響系統成敗的主要條件。目前，運用廣泛的有、電傳、通訊系統和計算機局域、遠程網絡通訊系統。然而，這些有線通訊都離不開通訊所需

44、線路。通訊線路普通由當地電信部門提供，有公用線路和公用線路之分。公用線路就是市內普通線路，公用線路即郵電部門專門為辦公自動化系統提供的用來聯網的線路。在整個辦公自動化系統中，最容易出現問題的就是通訊線路。通訊線路一旦發生缺點，輕那么影響通訊效率和質量，重那么中斷辦公自動化系統的縱橫聯絡。因此，對于通訊線路，我們也應該制定出相應的運用、維護和管理方法。(1)通訊線路的運用根據通訊線路具有公用和公用兩種不同性質線路的特點，在運用通訊線路時，應該區別對待，各有偏重。應該遵照搶閑避忙、先瑣后易、低讓其高、平讓其急的原那么。搶閑避忙即通訊過程避開頂峰期普通為上班一小時內，把通訊盡量安排在線路較閑的時間；

45、先瑣后易、低讓其高、平讓其急，即一旦接統統訊應先完成繁瑣的通訊，后完成簡易的通訊，并且，先重要的、焦急的，后不重要的、不焦急的，以此來合理安排通訊次序，保質保量進展通訊任務。公用線路的運用，主要應以如何提高通訊線路的利用率為出發點，擴展用戶范圍，添加通訊效力工程，開展多渠道縱橫聯絡事宜等等，力求將專線空閑時間縮短到最低程度。(2)通訊線路的維護通訊線路的維護，主要應該留意三點：首先，作為通訊線路的用戶，應該與當地電信部門搞好關系，爭取在線路的各個方面獲得電信部門的支持與配合；其次，應該選派專人擔任管理通訊線路，定期測度線路電平、阻抗等主要目的，建立通訊線路技術檔案，保證通訊線路的質量；再次，一

46、旦通訊線路發生缺點，應立刻與電信部門獲得聯絡，先互換線路，后排除缺點，以優先保證通訊任務為前提。(3)通訊線路的管理一方面，應該嚴厲執行電信部門有關通訊線路的管理規定，不違章用線，不投機取巧，仔細履行通訊線路的租賃合同，按期交納線路租賃費用，照實報告有關線路運用情況。另一方面，要管好線，用好線，不用通訊線路打私人或進展私人通訊，盡量縮短日常通訊時間，減少通訊線路的租賃費用。再者，要嚴厲執行設備操作規程，防止由于操作不當給通訊線路帶來附加噪聲干擾等影響。4.軟件管理(1)軟件有系統軟件和運用軟件兩種，兩種軟件都以信息的方式存儲在磁盤中。對軟件管理從某種意義上講也就是對磁盤的管理。磁盤又分為軟磁盤

47、簡稱軟盤和硬磁盤簡稱硬盤兩種，軟盤是將一個圓形的塑料片涂上一層磁介質之后封裝在一個紙套中，紙套內部有一層清潔紙，可以清潔磁盤的外表，但其清潔功能非常有限，任務時，軟盤驅動器夾住軟盤旋轉，驅動器上的磁頭從盤套上的磁頭孔接觸介質外表進展讀寫。運用軟盤時要留意如下事項：不要摸軟盤的磁頭孔，防止油污弄臟磁介質外表。用完要放回袋內，以免落上灰塵摩擦磁盤外表和劃傷磁道。不要重壓，不要過度彎曲軟盤外表。不要把軟盤放在錄音機上、顯示屏上等強磁場的地方，由于外界磁場能夠將磁介質上的信息破壞。不要用日光曝曬，減少塑料和磁介質的老化。新購回的軟盤要先格式化后才干運用。硬盤是用一組鋁或其他硬質資料組成的，盤面密封在一

48、個容器中，由于硬盤旋轉速度高，磁介質質量好，存儲容量大，存取速度快，故是計算機上不可短少的外設。硬盤買來時普通已格式化，并且已放入了DOS操作系統，但必要時也可以重新格式化。(2)為了防止兩種磁盤內的信息被破壞、覆蓋甚至軟盤的喪失，在日常任務中，還應實施如下維護方法：任務人員對各自擔任的機器、軟盤應嚴厲管理，對機器應設置必要的驅動開碼，對軟盤應標號、登記，并履行借用手續。非本室任務人員不得擅自操作運用計算機設備，更不準將本人攜帶的軟盤放入計算機驅動器內啟動運轉。任務人員要經常每周一次清潔驅動器磁頭，以免因磁頭污垢而呵斥讀寫錯誤或劃傷磁盤盤面。對于存有重要軟件的磁盤，為了防止盤內信息被破壞、覆蓋

49、，應該用膠紙貼上軟盤的防寫缺口，這時計算機只能從這個軟盤上讀信息，而不能向軟盤上寫信息。執行機器開機次序，嚴厲機器操作規程，設置忽然斷電和忽然加電對磁盤的維護措施。當發現以各種方式傳播的計算機病毒苗頭時，應立刻采取預防措施，一旦機器染上計算機病毒，應馬上想方法解除。在軟件的運用上還要嚴厲執行國務院于近期頒發的有關軟件管理法草案，做到即不掠奪他人的版權，又不無償提供本人的成果，合理運用軟件。tc 辦公自動化管理管理工具 1電傳機、機運用規定tc 電傳機、機運用規定tc 一、效力對象總公司指點及尚未置備類似通訊設備的子公司和職能部門。二、效力內容(1)電訊員擔任及時發送按規定簽署的各類電文、函件。

50、(2)為總公司指點及時遞送收文、收電。(3)建立登記、簽收制度，立檔備查。三、發電手續(1)發送電文須填寫“發電收費記錄單，并由處長簽字方可發出。(2)發送一次入境簽證約請電，由部門指點簽發。(3)發送多次入境簽證約請電，須由總公司指點簽發。(4)約請電如以方式發出，須加蓋外事局章。四、收費規范根據公司實行責任目的管理的規定，將對運用總公司電傳、設備的子公司收費，職能部門實行記賬，每季度結算一次。(1)發電：電傳、發電收費參照郵電部電信總局收費規范執行。(2)收電：對發給各部門的，按頁計收本錢費。管理工具 2復印機運用規定tc 復印機運用規定tc 第一條復印文件資料要辦理登記審批手續，詳填復印

51、時間、標題、密級、份數，經辦公室主任或核稿人同意簽字后送打字室復印，超越20份原那么上一概送打字室打印。第二條為確保復印機的平安運轉，每天下午34時開機一次，過時送來的文件，次日復印，急件經辦公室指點同意后，方可暫時開機。第三條不得運用復印機復印絕密文件和個人資料。復印文件需經公司指點同意。第四條復印機由專人保管運用，其他人員非經允許不得自行開機。第五條本規定原那么適用于個別處室所屬復印機的管理。管理工具 3電腦設備管理規定tc 電腦設備管理規定tc 第一條電腦室員工應遵守公司的嚴密規定，制止非電腦室人員進入電腦室。輸入電腦的信息屬公司，未經同意不準向任何人提供、泄露。違者視情節輕重給予處置。

52、第二條電腦室員工必需按照要求和規定，科學地采集、輸入、輸出信息，為集團指點和有關部門決策提供信息資料。采集、輸入信息以及時、準確、全面為原那么。第三條信息載體必需平安存放、保管、防止喪失或失效。任何人不得將信息載體帶出電腦室。第四條電腦室員工應維護各種設備，降低耗費、費用。對各種設備應按規范要求操作、保養。發現缺點，應及時報請維修，以免影響任務。第五條電腦室應每月統計核算費用上報辦公室，同時抄報財務部。第六條嚴禁將電腦用于私人學習或玩游戲。違犯者視情節輕重給予罰款處置或行政處分；屢教不改者予以除名。第七條電腦室設備應由專業人員操作、運用。制止非專業人員操作、運用，否那么，呵斥設備損壞的應照價賠

53、償。tc 管理工具 3tc 管理工具 2tc 管理工具 1管理工具 4計算機管理制度一、總那么隨著科學技術的開展，對企業運營管理任務的要求也越來越高，采用計算機對企業進展管理，是提高任務效率和管理程度、實現企業管理現代化的途徑。在企業消費運營中推行運用計算機管理，對添加工廠經濟效益將起積極的促進作用。二、計算機的管理和運用1.歸口管理單位(1)微型以上檔次的計算機管理單位為企業管文科。(2)過程控制的計算機(主要指單板機)管理為總工辦。(以下內容不包括實時控制用單板機)2.管理員職責(1)擔任計算機運用的長久規劃。(2)根據資金的安排，擔任機器及外設、備件的方案、采購。(3)擔任軟件的開發規劃

54、制定，組織開發成果鑒定。(4)與教育部門運用，組織計算機技術培訓。(5)對分散運用的計算機進展不定期的檢查。3.硬件運用(1)各單位運用計算機，需提出上機懇求，經同意后按規定機型、外設運用。(2)上機懇求分為：單次上機、每月定時上機、每日定時上機三類。(3)軟件開發，上機時間較多的單位，可以懇求配置機器。4.軟件管理(1)各單位需開發的運用軟件，應向企管科提出懇求。(2)運用軟件的開發分為自力開發、協作開發、委托開發三類。(3)企管科擔任與外單位在有償或對等的根底上進展軟件交流。三、軟件開發義務書的編制與審批1.編制根據(1)廠部對軟件開發的總體及工程的要求。(2)各單位要求開發的工程。(3)

55、設備及軟件開發人員的才干。2.義務書內容(1)軟件稱號。(2)軟件應能到達的技術性能。(3)軟件的操作環境。(4)更高層次軟件對開發軟件的要求。(5)源程序清單。(6)設計組織機構、人員安排、協作單位情況。(7)經費預算。3.義務書的審批設計義務書編制完成后，由企管科組織有關科室進展審議，認定可行后，由企管科科長同意。四、軟件鑒定1.鑒定的根本要求軟件全部開發完成后，需經三個月到一年的實際運轉(視軟件復雜程序)，才干懇求鑒定。2.鑒定資料軟件鑒定前，必需向鑒定小組提供下述資料(其中37項資料各兩份)。(1)設計義務書。(2)軟件實現的功能。(3)運用機型，對外存外設的要求，軟件支撐環境。(4)

56、軟件設計的流程圖。(5)源程序清單。(6)數據庫構造。(7)規范化室審議報告。(8)用戶意見書。3.鑒定小組的組成與鑒定程序(1)鑒定小組成員由總經理、企管科、方案科、財務科、總工辦、規范化室等單位擔任人組成，總經理擔任組長。(2)鑒定的議程。軟件設計者對軟件的引見。宣讀規范化審查報告。用戶代表發言。操作示范。討論鑒定結果及提出進一步修正的建議。經過鑒定報告，鑒定小組成員并簽字。4.鑒定后的任務(1)整理資料、存檔。(2)將鑒定會的意見反響到各有關部門。5.軟件的維護與完善(1)軟件開發人員對開發的軟件要經常維護和不斷完善，并對軟件操作者和后續開發人員進展業務指點。(2)完善的軟件，年底應向計

57、算機管理人員提供修正的程序清單。五、操作證管理1.操作證由企業管文科一致歸口管理，每年審核一次。2.辦理操作證由本人懇求，單位指點贊同，經過應知應會考試，成果合格者才干發給操作證。3.懇求操作證的人員應掌握一種或一種以上的計算機言語，了解計算機的構造和操作規程。4.操作人員能按操作證規定的機型、外設操作。六、機房管理1.凡與計算機有關的業務聯絡由企管科擔任人接洽。2.進入機房任務，要仔細填好上機懇求表，經主管擔任人審批后，方可上機操作。3.外單位人員因任務需求進入機房時，必需由企管科辦理審批手續。4.觀賞機房由企管科安排，進入機房后聽從任務人員的指揮，未經答應，不得亂動機房內設備。5.進入機房

58、必需換鞋，嚴禁吸煙，不得高聲喧嘩，自覺維護室內清潔衛生。6.軟件復制經有關軟件人員同意，方可進展。管理工具 5計算機平安管理制度tc 計算機平安管理制度tc 本文涉及的電腦設備，包括電腦室電腦設備及由電腦室擔任安裝在其它部門或單位的電腦設備。一、病毒防護1.要求(1)裝有軟驅的微機一概不得入網。(2)對于聯網的計算機，任何人在未經同意的情況下，不得向計算機網絡拷入軟件或文檔。(3)對于尚未聯網計算機，其軟件的安裝由電腦室擔任。(4)任何微機需安裝軟件時，由相關專業擔任人提出書面報告，經經理贊同后，由電腦室擔任安裝。(5)一切微機不得安裝游戲軟件。(6)數據的備份由相關專業擔任人管理，備份用的軟

59、盤由專業擔任人提供。(7)軟盤在運用前，必需確保無病毒。(8)運用人在分開前應退出系統并關機。(9)任何人未經保管人贊同，不得運用他人的電腦。2.監管措施(1)由電腦室指定專人擔任電腦部管轄范圍內一切微機的病毒檢測和清理任務。(2)由電腦室起草防病毒作業方案(含檢測周期、時間、方式、工具及責任人)，報電腦經理同意后實施。(3)由各專業擔任人和電腦室的專人，根據上述作業方案按時(每周最少一次)進展檢測任務，并填寫檢測記錄。(4)由電腦經理擔任對防病毒措施的落實情況進展監視。二、硬件維護及保養1.要求(1)除電腦室擔任硬件維護的人員外，任何人不得隨意裝配所運用的微機或相關的電腦設備。(2)硬件維護

60、人員在裝配微機時，必需采取必要的防靜電措施。(3)硬件維護人員在作業完成后或預備離去時，必需將所裝配的設備復原。(4)要求各專業擔任人仔細落實所轄微機及配套設備的運用和保養責任。(5)要求各專業擔任人采取必要措施，確保所用的微機及外設一直處于整潔和良好的形狀。(6)一切帶鎖的微機，在運用終了或離去前必需上鎖。(7)對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電繼電維護電源。2.監管措施(1)各單位所轄微機的運用、清洗和保養任務，由相應專業擔任人擔任。(2)各專業擔任人必需經常檢查所轄微機及外設的情況，及時發現和處理問題。三、獎懲方法由于電腦設備已逐漸成為我們任務中必不可少的重要工具。因此，電腦部決議將電腦