1、商務禮儀電子郵件篇人力資源部美國時代周刊2006年年度人物網民 截至2008年底，中國網民規模達到2.98億人，較2007年增長41.9%，互聯網普及率達到22.6%，略高于全球平均水平（21.9 %）2008年6月，中國網民規模超過美國網絡的普及誕生了電子郵箱。特別是職業人士，還擁有使用公司域名的郵箱。電子郵件（electronic mail，簡稱E-mail,標志:,也被大家昵稱為“伊妹兒”）又稱電子信箱、電子郵政，它是種用電子手段提供信息交換的通信方式。 電郵的特點使用簡易投遞迅速收費低廉易于保存全球暢通無阻一對多的發送電郵極大改變了我們的交流方式今天還有多少人在親筆寫信？職業人士利用公

2、司郵箱發送郵件與私人信件有著很大區別職場郵件禮儀。據統計，如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。寫Email就能看出其人為人處世的態度。你作為發信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。 關于主題 主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。 不要

3、空白標題（無標題），這是最失禮的標題要簡短，不宜冗長標題要反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RE、RE一大串。關于稱呼與問候 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“某

4、經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“某先生”、“某小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡Email開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”；結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個“祝您順利”之類的祝福語“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待關于正文Email正文要簡明扼要，行文通順Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細

5、描述正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧注意Email的論述語氣根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！郵件門 兩位當事人陸純初(Loke Soon Choo)，男，新加坡人。EMC公司大中華區總裁，統管EMC在中國的所有運營業務。據悉，陸擁有新加坡大學工商管理學位，是名資深的IT專業人士，也曾出任IBM

6、、西門子等知名國際企業的高管。在赴EMC履新之前，他曾擔任甲骨文大中華區總裁。瑞貝卡是他的高級秘書：曾經歷過EMC大中國區多任總裁，屬于相當高級的“大秘”，在北京已經可以列入高級白領階層。下班鎖門引起總裁不滿：總裁寫了一封措辭嚴厲的“譴責信”4月7日晚，EMC大中華區總裁陸純初回辦公室取東西，到門口才發現自己沒帶鑰匙。此時他的私人秘書瑞貝卡已經下班。陸試圖聯系后者未果。陸純初難抑怒火，在凌晨1時13分通過內部電子郵件系統給瑞貝卡發了一封措辭嚴厲且語氣生硬的“譴責信”。陸純初在這封用英文寫就的郵件中說，“我曾告訴過你，想東西、做事情不要想當然！”陸在發送這封郵件的時候，同時傳給了公司幾位高管。郵

7、件門：女秘書單挑外企老板秘書回了咄咄逼人的郵件：瑞貝卡贏得“史上最牛女秘書”的稱號瑞貝卡最終為她在網絡上贏得了“史上最牛女秘書”的稱號。兩天后，她在郵件中回復說，“首先，我做這件事是完全正確的”一封咄咄逼人的回信已經夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了更加過火的做法。她回信的對象選擇了“EMC（北京）、EMC（成都）、EMC（廣州）、EMC（上海）”。這樣一來，EMC中國公司的所有人都收到了這封郵件郵件門：女秘書單挑外企老板郵件被數千人轉發：有人稱“解氣”“罵得好”郵件被轉發出EMC后不久，陸純初就更換了秘書，瑞貝卡也離開了公司。EMC內部對此噤若寒蟬，一些參與轉發郵件的員工挨個兒被人事部門找去談話

8、盡管無論是郵件附加的個人點評還是BBS上的討論，力挺瑞貝卡的聲音都超過了八成，但外企人力資源部的管理層卻并不買賬。記者在電話中表明身份，瑞貝卡就明白了，“這事兒鬧得太厲害，我已經找不到工作了”。她沒有料到郵件會被轉發出去，也沒有料到目前的局面 郵件門：女秘書單挑外企老板Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。盡可能避免拼寫

9、錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較

10、輕佻BusinessEmail不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在-：）附件如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時附件數目不宜，超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送語言的選擇和漢字編碼只在必要的時候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文

11、郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決選擇便于閱度的字號和字體中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用

12、背景信紙，特別對公務郵件結尾簽名 每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體不要只用一個簽名檔對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

13、你可以在Outlook中設置多個簽名檔，靈活調用簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些回復技巧及時回復Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了如果你正在出差或

14、休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作進行針對性回復當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源回復不得少于10個字對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁

15、回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息要區分Reply和ReplyAll（區分單獨回復和回復全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件點擊“回復全部”前，要三思而行！主動控制郵件的來往為避免無謂的回復，浪

16、費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”正確使用發送，抄送，密送要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象只給需要信息的人發送郵件，不要

17、占用他人的資源轉發郵件要突出信息在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦祝大家把握住每個關鍵時刻，把握住成功的機會。謝謝！1、不是井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時間使自己變得優秀，給來的人一個驚喜，也給自己一個好的交代。3、命運給你一個比別人低的起點是想告訴你，讓你用你的一生去奮斗出一個絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪

18、求，自然苦就少。口里不說多余的話，自然禍就少。腹內的食物能減少，自然病就少。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，同樣大悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對人家笑笑，對自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!5、心情就像衣服，臟了就拿去洗洗，曬曬，陽光自然就會蔓延開來。陽光那么好，何必自尋煩惱，過好每一個當下，一萬個美麗的未來抵不過一個溫暖的現在。6、無論你正遭遇著什么，你都要從落魄中站起來重振旗鼓，要繼續保持熱忱，要繼續保持微笑，就像從未受傷過一樣。7、生命的美麗，永遠展現在她的進取之中;就像大樹的美麗，是展現在它負勢向上高聳入云的蓬勃生機中;像雄鷹的美麗，是展現在它搏風擊雨如蒼天之魂的翱翔中;像江河的美麗，是展現在它波濤洶涌一瀉千里的奔流中。8、有些事，不可避免地發生，陰晴圓缺皆有規律，我們只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改變它的軌跡。9、與其埋怨世界，不如改變自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都強。人生無完美，曲折亦風景。別把失去看得過重，放棄是另一種擁有;不要經常艷羨他人，人做到了，心悟到了，相信屬于你的風景