1、流程描述培訓湖南用友軟件有限公司實施部：吳廣2010-8-30第1頁，共42頁。流程描述培訓的目的和內容了解和掌握流程說明編寫的規范了解和掌握流程圖繪制的規范了解流程圖繪制及流程說明編寫的步驟以及要求第2頁，共42頁。一致性原則完整性原則具體性原則 流程圖繪制的總體原則流程步驟的繪制要符合企業管理現狀，現在怎么做就怎么繪制出來，不加入任何個人的想法。打破了經營管理的“部門”的概念，強調業務過程本身的完整性，充分體現該項業務如何發生、處理、記錄和報告的自始至終這樣一個過程。每個流程步驟應盡量具體，兩個不同工作內容的應該拆分成兩個工作步驟，不要合并。第3頁，共42頁。流程圖實例示例第4頁，共42頁

2、。流程說明實例示例第5頁，共42頁。目錄一、流程說明規范介紹 1、流程說明標題 2、流程說明正文二、流程繪制規范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應準備的資料四、繪制步驟以及要求第6頁，共42頁。標題標題填寫“流程名稱”,字體：宋體，字號：36號。每一個流程說明Word文檔對應一個流程圖，該文檔命名規則與流程圖的VISIO文件名相同，存在相同目錄下。示例第7頁，共42頁。目錄一、流程說明規范介紹 1、流程說明標題 2、流程說明正文二、流程繪制規范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應準備的資料四、繪制步驟以及要求第8頁，

3、共42頁。流程說明正文主要內容示例第9頁，共42頁。一、流程簡介流程內容：描述流程的主要活動、運作原則流程起止點：描述流程的開始和結束活動術語解釋：描述特定使用的詞匯流程說明正文部分為宋體10號字。示例第10頁，共42頁。示例二、流程涉及部門及職責1、在“流程涉及部門及職責”處，如果已經有現成的崗位職責及規定，在流程文字說明中需要再次體現，不能建立引用。2、在“流程參與部門及職責”處，除“公司領導”的職責不用描述外，其他涉及的部門職責均需描述。 第11頁，共42頁。示例三、流程依據的管理制度、工作標準及體系文件在“制度”下列示相關文件時，每個文件在一行顯示，不要出現一行顯示多個文件，每一行內必

4、須標明文件編號。第12頁，共42頁。示例四、流程相關的表單和記錄在“記錄”中列示的全部內容，要在流程圖中清晰的繪制，并且名稱必須完全一致。且流程圖中所有標識為的文檔，必須在文字描述中的記錄中體現。第13頁，共42頁。示例五、流程關鍵環節對本流程的績效影響比較大或易產生風險的關鍵環節進行說明。第14頁，共42頁。示例六、流程存在的問題和改進建議問題和建議應分項列出，不要在一行中列出所有事項。第15頁，共42頁。示例七、信息系統的使用情況描述使用的信息系統名稱，應用的主要功能。第16頁，共42頁。八、其它需要說明的事項描述前面未能敘述到的信息。第17頁，共42頁。目錄一、流程說明規范介紹 1、流程

5、說明標題 2、流程說明正文二、流程繪制規范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應準備的資料四、繪制步驟以及要求第18頁，共42頁。流程圖實例示例流程圖背景第19頁，共42頁。LOGO： XYNH+湘鋼LOGO(企標)編 號： 部門+流程+編碼審 核: 審核人業務主管部門：該流程的主要負責部門業務參與部門：參與該流程的部門活動說明：該流程圖起止過程與范圍文字說明標題： 該流程圖對應的三級流程編號，如“XYNH-XS-02-01”。如果該流程是二級 以下的流程此處填寫對應的二級流程編號+本流程編碼。生效時間：流程開始使用時間，格式yyyy-mm-dd版本：由項目

6、組統一制定.(統一定為：1.0)流程圖表頭流程圖背景修改說明示例第20頁，共42頁。目錄一、流程說明規范介紹 1、流程說明標題 2、流程說明正文二、流程繪制規范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應準備的資料四、繪制步驟以及要求第21頁，共42頁。流程圖實例流程圖主體示例第22頁，共42頁。流程圖主體說明流程圖頂端標題欄填入流程圖的名稱，格式也是“流程編號流程名稱”，雙擊即可填入文字，字體為14號宋體加粗，左對齊。每個流程文件中繪制一個流程圖；頁名稱與流程圖名稱一致。為保持流程圖美觀及易于裝訂，流程圖大小規定如下：左邊界3格上邊界與背景的距離=2格下邊界3格

7、圖形大小需占整體頁面三分之二以上第23頁，共42頁。目錄一、流程說明規范介紹 1、流程說明標題 2、流程說明正文二、流程繪制規范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應準備的資料四、繪制步驟以及要求第24頁，共42頁。編號圖形名稱編號圖形名稱1職能帶區7信息系統/電子存檔2最低一級工作步驟8非電子存檔3引用/拆分的流程圖9批注/文字說明4文件/表單10頁碼索引5判斷/決策11結束6連接線流程圖繪制工具包括11個圖形第25頁，共42頁。圖形1圖形名稱： 職能帶區 圖形作用：在增加職能部門時使用 使用說明和標準：每個流程參與部門占一列，若某一流程主要在某一部門內完

8、成，可以將部門下的班組作為一列，班組名稱應放在第二行 公司領導單獨占一列，統一稱作“公司領導”。在流程步驟中寫明高層的職務，如“總經理”等，但不能出現“財務經理”、“生產經理”的職能帶。職能帶中業務主導部門在左邊，參與部門在右邊 ，其中，“公司領導”在最左邊。流程圖形講解職能帶區第26頁，共42頁。圖形1圖形名稱： 職能帶區 圖形作用：在增加部門時使用 使用說明和標準：部門名稱應使用正式全稱，不能用簡稱。字體為默認12號宋體加粗，若第二行有班組，班組字體為10號宋體加粗。選中職能帶，在頂部橫向推動，可以改變職能帶的橫向寬度。在“業務參與部門”中，列出具體業務參與部門；參與部門如果很多并且的活動

9、完全一致，可歸結寫為如”生產各部門”。流程圖形講解職能帶區(續)第27頁，共42頁。圖形2圖形名稱： 最低一級的操作步驟 圖形作用：在描述一個流程時使用操作步驟描述工作過程使用說明和標準：上方框填入操作此項工作的崗位名稱，不是姓名；下方框簡要填入工作內容，如：“填寫費用報銷單 ”，應盡量簡明，一般不超過15個字。字體為默認8號宋體。每個步驟都要加上順序的編號。圖形必須放在職能欄內，不能跨越兩個職能欄，即不能跨越豎線。使用默認圖形大小，若需改變框圖大小，則圖形的橫行寬度不可以改變，可以縱向高度加高。負責崗位07 工作內容流程圖形講解最低一級的操作步驟第28頁，共42頁。圖形3圖形名稱：引用/拆分

10、的流程圖 圖形作用：在流程圖中，當需用引用別的流程圖時使用；或流程圖中某一環節較復雜，可以進一步拆分成子流程圖時使用使用說明和標準：填入所引用/拆分的流程圖編號和名稱，它是流程圖中的一個步驟，也有步驟編號。當使用這一圖形時，我們默認所引用/拆分的流程圖已經完成相應的操作步驟。引用時，必須跟所引用流程圖的主管部門溝通確認引用的流程圖已經存在，并且所引用流程圖的內容已經包括了相應的工作步驟。使用默認圖形大小，若需要改變圖形大小，圖形橫向寬度度不可以改變，縱向高度可以加高。引用/拆分的流程圖不用單建一個職能欄。字體為默認8號宋體。流程圖形講解引用/拆分的流程圖第29頁，共42頁。圖形4圖形名稱： 文

11、件/表單 圖形作用：工作步驟中直接用到的文件/表單，或工作步驟中產生的文件/表單 使用說明和標準：填入文件/表單的名稱，包括紙張的或是電子的，應使用正式的全稱。此形狀不是單獨的工作步驟，必須與“最低一級操作步驟”或“引用/拆分的流程圖”一起使用，一般緊貼在以上兩個圖形的下方。使用默認的圖形大小，橫向寬度與所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。每一個文件/表單獨占一行流程圖形講解文件/表單第30頁，共42頁。圖形5圖形名稱： 判斷/決策 圖形作用：在出現情況判斷或進行審核審批時使用 使用說明和標準：此圖形也作為工作步驟之一，內容填入具體的判斷事項，并應加以編號。如本步驟為審核，應直接使用判斷框，

12、而非在“最低一級操作步驟”圖形下再加判斷框。 判斷結果統一使用“是”與“否”；不能使用“YES”NO”。使用此圖形，必須而且只能出現兩種決策/判斷結果；應該只有一個信息入口，兩個信息出口。流程圖形講解判斷/決策第31頁，共42頁。圖形6圖形名稱： 連線 圖形作用：連接兩個圖形之間的關系，箭頭表示流程進行的方向。使用說明和標準：線條與圖形的連接點只能是同一個業務方向，同一點上不能同時出現信息流入和信息流出，可以有多個信息流入或多個信息流出。兩個圖形之間選擇連接點時，應該遵循“最少曲折”原則。選擇連線并雙擊，可以在連線上加上文字。連線應該連到圖上的連接點，不應連到另一條線上。流程圖形講解連線第32

13、頁，共42頁。圖形7圖形名稱：信息系統/ 電子存檔 圖形作用：一個工作步驟需要借助信息系統完成時，或是完成的工作表單以電子文檔的形式存儲時使用 使用說明和標準：此圖形不能單獨作為獨立的工作步驟使用。若是借助信息系統完成工作的，應附屬在“操作步驟”圖形側下面，并用連線將其與所屬“操作步驟”圖形連接。在此圖形中填入信息系統的名稱，比如“新中大系統”。若是電子存檔，應附屬在“文件/表單”圖形側下面，并用連線將其與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形講解信息系統/電子存檔第33頁，共42頁。圖形8圖形名稱： 非電子文檔存儲 圖形作用：產生的結果需要以非電子形式進行存檔時使用使用說明和標準：此圖形不是獨

14、立的工作步驟，必須附屬在“文件/表單”側下面，用連線將此圖與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形講解非電子文檔存儲第34頁，共42頁。圖形9圖形名稱： 批注/文字說明 圖形作用：需要對工作步驟進行補充說明時使用 使用說明和標準：此圖不是獨立的工作步驟，必須附屬在其他圖形上。字體使用默認8號宋體。此圖可以跨越兩個職能欄，可以與所附屬的圖形不在同一個職能欄。流程圖形講解批注/文字說明第35頁，共42頁。圖形10圖形名稱： 頁碼索引 圖形作用：當流程圖較長，沒法在一頁中繪制出來，需要多頁繪制時使用 使用說明和標準：拖動此圖出來后，選擇所要連接的頁碼，在所連接的頁碼右上角出現同樣的圖形，就是頁碼之間的

15、連接關系。此圖為第一個頁碼的結尾圖，是所連接頁碼的開始圖，用連線與其他圖形連接。流程圖形講解頁碼索引第36頁，共42頁。圖形11圖形名稱： 流程結束 圖形作用：一個流程圖結束時使用，表明此流程圖到此結束。使用說明和標準：在圖形中填入“結束”兩字，使用默認8號字體。注意，流程開始時不需要用此圖形來說明流程開始，流程圖的第一個步驟視為流程開始。在經過判斷后結束的，需要出現“結束”圖形；如果流程有肯定的結果，則不需要出現“結束”。“結束”在流程圖中不需要標注步驟號。 流程圖形講解流程結束第37頁，共42頁。目錄一、流程說明規范介紹 1、流程說明標題 2、流程說明正文二、流程繪制規范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應準備的資料四、繪制步驟以及要求第38頁，共42頁。繪制流程圖考慮的內容表單或文件的種類、內容、頻度、張數有關聯的部門，有關聯的人表單、文件的填寫方法、填寫時機表單與管理運行的關系參考項目第39頁，共42頁。目錄一、流程說明規范介紹 1、流程說明標題 2、流程說明正文二、流程繪制規范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應準備的資料四、繪制步驟以及要求第40頁，共42頁。流程描述建議步驟1、整理手頭資料，包括所使用的各種表單、文件、制度等；2、在紙上寫出實際的工作