1、一、概述檔案的特點：1?直接形成于社會實踐活動的原始記錄。這種特征是檔案區別于圖書和報刊資料的標志之一。是由文件有條件地轉化來的。來源廣泛，內容豐富，形式多樣。文件轉化為檔案的條件：辦理完畢的文件才能作為檔案保存。辦理完畢是相對的概念，指履行當時的職責而直接使用材料的工作告一段落，即完成了文書處理程序。一般有三種情況，一是文件中所說的事情需要近期辦理的已經辦理完畢；二是文件中所列事情需要較長時間才能完成或需要長期執行的，只要經過文件簽收、傳閱、研究討論和貫徹執行，也算辦理完畢；三是不需要具體承辦的文件，只要登記、收發、傳閱等文書處理程序結束，就算辦理完畢。對日后工作和研究活動有查考利用價值的文

2、件才有必要作為檔案保存。按照一定規律集中保存起來的文件。檔案的分類：文書檔案、科技檔案、專門檔案。檔案的作用：憑證作用、參考作用。檔案業務工作內容：“六個環節”收集、整理、鑒定、保管、統計、利用；“八個環節”再加上編目工作、編研工作。檔案業務工作組成：基礎業務工作、檔案提供利用工作檔案保管工作：由于自然和社會原因，檔案處于漸變性自毀過程，甚至是突變性的破壞。為了延長檔案壽命，對其采取保護措施，進行妥善管理，就是保管。檔案工作基本原則：實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。檔案工作基本含義解釋：實行統一領導、分級管理，是組織原則維護檔案的完整與安全，是基本要求便

3、于社會各方面的利用，是根本目的。全宗：是由一個獨立的機關、社會組織或個人形成的全部檔案所組成的有機整體。全宗原則：同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。全宗是檔案館、室對檔案進行日常管理的基本單位。立檔單位：其檔案能夠構成檔案全宗的機關、社會組織或個人。構成立檔單位的條件：可以獨立行使職權，對外單獨行文是一個會計或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃設有人事機構或人員，有人事任免權我國現存最古老的檔案：甲骨檔案，在河南省安陽小屯村出土的甲骨卜辭二、公文管理公文與私人文書的根本區別：公文在公務活動中產生，不是任何人可以隨意制發的，只能由法定作者制成和發布。公文的劃分：從行文關系和運

4、行方向：上行文、平行文、下行文從機密程度和閱讀范圍：公布文、內部文、機密文機密公文分為：絕密、機密、秘密。文種：命令、決定、決議、公報、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、紀要定稿：已經履行法定批準程序的公文文稿，是經過負責人簽發或經過會議討論通過的最后完成稿。反映了公文起草、審核修改、簽發的全過程，是印制公文正本的依據和標準，能產生正是法定效用。任何公文在制發過程中必須形成定稿，必須歸檔保存。正本：向受文者制發的具有法定效用的公文文本，是依據定稿并按規范格式要求制作的正式文本。代表發文機關或部門的法定權威性和正式意圖，是受文者辦理公務、解決問題的依據。應歸檔保存。公文整

5、理含義：指將辦理完畢的，具有查考利用價值的公文，按照一定原則對其進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。公文整理原則：遵循公文形成規律保持公文之間的有機聯系：有機聯系表現在公文的來源、內容、時間、形式等方面。區分不同價值便于保管和利用：這是公文整理歸檔的最終目的。公文整理方法：案卷級公文、文件級公文案卷級公文整理方法：主要特征立卷：問題特征、時間特征、責任者特征、公文名稱特征主要類型立卷：會議文件、案件材料、信訪材料、簡報刊物案卷題名：即案卷標題，是用簡潔的文字對卷內一組公文的高度概括。應包括：責任者、主要內容、公文名稱（文種）“件”的概念：一般以每份文件的不同稿本合為一件

6、，包括文件的正本、定稿、附件、被轉發文、復制件、發文稿紙及有領導重要批示或有處理結果的文件處理單。報表、名稱、圖冊等一冊（本）為一件。歸檔工作作為一項制度，各單位都必須要貫徹執行。歸檔制度包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷質量要求等。歸檔范圍三要素：本機關的職能活動、公文辦理完畢、具有查考利用價值歸檔時間：指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的公文向檔案部門移交的時間。應在第二年6月底之前。三、文書檔案文書檔案收集工作：指該單位的檔案部門按照國家的規定，通過歸檔、接收等辦法，把分散在本單位內部機構和個人手中的文書檔案集中到檔案室，實行集中統一管理的工作。文書檔案收集工作要求：歸檔文件材料齊全完整

7、、符合長期保管質量要求歸檔文件材料精煉準確、反映立檔單位主要職能檔案部門加強收集工作的調查和指導文書檔案收集工作方法：86按照本單位歸檔制度有關規定進行接收建立相關制度，加強對零散文件的收集如領導及有關業務人員學習、參觀、考察或參加各種會議待會的有價值的文件材料。要建立制度，采取措施，確保零散文件齊全歸檔。在實際工作中，可采取的作法：一是將文件材料的形成、積累工作納入有關部門和人員的崗位職責，并與經濟責任制掛鉤，確保各部門形成的文件，尤其是未經收發文登記的文件能夠齊全、完整地向檔案部門移交；二是對于外出學習或開會的人員，應規定只有將帶回的文件向檔案部門移交歸檔后，才可到財務部門辦理報銷手續；三

8、是對于工作變動的人員，應規定只有將手中保管的文件向有關人員移交后，才能到人事部門辦理調動手續。明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整：具體到人一是對于通過公文處理程序運轉的文件，無論收文還是發文，應明確規定由文書人員負責文件的收集；二是對于各種會議文件，包括本單位召開的黨、政會議等，應由秘書或辦公室主任負責收集并按規定向檔案部門移交；三是對于本單位形成的綜合性文件，如規章制度、計劃、總結、各類報表等，應由文書人員隨時收集；四是對于各部門形成的文件，應由該部門制定的兼職檔案人員負責收集并向檔案部門移交。文書檔案整理工作的原則：充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用。充分利

9、用原有的整理基礎保持文件之間的歷史聯系：表現在文件在來源、時間、內容、形式上的聯系。便于保管與利用。文書檔案整理工作的分類：一般方法年度分類法：根據形成和處理文件的年度，將全宗內的文書檔案分成各個類別。組織機構分類法：根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。特點：能夠較好地保持文件在產生和形成過程中的來源聯系，客觀地反映出各個組織機構歷史活動的真是面貌。3?問題分類法：按照文件內容所反映的問題或事由將文書檔案劃分成各個類別。復式結構分類法1?年度一組織機構：優點：簡單易行，分類客觀自然，不受機構變動影響；缺點：按問題查詢不便。2?年度一問題：優點：將各年度的文書檔案集中在一起，便于按

10、年度排列和查找檔案。3?年度一機構一保管期限：優點：不用倒架，便于檔案實體查找。保管期限一年度一機構：優點：便于檔案移交進館；缺點：排架時每個保管期限要預留空間。檔號：是用來反映和固定全宗內案卷以及案卷內文件的排列順序的一組符號。文書檔案的檔號是文書檔案實體管理編號的總稱，包括：全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號和頁（張）號。檔號編制原則：唯一性、合理性、穩定性、簡明性案卷目錄：也稱案卷名冊，是著錄案卷內容和成分并按一定次序編排的一覽表。是檔案室最基本的檢索工具。案卷目錄的作用：1.固定文書檔案的分類體系和案卷排列順序2?概括地介紹案卷的內容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具3.是文書檔案登

11、記的基本形式，是對文書檔案進行統計和檢查的重要依據。文書檔案鑒定工作基本內容：制定文書檔案價值鑒定的標準和編制文書檔案保管期限表；鑒別文書檔案的保存價值并確定其保管期限；提出無保存價值的檔案予以銷毀或做相應處理，以及圍繞上述工作開展的一系列鑒定組織工作。文書檔案鑒定工作原則：從社會的總體需求出發，用全面的、歷史的、發展的觀點來判定檔案的價值。文書檔案價值鑒定的標準：檔案的來源標準：通常指檔案的形成者。形成者地位越高，檔案價值越大檔案的內容標準：應依據檔案的內容的重要性、真實性、客觀性、獨特性、時效性等因素進行價值判斷。檔案的形式特征標準：指檔案的名稱、形成時間、稿本、外形特點相對價值標準效益標

12、準文書檔案鑒定工作方法：直接鑒定法：直接、具體地審查檔案四、科技文件科技檔案的特點：專業技術性、成套性、更改性、通用性、現實性。科技文件編號要求：每份科技文件必須有獨立的編號，同一個代號不能代表兩份以上的科技文件。編號與所反映的對象代號相對應。首先應編制科技文件編號方案。編號由代字和代號組成，代字用漢語拼音字母，代號用阿拉伯數字科技文件編號方法：?項目結構編號法：包括產品隸屬編號法和工程結構編號法.分類編號法：將一個專業、一個系統或一個企業的全部科技文件按其性質、特征、用途、專業采用十進位制分類方法進行編號。底圖的更改方法：劃改、刮改、更換底圖（底圖以張為單位保管）科技文件管理措施：實行三納入

13、、四同步管理三納入：將科技文件的形成和積累納入工作計劃、程序納入工作、納入部門和人員職責范圍。將科技文件的形成、積累列入經濟責任制考核范圍檔案部門要按價各項生產、技術的鑒定、驗收、創優、評獎活動，以確保科技文件材料的完整、準確、系統。應從歸檔的角度對科技文件標準執行情況進行監督和檢查。科技文件整理工作主要內容及程序：對形成的科技文件進行鑒別；把鑒別后應歸檔的科技文件組成保管單位；對組成的保管單位進行編目和裝訂。科技文件的鑒別主要內容：完整性鑒別、準確性鑒別科技文件案卷題名：即案卷標題，應簡明、完整、準確揭示科技文件的內容。科技文件案卷題名組成：項目名稱、代字、代號；項目的組件、部件、專業、階段

14、的名稱、代號（文件材料內容特征）；科技文件的名稱。案卷題名舉例分析：144科技文件歸檔制度內容包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔要求、歸檔手續科技文件歸檔時間：在項目全部結束時間歸檔；在項目工作階段或項目子項結束時間歸檔。科技文件歸檔份數：指同一項科技文件應歸檔幾份。一般是歸檔一份，但重要的、使用頻繁的應歸檔兩份以上。五、科技檔案科技檔案定義：企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。基層檔案部門開展科技檔案收集工作的方法和措施：按照歸檔制度的規定接受科技文件材料歸檔。納入管理計劃，實行多種方式結合的收集

15、方法。確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內容收集。抓住重要環節和關鍵階段進行收集：162產品檔案：抓住樣機鑒定階段；抓住產品小批試制鑒定或產品定型階段。工程設計檔案：抓好初步設計完成階段；設計結束和總結階段的收集工作。紀檢檔案：抓住工程竣工驗收階段。設備檔案：抓住設備開箱驗收、安裝和調試完畢階段。（5）科研檔案：抓住年度總結和成果鑒定階段。科技檔案整理：包括系統整理和科學編目科技檔案整理工作原則：遵循科技檔案的自然形成規律，保持科技檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對科技檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。科技檔案分類方法：第一步，對庫藏的全部檔案，按種類劃分打類。第二

16、步，對每種科技檔案進行分類。工程項目分類法：適用于基本建設檔案。型號分類法：適用于產品檔案盒設備檔案。課題分類法：適用于對科研檔案進行分類。專業分類法：適用于對其對象和內容標準化、通用化或互換性較強的科技檔案。時間分類法：相同時間內形成的或反映相同時間的科技檔案集中歸類。地域分類法：比如氣象檔案、水文檔案、地質、地震檔案科技檔號的編制要求：要反映科技檔案系統整理后的科學只需，同科技檔案的分類方法和分類方案的結構層次一致。由代字和代號組成。代字用漢語拼音字母，代號用阿拉伯數字。力求簡明，不要過于復雜繁瑣，最好設置3個層次。科技檔案種類代字表案例仃5確定科技檔案保管期限的原則：永久：凡是在工作查考

17、、經驗總結、科學研究等方面具有長遠利用價值的科技檔案，都應該永久保存。長期或短期：凡是在一定時期內具有利用價值的科技檔案，都可以定期保存。凡是介于兩種保管期限之間的科技檔案，其保管期限一律從長。價值鑒定的方法：直接鑒定法：要求鑒定人員在依據科技檔案保管期限表判定科技檔案價值和確定保管期限的同時，對每個科技文件進行具體研究分析，從其本身的具體情況出發，一個一個地制定保管期限。科技檔案的銷毀：由檔案部門執行。應同本單位保密、保衛部門取得聯系，并指定專人銷毀和監銷。銷毀人和監銷人都要在銷毀清冊上簽字。六、會計檔案會計檔案的概念：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映

18、單位經濟業務的重要史料和證據。會計檔案的特點：形成范圍廣泛、檔案類別穩定、外在形式多樣會計檔案歸檔時間：是指會計機構將會計核算材料整理后向本單位檔案機構移交的時間。要求，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。會計檔案整理：要符合會計工作的專業要求，遵循其專業管理的規律。堅持由會計部門或會計人員負責整理的制度。根據會計法的規定，會計核算材料的整理，本身就是會計工作的一部分。會計檔案的案卷題名：結構分為三部分，單位名稱、會計年度或時間、會計核算材料的名稱案例204會計檔案分類：會計年度一類別一保管期限：適用于會計檔案形成量較大的單位類別一會計年度一保管期限：