1、檔案利用任務西安市檔案局 黃海絨.檔案利用任務一、檔案利用任務概述二、檔案利用任務的途徑與方式. 第一節 檔案利用任務概述.一、檔案利用任務的含義： 檔案利用任務，亦稱“檔案利用效力、“檔案提供利用 ，是檔案部門將本館室及其他單位所藏的檔案信息資源，經過一定的方式進展開發并傳送給利用者，為利用者提供效力，滿足社會需求的一項任務。.檔案與檔案信息： 檔案：檔案，是指過去和如今的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接構成的對國家和社會有保管價值的各種文字、圖表、聲像等不同方式的歷史紀錄。 - 檔案信息：檔案信息是指檔案的內容及表達檔案內容的文字、圖形等信息

2、。. 檔案是由檔案內容信息和記錄檔案內容信息的載體兩部分組成。無論是內容信息還是載體信息都是具有原始性。 檔案信息指檔案的內容信息，人們可以經過信息處置手段將檔案的內容信息文字、圖形等轉換到其它載體上，使其脫離原始載體。這時的檔案內容信息仍具有原始性，由于它來源于檔案，但是它的載體曾經不是原來的載體。就是說，載體的原始性曾經失去，只保管了內容信息的原始性。.檔案利用任務與利用檔案： 檔案利用任務是檔案部門經過一定的途徑與方式提供檔案； 利用檔案是利用者為了研討處理一定的問題而實踐的運用檔案；.二、檔案利用任務的根本內容 1、熟習館(室)藏檔案內容和各種檔案檢索工具的運用方法，引見、報道本館(室

3、)所藏檔案的內容、成分和價值，引導利用者利用檔案。 2、開發、發掘檔案信息資源，為利用者利用檔案作好必要預備。 3、開展各種方式的利用效力，向利用者提供所需求的檔案信息；. 三、檔案利用任務的指點思想 以效力社會開展，效力經濟建立，效力科技、文化開展為目的，經過各種有效手段開發傳送檔案信息，最大限制地滿足社會各方面對檔案 信息的需求，充分實現檔案 的價值。.四、檔案利用任務的根本要求1、明確效力方向，堅決效力思想2、熟習檔案，了解利用需求。3、運用先進技術手段，加速開發利用檔案信息資源。4、做好對檔案利用效果的搜集與分析研討，運用反響機制，科學地開發檔案信息資源。.檢驗檔案檢索效率的四項檢驗目

4、的：檢全率查全率：被檢索出的有關檔案占符合利用者要求檢索的檔案的百分比。反映出檢索的網絡度，也稱查全率、檢出率。漏檢率：根據利用者提出的檢索要求，未能檢索出的有關檔案資料占參與檢索的全部有關檔案資料的百分比。檢準率查準率：根據利用者提出的檢索要求，檢索出符合要求的有關檔案資料占檢索出的全部檔案資料的百分比。反映出檢索的專指度。.誤檢率：根據利用者提出的檢索要求，檢索出的無關檔案資料占檢索出的全部檔案資料的百分比。計算公式：檢全率 R=a/(a+c)100%漏檢率 O=c/(a+c)100%檢準率 P=a/(a+b)100%誤檢率 M=b/(a+b)100%公式中：a被檢索出的有關檔案資料； b

5、被檢索出的無關檔案資料； c未檢索出的有關檔案資料；.舉例：測算某機關檔案室某段時間檔案檢索效率如：被檢出的有關資料檔案 a=100 被檢出的無關檔案資料 b=30 未被檢出的有關檔案資料 c=10檢全率 R=a/(a+c) 100% =100/100+10100%=91%漏檢率 O=c/(a+c)100% =10/100+10100%=9%檢準率 P=a/(a+b)100% =100/100+30100%=77%誤檢率 M=b/(a+b)100% =30/100+30100%=23%.5、正確處置檔案利用任務幾個方面的關系 正確處置利用任務與根底任務的關系正確處置利用與嚴密的關系 正確處置利

6、用檔案與維護檔案的關系 正確處置被動效力與自動效力的關系.五、檔案利用任務的意義1、檔案利用任務是檔案任務的根本目的。2、檔案利用任務可以檢驗和促進檔案根底任務。3 、檔案利用任務是對檔案任務最有效、最實踐的宣傳。. 第二節 檔案利用的途徑與方式.一、檔案利用的根本途徑 第一、提供檔案原件第二、提供檔案復制件第三、提供經過開掘整理的檔案信息資料.二、檔案利用的方式一傳統提供利用二自動開發利用.一傳統提供利用 傳統提供利用方式以查檔室“窗口效力為典型。有檔案閱覽 ，檔案外借，提供檔案復制本，提供檔案證明，信函、和網絡查詢等常用效力方式。.1、開設檔案閱覽室查檔室 調檔閱覽 . 開架閱覽. 2、檔

7、案外借 檔案外借，是檔案部門為了某些特定利用者利用檔案的特殊需求，按照一定的制度，將有關檔案資料借給利用者帶出檔案館室閱覽和運用的一種利用方式。.檔案外借效力應留意的問題：檔案外借效力普通適用于機關、企事業單位檔案部門，借閱檔案的人員必需是本單位內部、而且短期內不會分開任務崗位或任務現場的利用者。借閱檔案的范圍和數量要適當控制。必需履行審批登記手續。. 3、提供檔案復制本 提供檔案復制本，是檔案部門運用復印、打印、拍照、曬印、縮微、掃描、攝錄、抄錄等手段，制造與檔案原件內容一樣的各種復制件，為利用者提供效力的檔案利用方式。 提供檔案復制本，分為全錄提供副本提供和節錄提供兩種方式。. 4、出具檔

8、案證明 出具檔案證明，是檔案館室根據利用者的需求，為證明某種事項、問題在本館室保管的檔案中有無記載和如何記載而提供書面證明資料的效力方式。. 5、信函、和網絡查詢 信函、和網上查詢，是利用者經過信函、或經過網絡提出查檔需求，由檔案部門提供相應查檔效力的利用方式。.傳統提供利用方式的特點： 第一、以提供檔案原件或復制件為主； 第二、對檔案部門來說，是被動式效力；. 二自動開發利用 自動開發利用是檔案部門針對本單位或社會對檔案信息的需求，利用保管檔案的優勢，開掘館室藏資源，經過一定方式方法自動向外報道或提供利用檔案信息的檔案利用效力方式。其詳細方式有印發公布檔案目錄、提供檔案編研資料、舉行檔案史料

9、陳列展覽、檔案信息上網、開放檔案、公布檔案等。. 1、公布檔案目錄 公布檔案目錄是檔案部門根據一定專題，編制印發檔案目錄，自動向社會或有關部門報道、傳播檔案信息的一種檔案利用效力方式。. 2、開放檔案 開放檔案是國家檔案館將超越一定保管期限的檔案向社會公開提供廣泛利用的一項方針政策。. 做好檔案開放任務的根本要求： 明確開放檔案的范圍； 做好根底任務，為開放檔案發明條件； 第一、做好到期檔案的鑒定任務。 第二、編制開放檔案檢索工具。 建立開放檔案的各項管理制度； 積極宣傳開放檔案的內容和開放效果；. 3、公布檔案 公布檔案是指國家授權的檔案館或者有關機關以及非國有檔案的一切者，經過一定方式初次

10、向社會公開檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內容，以使檔案內容被社會知曉的行為。.公布檔案的方式： 在正式的合法的出版物上發表；在各級國家廣播電視臺和電視臺播放；經過公眾計算機信息網絡傳播；在公開場所宣讀，播放；出版發行檔案史料、資料；向社會公開出賣、分發或者張貼檔案復制件；展覽、公開陳列檔案或者其復制件。.4、檔案信息上網 檔案信息上網，指檔案館、檔案室將可公開利用的檔案內容信息上載到局域網或因特網，用戶只需按照有關要求或程序操作，即可查閱所需檔案信息。.5、政府信息公開查詢利用1行政機關政府信息公開查詢利用2005年12月10日 公布2007年4月5日 公布2021年4月11日 公

11、布 第一、建立健全政府信息公開的制度； 第二、做好信息整理任務；政府信息劃分為應自動公開、依懇求公開、免于公開三類。 第三、積極做好信息公開任務，有條件的行政機關要設置公共查閱室或公共查閱點，方便公眾進展政府信息的檢索、查詢和復制。. 確定的信息公開的方式：1、政府網站；2、各級國家綜合檔案館；3、政府公報或者報刊、電視、廣播等新聞媒體；4、公開欄、電子屏幕、電子觸摸屏等設備；5、政府信息公開效力熱線；6、政府新聞發布會；7、其他便于公眾及時、準確獲得信息的方式。.2檔案館已公開現行文件利用 已公開非涉密現行文件： 第一、非的可公開文件； 第二、未到進館期限，按規定應保管在構成單位的文件； 第

12、三、具有時效性的文件；. 確定各級國家綜合檔案館為各級政府自動公開政府信息的方式之一.蓮湖區人民政府政務效力中心.6、舉行檔案展覽 舉行檔案展覽，是檔案部門為了配合各項任務的需求，按照一定的主題，以文字、圖片、檔案復制品的陳列展出為手段，系統地提示、引見檔案館藏、室藏有關檔案內容的一種效力方式。 .展覽的特點：一是具有自動性：展覽是檔案部門自動向利用者引見檔案內容的效力方式。二是具有系統性：展出的檔案信息主題突出、內容集中,使利用者能得到系統的信息。三是具有廣泛性：展覽能吸引眾多利用者，效力面廣，提高了檔案資源的利用率。四是具有多樣性：舉行展覽時可根據需求決議時間長短、規模大小、內容多少、方式

13、多樣、不拘一格。五是具有生動性：圖文并茂、籠統直觀，能給人留下深化印象。.構成展覽的根本要素： 主題、內容、展品、藝術方式.舉行展覽的根本程序： 一、研討確定主題和根本內容； 二、選擇和征集展品，包括文字資料、圖片、音像資料、檔案復制品及其他實物展品； 三、擬定展覽大綱和陳列的詳細方案； 四、進展藝術方式的設計和陳列設備的設計和制造； 五、布展現場安裝布置； 六、開展前的各項預備； 七、正式展出。. 國家檔案局于2005年公布檔案行業規范。指出：檔案館開展愛國主義教育以舉行各種方式的根本陳列和展覽為主，同時兼顧其他多種教育方式，即還可經過舉行報告會、演講會、討論會、夏令營等活動，制造播放電視專題片等開展愛國主義教育活動。.7、開展檔案編研任務 檔案編研任務，是以館室藏檔案文獻為主要對象，以自動提供檔案信息內容為主要目的，在深化研討的根底上，按照一定的標題要求，對檔案文獻進展搜集、挑選和不同性質、不同層次的加工，使之轉化為不