1、湖北省高速公路建設項目竣工文件立卷歸檔實施指南施工單位的職責1. 明確建設項目檔案工作分管領導，按照“誰形成誰負責”的原則，落實項目竣工文件材領導人負責制,建立臨時擋案室，配置檔案專柜，配備具有相關工程專業知識、能夠適應項目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案管理人員，并保持其穩定性；2. 建立施工文件資料與施工同步收集、同步整理、同步歸檔有效的管理機制，按照項目文件的形成、收集、整理、立卷、編制、歸檔的要求。及時完成施工文件資料的收集、整理、歸檔和報送及保護工作，確保項目竣工文件材料的收集、整理歸檔工作與工程建設同步和項目竣工文件材料的準確、完整、系統和安全；3.建立施工文件資料收集、整理、歸

2、檔臺帳，定期向駐地監理工程師，指揮部及總監辦檔案管理部門報告；4.接受指揮部建設項目檔案工作領導小組、指揮部及總監辦檔案管理部門、駐地監理工程師的監督檢查；5.工程交工前，向駐地監理工程師，指揮部及總監辦檔案管理部門提出項目檔案自檢報告和檔案專項驗收申請，經驗收合格后，送指揮部檔案進行統一匯總歸檔。（三）監理單位的職責1. 明確建設項目檔案工作分管領導，按照“誰形成誰負責”的原則，落實項目竣工文件材料領導人負責制, 建立臨時檔案室，配置檔案專柜，配備具有相關工程專業知識、能夠適應項目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案管理人員，并保持其穩定性；2. 按照項目文件的形成、編制、收集、整理、立卷、歸

3、檔的要求，負責監理工作文件材料的編制、收集、整理、立卷、歸檔、保護和檔案信息報送工作，確保項目監理工作竣工文件材料的收集、整理歸檔工作與工程建設同步和項目監理工作文件材料的準確、完整、系統和安全； 3. 落實監理單位的監管職責，積極協調施工單位的關系，加強對施工單位的施工文件資料收集、整理、歸檔工作管理、指導、監督和檢查，確保施工文件資料與施工同步收集、同步整理、同步歸檔；及時全面審查施工單位上報的竣工文件，認真行使個人簽字權，對已簽認文件資料的準確性、真實性和完整性負責，及時閉合和完善監理與施工單位之間交叉的文件材料；定期或不定期向指揮部及總監辦檔案管理部門報送施工單位竣工文件資料收集、整理

4、、歸檔、編制工作的評價信息；4. 接受項目檔案工作領導小組、指揮部及總監辦檔案管理部門的監督檢查，建立監理文件資料收集、整理、歸檔臺帳；5. 施工單位工程交工前，審查施工單位竣工文件的質量和檔案自檢報告，審查驗收合格后，在施工單位檔案專項驗收申請上簽字報指揮部檔案管理部門，配合指揮部檔案管理部門組織驗收工作；6.向指揮部檔案管理部門組織提出監理工作檔案自檢報告和檔案專項驗收申請，經驗收合格后，送指揮部檔案進行統一匯總編目。 建立預立卷制度工程檔案預立卷是工程檔案文件資料立卷的基礎，就是將公路工程建設項目產生于工程建設不同階段和不同時期的文件材料進行初步立卷，待工程項目完工后再正式立卷歸檔，項目

5、各參建單位應根據公路工程項目建設程序的不同階段和文件材料產生的自然過程，按照公路工程立卷歸檔要求，分別做好預立卷工作。2、預立卷卷內文件材料的收集按照本指南公路工程檔案文件材料收集范圍進行收集和整理，建立檔案文件材料收集目錄和檔案文件材料收集臺帳，確保一個單項工程完工，相應的檔案文件資料必須收集、整理完畢；單位、分部、分項工程施工完成，相對應的工程檔案編制、收集、整理工作也同步完成；并由專人專室專柜保存項目文件資料。3、預立卷的封面和脊背的檔號、案卷題名、編制單位、日期、保管期限內容可用鉛筆或易擦寫筆填寫。卷內目錄和備考表待卷內文件材料整理完畢，檢查確認符合規定要求后，編制打印，裝在案卷的首頁

6、和案卷的末頁。 文件收集責任分工施工單位負責收集、整理公路工程施工階段形成的文件材料、竣工圖表及新技術應用、推廣的有關的批復文件與合同、主要負責人名單、試驗記錄和分析、計算數據，應用、推廣情況記載，使用成果及圖片、聲像資料等。其中開工報告、施工組織設計、施工計劃、施工日志及中間驗收等，分別按合同段的完成順序整理。各項施工原始記錄、竣工圖表按路線進行方向，結合單位工程(含分部、分項)及不同專業，分別整理組卷。 凡實行總承包的，由總承包單位進行匯總并負總責，各分包單位應各自完成分包部分的施工文件，向總包移交，由總包匯總整理后向建設單位移交。監理單位負責收集、整理公路工程施工監理工作形成的監理文件材

7、料。監理通知、開(停、復)工令、備忘錄、有關會議紀要、施工質量檢驗分析、合同管理文件、計劃進度管理文件、工程質量控制文件、安全、環保與水保管理文件、與總監及參建單位的來往函等由監理單位按階段、問題分類整理，監理獨立檢查、抽查的標準試驗或平行試驗，按單位、分部、分項工程排序單獨整理。施工、設計、監理單位在完成各自的編制、收集、整理工作后，交建設單位匯總、整理。一、文件材料收集總體要求（2）供貨商提供的原材料及產品質量保證文件為復印件的，須在復印件上加蓋銷售單位公章并注明原件存放處后歸檔保存;熱敏紙復印件,需復印保存,復印件應清晰;（3）勘測及測量基礎資料、施工原始記錄，若需清稿,須將原始記錄與清

8、稿后的記錄文件一并歸檔保存。2.及時：在每道施工工序和公路工程中所形成的文件材料都應該及時收集和整理，并按要求及時報送審核和歸檔。（1）按照與施工同步收集整理歸檔的原則，各文件材料收集責任單位應及時收集各自形成的文件材料。合同書、協議書、上級指示 上級批準文件、往來函件、會議紀要、變更令、停工令、復工令、工作指令、進度計劃、月報、開工報告、施工工序記錄材料、索賠、事故處理等文件應及時收集整理并檢查，特別是施工工序記錄材料、工序完工后下道工序開工前，工序記錄材料必須歸檔，按指南的要求分別存入相應的預立卷中。（2）及時編制文件材料收集臺帳和卷內目錄（臨時），文件材料收集臺帳以電子文件的方式報送駐地

9、監理、總監辦、指揮部檔案領導小組，以便核對與查閱。3.準確：指試驗檢測數據的記錄、計算過程、計算結果準確，控制的技術指標、檢測頻率符合公路工程技術規范、規程的要求等。監理工程師在審查施工單位的資料準確性時，要確保歸檔的項目文件資料能同它所反映的施工對象和建設過程相一致，文件材料與工程實際相符、圖物相符，產生及使用部位標注清楚；同一個項目的文件材料相互之間在內容上應當協調一致；文字說明與圖表、成果報告與試驗記錄、評定文件與原始文件應保持銜接一致。4.真實：文件材料真實可靠。數據真實，特別是文件材料試驗檢測原始基礎數據要真實，應能真實地反映工程建設的實際過程和實際情況相符，沒有涂改和編造痕跡。勘測

10、及測量基礎資料、施工原始記錄，若需清稿,須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存，保持文件資料原始性;簽名和日期不得涂改。按規定需要簽字文件材料簽字齊全、按規定需要蓋單位公章的文件資料蓋章齊全，文件資料真實有效；嚴禁偽造、捏造數據，嚴禁閉門造車、“會議錄式”編寫資料，監理工程師應對施工單位的資料真實性進行審查。5.完整：收集文件資料應齊全完整、不缺項、不缺份、不缺張，無遺漏，該閉合的資料要閉合，如停工令整改報告復工令等資料一定要閉合。要保證整個項目的各類文件應齊全完整，不能缺項。要保證單項文件材料應完整，各份文件應齊全，不能缺份、缺張。要保證單份文件材料的應完整，正文和附件要齊全，表格內部填

11、寫完整，簽字手續要完備，包括評語、簽名和日期等。要保證該閉合的文件資料一定要閉合，批復與請示閉合；監督機構、指揮部、監理下達的整改指令與整改后的文件材料必須是一套完整的閉合資料。.規范：指表格填寫規范、術語規范、字跡規范，文件材料分類、科目編排科學、合理，符合規范要求。.美觀：要求文字清新、幅面整潔，符合檔案存檔規定。二文件材料質量具體要求.名稱填寫規范：包括項目、部位名稱、合同號、單位名稱要統一、規范。 .術語規范：包括外觀描述、試驗結論用語、自檢用語、評定用語填寫規范。.字跡規范： 書寫要規范書寫工整，字跡、線條清晰，端正、耐久、書面要整潔，竣工文件材料中凡是需用手寫、繪制的地方，必須做到

12、字跡清晰可辯，書寫工具應使用不易褪色書寫工具書寫。如原始記錄、簽名等文件材料應使用不易褪色的藍黑墨水、黑墨水，現場記錄可使用鉛筆書寫。嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等易褪色的書寫工具書寫。 修改要規范寫錯的文字，用斜線劃去，在旁邊書寫正確文字，并蓋上修改人的私章。不允許用涂改液修改或用刀刮改。原始記錄資料不得隨意更改，如測量資料、試驗資料、檢測資料等如果必須更改，不能涂改只能杠改，并在旁邊簽名。 簽名要規范所有的簽名欄應由本人親自手簽，并簽全名，不能采用打印或圖章。特殊情況需要代簽，代簽人應持有應簽人的委托書，在簽字處蓋上應簽人的簽名章（用紅色印泥），并在蓋章處右側簽上代簽人的姓名。不

13、允許直接代簽應簽字人的姓名；表格中的簽名應簽在格規定的位置上，關鍵簽名不能由一個人重復簽署，如計算與復核不能是同一人簽名。文件材料簽字應注意簽字人的簽字權限，嚴禁越權簽字。開工申請批復單、變更申請批復單、單位工程、分部工程、分項工程評定表、檢驗申請批復單、中間交工證書這五種文件上的蓋章單位應為施工單位（項目部）和監理單位（總監辦）等需要單位蓋章的資料應蓋紅色圖章。 紙張紙質優良，規格統一除房建圖紙外，文件材料用紙均采用A3、A4兩種尺寸。竣工圖及與其合訂在一起的文字材料、表格一律使用A3紙，圖紙允許加長，但不能加寬，如橋梁布置圖可以加長，但不能加寬；其他文件材料統一使用A4紙（除上級紅頭文件）

14、，小于A4紙規格的出廠證明、產品合格證等要粘貼在A4紙上；書寫材料應符合耐久性要求。，嚴禁使用熱敏紙、復寫紙等不耐久的材料；當使用A3紙時，則需折疊成A4紙大小（297210）。歸檔文字材料上的批語、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應予以粘貼補寬，對紙張規格大小差別較大的文件應適當補貼或折疊。字體、字號應統一，規范。符合國家檔案相關規定要求。各類總結、報告、正式文件嚴格按國家公文管理辦法執行，并參照如下規定：驗收或鑒定證書、各類總結、工程概況、編制說明等非工地現場填報的文字材料或圖表均需打印，字體以印刷體為宜。各種特殊字符用國標宋體，文件標題名用2號方正小標宋體；文件編號用4號仿宋體，文件內容、說

15、明及其標點符號用3號仿宋體，行距為單倍行距。“主題詞”三個字用3號黑體，內容為3號方正小標宋體；抄送單位用3號仿宋體。竣工圖所有文字均采用宋體，寬高比一般取0.65。字高采用以下高度或類似字號：尺寸標注數字字高為2.5毫米(特殊情況可放寬至3毫米。竣工圖圖名字高為4毫米，“竣工說明：”字高為4毫米，“竣工說明：”的內容字高為3.5毫米；圖框標題欄內，建設單位名稱和竣工圖名字高為5毫米(一排裝不下，必須用兩排時，字高為4毫米)，其它圖框各欄字高為4毫米。高速公路工程建設三大主體（指揮部、監理、施工）各自負責的文字材料或圖表使用激光打印機打印，不允許使用噴墨打印機和針式打印機。計算機印制的文字材料

16、和圖紙應采用激光打印機打印，表格式樣應鉛印或用計算機激光打印。.各種工程建設用表使用和填寫規范正確選用工序用表工程建設各種用表見本指南規范化表格，表格的種類和數量多，正確選用統一制定的表格樣式，填報字體應與表格字體相適應，達到協調、美觀的要求。表格填寫規范表格內容除意見簽署和簽名外，其他內容均可手工填寫或打印，但質量監督部門要求備查的原始資料需要用手工填寫。表頭的填寫必須完整統一。表格如果有附件必須詳細注明附件名稱和數量等。表格中工程名稱的填寫統一規范，如果分左右幅必須注明左幅或右幅。自檢意見、監理意見應明確，簽署手續完備，字跡清晰，復印清楚。表格中的技術指標控制值，應符合有關設計、規范的要求

17、。 表格中的意見、結論填寫用語必須嚴謹規范，描述準確。表格中的時間填寫應符合實際，不能前后矛盾。成套表格前后的系列應該閉合（特別是檢驗時間和簽認時間的前后一致性問題），如果出現驗收不合格的記錄表或質檢表，應該在隨后重點體現其再次驗收合格的對應表格。三其他要求1.參建單位應建立電子文檔，并做好各類臺帳數據資料的復制、登記與保管工作。 2照片文件資料符合國家檔案局照片檔案管理規范(GB/T11821-2002)要求，照片資料數碼照片應先沖印出6英寸紙質照片，用統一的相冊歸檔。3電子文件及紙質文件數字化形成和保存應符合國家檔案局電子文件歸檔與管理規范(GB/T18994-2002)、CAD電子文件光

18、盤存儲、歸檔與管理要求和紙質檔案數字化技術規范（DA/T31-2005）的要求。4.為避免文件材料在收集過程中的遺漏和重復，所有普發性文件、函件、通知等資料一般由發文單位收集、整理。收文單位可不再重復收集。針對性文件、函件、通知等資料由收文單位收集、整理，發文單位可不再重復收集。請示、批復等文件，由請示單位收集。第四章 項目文件材料的整理第一節 文件材料的分類施工和監理獨立抽檢文件材料按單位、分部、分項工程的劃分（祥見第六節四、工程質量評定資料的編制（二）單位、分部、分項工程劃分）施工工序整理組卷；黨群文 件、日常宣傳報道等及行政管理文件不屬公路建設項目文件四.施工文件整理的要求及方法（一）

19、施工管理文件1.施工綜合管理文件：先按內容分類，再按時間順序整理。業主和監理普發性文件由業主和監理歸檔，針對文件由所針對的施工單位歸檔2.進度控制文件：以合同段為單元，按以上類別分類、再按時間順序排列，先總后分，即總體性、年度性在前，季、月在后，組成案卷。3.投資控制文件：以合同段為單位按資料類別和時間順序整理裝訂成冊，每冊厚度符合規定的要求。計量支付文件及其附件雖然不作為施工單位歸檔的范圍，但施工單位需遞交一套給業主(業主存檔的除外)，作為備查使用。4.合同管理文件：以合同段為單位按資料類別和時間順序整理裝訂成冊，每冊厚度符合規定的要求。工程變更文件由施工單位提供一套，另外一套由業主提供，作

20、為備查使用。5.安全及文明施工文件：以合同段為單位按資料類別和時間順序整理裝訂成冊，每冊厚度符合規定的要求。6.施工日志及其它文件：施工日志可利用原記錄本，不需另行拆裝；施工日記、開工、完工記錄，天氣、溫度及自然災害均以合同段為單位，按施工日期依次整理裝訂；各工序施工原始記錄、各工序測量原始記錄、其它各種原始記錄等均以合同段為單位、按分項工程和施工日期整理裝訂，各冊厚度符合規定要求。（二）施工質量管理文件1.工程質量往來文件、工程質量事故及處理情況報告、補救后達到要求的認可證明文件按內容分類，按文件材料的時間順排列，組成案卷。業主和監理處下發的文件，只需將針對本合同段的文件歸檔。如果請示、問函

21、等有批復、復函的，應配套放在一起，批復、復函在前，請示、問文在后。建設單位普發性文件由建設單位歸檔，其他單位可不歸檔。2.橋梁荷載試驗報告、橋梁基礎檢驗匯總、交工驗收施工單位的自檢評定資料，資料按單位工程、分部工程和里程樁號順序排列，組成案卷。3.檢驗結果匯總表按單位工程、分部工程和里程樁號順序排列，組成案卷4.原材料及標準試驗、配合比設計與試驗質量保證文件屬單位（分部、分項）工程專用的按單位（分部、分項）工程分別整理組卷。除此之外凡帶有公用性的資料可以合同段為單位按水泥、鋼材、砂石材料、瀝青、 路基用土等分類的順序和試驗日期依次整理裝訂。分別整理組卷。 5.外購材料和設備的合格證書、預制場和

22、集中拌和場的試驗檢測資料以合同段為單位，按試驗的類別和日期依次整理裝訂。以上試驗、檢測報告和記錄，如果是試驗室、工地預制場、集中拌和場集中進行試驗和檢測的(即公用性的)，就歸入本冊；如果是現場質量控制進行試驗和檢測的，則歸入相應冊(分冊)的質檢文件中。（三）施工工序文件資料施工原始文件，包括就施工質量控制問題下發的整改指令性文件、整改報告及相關驗證資料等，均應按照分項（分部、單位）工程，結合施工工序歸入相應部分，分別整理組卷。1.路基工程土石方工程合同段為單位，以自然段為分類基礎。先按照分部工程(1-3公里)分類，然后按照清表、軟土路基處理、路基填筑、臺背回填、路基沉降觀測、其它路基處理的順序

23、分類，卷內文件按自然段分處或分區分層排列組成案卷。組卷時，根據文件材料的多少和規定厚度，一個自然段的文件可以組成一個或幾個案卷，也可以幾個自然段的文件合并組成一個案卷。施工原始記錄歸檔及其排列順序可參考附件3，下同。排水工程以合同段為單位，以每處排水工程為分類單元，分左右側，按里程樁號順序排列，組成案卷。小橋渡槽工程以合同段為單位，按每座橋或渡槽所在樁號的順序排列歸檔涵洞通道工程以合同段為單位，以每座涵洞、通道為分類單元，每座涵洞、通道的文件，按工序的順序排列組成案卷。根據文件的多少和規定厚度，一座涵洞、通道的文件可以組織成一個或幾個案卷，也可以幾個涵洞的文件合并組成一個案卷。當一座涵洞、通道

24、的文件不只一個案卷時，不要將一部分文件組織成一個案卷，而將另一部分文件與別一座涵洞、通道的文件合并組成一個案卷。在這種情況下，一般應將這個涵洞、通道的文件組成兩個或兩個以上的案卷。防護工程 以合同段為單位，按分項工程排序分處整理，然后按每處防護工程所在樁號順序合訂成若干本。2.路面工程施工工序原始文件資料以合同段為單位，按分項工程和里程樁號排序分類整理裝訂3.橋梁工程施工工序原始文件資料以合同段為單位，以每座橋為分類單元，先按分部工程分類(基礎與下構、上部構造預制與安裝、橋面系等)，再以里程樁號順序按墩臺(跨)(如0#臺、1#墩，第一跨、第二跨)，再按施工工序進行分類組卷(如樁基、系梁、立柱、

25、蓋梁)。根據文件的多少和規定厚度，一個墩(臺)或一跨(孔)的文件可以組成一個或幾個案卷，也可以幾個墩(臺)或幾跨(孔)組成一個案卷。但當一個墩(臺)或一跨(孔)的文件不只一個案卷時，不要將這個墩(臺)或一跨(孔)的一部分文件組織成一個案卷，而將另一部分文件與另一個墩(臺)的文件合并組成一個案卷。在這種情況下，一般應將這個墩(臺) 的文件組成兩個或兩個以上案卷。4.隧道工程施工工序原始文件資料以每座隧道為單元，按分項工程的順序分類整理裝訂，每冊厚度符合規定的要求，然后以合同段為單位，按每座隧道的樁號順序排列歸檔。5.交通安全設施施工原始文件 以合同段為單位，以1-3km為一段，按分項工程的排序和

26、規定的厚度整理裝訂成冊。6.互通立交工程施工原始文件以每處為單位按分部分項整理，各分部參照路基、路面、橋梁工程.7.收費站及房建工程原始文件資料施工資料應按照專業、系統劃分組卷，每一專業、系統再按上述資料類別順序排列，每冊厚度符合規定的要求；竣工驗收文件按單位(子單位)工程組卷。8.機電工程施工原始文件 （1）機電工程施工原始文件按監控系統、通訊系統、收費系統、供電照明設施系統、隧道機電設施分別組卷 （2）監控系統、通訊系統、收費系統合以同段為單位，按照監控分項、通訊分項、收費分項工程分類，以里程樁號順序，按設備進場(開箱)、安裝、調試等工序順序排列，組成案卷。每冊厚度符合規定的要求。（3）供

27、電照明設施系統:以合同段為單位，按分部工程排序整理裝訂，每冊厚度符合規定的要求。（4）隧道機電設施:以合同段為單位，按分部工程排序整理裝訂，每冊厚度符合規定的要求。9.景觀、環保、水保、綠化工程施工原始文件以合同段為單位，按里程順序分類整理裝訂，每冊厚度符合規定的要求。10.缺陷責任期施工原始文件 以合同段為單位，按資料類別和時間順序整理裝訂成冊，每冊厚度符合規定的要求。（五）監理文件整理的要求及方法：1.監理管理文件：先按類別，再按時間順序整理2.工程質量控制文件（1）工程質量控制管理文件，先按內容分類，再按時間順序整理，其中，與施工單位往來文件，有針對性的指令及回復先按合同段分類，再按時間

28、順序整理，每冊厚度符合要求。業主的普發性文件由業主歸檔，針對性文件由所針對的監理處(含該監理處所管轄的旋工單位)歸檔，請示與批復(答復)、指令與回復應配套放在一起，批復、回復在前，請示、指令在后。（2）材料、試驗檢測文件以合同段為單元，在每個合同段內，先按工程類別分類，再按里程樁號和時間(或編號)順序排列、組成案卷。（3）監理獨立抽檢文件路基工程獨立抽檢文件土石方工程先按合同段分類，在一個合同段內，按工程類別分類(如土石方、排水、小橋渡槽工程、涵洞、防護等)，再按分項工程、里程樁號和時間順序組織案卷。各分項工程中，按照施工工序的順序編排。線外工程按工程類別分類(如土石方、排水、小橋渡槽工程、涵

29、洞、防護等)，與相應類別的文件材料一起組卷，排列在其后面。路面工程獨立抽檢文件先按合同段分類，再按工程類別分類(底基層、基層、面層等)，再按分項工程、里程樁號和時間順序整理裝訂。各分項工程中，按照施工工序的順序編排。橋梁工程獨立抽檢文件先按合同段分類，在一個合同段內，以每座橋梁為單位，再按分部(分項)工程、里程樁號和時間順序組成案卷。根據抽檢記錄的多少和規定裝訂厚度，一座橋梁的抽檢記錄可以組 織成一個或幾個案卷，也可以幾座橋梁工程的文件組織成一個案卷，但不要把一座橋梁工程的部分抽檢記錄分散到另一座橋梁工程案卷里。 隧道工程獨立抽檢文件先按合同段分類，在一個合同段內，以每座隧道為單位，按施工工藝

30、順序編排，組成案卷。根據抽檢記錄的多少和規定厚度，一座隧道一個工序的抽檢記錄可以組成一個或幾個案卷，但是不要把一座隧道或一個工序的抽檢記錄和另一座隧道或另一個工序的抽檢記錄組織在同一個案卷內。 交通安全設施獨立抽檢文件先按合同段分類，再按工程類別(標志、標線、隔離柵(墻)、防眩 板等)、里程樁號順序排列組成案卷。各分項工程中，按照施工工序的順序編排互通立交工程獨立抽檢文件先按工程類別分類(如橋梁、路基路面、匝道工程等)，再按分項工程、里程樁號和時間順序整理裝訂。各分項工程中，按照施工工序的順序編排。收費站及房建工程獨立抽檢文件按國家和建設部頒發的行業標準和有關規定進行整理。機電工程獨立抽檢文件

31、按合同段分類，在一個合同段內再按工程類別(監控系統、通訊系統、收費系統、供電系統、照明系統、隧道機電系統等)、里程樁號和時間順序組成案卷。各分項工程中，按照施工工序的順序編排。環保、水保綠化工程獨立抽檢資料先按合同段分類，在一個合同段內再按工程類別分類，按分部(分項)工程、里程樁號順序排列，組成案卷。各分項工程中，按照施工工序的順序編排交工驗收工程質量評定文件先按合同段分類，在一個合同段內再按單位工程、分部工程、分項工程的順序整理，然后按里程樁號順序排列組成案卷。3.工程進度計劃管理文件按類別分類，再按時間順序排列，先總后分，即總體性、年度性在前，季、月在后，組成案卷。4.工程合同管理文件按內

32、容分類，按文件的內容分類并按時間順序排列，組成案卷。5.安全及環保、水保管理文件 （1）按文件的內容分類并按時間順序排列，組成案卷。（2）安全管理文件按照廳質監局有關要求，先按照類別，再按照時間順序組成案卷。6.監理日志及其它文件按文件的內容分類并按時間順序排列，組成案卷。監理日志、巡視、旁站記錄等如果已裝訂成冊，可不另行拆裝（六）竣工文件整理的要求及方法1. 驗收文件：（1）竣工驗收文件：竣工驗收文件按附件1附錄1相關內容及竣工驗收委員會各專業檢查組意見收集整理，按附表的表號順序裝訂，結論性文件應放在前面。（2）交工驗收文件 公路工程交工驗收報告、交工驗收合同段工程質量評分一覽表、公路工程(

33、合同段)交工驗收證書、公路工程(合同段)交工驗收申請書格式建議參照附件1附錄2提供的形式；以建設工程項目為單元，按照文件材料的內容性質進行分類，交工驗收證書與交工申請書宜配套組合，然后按照公路工程施工的不同性質，即土建、路面、環保綠化、交通安全設施、機電、房建等分類，按合同段順序編排，結論性文件應放在前面。（3）專項工程驗收文件： 機電工程驗收文件:首先按監控系統、通信系統、收費系統、供電系統、照明系統、隧道機電系統進行分類匯總，再按附表的表號順序裝訂，結論性文件應放在前面。 房建工程驗收文件:參照建設部有關規定。 環保工程驗收文件:首先按環保類別(綠化等)分類匯總，再按附表的表號順序裝訂，結

34、論性文件應放在前面。 檔案驗收文件整理的要求及方法：按附表的表號順序裝訂，結論性文件應放在前面。（4）參建單位總結報告 各參建單位總結的內容和格式可參考附件1附錄3。按建設管理總結；質量監督工作總結；監理工作總結；施工總結按合同段為單位總結；設計總結順序裝訂。監理單位和施工單位總結按合同號順序裝訂接管養護單位項目使用情況報告。工程試運行按照監測記錄及報告、缺陷整改情況、各項驗收分別整理組卷。2.決算和審計文件整理的要求及方法（1）財務決算文件、工程決算文件以建設工程項目為單元，按照表格名稱先總后分，即按照項目總決算，各合同段(按合同號順序)決算的順序排列，每冊厚度符合要求。（2）項目審計文件：

35、以建設工程項目為單元，按照建設項目審計報告、施工單位審計報告類；施工單位審計報告類按工程性質分類，按合同號順序排列，每冊厚度符合要求。（3）計量支付文件 項目計量支付匯總表，以工程項目為單元，按表格名稱分類，再按合同號順序排列，組成案卷。 月計量支付證書及附件，以合同段為分類單元，一個合同段內按期號順序排列組成案卷(已裝訂成精裝本的可不另行拆裝)。月支付證書及附件一式兩份，一份為業主存檔的原件，另一份為施工單位存檔的原件。（4）其他文件按類別整理裝訂，每冊厚度符合要求。3.竣工圖表可參見附件1附錄4(1)路線平面縱斷面竣工圖表 以合同段為單位按里程順序排列，并按要求的裝訂厚度匯編成冊。（2）路

36、基橫斷面及土石方竣工圖表 以合同段為單位，按封面、目錄、工程說明、竣工表、標準斷面竣工圖、路基橫斷面竣工圖、軟基處理竣工圖的順序排列，并按里程樁號順序和規定 的裝訂厚度匯編成若干冊。（3）排水工程、防護工程竣工圖表 以合同段為單位，分處整理，按里程樁號順序和規定的裝訂厚度匯編成若干本。（4）小橋渡槽工程、涵洞通道工程竣工圖表小橋、渡槽、涵洞、通道均以合同段為單位分座整理，按里程樁號順序和規定的厚度分別匯編成若干本。（5）路面工程竣工圖表以合同段為單位，按里程樁號以分項工程排序和規定的厚度，整理裝訂（6）(特)大橋、中橋工程竣工圖表 以合同段為單位，分座整理并按里程樁號順序和規定的裝訂厚度匯編成

37、若干冊。（7）隧道工程竣工圖表 以合同段為單位逐座整理，按里程樁號順序和規定的厚度裝訂（8）互通立交工程竣工圖表 以合同段為單位，分座整理并按里程樁號順序和規定的裝訂厚度匯編成 若干冊（9）標志、標線工程竣工圖表。 以合同段為單位，按里程樁號和分項工程排序整理成本，每冊厚度符合規定要求（10）護欄隔離柵(墻)防眩板等竣工圖表按護欄、隔離柵、隔離墻、防眩板的順序分類整理以合同段為單位，每類資料按里程樁號順序和規定的裝訂厚度匯編成若干本。(11)環保水保綠化工程竣工圖表以環保、水保、綠化合同段為單位整理裝訂(12)機電系統竣工圖表監控系統竣工圖表：以監控系統合同段為單位裝訂。通訊系統竣工圖表：以通

38、訊系統合同段為單位，按里程樁號順序和規定的厚度裝訂收費系統竣工圖表：以收費系統合同段為單位裝訂供電系統竣工圖表：以供電系統合同段為單位裝訂照明設施竣工圖表：按里程樁號或以處為單位整理裝訂。隧道機電設施竣工圖表：按每座隧道為單位整理裝訂。（13）收費站及房屋建筑工程竣工圖表按國家和建設部頒發的行業標準和有關規定進行整理，并按建筑物的分類裝訂。（七）科研文件及新技術應用推廣資料整理的要求及方法1.科技管理文件：按分類和時間組卷。2.科研文件：按每個科研課題匯總歸檔。3.新技術應用推廣資料：按每項新技術匯總歸檔。（八）聲像等文件整理的要求及方法：1.聲像文件（1）按業主、監理、施工單位分開整理。（2

39、）工程錄音、錄像、照片先按單位工程，再按照樁號或時間順序編排。（3）數碼照片按年度分類，聲像、照片號為年度號+流水號(各4位)。（4）錄音、錄像、照片應附有簡單的說明。2.電子文件（1）按業主、監理、施工單位分開整理，按時間順序排序。（2）CAD以合同段位單位，按照竣工圖的順序排列。（3）編制電子文件的著錄。3.其他特殊載體文件（1）按業主、監理、施工單位分開整理。（2）先按載體形式分類，再按時間順序編號，注明檔號、榮譽實物名稱、頒發機關、頒發時間、保管期限、存放地點及有關檔案的參見號等。（九）財務類文件財務類文件編制順序按財務檔案規范要求進行編制。（十）設備類文件材料按設備購置時間和設備類型

40、整理組卷第三節 卷內文件材料系統化排列一.綜合綱領性文件先按問題或重要程度，再按時間順序排列。即批復在前，請示在后；結論性文件在前，依據性文件在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；轉發文在前，被轉發文在后；譯文在前，原件在后。例如，轉發上級文件時，轉發文放在前面，上級的原文放在轉發文后面。立項審批文件材料按基本建設程序的順序排列。每項審批文件按照批復、請示、相關審查及專家評審文件材料的順序依次排列。 二、施工、監理文件綜合性文件在前，原始記錄文件在后(按單位、分部分項工程劃分順序排列)。 三、施工原始記錄和監理獨立抽檢文件材料以單位、分部、分項工程劃分為單元，根據施工工序及文件材料的自

41、然形成規律，按評定，施工記錄，試驗檢測，成品質檢，總體質檢的順序排列(監理文件的評定單獨組卷)。 四、設備文件材料按依據性、設備開箱驗收、隨機圖樣、設備安裝調試和設備運行維修等材料排列。 五、竣工圖表按里程、專業、圖號排列。六、圖文混合文件材料，一般文字材料在前，圖樣在后。第四節 文件材料立卷與編目經系統化整理和排列項目文件材料在預立卷的基礎上，對已系統化整理和排列好的項目文件材料進行科學分類，根據有關規定要求，按順序依次編制正式的標準化案卷封面和案卷脊背、卷內目錄和卷內備考表。案卷目錄并進行登記。形成本項目檔案案卷（含電子版）。文件材料的分類編目由文件材料形成單位負責編制，指揮部檔案專班負責

42、指導。案卷的編制單位應按工程進展的自然形成過程，對已經整理好的案卷進行系統化排列，并用鉛筆在封面及卷脊編寫案卷流水號。案卷的分類編目編制格式均應符合科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T11822-2000中案卷格式要求。一. 文件資料立卷歸檔要求1. 文件資料立卷歸檔要遵循文件材料的自然形成規律，滿足項目基本建設程序，符合工程施工流程 。 2. 文件資料立卷歸檔分類要科學，要按照項目基本建設程序的不同階段和工程的自然進展過程,并結合文件材料自身的實際情況進行分類。3. 文件資料組卷應系統，保持歸入同一案卷的文件材料間的有機聯系；卷內文件材料的排列要系統；案卷排列要系統。4.編目要規范，案卷卷

43、盒、內封面、卷內目錄、卷內材料及備考表（封底）組成，其格式均應符合科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T11822-2008中案卷格式要求。5. 文件資料立卷歸檔要方便保管、查詢和利用。6. 歸檔文件材料應滿足完整性、耐久性、有效性、準確性的要求.二.文件材料的編目與檔號 （一） 案卷檔號的編制根據公路工程國家規定全宗號為GL5.1.和科學技術檔案案卷構成的一般要求(GBT118222008)“全宗號由各單位根據本單位法人的變更情況自行設定”規定要求，湖北省公路建設項目檔案案卷檔號不設全宗號，只要分類號（項目代碼或目錄號）、案卷號。分類號是指按統一的分類規則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號，

44、它由項目代碼或目錄號組成。如圖4-1所示圖4-1 湖北省公路工程建設項目檔案文件材料檔號示意圖A（XXX）. B . C . D M 案卷順序號 立卷三級分類號 立卷二級分類號 立卷一級分類號 施工標段號或監理標段號項目名稱代碼A-項目代碼是指檔案所反映的工程的代碼或代號，采用漢語拼音大寫表示。例如：黃咸高速公路用“HX”表示。（XXX）-合同段代碼；施工合同段代碼分別用阿拉伯數字1、2、3表示；監理合同段代碼分別用阿拉伯數字1、2、3表示。總監辦用Z表示；B表示公路工程建設項目檔案文件材料立卷一級分類號，即大類號，用阿拉伯數字表示。湖北省高速公路建設項目檔案原則上設置十大類，即立項審批、設計

45、、工程管理、施工、監理、竣工驗收類、科研、特殊載體、財會、設備十大類。在工程檔案收集整理過程中，可根據實際要求進行增減。C、D表示在十大類目下位類的分類號，即C表示立卷二級分類號、D表示立卷三級分類號，分別用阿拉伯數字表示。具體分類編目見表4-1。 M-案卷號是指檔案按一定順序排列后的順序號，用阿拉伯數字表示。文件材料檔號就是項目代碼+項目文件材料分類號+案卷順序號（流水號）表4-1公路工程建設項目竣工文件分類一級分類號二級分類號三級分類號文件內容備注1立項審批文件前期準備階段文件項目建議書及批準文件工程可行性研究報告及批準文件水土保持批準文件、環境影響評價報告及批準文件、文物調查和保護等文件

46、初步設計審批文件；施工圖設計審批文件；項目用地預審意見；施工許可批準文件；工程質量監督申請及批復文件；上級單位有關指示及其他文件。2設計文件1勘察設計基礎資料及初步設計文件2施工圖設計文件3設計變更文件及批準文件3工程管理文件1征地拆遷文件21招標評標文件2投標文件3合同協議書3綜合管理文件4安全管理文件5技術管理文件6計量支付文件4施工文件1施工管理文件1綜合管理文件2進度控制文件3投資控制文件4合同管理文件5安全、環保、水保及文明施工文件6施工日志及其它文件2施工質量控制文件1工程質量管理文件2試驗、檢驗結果匯總表3原材料及標準試驗、檢測文件3路基工程施工工序文件資料1土石方工程2排水工程

47、3小橋、人行天橋、渡槽工程4涵洞、通道工程5砌筑防護工程6大型擋土墻4路面工程施工工序文件資料1底基層、基層2面層、粘層、封層等結構層3路面底基層、基層施工記錄、檢查記錄及檢驗表3路面工程原材料及標準試驗4路緣石、路肩、路面邊緣排水系統45橋梁工程（特大橋、大橋、中橋）施工工序文件資料1基礎及下部構造2上部構造預制和安裝3上部構造現場澆筑、4橋梁總體、橋面系和附屬工程5防護工程6引道工程7橋梁工程原材料及標準試驗6隧道工程施工工序文件資料1隧道總體2明洞3洞口工程4洞身開挖5洞身襯砌6防排水7隧道路面8裝飾9輔助施工10豎井斜井11橫洞12監控量測(沒有此項刪除）歸檔到洞身籿砌7互通立交工程施

48、工文件材料1橋梁工程（每座匝道橋）2主線路基、路面工程3匝道工程交通安全設施施工文件材料81標志、標線、突起路標工程2護欄、隔離柵(墻)防眩板、防落網收費站及房建工程施工文件材料91工程管理與驗收資料；2施工管理資料：施工技術資料：施工測量記錄：3施工物資資料4施工記錄；施工試驗記錄；5施工質量驗收記錄、工程質量評定及工程交工申請及交工證書。機電工程施工文件材料101監控系統2通訊系統3收費系統4供電系統5照明設施6隧道機電設施7消防設施景觀、環保、水保、綠化工程施工文件111景觀工程2綠化工程3聲屏障工程4水保工程缺陷責任期施工文件材料12合同段工程缺陷修復匯總表、缺陷工程修復5監理文件1監

49、理管理文件2工程質量控制文件1質量控制管理文件2材料、試驗檢測文件3監理獨立抽檢文件1路基工程獨立抽檢文件2路面工程獨立抽檢文件3橋梁工程獨立抽檢文件4隧道工程獨立抽檢文件5互通立交工程獨立抽檢文件6交通安全設施獨立抽檢文件7收費站及房建工程獨立抽檢文件8機電工程獨立抽檢文件9環保、水保、綠化工程獨立抽檢資料10隧道消防獨立抽檢資料11交工驗收工程質量評定文件4工程進度計劃管理文件5工程合同管理文件6安全及環保、水保管理文件7監理日志及其它文件6竣（交）工驗收文件1竣（交）工驗收綜合文件1竣工驗收文件2交工驗收文件3專項工程驗收文件4參建單位總結報告5工程質量鑒定文件2決算和審計文件1財務決算

50、文件2工程決算文件3項目審計文件4其他文件3竣工圖表1路線平面、縱斷面、橫斷面竣工圖表2排水工程竣工圖表3小橋渡槽工程竣工圖表4涵洞通道工程竣工圖表5防護工程竣工圖表6路面工程竣工圖表7(特)大橋、中橋工程竣工圖表8隧道工程竣工圖表9互通立交工程竣工圖表10交通安全設施竣工圖表11收費站及房屋建筑工程竣工圖表12監控系統竣工圖表13通訊系統竣工圖表14收費系統竣工圖表15供電系統竣工圖表16照明設施竣工圖表17隧道機電設施竣工圖表18隧道消防設施竣工圖表19環保、水保綠化工程竣工圖表7科研及四新技術應用推廣文件1科技管理文件2科研文件3四新技術應用推廣資料8特別載體文件ZP照片二級分類號用字母

51、代替LY錄音LX錄相TX圖形文件DM多媒體文件WB文本文件QT其他特殊載體文件9財務文件1財務管理制度及財務管理性文件。2財務報表、財務憑證、會計帳簿等10設備文件1設備購置申請批準及使用管理文件2設備合格證、說明書、圖片、驗收文件注：具體內容詳見附件1。本表僅作分類及編制檔號的參考（二） 案卷的組成案卷是由相互聯系的若干文件材料組合而成的一種檔案保管單位。它由檔案盒、內封面、卷內文件材料及備考表(封底)組成，其格式均應符合科學技術檔案案卷構成的一般要求(GBT118222008)。1.檔案盒湖北省公路建設項目竣工文件檔案案卷卷皮統一使用無酸卷盒，它是采用牛皮紙雙裱壓制，或黃板紙制作，外裱牛皮

52、紙。卷盒的外表規格為：305mm220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm 60mm六種。檔案盒式樣見附件圖42.案卷封面和脊背的編制案卷封面印制在卷盒的正面，它由案卷檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級方面的內容，封面式樣見附件4-1式樣。（1） 檔號的填寫檔號按表4-1公路工程建設項目竣工文件分類編號方案，填寫公路建設項目代號、分類號和案卷流水號，不同層次類號之間用間隔符號“.”分開。類號與案卷流水號之間用“”隔開。案卷流水號必須按從1開始依次標注，中間不能斷號。例如：黃咸高速公路第七合施工同段路基土石方工程工程第一案卷,其檔號為：(7).1；（2

53、） 案卷題名：案卷題名應簡明、準確揭示案卷文件的基本內容。包括公路項目的全稱、起止里程(樁號)、單位工程(含分部工程、分項工程)名稱及文件名稱，如屬橋梁、隧道等工程項目，還應同時標明結構、部位的名稱。（3）立卷單位:是指案卷的組卷單位或部門。（4）起止日期：指本案卷內文件形成的最早和最晚的時間年、月、日(年度應填寫四位數字)。（5）保管期限:文件材料保管期限依據交通部(交辦發200l 390號)文件附件公路工程竣工文件材料歸檔范圍和保管期限表規定填寫。保管期限填寫劃定的保管期限。保管期限分為永久、30年、10年三種。應根據項目的實際情況、項目文件材料的特性及利用價值，分別確定案卷的保管期限。（

54、6）密級:根據國家及交通運輸部有關保密規定確定填寫。（7）案卷脊背應填寫保管期限、檔號和案卷題名或關鍵詞。（卷盒內裝有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊應填寫盒內案卷的起止檔號。）其標準規格見附件4-2式樣所示。案卷封面及脊背的檔號、案卷題名暫用鉛筆填寫；檔案移交后由指揮部檔案人員統一正式填寫。3.卷內目錄的編制經系統化排列和編號的案卷須編制案卷目錄一式二份(含電子版)，其格式應符合科學技術檔案案卷構成的一般要求(GBT118222008)。卷內目錄包括的內容見附件4-3所示：（1）序號：文件排列的順序號,用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件的順序，一個文件一號。（2）文件編號或圖樣圖號:填寫文件材料

55、的原始編號或圖號。（3）責任者:文件材料的形成單位或主要形成單位。屬原材料報驗和工序報驗文件，責任者應填寫施工單位和監理單位。（4）文件題名:文件材料標題的全稱，沒有標題或標題不能說明文件材料內容的,應自擬標題，并加符號。案卷內每份獨立成件及單獨辦理報驗和批準手續形成的文件材料，均應逐件填寫文件標題。（5）日期:指文件形成最終日期；（6）頁次:每份文件材料首頁標注的頁號,經系統化排列的卷內文件材料，雙面書寫的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯數字逐頁編寫頁號，最后一份文件標注起止頁號；巳裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，不需重新編寫頁號，在卷內文

56、件目錄頁次欄中填寫冊數，并在備注欄中注明累計總頁數。如與其他文件材料組成一卷的，該冊文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊號，不需重新編寫頁號（7）備注，填寫需注明的情況。卷內目錄需紙質目錄及電子目錄各一份。4. 卷內備考表的編制卷內備考表排列在卷內文件之后卷內備考表排列在卷內文件之后。卷內備考表式樣見附件4-4所示（1）說明：包括卷內文件材料的件數、頁數，不同載體文件數量，復印件歸檔原因和原件存放地以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。（2）互見號：應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，并注明其載體形式。（3）立卷人簽字、檢查人簽字；立卷日期、檢查

57、日期。立卷人指案卷組卷人員，檢查人應為部門或項目技術負責人及監理。二.聲像資料編目聲像資料包括：照片、錄音、錄像、電子檔案和實物檔案等，照片與聲像等特殊載體通常放在一起，由專門的設備來保存（一）聲像資料載體代碼、聲像資料照片按不同載體分別歸檔,載體用符號表示：Sly錄音代碼Six錄相代碼Sgp光盤代碼Sz照片代碼1.聲像資料的編目2.聲像資料(含照片)卷內目錄的編制（1）文件題名：應簡明、準確反映聲像資料的基本內容。（2）領導視察、重大活動和成果等形成的聲像資料按事由編制,一件事由為一個文件，一件事由有多件同一載體聲像資料的,要在每一件聲像資料說明的左上角或右上角標出組聯符號。組聯符號按組依次

58、采用“ = 1 * GB3 ”、“ = 2 * GB3 ”、“ = 3 * GB3 ”組聯符號不宜越冊；（3）工程建設過程、質量與安全事故、隱蔽工程處理過程形成的聲像資料按構造物，一事一件,同一構造物同一時間形成的多件同一載體聲像資料的,要在每一件聲像資料說明的左上角或右上角標出組聯符號。組聯符號按組依次采用“ = 1 * GB3 ”、“ = 2 * GB3 ”、“ = 3 * GB3 ”組聯符號不宜越冊。（4）參見號：是指與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號。（5）時間：照片拍攝時間，用8位阿拉伯數字表示（如2008年5月8日表示為20080508）。（6）底片放入底片袋內保管，一張一袋

59、，在底片袋標明照片事由、人物、時間、地點、作者和照片歸檔底位置。底片歸檔排序與歸檔照片的排列順序對應。3.各類載體聲像資料的歸檔要求（1）數字照片數碼照片應刻錄在CDR或DVDR不可擦寫光盤上作為數字照片的載體保存，同時還須沖印出6英寸紙質照片與說明一并整理歸檔； 載體上應作防寫處理，不得擦劃，觸摸記錄層; 照片檔案歸檔應符合國家標準GB/T11821-2002照片檔案管理規范要求。永久歸檔保存的數碼照片應備份，備份載體一式3套，分別用大寫英文字母A、B、C表示A套封存保管，B套查閱利用，C套異地保存；存儲數碼照片檔案的光盤盤面及包裝盒應包括：項目名稱、光盤號、套別、形成時間、張數、制作人、制

60、作日期、審核人、保管期限、光盤種類等；形成時間：起止年月，起始年月和終止年月中間用“-”分隔。如200701-200712。制作時間：用8位阿拉伯數字表示。(2)光盤種類目錄編制：如CD-R、DVD-R等。光盤封面內容與盤內內容應保持一致。每張光盤的根目錄下應有說明文件、數碼照片子目錄。數字照片光盤應具有如下信息組織結構：文件名：README.TXT說明文件： 內容包括有關本存儲載體的各種信息。應包括年度、保管期限、盤號、項目名稱、件數、套別、制作人、審核人、制作時間等。文件格式：說明文件為字符文件。每行的左邊為標題，右邊為說明內容，中間用冒號分開。數碼照片子目錄目錄名：DATA目錄內容：存放