1、用友采購管理系統的“業務及權限控制參數設置4600字 摘 要 采購管理系統是供給鏈管理系統中的重要子系統，其初始化設置工作的正確性，不僅對采購管理系統本身，而且對其他與之相關聯的系統也有影響，本文對采購管理系統初始化工作中容易出現錯誤的“業務及權限控制參數設置進展了詳細闡述，企業可以對照使用，從而防止出現問題。 關鍵詞 業務及權限控制；采購管理；用友doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2022. 13. 028中圖分類號 F235.19；F275.2 文獻標識碼 A 文章編號 1673 - 0194202213- 0067- 040 引 言用友

2、采購管理系統從供給鏈管理的角度，為企業的采購活動提供了一個良好的管理平臺，因其與消費制造系統、庫存管理系統、應付款管理系統、存貨核算系統等多個系統都存在接口關系，所以采購管理系統在供給鏈中的作用非常重要。但筆者在工程調研中發現，有的企業應用采購管理系統總是出現這樣那樣的問題，究其緣由，竟然是采購管理系統在初始化時的某個參數設置錯誤，并導致后續一系列錯誤的發生。如圖1所示，“采購選項設置共分“業務及權限控制“公共及參照控制“采購預警和報警三個頁簽，本文對其中容易出現錯誤的“業務及權限控制參數設置進展了詳細闡述。1 “業務選項區域1.1 普通業務必有訂單為解決企業以訂單為核心的采購管理形式，采購的

3、業務必須有采購訂單，可以通過采購訂單跟蹤采購的整個業務流程。勾選選中時，采購到貨、入庫、發票、退貨，都需要有訂單作為根據。到貨單、采購入庫單、采購發票、紅字采購入庫單，都不能手工新增，必須參照來源單據生成。1.2 直運業務必有訂單一些企業有直運的業務，即產品不進展入庫，企業在接到客戶訂單后向供給商訂貨，并且由供給商直接將商品發給企業的客戶；結算時，企業分別與供給商和客戶進展結算。此選項在采購管理系統中只作為顯示，假如要修改，只能在銷售管理系統中進展修改。中選擇直運業務必有訂單時，直運業務的起點為銷售訂單，在采購系統中，直運采購訂單必須參照直運銷售訂單生成，直運采購發票只能參照直運采購訂單生成，

4、二者都不能手工新增。1.3 啟用受托代銷只有在建賬時企業類型選擇為商業或醫藥流通時才可以選擇此參數。此參數與庫存系統中的“有無受托代銷業務屬于一個參數，可以在采購系統或庫存系統中進展設置，在其中一個系統設置，同時改變在另一個系統的選項。1.4 受托代銷業務必有訂單此選項用于選擇受托代銷業務是否必有訂單。只有啟用受托代銷后，才能此選項。同樣，假如選中了受托代銷業務必有訂單，那么受托代銷相關的到貨單、發票只能參照采購訂單生成，而不能手工新增。1.5 允許超訂單到貨及入庫用于支持企業在實際業務過程中存在到貨和入庫時，存貨的數量超過訂單中對應存貨的數量的業務。不選中，說明不允許超訂單到貨及入庫，參照訂

5、單生成到貨單、入庫單時，不可超訂單數量。選中說明允許超訂單到貨及入庫，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制頁簽中的“入庫超額上限中進展設置，并保證“到貨單/入庫單的數量訂單數量*1+入庫超額上限。詳細使用方法如下：1假如企業的所有采購都必須根據訂單入庫，那么此選項最好與“必有訂單選項結合使用。即選中“必有訂單根據不同的業務類型選擇，不選“允許超訂單到貨/入庫，這樣，所有的采購業務必須通過采購訂單執行，而且到貨/入庫的數量要小于或等于訂單數量。2假如企業只是對一些重要存貨進展到貨/入庫數量的控制，其他存貨不進展控制，但不允許接收沒有訂單的存貨，可以選中“必有訂單，并且選中“允許超訂單到貨/入

6、庫。同時，對于允許超訂單到貨/入庫的存貨，在存貨檔案中設置可以超的上限值；對于不允許超訂單到貨/入庫的存貨，在存貨檔案中將“入庫超額上限值設置為0或不設置默認為空。假如企業對于存貨的到貨/入庫數量不進展控制，那么做業務時也可以直接手工增加到貨單，不走訂單環節。1.6 允許超方案訂貨用于對參照MRP/MPS方案和ROP方案中的方案量生成訂貨時的訂單量能否超方案量的控制。選中說明允許超方案訂貨，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制頁簽中的“訂貨超額上限中進展設置，并保證參照MRP/MPS方案生成的請購單或采購?單時“累計訂貨數量對應MRP/MPS方案的方案數量*1+訂貨超額上限。假設參照ROP

7、方案那么不控制數量。1.7 允許超請購訂貨選中說明允許超請購訂貨，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制頁簽中的“請購超額上限中進展設置，并保證在允許超請購訂貨時“累計訂貨數量請購單數量*1+請購超額上限。1.8 供給商供貨控制下拉框有“不檢查“檢查提示“嚴格控制三個選擇，詳細說明如下：1不檢查。在錄入單據和保存單據時不檢查供給商與存貨的對應關系；采購單據選擇供給商后，可以參照到所有外購屬性的存貨。2檢查提示。在錄入單據和保存單據時檢查供給商與存貨的對應關系，給出提示，讓用戶來決定“是否繼續，系統不嚴格控制；采購單據選擇供給商后，只能參照到供給商存貨對照表中該供給商對應的存貨。3嚴格控制。在

8、錄入單據和保存單據時檢查供給商與存貨的對應關系，假如不在供給商存貨對照表范圍內，那么單據嚴格控制不允許保存；采購單據選擇供給商后，只能參照到供給商存貨對照表中該供給商對應的存貨。2 “入庫單是否自動帶入單價區域 勾選那么表示由系統自動帶入單價，用戶可自選手工錄入、參考本錢、最新本錢幾種取價方式。3 “訂單/到貨單/發票單價錄入方式區域3.1 手工錄入假設選擇，那么在錄入訂單、到貨單、發票時，價格需手工錄入。3.2 取自供給商存貨價格表價格假設選擇，那么在錄入訂單、到貨單、發票時，根據當前增加的單據的供給商與存貨，到供給商存貨價格表查詢是否有相應的記錄，假如有相應的記錄，那么帶入相應供給商存貨的

9、無稅單價、含稅單價、稅率，可修改；假如供給商存貨價格表中沒有相應的記錄，那么讓用戶錄入。3.3 最新價格系統自動取最新的訂單、到貨單、發票上的價格，包括無稅單價、含稅單價、稅率，可修改。取價規那么參見以下“歷史交易價參照設置。4 “歷史交易價參照設置區域在單據中錄入存貨價格時，系統提供了參考以前的一些采購交易價格的功能。此選項用來設置價格參照時，要參照哪類單據，顯示多少次的交易價，并可以選擇是否要根據供給商進展取價。4.1 來源用戶可選擇在業務中作為價格基準的單據，在參照歷史交易價和最新價格時取該單據的價格。選擇內容有訂單、到貨單和發票。4.2 按供給商取價選中那么按照當前單據的供給商帶入歷史

10、交易價。4.3 顯示最近歷史交易價記錄次數在此錄入參照時所顯示的記錄數，默認為10。5 “權限控制區域此區域設置對采購管理是否進展存貨、部門、操作員、供給商、業務員和金額審核的權限控制。以“檢查金額審核權限為例。此選項解決一些企業對采購訂單的金額進展審核控制，而且要求不同的級別有不同的審訊權。假如“訂單金額操作員可審核金額，采購訂單審核成功；假如“訂單金額操作員可審核金額，那么系統提示“對不起，您的訂單審核上限為元，您不能審核號單據，采購訂單審核不成功。詳細使用時，除勾選“檢查金額審核權限外，還需在企業應用平臺左側工作列表的“系統效勞權限金額權限分配中選擇操作員與級別，并設置每個級別的金額。需

11、要注意的是，此選項并不控制賬套主管的權限。6 “最高進價控制口令區域系統默認為“system小寫，可修改，可為空。設置口令表示在填制采購單據時，假設貨物本幣無稅單價高于最高進價，那么系統會提示并要求輸入控制口令，口令不正確不能保存采購單據。系統按規那么取最高進價先從供給商存貨對照表中取值，后從存貨檔案中取值；對于參照來源單據生成的采購單據，假如對來源單據也進展最高進價控制比方根據采購訂單生成采購到貨單，那么最高進價來自來源單據中的最高進價不再從供給商存貨對照表或存貨檔案中取值。7 “修改稅額時是否改變稅率區域在單據中，稅額一般不用修改，即根據金額和稅率計算得到。但在有些情況下，比方發票，系統計

12、算出的稅額和用戶手工開票的稅額相差幾分錢，為保證手工票據與系統中的票據的一致性，用戶可以調整稅額尾差。選項說明如下。1“修改稅額時是否改變稅率與“容差控制單行容差、合計容差是互斥的，即當用戶選擇修改稅額時改變稅率，那么在單據中修改稅額時，系統會反算稅率。此時容差控制不允許修改，即不進展容差控制。2假如不選中“修改稅額時是否改變稅率，此時用戶可以錄入容差單行容差、合計容差，在單據中修改稅額時，系統不反算稅率，而是根據選項中錄入的容差，檢查當前稅額的變化是否超過了容差。單行容差用于檢查每一行的稅額的變化是否超過容差，合計容差用于檢查本單合計的稅額的變化是否超過容差。3單行容差默認為0.06，合計容

13、差默認為0.36。用戶可以修改。設置了容差后，在單據中用戶修改稅額后，稅額的變化超過容差時，對于單行容差系統提示，取消修改，恢復原稅額。對于合計容差，保存單據超過合計容差時，系統提示，返回單據，讓用戶重新修改。另外需要注意的是，假設單據表體存在多種稅率，那么系統不進展合計容差控制；假設啟用應付管理，那么應付管理選項中的容差會讀取采購選項中的容差的值，且在應付系統中不可修改。8 “結算選項區域1在商業企業中，有些用戶希望把采購時發生的運費、郵費等費用分攤到采購存貨的本錢中。“商業版費用是否分攤到入庫本錢選項就是讓用戶選擇是否要將費用分攤到采購的存貨的本錢中。假如選中，那么對于采購發生的費用，可以在采購系統的手工結算和費用折扣結算中，將填制的費用發票分攤到對應的入庫單上。2假如選中“選單只含已審核的發票記錄，那么自動結算和手工結算時只包含已審核的發票記錄。9 結 語需要注意的是，企業在進展參數設置之前，一定要詳細理解各個選項開關對業務處理流程的影響，并結合本企業實際業務的需要進展設置。由于有些選項在期初記賬或開場日常業務后不能隨意更改，企業最好在業務開場前進展全盤考慮，尤其是一些對其他系統有影響的