1、企業(yè)檔案規(guī)范化管理培訓 第一章 企業(yè)檔案綜述企業(yè)檔案 是直接記述和反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動，歸檔保存的企業(yè)文件材料。企業(yè)檔案的種類各類企業(yè)檔案企業(yè)檔案的基本類別企業(yè)檔案的特點 綜合性專業(yè)性現(xiàn)實性數(shù)量大門類多企業(yè)檔案工作的內(nèi)容宏觀企業(yè)檔案工作微觀企業(yè)檔案工作 工作范圍 工作環(huán)節(jié) 檔案工作的基本原則集中統(tǒng)一地管理科技檔案維護科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全實現(xiàn)科技檔案有效利用企業(yè)檔案的作用是實現(xiàn)科學管理的紐帶是資產(chǎn)的重要憑證是維護企業(yè)、職工合法權益的依據(jù)是實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定、安全生產(chǎn)運行的基本條件是企業(yè)合法生產(chǎn)、經(jīng)營的基本保障第二章 企業(yè)檔案工作管理職能檔案工作總則企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息

2、資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎性管理工作。企業(yè)檔案工作應以企業(yè)資產(chǎn)關系為紐帶，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。企業(yè)檔案工作應以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需求為導向，運用現(xiàn)代技術與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務。 企業(yè)應維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。檔案工作體系 企業(yè)應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業(yè)檔案工作體系。企業(yè)管理職責企業(yè)應貫徹國家有關檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，

3、為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。 企業(yè)應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。 企業(yè)應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動時應做好檔案的處置工作；國有企業(yè)應依照檔發(fā)字19986號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。 企業(yè)應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規(guī)定造成檔案損失的相關人員給予處分。 企業(yè)部門職責企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人，應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。 企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者，應負責積累文件，并對歸檔文

4、件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責。 專兼職檔案人員，應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。 企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責任，見ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和檔發(fā)字20025號文件要求。檔案部門職責 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關規(guī)章制度。負責企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。 指導企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。 監(jiān)督、指導、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機構和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。依照有關規(guī)定向國家檔案館或有關單位移交檔案。第三章 企

5、業(yè)檔案規(guī)范管理與企業(yè)文件控制管理 企業(yè)檔案管理規(guī)范的特點以企業(yè)全部檔案為整體，確定了管理框架，和業(yè)務工作流程適應企業(yè)改革發(fā)展，對重點檔案進行了調(diào)整和明確根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)治理結構及經(jīng)營、管理的狀況，對新的類別、歸檔文件范圍進行了 增補將電子文件管理及企業(yè)信息化放在了突出的位置標準與標準化 標準起源于工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和交換。現(xiàn)代標準化是近二、三百年來伴隨著工業(yè)化進程而發(fā)展起來的 美國泰勒的科學管理 日本的企業(yè)管理革命，其核心是質(zhì)量 隨著信息技術而來的以“扁平化”、“個性化”為 特征的“企業(yè)流程再造”企業(yè)檔案工作規(guī)范與ISO9001質(zhì)量管理體系要求1987年國際標準化組織發(fā)布第一版 9000系列標準；200

6、8年國際標準化組織發(fā)布第四版ISO9001。較為突出一點是，經(jīng)過八年的實踐，增加了多處對檔案記錄建立和管理維護的要求。國際標準ISO9001質(zhì)量管理體系要求“檔案記錄的控制”的規(guī)定“為證明符合質(zhì)量管理體系要求和有效實施提供證據(jù)而建立的檔案記錄，必須要受控管理。”“ 機構必須建立有書面文件記錄的程序及執(zhí)行過程（Documented Procedure），以明確對檔案記錄鑒別、存儲、保護、檢索和處置所必要的控制管理。” “檔案記錄必須保持易于辨認、快捷確證和可以檢索。”企業(yè)檔案工作規(guī)范與國際標準ISO15489.1檔案管理通則2001年，國際標準化組織頒布了國際標準ISO15489.1檔案管理通則

7、。規(guī)定了檔案管理的頂層架構，提出了實現(xiàn)有效檔案管理所能產(chǎn)生的作用，并明確規(guī)定了檔案管理的法規(guī)環(huán)境、檔案管理的政策與職責、檔案管理、檔案管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)以及檔案管理過程與控制等方面的要求。 目前在國際標準中，屬于系統(tǒng)檔案管理的只有國際標準ISO15489檔案管理通則。而ISO15489檔案管理通則中明確表明，該標準是適應除檔案館外的所有機構。ISO15489.1檔案管理通則的特點檔案的價值及資產(chǎn)屬性領導的作用系統(tǒng)管理過程控制企業(yè)檔案工作規(guī)范結構與ISO9001 ISO15489結構對比ISO9001 DA/T42 ISO15489第4章 質(zhì)量體系 工作總則 檔案管理收益 第5章 管理責任 組

8、織建設 規(guī)章制度環(huán)境第6章 資源管理 制度建設 方針與職責第7章 產(chǎn)品實現(xiàn) 業(yè)務建設 檔案管理要求第8章 措施分析與改進 信息化建設 檔案系統(tǒng)設計與實施文件材料 是記錄和反映生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及專業(yè)業(yè)務活動文字、圖表、聲像等文件材料的總稱。文件材料的種類從內(nèi)容分：公文、科技文件材料、會計核算材料、人事文件材料從形式分：文字材料、圖樣、表格、及非紙質(zhì)科技文件材料 膠片、磁性載文件材料 “模擬” 電子科技文件材料 “數(shù)字” 規(guī)范文件管理的效用1. 保證業(yè)務質(zhì)量和效率以有序、高效、負責的方式開展業(yè)務活動；以一致和公平的方式提供服務；支持并記錄政策的形成和管理決策的過程；保證宏觀管理與微觀管理的一致性、

9、連貫性和效率；方便業(yè)務活動在整個機構內(nèi)的有效開展。2 . 在受災的情況下，提供持續(xù)運作的可能3. 滿足法律的要求及支持滿足有關檔案、審計和監(jiān)督方面的法律法規(guī)的要求；為法律訴訟提供保護和支持，包括對與機構活動證據(jù)存在與否相伴隨的風險管理提供的保護和支持。4 . 維護法人及員工的權益保護機構的利益，保護員工、客戶和當前及未來相關利益方的權利。5 . 是法人建立發(fā)展的重要歷史記錄支持并記錄當前和未來的研究活動、進展狀況、取得的成績以及歷史研究活動；提供事務活動、個人活動和文化活動的證據(jù)。6.是單位文化建設的重要內(nèi)容建立事務標識、個人標識和文化標識；維護機構記憶、個人記憶或集體記憶。文件材料的形成與積

10、累技術文件材料的控制管理產(chǎn)品文件的形成及成套性產(chǎn)品開發(fā)技術調(diào)查和決策階段前期開發(fā)階段后期開發(fā)階段產(chǎn)品制造樣（機）品試制階段小批量試制階段正式生產(chǎn)階段基本建設文件材料的形成和成套 性項目立項準備階段設計階段施工階段竣工階段外購設備文件材料的形成及成套性設備采購及開箱設備安裝調(diào)試設備使用科研文件材料的形成和成套性科研前期科研實施科研鑒定推廣管理性文件的控制管理黨政機關公文處理工作條例(中辦發(fā)201214號)公文種類 公文格式 行文規(guī)則 公文擬制公文辦理1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例和 2000年8月24日國務院發(fā)布的國家行政機關公文處理辦法停止執(zhí)行。收文辦理主要程

11、序 簽收 登記 初審 承辦 (閱知性公文 批辦性公文 )傳閱 催辦 答復 發(fā)文辦理主要程序 復核 登記 印制 核發(fā) 文件材料積累 就是按照一定的要求和方式，將科技文件及時集中和妥善保管起來。企業(yè)文件材料積累要求明確科技文件材料積累的職責科技文件材料積累范圍確保積累的質(zhì)量完善積累的條件文件材料積累的方式個人積累專兼職檔案員積累檔案人員代為積累文件材料的整理與歸檔文件整理的要求文件整理應當以企業(yè)納入企業(yè)歸檔范圍的文件為對象整理工作應當在企業(yè)分類的總體框架下，依據(jù)文件不同的類別，以相對應的標準和規(guī)定作為整理的依據(jù)。 文件材料完整性鑒別科技文件材料的完整性鑒別科技文件材料完整性的方法：確定科技活動的范

12、圍分析科技活動的具體程序分析本單位在科技活動中地位科技文件材料準確性的標準科技文件材料應當同它所反映的對象相一致同一科技項目之間在內(nèi)容上應當一致管理性文件的整理依據(jù)DA/T 222000 歸檔文件整理規(guī)則分類及整理的方法科技文件材料的整理依據(jù)GB/T 118222008 科學技術檔案案卷構成的一般要求分類整理的方法會計核算材料的整理依據(jù)會計檔案管理辦法（財會字199832號）分類及整理的方法 職工文件材料的整理依據(jù)企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定 （勞力字199233號）企業(yè)職工文件材料的分類整理企業(yè)事業(yè)單位檔案的分類工業(yè)企業(yè)檔案分類暫行規(guī)則 檔案分類方案檔號的構成全宗號（項目代號）分類號案卷（歸檔文

13、件）排列順序號例： XD126.3.5035 0002 3.2009.1025檔案編目 歸檔文件的編目科技檔案的編目企業(yè)檔案分類目錄第四章 電子文件管理與檔案信息化檔案信息化 archival informationisation 運用現(xiàn)代信息技術為主對歸檔文件、數(shù)據(jù)檔案信息及檔案進行采集、整合、維護、處置、管理和提供利用服務的檔案管理提升和工作方式。企業(yè)事業(yè)單位檔案信息化的目標和原則應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標 檔案信息化原則是堅持技術與管理并重，與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案的要求電子文件的一般定義 國家標準電子文件歸檔與管理規(guī)范（

14、GBT188942002）（以下簡稱規(guī)范）將電子文件定義為：“在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。” 電子文件概念的理解： 1、電子文件具有文件的一般屬性，即都是組織或個人在各項活動中形成的歷史記錄。 2、電子文件與傳統(tǒng)文件的根本區(qū)別在于，其信息以數(shù)碼構成。 3、電子文件是存放在計算機存儲器中所有數(shù)據(jù)的基本組織形式。 電子文件的特點 信息存儲的密集性 信息載體的不確定性 信息結構的二重性 對信息技術的依賴性 信息內(nèi)容的易改性 載體材料和信息的不穩(wěn)定性 背景及相關信息的不完整性 信息處理的快捷性 信息利用的共

15、享性 文件類型的復雜性 電子文件管理的意義 有利于提高業(yè)務效率和質(zhì)量 有利于提高檔案管理水平 有利于信息資源的開發(fā)和利用 有利于社會信息安全 電子文件的分類（一）按文件存在形式分 1、文本文件（Text） 2、圖像文件（Image）3、圖形文件（Graphic） 4、影像文件（Video） 5、聲音文件（Audio）6、數(shù)據(jù)庫文件 7、命令文件 （二）按與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件的關系分 1、草稿類電子文件 2、輔助類電子文件 3、正式電子文件 （三）按文件的內(nèi)容分 可分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理、產(chǎn)品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、會計、企業(yè)職工等十大類。電子文件的管理要求

16、保障真實性 保障完整性 保障有效性 保障安全性 電子文件的歸檔范圍 和要求1、明確電子文件的歸檔范圍 2、明確電子文件的積累要求 （1）確定電子文件是通過簽發(fā)或審批的“最終版本”，并對電子文件進行規(guī)范命名。 （2）對電子文件進行收集積累，將非通用格式的電子文件轉換為通用格式，即進行“遷移”。 （ 3）編制電子文件的目錄，并將電子文件連接到相應的目錄條目中去。 （4）對應歸檔的電子文件按其內(nèi)容上的自然聯(lián)系進行組合，即進行“預立卷”。 （ 5）按規(guī)范要求，做好電子文件的查找和提供利用工作。 （6）對電子文件采取定期備份、自動殺毒、權限控制等措施進行安全保護。 電子文件的歸檔的要求企業(yè)各信息系統(tǒng)生成

17、的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍可根據(jù)需要確定。 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通 用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。電子文件必須經(jīng)鑒定、整理、審核后才可以歸檔。 加密的電子文件歸檔時應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔后由檔案部門負責。電子文件類型推薦數(shù)據(jù)格式 文本PDF、XML、TXT、RTF、CEB圖像、照片TIFF、JPEG、PD

18、F、DWG音頻MP3、WAV視頻MPEG-2、MPEG-4、AVI數(shù)據(jù)庫與光盤數(shù)據(jù)表DBF、XML圖形DXF、SVG、DWF網(wǎng)頁HTML、XML電子文件歸檔方式 物理歸檔是把計算機及其網(wǎng)絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上后，向檔案部門移交。有網(wǎng)絡傳輸和介質(zhì)傳遞兩種方式。網(wǎng)絡傳輸既可實時進行，也可定期完成。介質(zhì)傳遞宜定期完成。邏輯歸檔是在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)電子文件向檔案部門的移交。邏輯歸檔應實時進行，并定期進行物理歸檔。電子文件的組盤 組盤基本規(guī)則： 一是將同一保管期限的文件組合； 二是將同一密級的文件組合； 三是將同一部門的文件組合； 四是將同一檔案

19、類別、同一工程項目、同一設備項目的文件盡量存儲在同一光盤上，以方便利用； 五是按規(guī)范著錄規(guī)則建立盤內(nèi)文件目錄，并將電子文件與相關條目建立鏈接關系，以便查找目錄時立即能調(diào)閱相應的電子文件； 六是如果盤內(nèi)有非通用格式的電子文件，應當將相應的運行軟件一并存入該盤內(nèi)，以便電子文件的打開和閱讀。 1、從工程類電子文件的特點出發(fā)將存儲標準規(guī)定為以下三種格式： A類：原設計存儲文件格式，滿足檔案原始性要求，保留所有設計信息，主要用于今后技術改造中修改圖紙時再利用，規(guī)定為DWG、RTF、XLS格式； B類：經(jīng)轉換，用于歸檔瀏覽、還原打印的文件格式，從而保證在檔案部門計算機環(huán)境下能被準確地還原成紙質(zhì)文件，并用于

20、在線檢索。規(guī)定為PDF、TIFF group 4格式； C類：非常用軟硬件環(huán)境下的文件轉換成為的中間文件格式，當需要時可轉換成設計可用的文件格式。規(guī)定為DXF、TXT格式，設計單位在提供紙質(zhì)資料的同時，必須同時提供兩種格式的電子文件即B類文件A類文件或B類文件C類文件。 2、每張光盤內(nèi)的文件夾按以下方法設置： （1）根目錄下存儲說明文件README.TXT：用于說明該光盤的整體信息，如光盤編號、工程名稱、設計單位、光盤制作單位、光盤制作時間等； （2）根目錄下存儲輔讀信息文件ASSIST.TXT：用于列出讀取光盤內(nèi)各種格式電子文件的環(huán)境信息,如：光盤使用的硬件型號、軟件名稱、版本等； （3）根目錄下存儲目錄文件CDDOC.XLS：用于存放光盤內(nèi)電子文件詳細目錄清單，描述每個盤內(nèi)電子文件的特征信息，即著錄信息； （4）設置子目錄DATA：用于存放PDF、TIFF等B類文件； （5）設置子目錄DATAB：用于存放DWG、DXF、RTF、XLS、TXT等A類和C類文件； （6）設置子目錄OTHER: 用于存放相關字庫、符號庫、數(shù)據(jù)字典、外部參考等保證文件準確還原的環(huán)境文件及其他說明文件等。 3、制定電子文件安全管理措施。 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化企業(yè)可以根據(jù)保管和利用的實際，有選擇地對傳統(tǒng)檔案實施數(shù)字化掃描后的圖像文件應與紙質(zhì)或照片檔案檔號對應。紙質(zhì)檔案和照片檔案數(shù)字化的要求 掃描分辨