1、.;項(xiàng)目管理和報(bào)告體系Project Management & Reporting綜述和案例分析1Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002要討論的主要問題z項(xiàng)目管理的目的z 項(xiàng)目執(zhí)行中可能遇到的問題z 項(xiàng)目管理的范圍z 項(xiàng)目管理的方式 項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告 建立工作指標(biāo)檢討制度z責(zé)任方 省項(xiàng)目辦、咨詢公司、各項(xiàng)目公司、設(shè)計(jì)院、承包商、監(jiān)理公司2Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002項(xiàng)目管理的目的z保證項(xiàng)目順利實(shí)施的一個(gè)重要環(huán)節(jié)z 具體目的： 幫助按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的預(yù)期的目標(biāo)，使其有利于項(xiàng)目得到最

2、好的投資效果； 積累經(jīng)驗(yàn)，反饋到目前項(xiàng)目的運(yùn)營和未來項(xiàng)目的準(zhǔn)備和建設(shè)中；3Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002項(xiàng)目管理的目的（續(xù)）z具體目的（續(xù)）： 使省項(xiàng)目辦和各項(xiàng)目公司了解和熟悉技術(shù)和管理知識(shí)； 協(xié)助省項(xiàng)目辦和各項(xiàng)目公司處理項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的困難和問題。4Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002項(xiàng)目實(shí)施中可能遇到的問題zz項(xiàng)目進(jìn)度問題，因各種原因造成的進(jìn)度推遲，如： 項(xiàng)目機(jī)構(gòu)的組織建設(shè)和工作人員招聘、雇傭不及時(shí)； 咨詢專家的聘請和任命拖延時(shí)日； 因各種原因延誤了獲得貸款的時(shí)間；例如

3、湖北城市項(xiàng)目的貸款到位時(shí)間就延遲了好長時(shí)間。資金來源和支付問題： 有些項(xiàng)目資金（內(nèi)配資金）列入國家或地方預(yù)算，在批準(zhǔn)預(yù)算和支付資金的過程中，可能因手續(xù)繁瑣、層次繁多或拖拉而耽誤；5Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002項(xiàng)目實(shí)施中可能遇到的問題（續(xù)）z資金來源和支付問題（續(xù)）： 向世行提出的提款申請，因拖拉而造成項(xiàng)目執(zhí)行困難；世行對項(xiàng)目的支付是通過省財(cái)政廳的專用帳戶?？赡艹霈F(xiàn)的問題是有時(shí)專用帳戶中的資金不夠支付當(dāng)時(shí)所有項(xiàng)目的報(bào)帳，盡管世行要求在專用帳戶中始終維持一定的金額。 征地問題：一方面征地不及時(shí)會(huì)影響具體合同包的實(shí)施；另一方面臨時(shí)性征地

4、中，雖然借了地，但施工還不能展開，結(jié)果不得不延長借地時(shí)間，使合同費(fèi)用增加。6Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002合同執(zhí)行中的問題z準(zhǔn)備和招評標(biāo)階段； 準(zhǔn)備技術(shù)規(guī)范的問題：zzzz缺乏充分資料；有些技術(shù)指標(biāo)難以確定，例如在編寫聯(lián)合吸污車的技術(shù)規(guī)范時(shí)，確定合適的清水箱和污泥箱的容積；ICB技術(shù)規(guī)范，因?yàn)樾枰{入國際和國內(nèi)對工程的規(guī)定和要求，常有中英文互譯的問題；ICB項(xiàng)目的長時(shí)間準(zhǔn)備，需要反復(fù)修改ICB的標(biāo)書，例如湖北城市環(huán)境項(xiàng)目中第1個(gè)垃圾車采購包，在整個(gè)審批過程中，曾10次提交，10易其稿。 招標(biāo)平標(biāo)中低標(biāo)的問題7Ping Zhuang,

5、 P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002合同執(zhí)行中的問題（續(xù)）z施工階段： 內(nèi)部資金到位滯后，直接影響對承包商的支付； 由于低標(biāo)造成施工進(jìn)度慢和潛在的問題； 報(bào)帳過程中常存在一些需要協(xié)調(diào)的問題； 施工和設(shè)備的質(zhì)量問題； 周邊環(huán)境對工程的負(fù)面影響等8Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002項(xiàng)目管理的范圍zz具體合同包的實(shí)施： 招標(biāo)文件的準(zhǔn)備，招評標(biāo)以及評標(biāo)報(bào)告的編制和翻譯；合同談判和授于； 施工進(jìn)度的檢查，包括現(xiàn)場檢查，編制工程進(jìn)度月報(bào)和季報(bào)等；確保業(yè)主、承包商、監(jiān)理、咨詢公司等在各方面的信息暢通: 例如每天都要隨時(shí)

6、檢查電子郵件，將世行及其它方面的郵件即時(shí)審閱， 處理。9Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002項(xiàng)目管理的方式zReporting（報(bào)告體系）所有信息的溝通，都應(yīng)有書面記錄，項(xiàng)目辦、項(xiàng)目公司、承包商、施工監(jiān)理各方之間應(yīng)建立信息交流和反饋系統(tǒng)， 和跟蹤系統(tǒng)等： 世行和項(xiàng)目辦的書信往來(correspondences)； 項(xiàng)目辦起草的各種文件，如：zzReply, proposal, explanation to the World Bank;Quarterly Reports, etc. 項(xiàng)目辦、項(xiàng)目公司、承包商和監(jiān)理之間的書面交流的抄送信息；

7、10Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002項(xiàng)目管理的方式（續(xù)）z歸檔文件的管理（以咨詢公司為例）： Chronological File（按時(shí)間排序的所有文件歸檔）； Subject File （按文件題目的文件歸檔）； Draft for the Project Management Office（為項(xiàng)目辦起草的所有文件歸檔）， 等等11Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002項(xiàng)目管理的方式（續(xù)）z歸檔文件的管理（以咨詢公司為例）： 及時(shí)歸檔； 一份文件多處歸檔，如在chronologi

8、cal file和draft for PMO中同時(shí)存檔； 在文件夾上標(biāo)明歸檔文件的起止年月； 建立人工的或電腦的數(shù)據(jù)庫，將歸檔文件的日期、From、To、主題等內(nèi)容輸入，以便查詢；等12Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002合同包的準(zhǔn)備z招標(biāo)文件的組成 商務(wù)部分：投標(biāo)邀請函、投標(biāo)人須知、投標(biāo)資料表、通用條款和特殊條款，各種樣表以及投標(biāo)人的合格性等。 技術(shù)部分：圖紙（針對土建工程、設(shè)備采購和安裝工程，單純的貨物采購一般無圖紙）；技術(shù)規(guī)范；和工程量清單（土建工程）或貨物需求一覽表（設(shè)備采購和安裝，貨物采購合同），一般通稱量單。13Ping Zh

9、uang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002合同包的準(zhǔn)備（續(xù)）z招標(biāo)文件的準(zhǔn)備： 商務(wù)部分zz問題：即使是ICB，有時(shí)投標(biāo)人也要希望有商務(wù)部分的中文本，但新修訂的招標(biāo)文件范本缺乏中文譯本。解決方法：由咨詢公司協(xié)助翻譯和編制。湖北城市環(huán)境項(xiàng)目處理廠設(shè)備采購和安裝合同包WWW/22.0的商務(wù)標(biāo)書就是由E&E公司組織翻譯和審核的，這項(xiàng)工作對后面其它同類的合同包的標(biāo)書準(zhǔn)備非常有幫助。14Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002合同包的準(zhǔn)備（續(xù)）z招標(biāo)文件的準(zhǔn)備（續(xù)）： 技術(shù)部分zz問題：技術(shù)規(guī)范的結(jié)構(gòu)框架不夠合理，用

10、詞不夠客觀，可能含有一些無關(guān)的信息；解決方法：由咨詢公司和設(shè)計(jì)院共同編制，設(shè)計(jì)院對國內(nèi)行業(yè)規(guī)范比較熟悉，咨詢公司對國際標(biāo)準(zhǔn)有比較豐富的經(jīng)驗(yàn)，二者相輔相成。技術(shù)規(guī)范中的一般性規(guī)定(GENERAL)在許多方面有共同性，如文件提交、合同管理等等，所以一旦有被批準(zhǔn)的范本，就可以在以后性質(zhì)相近的規(guī)范的準(zhǔn)備中參考使用。 NCB技術(shù)規(guī)范的有些條款也宜采用英文翻譯，但應(yīng)避免生硬的翻譯。使之符合國際慣例；有些具體的施工方法要求可能需要將中文翻譯成英文，一般先由中方咨詢專家準(zhǔn)備一個(gè)初稿，再經(jīng)過國際咨詢專家審改，多次反復(fù)，就能形成比較好的規(guī)范。這項(xiàng)工作需要中方咨詢?nèi)藛T具有很好的語言能力和工程背景，同時(shí)和國際咨詢專家

11、有很好的溝通。15Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002合同包的準(zhǔn)備（續(xù)）z招標(biāo)文件的準(zhǔn)備（續(xù)）： 技術(shù)部分zz問題：ICB中英文設(shè)計(jì)圖紙和量單中術(shù)語使用不夠規(guī)范，修改周期長；技術(shù)規(guī)范可能涉及中英文的多次反復(fù)翻譯，造成偏差，準(zhǔn)備周期長。解決方法：咨詢公司應(yīng)在項(xiàng)目初期就針對某個(gè)具體合同的設(shè)計(jì)圖紙和量單就專業(yè)用語（如沉砂池、曝氣池）取得一致，用于以后合同包的準(zhǔn)備；技術(shù)規(guī)范應(yīng)多人審閱，多參考以前已批準(zhǔn)的范本，同時(shí)及時(shí)更新。16Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002合同包的準(zhǔn)備（續(xù)）z招標(biāo)文件的

12、審查： 土建項(xiàng)目只需經(jīng)過世行審查 設(shè)備采購和安裝和貨物采購除需經(jīng)世行審查外還需先經(jīng)國家和省級(jí)機(jī)電進(jìn)出口辦公室審查。 世行對商務(wù)部分的意見往往集中在投標(biāo)人須知、投標(biāo)資料表和特殊條款上。 對技術(shù)部分，國家和省機(jī)電進(jìn)出口審查辦公室可能對采購設(shè)備品種有 異議，如不允許采購客車；世行的意見往往集中在技術(shù)規(guī)范的一般性要求和量單上，也可能對某個(gè)設(shè)備的采購有異議。17Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002合同包的準(zhǔn)備（續(xù)）z招標(biāo)文件的審查（續(xù)） 省和國家機(jī)電辦的審查一般在2周左右，省級(jí)審查由業(yè)主負(fù)責(zé)跟蹤，國家級(jí)審查由招標(biāo)代理負(fù)責(zé)跟蹤，并將信息及時(shí)反饋?zhàn)稍児?/p>

13、司； 世行的審查意見一般在提交(E-submission)后的一周半內(nèi)給予答復(fù)。18Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002合同包的準(zhǔn)備（續(xù)）zz評標(biāo)報(bào)告的審查 ICB的中文評標(biāo)報(bào)告須經(jīng)國家和省機(jī)電辦的審查； ICB的中文評標(biāo)報(bào)告經(jīng)咨詢公司翻譯后，提交世行審查。應(yīng)注意的問題： 評標(biāo)報(bào)告中各投標(biāo)人的名稱應(yīng)盡量采用投標(biāo)書封面上的寫法。在授標(biāo)和簽約之后，對合同的翻譯，注意中標(biāo)人的名稱應(yīng)與評標(biāo)報(bào)告中使用的稱謂保持一致，以避免不必要的誤解。19Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002在建項(xiàng)目施工管理z

14、現(xiàn)場參觀： 定期參觀現(xiàn)場，針對施工監(jiān)理報(bào)告進(jìn)行檢查； 不定期抽查現(xiàn)場，針對施工中出現(xiàn)的具體困難和問題進(jìn)行檢查，如：zzz施工進(jìn)度，人員，設(shè)備等；事故或事故隱患等；到場設(shè)備質(zhì)量問題等 世行監(jiān)督團(tuán)到來之前的現(xiàn)場參觀，針對實(shí)際完工量和計(jì)劃值進(jìn)行檢查，落實(shí)季度工作指標(biāo)， 準(zhǔn)備匯報(bào)資料20Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告z施工快報(bào)；z 監(jiān)理月報(bào)；z 月度項(xiàng)目動(dòng)態(tài)；z 季報(bào)21Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002施工快報(bào)z為了迅速了解各合同包的執(zhí)行情況，各項(xiàng)目單位（業(yè)主）需要

15、向省項(xiàng)目辦及時(shí)通報(bào)情況，一般是在每月8日之前。以表格形式反映如下：合中標(biāo)價(jià)完工量（萬元）主要實(shí)物工作量 (Quantities of Physical Works)同號(hào)(萬元）本月累計(jì)下月計(jì)劃工程內(nèi)容單位本月本月累計(jì)下月計(jì)劃（文字說明）WWW/ 4304.93 37.61 4379.2940 埋管回 延米100500 由于資金支付不到*填土方m34720 30500 位，計(jì)劃無安排22Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002月度項(xiàng)目動(dòng)態(tài)（報(bào)告）z由咨詢公司根據(jù)每月的施工快報(bào)編制，省項(xiàng)目辦發(fā)布，內(nèi)容： 項(xiàng)目實(shí)施與招標(biāo)采購中存在的主要問題 ； 項(xiàng)

16、目實(shí)施情況，即各合同包的實(shí)施情況； 項(xiàng)目準(zhǔn)備和招標(biāo)情況，即待招標(biāo)的合同包的情況； 報(bào)表：z截至某月已完成合同包匯總表；z 在建合同包該月度進(jìn)展情況23Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002月度項(xiàng)目動(dòng)態(tài)（報(bào)告）（續(xù)）z截至某月已完成合同包匯總表 ( CV )( ICV ) * C V H SW /2.0H SW /21.0W SW 1.0W W W /6.01W W W /6.02W W W /6.03X SW /2.0X SW /21.0X W W /2.0X W W /5.0YSW /1.0W W W /2.01 :2,695,70139

17、,872,40239,785,0912,659,73410,454,3519,744,2986,957,28412,567,56821,500,00018,828,10447,395,3963 8 ,5 6 9 ,3 0 7251,029,2362,771,31839,872,40240,566,8922,746,29111,630,9879,689,4367,008,21712,567,56822,267,30018,828,10447,412,5934 3 ,7 8 4,6 06259,145,71475,6170781,80186,5571,176,636(54,862)50,93307

18、67,300017,1975,215,2998,116,4782.810.001.973.2511.25-0.560.730.003.570.000.0013.52*ICV HSW/21.0 HSW/21.0,WSW/21.0 YSW/21.0Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.24April 3, 2002施工月報(bào)z施工進(jìn)展?fàn)顩r ( CV)( ICV) *ICV ICV ICV CV HSW/1.016,800,00017,513,212 6,488,800781,78337.050.00030.255,297,700638,27700713,2124.25HW

19、W/1.01HWW/1.02HWW/2.011,970,00015,820,00014,780,40913,297,000 13,106,063 1,579,04417,369,200 14,749,906 1,777,09715,720,409 11,352,069 1,367,71998.5684.9272.210.455.761.5960,0001,000,000250,00098.1980.2071.7613,055,700 1,572,97613,930,122 1,678,32811,281,422 1,359,20760,0001,000,000250,0007,229120,4

20、8230,1201,327,0001,549,200940,00011.099.796.36HWW/3.05,384,3355,384,335 4,763,900573,96488.480.00088.484,763,900573,9640000.00WWW/2.02WWW/2.03WWW/3.01WWW/3.0243,107,23542,905,45843,049,38548,780,44646,786,794 39,520,903 4,761,55542,905,458 26,269,400 3,164,98845,162,901 42,554,975 5,127,10555,121,90

21、6 55,121,906 6,641,19384.4761.2394.23100.002.560.003.540.001,200,00001,600,000060.1824.6482.0796.4328,158,541 3,392,59510,571,086 1,273,62537,063,000 4,465,42253,156,289 6,404,372000000003,679,55902,113,5166,341,4608.540.004.9113.00WWW/4.018,724,5068,724,506 7,045,634848,87280.760.1110,00048.004,187

22、,959504,5730000.00WWW/4.02WWW/4.03XSW/1.034,752,60722,797,23831,853,78034,752,607 21,123,055 2,544,94622,797,238 20,967,825 2,526,24435,737,695 32,080,000 3,865,06060.7891.9889.770.310.5415.33106,200122,7005,480,00039.1049.5089.7513,589,889 1,637,33611,285,484 1,359,69732,074,112 3,864,351005,480,00000660,241003,883,9150.000.0012.19:340,725,399361,273,261295,144,436 35,559,57181.702.729,828,90065.99238,415,204 28,724,7236,790,000818,07220,547,862* ICV = 25Ping Zhuang, P.E., Ph.D, E&E Inc.April 3, 2002監(jiān)理月報(bào)zz由施工監(jiān)理編制，報(bào)送省項(xiàng)目辦和業(yè)主，抄送咨詢公司。簡要說明施工內(nèi)容和工程質(zhì)量定性評定，如：施工進(jìn)展?fàn)顩r；按工程量清單細(xì)目的月度施工進(jìn)展報(bào)告內(nèi)容；監(jiān)理已