1、企業內容管理系統建設目錄2134 2企業內容管理總體解決方案概述企業內容管理平臺總體建設方案規劃企業內容管理平臺階段建設方案簡述企業內容管理平臺一期實施方案介紹什么是內容我們通常將不方便用數據庫二維邏輯表來表現的數據稱為非結構化數據，也習慣稱其為內容信息.比如：圖片、電子文檔、視頻等。不易管理的內容查找困難、利用率低信息分散、不易加工信息孤島、共享困難管理困難、安全隱患重復存儲、浪費資源高速增長、占用空間種類繁多分布廣泛存儲零散數量巨大（海量）介質多樣極具使用價值的內容5紙質文檔資料財務檔案技術、文書等檔案 各種紙質業務單據、憑證數字記錄電子報表、郵件各類電子文檔圖片、影像各種媒體網頁數據音頻

2、視頻獲取歷史價值提高服務水平產生新的收入企業非結構化數據(內容)具有相當的可用價值目前企業對ERP等業務系統的應用愈發成熟，但對內容的管理和利用還相對簡單，而實際上他們都是核心業務的基礎，具有很高的應用價值企業內容管理現狀6基本情況內容管理狀況.薄弱分布式管理為主，總部和分廠各自對自身檔案和文件進行管理傳統式管理為主，管理范圍以傳統檔案為主，并且只有少部分資料進行了電子化處理和應用分散式管理為主，無統一系統管理平臺，由多個系統對不同類型的內容進行管理（OA 、文件服務器等）內容分布狀況.廣泛企業總部和分公司等分支機構都存有相應的業務檔案和內容數據有大量的電子文檔分布在各員工電腦中有大量內容數據

3、分布在不同的應用系統中（數據庫、系統服務器、各種存儲設備），比如：OA系統、文件服務器等內容數據狀況.大量企業內擁有大量的非結構化數據和檔案有大量的紙質檔案，包括文書等傳統檔案，也有大量的業務單據或憑證等資料員工電腦和各類應用系統中也存有大量的電子內容企業內容管理面臨巨大挑戰提高效率，降低成本安全內控，規避風險信息整合，優化業務共享應用，業務拓展經營需要外部壓力各種法規要求、行業規定合作伙伴要求更多數據支持客戶要求產品服務信息透明業務基礎，重要憑證企業檔案，知識累積業務經驗，企業智慧工作成果，信息資產寶貴資源管理現狀分布管理，信息孤島傳統管理，共享困難分散管理，效率低下重復存儲，安全隱患ECM

4、是企業進行內容管理的最佳選擇8信息分散存儲，無法高效地傳送給員工、客戶和伙伴，而維持這些信息又給帶來了承重的負擔ECM是以 ECM系統為核心的，實現企業內容管理的一系列IT技術、工具和方法的組合。它可以幫助企業更高效、更經濟地存儲、管理、保護和共享他們的信息資產統一的平臺支持整個組織的內容管理要求，使信息能夠跨企業快速高效地流動實施ECMECM是提升企業競爭力的有力工具9統一的內容管理平臺可以幫助企業改善總體成本、提高服務級別、簡化基礎結構，改善組織的運行效率和企業的競爭能力實施ECM可助力企業提升企業核心競爭力!驅動效用ECM優化業務流程滿足法規遵從提高企業效率提升信息挖掘提升服務降低成本準

5、確決策資料數字化管理統一歸檔集中管控安全保護集中發布、便捷共享快速檢索提升競爭力改善形象因果關聯使能促進提供內容管理的整體解決方案10解決方案整體特點：領先的內容處理技術嚴密的內容安全控制靈活的工作流程支持強大的業務應用整合穩定的系統架構保障高效的海量數據管理內容管理系統平臺ECM系統總體方案11影像捕獲索引/驗證工作站采集平臺紙質資料發布平臺應用整合項目審批風險控制ERP等系統裝盒塑封庫房管理內容管理內容存儲企業內容管理平臺企業內容管理平臺整體架構12數據管理層內容數據管理引擎存儲資源配置管理數據壓縮加密保護數據歸檔數據備份專用API通訊管理應用服務層組織架構用戶管理身份認證權限管理數據追蹤

6、內容展示參數配置業務配置日志管理數據統計資料掃描文檔采集類似標識圖片處理檔案保管電子庫位索引建立業務關聯動態模版內容發布數據庫數據各類文檔內容數據數據存儲層專用存儲設備用戶接口層內容采集接口系統管理客戶端內容集中查詢系統內容發布接口系統應用客戶端內容Documents各類業務票據紙質檔案AudioVideoPhotos設備方式系統接口人工處理入口ECM系統關聯業務系統人員客戶員工供應商合作伙伴管理者系統財務共享ERPCRMBI大數據處理業務財務管控生產運營營銷支持檔案歸檔數據挖掘應用資料查詢異地審批現場開戶數據錄入后督審計系統整體功能框架13HandEcm企業內容管理系統解決方案的豐厚內涵可以

7、通過4條主線加以說明和詮釋：OCR識別索引錄入文件上傳影像采集流程再造內容發布標準接口技術高效的內容采集靈活的應用整合權限控制數據載入分類設置集中管理壓縮存儲驅級加密全面的內容管理安全的內容歸檔系統基本功能管理內容檢索錯誤處理影像質檢調閱接口數據備份內容共享檔案管理索引管理庫房管理安全內控內容尋址存儲采集接口用戶接口流程配置引擎數據容錯保護我們在內容采集、內容管理、安全歸檔、內容應用等各方面，以強大的系統功能和管理流程為企業建設高效、全面、安全和靈活的內容管理系統可為用戶打造全生命周期的內容管理14我們著力打造一個能對“內容”從采集加工、存儲管理、發布應用到安全歸檔，進行全生命周期管理的系統和

8、解決方案ECM索引標識存儲管理發布檢索業務應用歸檔銷毀捕獲采集企業內容企業內容管理平臺整體應用藍圖15員工內容管理平臺企業各類業務應用創建、采集共享、應用歸檔、管理瀏覽、交流交易、追蹤分享交流合作伙伴檔案中心客戶調閱、應用內容發布內容收集溝通合作通過實施企業內容管理平臺為企業搭建一個統一的平臺，支持整個組織的內容管理要求，使內容信息能夠跨企業、快速、高效地流動，實現企業內、外信息的全面共享和互動，滿足員工、合作伙伴和客戶對內容的需求企業內容管理平臺整體應用藍圖ECM系統為企業全面解決企業內容的采集、管理和發布方面的相關問題，滿足企業對企業內容的管理要求，實現對各類實體資料和電子內容的集中、統一

9、、有序、高效和安全的管理。通過與企業內各應用系統之間建立緊密和清晰的關聯關系，使這些業務的基礎信息可以在企業內部和外部之間安全、高效的流轉和使用，并真正融入到相關業務流程中去，幫助企業建立更高效、更低成本、更安全的業務和管理流程，以提高企業服務能力，提升企業競爭力ECM系統應用價值1法律/法規遵從符合會計制度、檔案管理等相關法律法規的要求. 2降低費用改善績效、增強能力、減少勞動力. 3業務流程自動化對業務系統提供數據和流程上的自動支持.7更佳的可用性在所有的系統及平臺內，更便捷的訪問內容，從而提高流程效率. 8提高門戶網站的技術有效性對標準信息建立唯一接觸渠道. 6資產增值對內容進行分析，提

10、煉出有助于決策者做出更加符合業務需求和提高企業競爭力的決策. 5更好的共享使用提高內容在業務部門間的共享性；提高內容的重復使用率. 4跨部門協調跨部門的流程需要綜合的、自動的支持. 17系統應用價值的具體表現通過內容管理系統的實施，在企業內施行規范的檔案管理，利用無線庫房功能，可實現檔案的自動進入庫，自動的檔案統計、檔案到期自動提醒等，大大簡化和減少了檔案的日常管理工作利用內容管理系統檔案管理模塊中的相關功能，檔案管理人員可隨時根據檔案號等信息快速定位到檔案所在庫房的具體位置，大大簡化了實體檔案的查找工作通過內容管理系統的實施，實現檔案的數字化管理后，用戶通過網絡即可查閱到所需檔案的內容（檔案

11、的電子影像），非特殊情況下無需再借閱實體檔案，極大減少了企業內的檔案借閱工作通過內容管理系統的實施，為企業建立一個統一、完整、安全和高效的企業知識庫，可大大提高的企業知識的共享能力，極大提高員工查找所需資料的效率，減少員工查找資料所花費的時間 減少勞動 提高效率18系統應用價值的具體表現提高效率降低成本通過實施內容管理系統實現檔案的數字化管理后，員工通過網絡查閱檔案和相關業務資料極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人力的浪費利用內容管理系統實現電子檔案的分布式管理，將對電子檔案文件的管理（目錄設置、用戶創建、權限設置等）下放到各分支機構的管理員，進而無需再配置專職的系統管理員，節

12、約人力成本利用內容管理系統對相關業務資料實現數字化管理后，業務人員通過調閱資料影像即可進行相關業務的處理（如：報銷審核等業務的處理），從而不再需要將實體資料郵件給業務人員，不僅提高了工作效率，也僅節省了資料郵寄的成本對檔案施行數字化管理后，對實體檔案的查閱需求大大下降，因此可以考慮將檔案轉移到郊外等更偏遠的地方進行保管，不僅能節省企業的辦公空間，也將大大降低檔案保管的費用目錄19134 2企業內容管理總體解決方案概述企業內容管理平臺總體建設方案規劃企業內容管理平臺階段建設方案簡述企業內容管理平臺一期實施方案介紹企業成功實施ECM的文化基礎20ECM系統表現為一個管理軟件和技術，但它更是一種管理

13、思想的反映。它是一項結合人、過程以及技術的管理工程成功的企業內容管理首先取決于愿意分享的企業文化專門的內容管理機制制度透明的內容管理過程過程完善的內容管理系統技術基建平臺IT基礎設施支撐平臺生產平臺網絡架構存儲架構管理平臺企業IT建設基礎架構溝通管理安全管理ERPOA績效管理生產制造產品銷售ECM系統定位和特征21內容管理涉及到的業務范圍大關聯到的職能部門廣覆蓋到的用戶人數多管理到的數據種類多所管理的數據總量大關聯到的外部系統多ECM系統的實施很難一步到位，一蹴而就ECM系統總體實施方法22實施方法統一規劃分步驟分階段分步完成各階段中系統所要實現的功能和業務應用(對匯眾的業務進行總體上的分類)

14、確定系統業務和功能實現的分步原則和方法根據系統的實施范圍和應用范圍分階段地進行系統的建設根據項目總體目標、企業業務范圍和特征以及用戶實際需求，劃分出項目實施的各個階段明確每個項目階段的建設目標和內容以及對應的實施方案逐個實現每各項目階段的系統建設目標組建專門內容管理實施項目組，指派負責人由項目組來統一領導、規劃和指揮整個內容管理系統的建設、實施與推廣明確并統一項目目標，制定總體項目計劃對項目進行統一管理、監控和相關資源協調ECM系統建設階段規劃23一階段：建設檔案管理系統.搭建基礎內容管理系統平臺，完成數字化檔案管理系統的實施二階段：內容相關業務流程改造.對匯眾的相關業務進行改造，全面實現以內

15、容為驅動的業務流程三階段：打造企業知識管理平臺.基于系統平臺不斷擴展所管理的內容，逐步打造匯眾KM平臺四階段：持續優化. 不斷完善系統功能，持續推系統應用，不斷提高匯眾的內容管理和應用水平系統實施總體計劃24一期：實現系統一階段建設目標.完成數字化檔案管理系統的建設二期：實現系統二階段建設目標.完成內容相關業務流程的改造，全面實現無紙化業務處理三期：實現系統三階段建設目標.為企業打造一個完善、全面的知識管理平臺-2021.- 2021.- 2022.四階段：持續完善、推動和優化系統應用-目錄25134 2企業內容管理總體解決方案概述企業內容管理平臺總體建設方案規劃企業內容管理平臺階段建設方案簡

16、述企業內容管理平臺一期實施方案介紹一期系統建設26一期系統建設27系統建設目標在現有檔案管理制度的基礎上完善實體檔案的管理方法和歸檔流程，實現實體檔案的規范化和電子化管理建立內容管理系統基礎平臺，搭建內容管理基礎系統，完成系統平臺的安裝部署提供檔案數字化處理方案，建立檔案數字化處理流程，實現業務檔案的數字化處理以及網絡化的調閱和應用在基礎內容管理系統平臺上，開展檔案管理相關應用，建設一個專業、完善、規范、符合檔案管理要求的檔案管理系統，全面提升企業的檔案管理和應用水平實現對企業各類檔案的規范、全面和數字化管理，建立一個以“事后掃描”為主的檔案歸檔和管理流程系統方案概述28檔案管理分類檔案管理全

17、程標識管理檔案暫管機制唯一檔號管理，每份檔案都編有唯一的標識使用條碼（檔號）管理，方便檔案查找和管理使用標準檔案盒或檔案袋保存檔案設置檔案暫管員，負責檔案在進入檔案部門之前的相關處理和管理按業務類型或部門設置檔案暫管員檔案暫管員負責收集、保管、整理以及移交檔案實現企業各檔案的分類管理按照基本檔案分類規范結合企業情況建立檔案分類規則以業務類型或組織結構為檔案分類標準緯度數字化管理對各類檔案進行全面的數字化管理對實體檔案進行專門的數字化處理對相關的電子檔案（電子公文、紅頭文件等）也進行采集到系統中進行管理實現檔案的網絡化查閱和利用業務受理與處理部門業務審核管理部門檔案管理部門業務受理人員兼職檔案員

18、業務審核管理人員檔案管理人員Y基本管理流程29START受理業務接收資料保管檔案收集資料業務處理Y/N補充處理業務審核接收檔案判斷是否要數字化上交資料補交資料借閱歸還歸還借閱處理完成業務流轉檔案整理規范組卷檔案整理檔案掃描作業處理目錄打印裝訂裝盒檔案入庫ENDN借閱檔案網絡查閱移交資料二期系統建設30二期系統建設31系統建設目標建立內容管理系統和各相關系統之間的聯系，將內容管理系統真正打造成為一個全面支撐企業內容管理與應用的基礎IT信息管理和服務平臺，優化企業的整體IT系統架構對企業內外部的各項業務進行梳理和分析，判斷那些業務是與內容相關的，是具有流程改造的空間和價值的，確定內容管理系統應用實

19、施和推廣的業務范圍逐步擴展內容管理系統的業務應用，按一定的業務分類對相關業務流程進行改造，全面打造以內容為驅動，更高效、自動化程度更高的全新業務處理和管理模式，提升業務效率，降低運營成本 確定內容管理系統應用業務實施的具體分步原則和方法，按照先后順序逐類逐個業務，有層次、循序漸進地進行系統應用的實施，并最終覆蓋所有與內容相關業務的管理和應用企業內容管理平臺采購合同ERP、CRM、OA、全面打造內容驅動的業務處理和管理流程32索引錄入&業務關聯集中存儲、管理、發布內容捕獲(掃描、拍攝、導入)附件文檔報銷憑據收費憑證票據發票各項業務（采購、生產、銷售、費用、資產等）流程業務內容采集領導審核財務復核

20、財務處理和分析業務申請(報銷、付款)各業務系統 系統接口.相關業務內容調閱系統業務應用擴展方案33通過實施檔案管理系統，搭建企業內容管理基礎平臺，并在此基礎上持續進行各類業務應用的擴展，最終打造強大的信息內容管理平臺。ECM平臺資料財務票據采購單據銷售合同產品資料業務報表應用人員財務管理費用控制生產管理產品管理銷售管理資產管理業務員工代理客戶供應商 ERP銷售HR 生產電子文件 系統業務擴展分步原則34系統業務擴展先后原則改造價值大改造價值小簡單復雜穩定活躍局部全局內部外部外圍核心內控管理.財務&資產&行政等生產經營.生產&研發&銷售等平穩、有效三期系統建設35三期系統建設36系統建設目標利用

21、內容管理系統對企業內部的各類電子文檔和其他非結構化數據進行管理, 使企業實現對各類電子文件和非結構化數據集中、統一的存儲、共享、授權、利用、管理和安全保護制定相關電子文件的管理制度，設定各類文件的創建、發布、共享和歸檔的流程，借助內容管理系統平臺為企業建立一個統一、完整、安全和高效的企業知識庫在內容管理系統平臺基礎上開發或整合知識管理相關的功能、應用與流程，在企業知識庫的基礎上制作知識地圖，為企業打造一個專業、完善的知識管理平臺，全面提升企業的IT信息管理能力和水平37內容資產不再流失以前，員工離職時可以隨意帶走相關內容，導致企業信息資產流失，給企業造成很大損失。將來，企業的信息資產在企業內容

22、管理平臺的控制和管理下不會隨員工離職而流失。企業工作環境企業工作環境建立企業知識庫38借助企業內容管理平臺讓員工的知識、經驗和所創造的知識資產沉淀在企業、積累在企業，為企業建立一個統一、完整、安全和高效的企業知識庫。全面的類型支持39DocumentsBillsEmailAudioVideoMediaDatabasesPrint OutputFaxPhotosFormsWeb PagesECM系統支持對所有非結構化和半結構化數據的管理，包括實體檔案和各類電子文件，比如：影像、辦公電子文檔、音頻、視頻、新媒體等。統一集中的管理40實現對各類電子文檔和數據的統一、集中管理建立集中的電子文檔文件級目

23、錄數據庫支持電子文檔目錄級和文件級的統一管理便捷安全的共享41建立了便捷的文件共享機制，不僅可以很方便的對電子文件資源進行共享，還實現了文件的集中授權管控真正做到電子文件的便捷共享和統一授權管理，大大減少了管理員的工作提供精細的權限控制（查看、修改、打印、下載、刪除等）,使得文件在整個生命周期始終在系統的控制下，確保信息安全完善的知識管理42精確的知識地圖強大的知識門戶目錄43134 2企業內容管理總體解決方案概述企業內容管理平臺總體建設方案規劃企業內容管理平臺階段建設方案簡述企業內容管理平臺一期實施方案介紹事后掃描歸檔流程事后掃描檔案歸檔44系統檔案管理范圍45OA歸檔文件傳統實體檔案一期系

24、統檔案管理主要范圍靈活的檔案分類46企業檔案分類大綱文書檔案科技檔案基建檔案設備檔案專門檔案財務檔案業務檔案實現檔案分類管理方式檔案類型可自定義配置針對每種檔案類型，可自定義配置其索引樹狀管理和展示方式唯一的標識管理47 唯一檔案標記管理并支持規范、靈活的檔號規則設置檔案唯一標識（檔案號或卷號）條碼管理支持靈活檔號生成規則，檔號規則設置實例保管期限：永久(Y)、100年(H)、50年（C）、30年（Z）、10年（D）快速的檔案歸檔48檔案著錄模塊是對檔案的案卷和案件信息，包括檔案的保管期限、所屬分類、檔案總件數、檔案總頁數、立卷日期等進行錄入的節點。通過這些信息的錄入，可以有效的對檔案進行管理與查詢完善的庫房管理檔案入庫、上架檔案移位、移庫檔案借閱、檔案歸還檔案統計、檔案銷毀出入登記、庫房盤點實體檔案借閱50對于實體檔案的借閱，會在系統中建立一個專門的審批流程以對其過程進行管理。企業實體檔案借閱的大致流程為：審批結束提出申請檔案部門審批部門主管審批部門主管審批部門主管審批部門總監審批部門主管審批部門總監審批C1密級C3密級C2密級根據檔案密級選擇不同的審批路徑整合使用HEC系統的審批流程單點式檔案加工51自動節點采集.掃描類型標記索引錄入數據上載建立一個單點式的檔案數字化加