1、水電三局安裝公司柴家峽項目部文件管理措施1目的為了確保安裝公司柴家峽項目部在質量、環境、職業健康安全管理體系運行中，所有與管理體系活動有關的場所得到并使用有效文件（包括外來文件），防止誤用失效或作廢文件，并對文件進行合理的控制及歸檔管理，特制定本程序。2適用范圍本措施適用于安裝公司柴家峽項目部的所有文件。3相關文件中國水利水電第三工程局企業標準：文件控制程序Q/SD3-CX-01-2005。4職責4.1 本措施以項目經理為第一責任人。4.2 本措施由項目總工進行總體控制和實施。4.3 本措施由項目部文件資料管理員具體管理和和督促實施。5內容5.1 文件分類及受控范圍界定5.1.1 質量管理體系

2、文件包括管理（分）手冊、程序文件、作業指導書、體系文件更改通知、項目管理計劃等受控文件。5.1.2 工程技術文件及外來文件包括標準、規程、規范、圖紙、設計變更、各類施工文件,也包括上級主管部門文件、合同文件、相關的法律和法規以及建設單位、監理單位、質量監督站和其它管理部門等的通知、來往函件、相關文件。5.2 文件編寫5.2.1 管理文件由項目經理組織各歸口部門或專人編寫。5.2.2 技術文件由項目總工程師組織技術人員編寫。5.2.3 文件編寫不能濫用簡稱，不能自造簡化字，對難懂的術語要加簡明注釋，手寫的文件要使用藍黑或碳素默水鋼筆書寫，以便存檔。5.2.4 每種文件由編制人編寫文件目錄，確定發

3、放計劃，要保證該文件發放至適用的部門、單位或人員。5.3 文件審批5.3.1 作業文件，由項目部工程技術部門編制，項目總工審核，項目經理或授權主管副經理批準后實施。5.3.2 項目部編制的臨時性工程技術文件，由項目總工對其適用性進行審核后批準實施。5.4 文件收集項目部各部門要及時收集當地法律、法規、管理制度文件及相關國家規程、規范，并在項目管理計劃中進行規定，進行有效管理。5.5 文件的更改、換版5.5.1 技術文件和資料更改按技術文件更改規定進行。5.5.2 合同文件由項目經理負責管理，合同文件的更改按行業規定辦理，并執行與產品有關的要求的確定和評審程序Q/SD3-CX-702-2005文

4、件。5.6 文件的有效版本5.6.1 項目部文件資料管理員負責建立各類文件有效版本控制清單，當各類文件發生更改時，按“文件更改通知單”及時填寫最新的修訂內容，以便識別文件的現行修訂狀態。5.6.2 文件資料管理員按文件發放計劃，使所有部門、單位或個人，都要得到最新修訂的有效版本并對發放的文件簽收。5.6.3 將失效或作廢文件及時清出使用場所，確保不致誤用。5.6.4 對需保留的失效或作廢文件，作出明確的標識，或加蓋“作廢”印章，以免誤用。5.7 文件的發放、保管5.7.1 項目部文件管理由專人負責，對受控文件（包括外來文件）標識發放，建立專用發放記錄。5.7.2 對顧客提供的圖紙（包括設計變更

5、）實施有效管理，建立必要的管理制度并實施檢查，控制其接受、驗收、標識、存檔、發放、更改的各個過程，確保使用場所及時得到有效圖紙。5.7.3 對已審批的文件，按照文件發放計劃，進行發放登記。5.7.4 文件持有者必須妥善保存使用文件和資料，避免損壞和丟失，未經批準不得復印文件和對外提供，調離時需交還發放部門。5.7.5 工程技術文件需借閱時，借閱人應提出申請，經總工批準，由文件管理人員登記后方可借閱。借閱人應愛護文件，保證按期歸還，文件管理人員復查、記錄。5.7.6 同一份文件如果采用幾種方式發布（如張貼、計算機磁盤、光盤、內部計算機網絡等）或分為幾部分發布，則應保留其原始文件，為以后的更改提供

6、依據。5.7.7 對于管理體系文件、工程技術文件資料、圖紙、外來文件，要分類造冊登記保存。5.7.8 工程文件歸檔管理應符合國家、地方法規要求以及業主單位、監理單位的管理要求6質量記錄 文件會簽審批表 文件資料發放計劃、發放登記表 文件資料借閱登記表 文件更改通知單 文件資料銷毀申請表 文件資料接收記錄水電三局安裝公司柴家峽項目部2006年6月文件分類編號審批文件更改觸批外來文件識別跟蹤編制更改清單記錄發布文件使用有效版本作好標識防誤用文件控制流程文件會簽審批表Q/SD3-JL-4-01編號文件名稱編制文件編號審核編制部門批準會簽意見：會簽部門（人）會簽人/日期會簽部門（人）會簽人/日期批準：備注文件資料發放計劃、發放登記表Q/SD3-JL-4-02編號文件名稱：審批：文件編號：總份數發放范圍發放登記廳P單位人員份數受控號收文人日期編號:Q/SD3-JL-4-03廳P文件資料名稱借閱人借閱日期歸還日期審批人備注文件更改通知單Q/SD3-JL-4-04編號:文件編號文件名稱更改原因通知單發出日期執行更改日期發至單位更改內容擬制處理意見會簽1 .用換頁收回原貝口，手改口方式更改文件。2 .自更改通知單發出日內按更改后文件執行。審核自存