1、倉庫單證員自我預算1. 預核簽章a. 縫紉機出口報關時必須要提供正本的機電商會的預核簽章，在辦理預核簽章的時候要提醒業務員可能一起辦理，節約郵寄費用。b.注意預核簽章的時間性，合理安排時間，在確保影響出貨的前提下盡快申請預核。從北京將正本的預檢簽章寄回公司須3天，準備報關資料時一定要注意時間性。2. 選擇貨代選擇貨代要考慮貨代的運價和服務，要綜合各方面的因素決定。對于運價、船期、服務、資信等情況要綜合考慮。3. 定艙（1）、訂艙時間一般在貨物備好前7天傳定艙單給貨代進行定艙（節假日則需更早些定艙，因為那是艙位較緊張，制定貨代要提前14天定艙，因為要跟目的港確認后，方會定船期。（2）、分票報關a

2、 若在寧波定報關，訂艙時要將一票貨分幾票報關告知貨代，以便貨代定艙出單（無論分幾票，訂艙單只要一份），有關數據最晚要在截關前2天確定，否則將會影響報關。b 在上海進行報關，訂倉時一票貨分幾票就要提供幾份報關定艙單，所有報關資料都須正本。c 若貨物有所變動，須提前2、3天通知貨代。d 權衡是否走整柜若貨物不滿一個貨柜但走散貨又比較多時，走散貨還是走整柜衡量的標準是大于16個立方走整柜，小于16個立方走散貨。4、確定裝柜時間、準備報關資料一般安排貨柜在截關前兩天來工廠裝柜，這樣可有足夠的時間整理報關資料，但因工廠生產的繁忙等情況，裝柜很多情況下安排在截關前一天，這樣就得在當天整理好準備的報關資料給

3、貨代，以便第二天可順利進行報關。5、通知倉庫貨柜到達時間要在貨柜來廠前一天先告知倉庫、生產部等貨柜到達的大概時間。貨柜來的當天要對貨柜進行跟蹤，盡早告知倉庫其準確的到達時間，以便倉庫安排裝柜，還要在出貨前告知倉庫如何開出庫單。6、檢查是否需要嘜頭散貨必須有嘜頭、走整柜的貨物只有在客戶提出要嘜頭的情況下才需要嘜頭。7、通知業務員將本次裝貨柜的機器號碼記錄下來8、退倉若貨柜訂好后，貨物未能按時備好，則須在截關前兩天告知貨代進行退倉，若未及時通知，貨柜提出后則須支付提箱費還箱費，若貨柜到達工廠則需支付放空費，散貨也一樣要提前兩三天進行退倉，否則會產生虧箱費。9、上網備案核銷單核銷單要提前在網上備案才

4、能夠10、報關若在寧波報關，報關資料中正本的核銷單、報關委托書、預簽章最晚要在截關前一天寄到貨代處，而發票、報關單與裝箱單則可用傳真件；若在上海報關，所有的報關資料全部要用正本，而且最晚要在結關前兩天寄到貨代處。報關注意事項：a 無論在哪里報關，報關時的件數一定要準確，體積一定要合理，重量也要很注意。20尺貨柜，提單上的重量不可超過26噸（有些不可超20噸）。b 若涉及到做進料加工，則務必和貨代溝通好手冊所須報的項號，報關資料一般須在截關前一兩天提供給貨代。c 報關時務必與貨代將報關時的品名確認清楚，若時報工業縫紉機配件（一般我們電機報此名）、機架臺板、工業縫紉機零件時一定要提醒貨代報關單上顯

5、示的重量務必時將單個的凈重乘以箱數，否則將不得不進行改單。11、確認提單a、截關前要將提單確認好（個別船公司須在截關前一兩天確認好）。做信用的提單務必要按信用證上的確認，做d/a,d/p,t/t的，若客人設特殊要求別可按常規確認。b、若發現確認好后的提單有問題則須立即向貨代提出更改，若她們提單已簽或已截則會產生100員的改單費，若她們已將提單的信息發到目的港（一般會在7天發走，航程短的則在2天左右內發走），則會有40或80美元的改倉單費與100人民幣的改提單費。12、保險若價格條件是cif，無論是何種付款方式，都要在船開前投保。制作保單時，若付款條件是信用證，保單按照信用證要求做；若是其它付款

6、方式，可按常規做。13、制單a、若是信用證，則其它單據根據信用證要求做，個別客人若對單據有特殊要求，則要根據客人要求制作，（比如去哥倫比亞、敘利亞等需要提供機器編號，去埃及等c/o等領事管認證，去澳大利亞須提供無木質包裝申明，去土耳其須提供ce證明，英文土耳其文說明書等）。b、發票、裝箱單若沒特殊要求則可按常規制作（業務員制作）特殊單據：去印度、越南、土耳其等國家客人要提供c/o，去歐盟國家別需要 form a，c/o,(form a 若做信用證則須按信用證確認，若是其它的若客人沒特殊要求則可按常規制作）若客人沒要求，c/o或forma則無須辦理。（去印度、越南的c/o一般需加蓋商會章）。14

7、、交單和寄單遠洋出口（如歐、美、非等地）的單據要求在拿到提單后3日內將單據完成，鄰近國家出口，由于船的航行時間很短，要求在拿到提單的當日將單據處理完畢。若太慢則會讓客人在目的港產生滯箱費等費用。15、制作統一發票每月底27號左右要根據報關資料制作繕打統一發票，注意事項：(1)若是以工貿公司（股份/機車公司）出口的，價格條件是cif或cnf時，統一發票上面的海運費預保費的金額一定要和實際發票金額相一致（保額從人民幣換算橙美元的匯率要是每月的基準值）；(2)若是以商貿公司（萬事通）出口的，價格條件是cif或cnf價格條款時，統一發票上面的海運費與保險須與報關單上金額相一致；(3)統一發票上還要將倉

8、庫開出的出庫單一一對應上去；(4)若是以工貿公司（股份/機車公司）出口的，則不用將海運費、內陸費等發票對應上去；若是以商貿公司（萬事通）出口的，則不用將海運費、內陸費等發票對應上去。(5)統一發票整理好后，記賬聯要在月底前給財務記賬，核銷聯與結匯聯先留著，等報關單退下后在處理。16、整理出貨明細每月月底須將出貨明細整理出，要將報關時的萬事通的中文品名，單位，數量準確的提供給財務，以便財務可根據此催或開具增值隨發票以便退稅17、處理結匯水單銀行若有款到帳，財務會將收款底單給我們，我們要確認此款是哪個客人的，對應哪個發票號的。將收款底單復印留底，正本交給財務。18、制作銷售報表每月月底或月初3前，

9、要根據收款情況與出貨明細計到期貨款與制作銷售報表，并將此兩份東西速交給領導查閱，也須給個業務員參考催款（銀行的正式收款底單須還給財務做賬，我們須復印留底連同報銷專用聯等東西一起交給核銷員）19、記賬與對賬根據出貨明細與每月的收貨情況建立手工臺帳，并將此賬務跟樓下財務進行校對。20、催討核銷單每月月底30日前要將前兩個月出口的核銷單催付回（賬務必須在出口后3個月內將報關單進行申報、否則會造成整票貨的退稅損失，因此催討工作是很重要的），若海運費、內陸費未付，貨代一般是不會將校銷單退回，因此要將海運費、內陸費提前整理出給領導簽字，個別貨代是非得等款到帳后，才將銷款單退回，因此催討檢銷聯理在一起交給財

10、務，要將核銷單的進料加工專用聯（若是進料加工報關出口的）與核銷專用聯與統一發票中的結匯聯理在一起交給核銷人員。21、進口報關（1）清關我們公司進口的貨物一般都是對應進料加工手冊的，清關時若單據經過銀行做d/p、d/a或l/c，清關是須提供下列單據：a、已承對或已付款的證明（銀行會提供上面須蓋銀行章與我們公司章有固定格式的）。b、發票、裝箱單、提單（發票上要有價格條款與成交方式，提單北美須蓋公章背書）。c、進出口合同。d、正式手冊。e、報關委托書。f、若貨物是從日本等歐盟國家進口還須提供正本的無木質包裝申請，若是木頭包裝的則須提供熏蒸證明。g、若貨物須商檢的則須提供正本的報檢委托書。若單據是t/

11、t或電放的，則上面的a中的單據不用提供，可是電放提單要提供正本保函（一般有一定的格式），并在電放提單正面加蓋公章。（2）運回貨物（3）貨物清好后，根據貨物多少，采用下列方式運回公司a、整柜則安排集裝箱直接送到工廠b、散貨則最好讓自己熟悉的托運站去提貨，并安排運回工廠，若讓貨代安排的話費用會很高c、若貨物少而急，可安排快遞。（3）備案與退單（4）進口報關單的進料加工專用聯（復印附）要在當月催過來連同手冊上面的進口料付登記表一同給財務，以便財務去國稅備案。正本的進口報關單的進料加工專用聯與付匯證明聯退下后則交給手冊辦理員。22、監管進料加工手冊使用進料加工手冊要非常小心，手冊超報的話要補稅，手冊報不完的話，經過兩次延期后將不可在進行延期（每年延期為半年），因此手冊要盡量安排在延期前報完，若報不完則要提前和手冊辦理者溝通，請其去辦理延期，若兩次延期后仍報發現在規定時間內報不完則要進行適當的處理。手冊中的出口成品登記表要時常關注，因為有些貨代將不完全按照我們的指示的項號報，因此每次報手冊是都要和貨代強調報的項號，萬一不一致則要及時更改我們的記錄，要杜絕超報現象的發生。每月月底還要將此月個手冊總共出口的數量統計