1、2022-5-41公文處理工作公文處理工作于彥彩于彥彩一、基本知識2022-5-432022-5-452022-5-462022-5-4二、公文種類二、公文種類2012年6月26日122022-5-413n2022-5-4142022-5-4152022-5-4162022-5-4172022-5-4182022-5-4192022-5-4202022-5-4212022-5-4222022-5-4232022-5-4242022-5-4252022-5-4262022-5-427三、公文格式三、公文格式版頭部分版頭部分份號。公文印份號。公文印制份數的順序制份數的順序號。涉密公文號。涉密公文應

2、當標注份號。應當標注份號。常見問題：一是涉密文件不標注份號；二常見問題：一是涉密文件不標注份號；二是數字不按規定標注（一般是數字不按規定標注（一般6 6位數，位數，3 3至至6 6位位均可）；三是標注位置不規范（應在左上均可）；三是標注位置不規范（應在左上角）。角）。2022-5-441版頭部分版頭部分密級和保密期限。密級和保密期限。公文的秘密等級和公文的秘密等級和保密的期限，涉密保密的期限，涉密公文應當根據內容公文應當根據內容涉密程度分別標注涉密程度分別標注“絕密絕密”“”“機機密密”“”“秘密秘密”和保和保密期限。密期限。常見問題：常見問題：一是隨意定密。不該定密的定密，該一是隨意定密。不

3、該定密的定密，該定密的不定密；定密過高或過低，保定密的不定密；定密過高或過低，保密期限過短或過長；密期限過短或過長；二是標注不規范（應在份號下）。二是標注不規范（應在份號下）。2022-5-442版頭部分版頭部分緊急程度。緊急程度。 公文的公文的送達和辦理時限要送達和辦理時限要求。緊急公文應當求。緊急公文應當分別標注分別標注 “ “特特急急”“”“加急加急”，電，電報應當分別標注報應當分別標注“特提特提”“”“特特急急”“”“加急加急”“”“平平急急”。“特提特提”是指須即刻辦理的事項；是指須即刻辦理的事項； “ “特急特急”是指須是指須2 2日內辦理的事項；日內辦理的事項； “ “加急加急”

4、是指須是指須4 4日內辦理的事項；日內辦理的事項； “ “平急平急”是指須是指須6 6日內辦理的事項。日內辦理的事項。2022-5-443版頭部分版頭部分發文機關標志。由發文機關標志。由發文機關全稱或規發文機關全稱或規范化簡稱加范化簡稱加“文件文件”二字組成，也可使二字組成，也可使用發文機關全稱或用發文機關全稱或規范化簡稱。聯合規范化簡稱。聯合行文時，可并用聯行文時，可并用聯合發文機關名稱，合發文機關名稱，也可單獨用主辦機也可單獨用主辦機關名稱。關名稱。常見問題：常見問題：一是版頭與署名或印章不一致（可用一是版頭與署名或印章不一致（可用簡稱或全稱）；簡稱或全稱）；二是版頭不規范（如使用已取消的

5、加二是版頭不規范（如使用已取消的加括號文種形式）。括號文種形式）。 2022-5-444版頭部分版頭部分發文字號。發文字號。 由發文機關由發文機關代字、年份、代字、年份、發文順序號發文順序號組成。聯合組成。聯合行文時，使行文時，使用主辦機關用主辦機關的發文字號。的發文字號。常見問題：常見問題：一是發文代字概括不準確（如過長、不一是發文代字概括不準確（如過長、不莊重、黨政不分、字號過多）；莊重、黨政不分、字號過多）；二是標注不規范或位置不正確（上行文二是標注不規范或位置不正確（上行文居左，與最后一個簽發人姓名處于同一居左，與最后一個簽發人姓名處于同一行）。行）。 2022-5-445版頭部分版頭

6、部分簽發人。上行文應簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。當標注簽發人姓名。常見問題：一是常見問題：一是上行文不標注簽上行文不標注簽發人；二是聯合發人；二是聯合行文沒標全或標行文沒標全或標注位置不正確注位置不正確（兩個錯誤示（兩個錯誤示例）。姓名應為例）。姓名應為楷體。楷體。2022-5-446主體部分主體部分標題。標題。 由發文機由發文機關名稱、事由和關名稱、事由和文種組成。文種組成。 常見問題：常見問題：一是斷行不準確（應保持詞義相對一是斷行不準確（應保持詞義相對完整，不能出現長方形或沙漏形）；完整，不能出現長方形或沙漏形）；二是錯用標點符號（只可使用書名二是錯用標點符號（只可使用書名號和引號

7、，行政機關一般不用標點號和引號，行政機關一般不用標點符號）。符號）。 2022-5-447主體部分主體部分常見問題：一是沒有頂格編排；二是常見問題：一是沒有頂格編排；二是主送機關間標點符號使用不規范（同主送機關間標點符號使用不規范（同級同類機關間應用頓號，同級不同類級同類機關間應用頓號，同級不同類機關間應用逗號，以冒號結尾）；三機關間應用逗號，以冒號結尾）；三是名稱過多導致首頁不能顯示正文時，是名稱過多導致首頁不能顯示正文時，沒有將名稱移至版記。沒有將名稱移至版記。主送機關。主送機關。 公公文的主要受理機文的主要受理機關，應當使用機關，應當使用機關全稱、規范化關全稱、規范化簡稱或者同類型簡稱或

8、者同類型機關統稱。機關統稱。2022-5-448主體部分主體部分常見問題：一是首頁不顯示正文；常見問題：一是首頁不顯示正文；二是自然段之間距離過寬；三是二是自然段之間距離過寬；三是層次序號使用不規范，正確示例：層次序號使用不規范，正確示例：“一、一、”“（一）（一）”“”“1.”“1.”“（1 1）”。首。首個蓋章頁一般應同時顯示正文、個蓋章頁一般應同時顯示正文、發文機關署名和蓋章。發文機關署名和蓋章。正文。正文。 公文的公文的主體，用來表述主體，用來表述公文的內容。公文的內容。2022-5-449主體部分主體部分常見問題：一是有附件卻沒有附件常見問題：一是有附件卻沒有附件說明；二是標注位置不

9、正確（正文說明；二是標注位置不正確（正文下空一行左空兩字，回行時應與上下空一行左空兩字，回行時應與上一行附件名稱首字對齊）；三是標一行附件名稱首字對齊）；三是標注方法不正確（附件順序號應為阿注方法不正確（附件順序號應為阿拉伯數字，如附件：拉伯數字，如附件：1.1.附件名稱后附件名稱后不應標注標點符號）。不應標注標點符號）。 附件說明。公文附件說明。公文附件的名稱和順附件的名稱和順序號。序號。2022-5-450主體部分主體部分常見問題：常見問題：一是沒有署名（一是沒有署名（條例條例規定蓋章規定蓋章或不蓋章的公文都要署名，不能只或不蓋章的公文都要署名，不能只蓋章不署名）；蓋章不署名）；二是與標題

10、中發文機關不一致；二是與標題中發文機關不一致；三是聯合行文沒有署全。三是聯合行文沒有署全。 發文機關署名。發文機關署名。 署發文機關全署發文機關全稱或者規范化稱或者規范化簡稱。簡稱。2022-5-451主體部分主體部分常見問題：一是沒有使用阿拉伯數字；常見問題：一是沒有使用阿拉伯數字；二是沒有使用領導最后簽發日期（部二是沒有使用領導最后簽發日期（部分會議通過事項和電報除外）；三是分會議通過事項和電報除外）；三是沒有區分蓋章和不蓋章的位置（蓋章沒有區分蓋章和不蓋章的位置（蓋章的，成文日期右空四字，以成文日期的，成文日期右空四字，以成文日期為準居中編排發文機關署名）。為準居中編排發文機關署名）。成

11、文日期。署會議成文日期。署會議通過或者發文機關通過或者發文機關負責人簽發的日期；負責人簽發的日期；聯合行文時，署最聯合行文時，署最后簽發機關負責人后簽發機關負責人簽發的日期。簽發的日期。2022-5-452主體部分主體部分 常見問題：一是上行文沒有蓋章（上常見問題：一是上行文沒有蓋章（上行文必須蓋章，普發下行文可蓋可不行文必須蓋章，普發下行文可蓋可不蓋，電報首頁蓋發電章）；二是聯合蓋，電報首頁蓋發電章）；二是聯合行文蓋章不全；三是印章與發文機關行文蓋章不全；三是印章與發文機關標志不符；四是蓋章位置不規范（上標志不符；四是蓋章位置不規范（上邊緣應距正文一行之內，下邊緣壓成邊緣應距正文一行之內，下

12、邊緣壓成文日期，印章之間不能相交或相切）。文日期，印章之間不能相交或相切）。 印章。公文中有發印章。公文中有發文機關署名的，應文機關署名的，應當加蓋發文機關印當加蓋發文機關印章，并與署名機關章，并與署名機關相符。有特定發文相符。有特定發文機關標志的普發性機關標志的普發性公文和電報可不加公文和電報可不加蓋印章。蓋印章。2022-5-453公文加蓋印章的樣式公文加蓋印章的樣式2022-5-454主體部分主體部分常見問題：一是位置或格式不規范（左空常見問題：一是位置或格式不規范（左空2 2字加圓括號標注在成文日期下一行，不能字加圓括號標注在成文日期下一行，不能在版記上一行）；二是內容雜亂（請示件在版

13、記上一行）；二是內容雜亂（請示件只需注明主辦機關的聯系人及聯系方式）。只需注明主辦機關的聯系人及聯系方式）。附注。主要標附注。主要標明公文的發布明公文的發布層次、印發傳層次、印發傳達范圍等需要達范圍等需要說明的事項。說明的事項。請示件應當在請示件應當在附注處標明聯附注處標明聯系人姓名和聯系人姓名和聯系方式。系方式。2022-5-455主體部分主體部分附件。公文正附件。公文正文的說明、補文的說明、補充或者參考資充或者參考資料。料。常見問題：一是沒有與正文裝訂在常見問題：一是沒有與正文裝訂在一起（確實無法一起裝訂時，應在一起（確實無法一起裝訂時，應在附件的左上角頂格標注附件的左上角頂格標注“發文字

14、號發文字號+ +附件附件+ +附件順序號）；二是標題與附件順序號）；二是標題與附件說明不一致。附件說明不一致。 2022-5-456版記部分版記部分抄送機關。除主送機抄送機關。除主送機關外需要執行或者知關外需要執行或者知曉公文內容的其他機曉公文內容的其他機關。應當使用機關全關。應當使用機關全稱、規范化簡稱或者稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。同類型機關統稱。常見問題：一是將請示性公文抄送常見問題：一是將請示性公文抄送給下級機關；二是給上級機關仍然給下級機關；二是給上級機關仍然使用使用“抄報抄報”而不用而不用“抄送抄送”；三；三是標點符號不規范（同級同類機關是標點符號不規范（同級同類機關間應該用

15、頓號，不同級或不同類機間應該用頓號，不同級或不同類機關間應該用逗號，末尾用句號）。關間應該用逗號，末尾用句號）。2022-5-457版記部分版記部分印發機關和印發日期。印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印公文的送印機關和送印日期。日期。常見問題：一是把成文日期當印發常見問題：一是把成文日期當印發日期（應為送印日期）；二是標注日期（應為送印日期）；二是標注不規范，如印發機關和印發日期沒不規范，如印發機關和印發日期沒寫全或沒寫寫全或沒寫“印發印發”；三是增加額；三是增加額外內容，如校對人、審核人、內部外內容，如校對人、審核人、內部分送人員姓名或印制份數及存檔等分送人員姓名或印制份數及存檔等內容。內容。2022-5-458版心外部分版心外部分頁碼。公文頁數順頁碼。公文頁數順序號。序號。常見問題：一是附件頁碼單獨常見問題：一是附件頁碼單獨標注；二是頁碼標注不規范，標注；二是頁碼標注不規范，如標注在版心內或居中標，或如標注在版心內或居中標，或