1、1ISO/TS 16949Internal Audit21Quality Audit 體系審核體系審核2Audit Phases 審核階段審核階段3Planning Preparation 策劃準備策劃準備4Conduct Audit 實施審核實施審核5Report & follow up 報告與跟進報告與跟進6Audit Skill 審核技巧審核技巧7Auditor 審核員審核員8Automotive Audit Key Point 汽車行業審核要點汽車行業審核要點3Quality Audit Definition 質量審核定義質量審核定義Systematic, independen

2、t and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which audit criteria are fulfilled.為獲得審核證據并對為獲得審核證據并對其進行客觀的評價其進行客觀的評價,以以確定滿足審核準則的確定滿足審核準則的程度所進行的系統的程度所進行的系統的,獨立的并形成文件的獨立的并形成文件的過程過程.4Quality Audit Concepts 質量審核概念質量審核概念The design of quality

3、 audit is not used to criticize or blameTheres no procedure to be perfect and no change in anytimeQuality audit determine the basis for: - improve the quality of products - to ensure the procedure can maintain the quality and reflect the effective operation - take action to improve the processThe au

4、ditor to determine whether the operation follow procedureThe auditor shall perform audit with positive attitudeThe auditor must prepare well 質量審核的設計并非用以進行批判或質量審核的設計并非用以進行批判或責備責備并沒有一個程序是完美得于何時也不并沒有一個程序是完美得于何時也不需要改變的需要改變的質量審核確立了基礎以：質量審核確立了基礎以： - 改善公司產品的質量改善公司產品的質量 - 確保程序能維護質量、反映有效的確保程序能維護質量、反映有效的 作業作業

5、 - 采取糾正措施以改良過程采取糾正措施以改良過程審核員決定作業是否有跟從程序進行審核員決定作業是否有跟從程序進行審核員應以正面的態度進行審核審核員應以正面的態度進行審核審核員必須充分準備審核員必須充分準備5Types of Audit 審核的種類審核的種類Customer客戶客戶Enterprise企業企業Sub-contract分供方分供方Independent Organization獨立機構獨立機構第第2方方2 nd 第第3方方3rd第第2方方2nd第一方第一方1 st6Types of Audit 審核的種類審核的種類 Document Audit 文件審核文件審核 On-site

6、audit 現場審核現場審核 System audit 體系審核體系審核 Process audit 過程審核過程審核 Product audit 產品審核產品審核7Audit Phases 審核階段審核階段 審核報告審核報告被審方進行被審方進行原因分析和原因分析和糾正措施糾正措施跟蹤檢查跟蹤檢查糾正措施糾正措施搜集資料搜集資料 / / 準備準備安排審核員安排審核員制訂審核計劃制訂審核計劃文件審核文件審核準備檢查表準備檢查表 結束會議結束會議 確認結果確認結果記錄不符合點記錄不符合點調整計劃調整計劃 尋找符合尋找符合要求的地方要求的地方 開始會議開始會議進行進行準備準備跟跟進進文件編寫文件編寫

7、8Information Gathering / Preparation 搜集資料搜集資料 / 準備準備StandardsCompany backgroundNumber of EmployeeLocationSite scaleAudit scopePrevious audit recordCustomer informationCustomer / contract special requirementsTravel and other arrangementProcess identification Process linkage標準標準公司背景公司背景員工人數員工人數地點地點場地規

8、模場地規模審核范圍審核范圍以往審核記錄以往審核記錄客戶情況客戶情況客戶客戶 / / 合同特殊要求合同特殊要求交通和其它安排交通和其它安排過程確定過程確定過程連接過程連接9Auditor Arrangement 安排審核員安排審核員Trained and qualifiedHave relevant experienceIndependent to the auditeeBeware the relationship between auditor and auditeeSelect the team leader經培訓并有資格經培訓并有資格有相關經驗有相關經驗與被審方有獨立性與被審方有獨立性注

9、意審核員與被審方的個人關系注意審核員與被審方的個人關系選定組長選定組長10Audit Plan 審核計劃審核計劃The annual schedule should consider:-The importance of the process and its relationship with the system standard requirement -Actual performance and the result of previous audit-Business conditions-Customer complaints-The date of customer audit

10、-The date of the third party certification audit-Cover all elements of the standard-Cover all the processes and activity年度計劃需考慮：年度計劃需考慮：-過程的重要度和與體系標過程的重要度和與體系標準要求的相關程度準要求的相關程度-實際表現，以往審核結果實際表現，以往審核結果-業務情況業務情況-客戶投訴情況客戶投訴情況-客戶審核時間客戶審核時間-第三方認證審核時間第三方認證審核時間-覆蓋標準所有要素覆蓋標準所有要素-覆蓋所有過程和活動覆蓋所有過程和活動11Audit Sche

11、dule 審核時間表審核時間表The auditee department / process Auditor / teamScheduleAudit scopeCover all shifts and activitiesThe audit duration according to the importance and scale of the department / function / processBeware the audit process flow / sequenceAvoid / reduce walk around time 被審部門被審部門 / 過程過程審核員審核員

12、 / 小組小組時間安排時間安排審核范圍審核范圍覆蓋所有班次，活動覆蓋所有班次，活動審核時間規乎部門審核時間規乎部門 / 功能功能 / 過程的重要度和規模過程的重要度和規模注意審核流程注意審核流程 / 順序順序避免避免 / 減少來回走動時間減少來回走動時間12Document Audit 文件審核文件審核Standard clause vs quality system documentQuality system document vs standardsQuality manual, procedure documentQuality planWhether the system is co

13、mplete and adequate Understand the operation method and control point of an organization Identify the core process and support process and also the interaction 標準條文標準條文 vs 質量體系文件質量體系文件質量體系文件質量體系文件 vs 標準標準質量手冊，程序文件質量手冊，程序文件質量計劃質量計劃體系是否完整和充分體系是否完整和充分了解企業的運行方法和控制了解企業的運行方法和控制要點要點確認主要過程確認主要過程,支持過程和相支持過程和

14、相互關系互關系13Audit Checklist 審核檢查表審核檢查表Only a reminder, not a questionnaireTransfer according to the requirements of standardsTransfer according to the organizations procedure document requirementsBeware the special requirements of customerBeware the result of document auditBeware the result of previous

15、 auditBeware the customer complaintsUse it as audit record每次審核應該使用規定的檢查表每次審核應該使用規定的檢查表只是備忘，提醒，不是問卷表只是備忘，提醒，不是問卷表按標準要求轉化按標準要求轉化按企業程序文件要求轉化按企業程序文件要求轉化注意客戶特殊要求注意客戶特殊要求注意文件審核結果注意文件審核結果注意前次審核結果注意前次審核結果注意客戶投訴情況注意客戶投訴情況作為審核記錄作為審核記錄14Opening Meeting 開始會議開始會議Chaired by team leaderIntroductionAudit proposeAud

16、it standard and disposition criterion Audit scopeConfirm the audit scheduleAudit methodThe guideThe communication channel and contactThe time of close meetingOther arrangement由審核組長主持由審核組長主持介紹人員介紹人員審核目的審核目的審核標準和判定準則審核標準和判定準則審核范圍審核范圍確定審核時間表確定審核時間表審核方法審核方法陪審員陪審員溝通和聯系渠道溝通和聯系渠道末次會議時間末次會議時間其它安排其它安排15On-si

17、te Audit 現場審核現場審核Fact finding and objective evidenceNot an exercise to nit pickEnsure to cover the audit scopeEnsure to cover the standard requirementsCheck the operation conditions and previous resultCheck the conformance and adequacy Determine effectiveness Utilize the checklistNeed to follow up w

18、ith cross department Modify the audit plan when necessaryRecord the nonconformance Confirm the audit result with the auditee找尋事實，客觀證據找尋事實，客觀證據并非尋找錯誤的練習并非尋找錯誤的練習確保覆蓋審核范圍確保覆蓋審核范圍確保覆蓋標準要求確保覆蓋標準要求檢查運行情況和以往結果檢查運行情況和以往結果檢查符合性，完整性檢查符合性，完整性判斷有效性判斷有效性(!)利用檢查表幫助利用檢查表幫助需要跨部門跟蹤確認需要跨部門跟蹤確認需要時，調整審核計劃需要時，調整審核計劃記錄不

19、符合項記錄不符合項與被審方確認審核結果與被審方確認審核結果16Closing Meeting 末次會議末次會議Chaired by team leaderExpress thanks Re-confirm the audit standard and audit scopeReport the positive audit resultReport the nonconformance (NC)Mention the observation and opportunity for improvementReport the audit conclusion reply time of the

20、Corrective Action Request (CAR)Arrange the follow up auditExpress thanks again由審核組長主持由審核組長主持致謝致謝再確認審核標準和審核范圍再確認審核標準和審核范圍報告正面的審核結果報告正面的審核結果報告不符合項報告不符合項提出觀察項，改進的建議提出觀察項，改進的建議宣報審核判斷結論宣報審核判斷結論糾正措施回復時間糾正措施回復時間安排跟蹤審核安排跟蹤審核再次感謝再次感謝17Nonconformance Definition 不符合項定義不符合項定義Major:-the absence or total breakdow

21、n of a system to meet a ISO/TS 16949 requirement. A number of minor nonconformities against one requirement can represent a toatl breakdown of the system and thus be considered a major nonconformity. -Any noncompliance that would result in the probable shipment of a nonconforming product. A conditio

22、n that may result in the failure of materially reduce the usability of the the products or services for their intended purpose-A noncompliance that judgment and experience indicate is likely either to result in the failure of the quality system or to materially reduce its ability to assure controlle

23、d processes and products.嚴重嚴重-質量體系缺少或完全失效質量體系缺少或完全失效ISO/TS 16949要求。在某一個體系要求出現要求。在某一個體系要求出現好幾個輕微不符合可變成體系完全失好幾個輕微不符合可變成體系完全失效，這也是嚴重不符合。效，這也是嚴重不符合。 -任何可能使不合格產品裝運的不符合任何可能使不合格產品裝運的不符合情況。任何導致產品或服務的規定使情況。任何導致產品或服務的規定使用性能降低或失效的不符合情況。用性能降低或失效的不符合情況。-任何可能導致質量體系失效或嚴重降任何可能導致質量體系失效或嚴重降低對產品和過程控制能力的判斷或經低對產品和過程控制能力

24、的判斷或經驗的不符合情況。驗的不符合情況。 18MinorIs a ISO/TS 16949 noncompliance to that judgment and experience indicate is not likely to result in the failure of the quality system or reduce its ability to assure controlled processes or products. It may be either:-a failure in some part of the suppliers documented qu

25、ality system relative to a ISO/TS 16949 , or -A single observed lapse in following one item of a companys quality system.輕微輕微判斷或經驗與判斷或經驗與ISO/TS 16949的不的不一一致但又不可能導致體系失效，致但又不可能導致體系失效， 或降低對產品和過程能力的控制?；蚪档蛯Ξa品和過程能力的控制。-供方與供方與ISO/TS 16949有關的形有關的形成文件的質量成文件的質量 體系某一部分體系某一部分不符合要求。不符合要求。-在公司質量體系中發現的單在公司質量體系中發現的

26、單個錯誤。個錯誤。Nonconformance Definition 不符合項定義不符合項定義19ConformNo major or minor nonconformities were noted in the audit. 符合項符合項- 在審核中沒有發現嚴重不在審核中沒有發現嚴重不符合或輕微不符合。符合或輕微不符合。Nonconformance Definition 不符合項定義不符合項定義20Nonconformance Report 不符合報告不符合報告Findings 發現發現Evidence依據依據Explanation解釋解釋21Audit Report 審核報告審核報告Au

27、dit dateAuditor teamAudit standardsAudit scopeAudit planAudit result / findingsNonconformanceObservation, opportunity for improvementDisposition conclusion Follow up action 審核日期審核日期審核員小組審核員小組審核標準審核標準審核范圍審核范圍審核計劃審核計劃審核結果審核結果 / 發現發現不符合項不符合項觀察項，改進建議觀察項，改進建議判斷結論判斷結論跟蹤行動跟蹤行動22Auditee Cause Analysis &

28、 Corrective Action 被審方原因分析糾正措施被審方原因分析糾正措施Understand the NC problemInvestigate the root coursePinpoint to problem cause, take corrective action to avoid re-occurringExtend the corrective action to the similar products / process/ system Verify the effectiveness of the action了解不符合項問題了解不符合項問題調查根本原因調查根本原

29、因針對原因，采取糾針對原因，采取糾正措施，預防再發正措施，預防再發生生舉一反三，擴大糾舉一反三，擴大糾正措施到同類產品正措施到同類產品 / 工藝工藝 / 系統系統驗證措施是否有效驗證措施是否有效23Follow up Audit 跟蹤審核跟蹤審核To verify whether the corrective action has been implementedTo verify the effectiveness of corrective action Check the relevant modified document / recordRe-sample check the new

30、 operation recordRe-check the operation method and implementation 驗證糾正措施是否已實施驗證糾正措施是否已實施驗證糾正措施是否有效驗證糾正措施是否有效檢查相關修改文件檢查相關修改文件 / 記錄記錄再抽查新的運行記錄再抽查新的運行記錄再檢查運行方法和實施情再檢查運行方法和實施情況況24Audit Skill審核技巧審核技巧Fact Findings找尋事實找尋事實 - Read 讀讀 - Observe 看看 / 觀察觀察 - Listen 聽聽 - Ask 問問25Read - Standards - Quality syste

31、m document, record - customer contract, special requirements - previous audit records - customer complaints - data analysis讀：讀： - 標準標準 - 質量體系文件，記錄質量體系文件，記錄 - 客戶合同，特殊要求客戶合同，特殊要求 - 以往審核記錄以往審核記錄 - 客戶投訴情況客戶投訴情況 - 分析資料分析資料Audit Skill審核技巧審核技巧26Observe - auditee the response, body language - response of ot

32、her people - look at the auditees eyes - Sense judgment 看看 / 觀察觀察-被審方的反應，身體語被審方的反應，身體語言言-其他人員的反應其他人員的反應-看著對方的眼睛看著對方的眼睛-感官判斷感官判斷Audit Skill審核技巧審核技巧27Listen -Beware the environmental influence-Beware whether the auditee can represent -Analyze information-Summarize information -Record to follow up-Not

33、to appraise the speaker-Beware the side indication -Show the interesting to listen 聽聽-注意環境影響注意環境影響-注意對方是否有代表性注意對方是否有代表性-分析資料分析資料-總結信息總結信息-記錄以便跟蹤記錄以便跟蹤-切勿評價講者切勿評價講者-注意言外之意注意言外之意-表示有興趣聽表示有興趣聽Audit Skill審核技巧審核技巧28Ask -closed question-Leading question-Open question -Who-When -Where-What-How-Why-Show me-

34、Double / multiple question-Follow up question 問問-封閉式問題封閉式問題-帶領式問題帶領式問題-開放式問題開放式問題-何人何人-何時何時-何處何處-何事何事-怎么樣怎么樣-為什么為什么-給我看看給我看看-2個個/ 多個問題多個問題-跟蹤提問跟蹤提問Audit Skill審核技巧審核技巧29Audit Flow-draft flow chart-The first question-From top down / from bottom up-Trace forward / trace backward-Horizontal check-Focus

35、check-Sample check method -Apply ROLA審核流程審核流程-粗略的流程圖粗略的流程圖-第一條問題第一條問題-由上而下由上而下/由下而上由下而上-往前追查往前追查/ 往后追查往后追查-橫向檢查橫向檢查-重點檢查重點檢查-抽樣方法抽樣方法-運用運用ROLAAudit Skill審核技巧審核技巧30Other remark-time management / control-Cover all related activities according to the plan-Avoid side tracking -Avoid being led / miss led

36、-Not to involve in the discussions of cause and responsibility -Not to provide the detail method of solution -Dont be afraid to say you dont understand-The effective 2 way communication 其他注意其他注意-時間管理時間管理 / 控制控制-按計劃，覆蓋所有相關活按計劃，覆蓋所有相關活動動-不被轉移目標不被轉移目標-不被引導不被引導 / 誤導誤導-不參與討論原因和責任不參與討論原因和責任-不提供具體解決方法不提供具體

37、解決方法-不要害怕說你不明白不要害怕說你不明白-有效的雙向溝通有效的雙向溝通Audit Skill審核技巧審核技巧31Auditor Attitude/ Responsibility 審核員態度審核員態度 / 責任責任Good 好好Good listener 善于聆聽善于聆聽Open minded 思想開朗思想開朗Diplomatic 善于交往善于交往Resilient 復原力強復原力強Unbiased 公平公平Honest 誠實誠實Patient 耐心耐心Self-disciplined 自律自律Articulate 善于溝通善于溝通Able to communicate 表達力強表達力強I

38、nterested 有好奇心有好奇心Unafraid of being unpopular 不怕不怕受排擠受排擠Empathetic 具同情心具同情心Bad 壞壞Arrogant 傲慢傲慢Opinionated 偏見偏見Self-important 自大自大Lazy 懶惰懶惰Argumentative 好爭辯好爭辯Shy 害羞害羞Timid 膽怯膽怯Gullible 易受騙易受騙Impatient 缺乏耐性缺乏耐性Poor communicator 不善于溝通不善于溝通Desire to be liked 希望被喜歡希望被喜歡Unprofessional 不專業不專業32Automotive Audit Key Points 汽車行業審核中的要點汽車行業審核中的要點Use of ISO/TS standard checklistBeware of customer specific requirementsCollect customer requirements from S