1、文印專項培訓(xùn)-質(zhì)量檢驗第二章 質(zhì)量檢驗詳述 前 言質(zhì)量檢驗是融合在訂單制作過程中的行為。規(guī)范的訂單制作流程將提高文件制作質(zhì)量，減少差錯，助力于質(zhì)量檢驗。本章將結(jié)合文印訂單制作流程對質(zhì)量檢驗做詳細深入的闡述第一節(jié) 訂單制作前的檢查程序（接單員質(zhì)檢） 是指工作人員（接單員）對客戶帶來的文件/電子文件進行檢查，以保證可以正常制作。 在檢查過程中，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)文件有無問題，如缺少圖形和不能識別或有不正確的字體等。 認真進行制作前檢查可以降低制作錯誤造成的成本浪費和損失，并可以最大限度節(jié)約客戶的時間。 對于來店訂單、電子傳送訂單和上門提取訂單，都要進行本項檢查。 如果微軟的文檔格式出現(xiàn)了丟圖和缺字等現(xiàn)象，

2、或是多個文件要打印成一份文件時，要盡量將文件導(dǎo)入為PDF文件進行處理。 如果客戶不愿意在店內(nèi)等候檢查和校樣，可以留下客戶電話，發(fā)現(xiàn)問題與客戶及時聯(lián)系。 在訂單制作前制作校樣將有效避免質(zhì)量問題。第二節(jié) 校樣制作的程序（校樣質(zhì)檢）一、校樣制作的目的是為了在整個訂單任務(wù)開始制作前提供參考，使制作人員和客戶有機會就訂單任務(wù)的質(zhì)量標準和預(yù)期想法明白而清楚的交換意見。二、需要制作校樣的情況在大多數(shù)情況下，有必要制作一個校樣，以保障訂單任務(wù)能夠成功而且按時地完成。至于是否需要制作校樣以及制作什么樣的校樣為適當，則取決于訂單任務(wù)的性質(zhì)和價值，但以下兩種情況必須制作校樣：1. 我們將500元定義為警戒價格，高于

3、此價格的訂單必須制作校樣。各店可根據(jù)自己的實際情況調(diào)整限額，但不應(yīng)高于此警戒價格。2. 所有涉及設(shè)計制作、噴繪、及單筆訂單金額超過500元的立等可取訂單，必須使用樣品確認表與客戶進行樣品確認。三、就制作校樣與客戶交換意見我們應(yīng)該讓客戶了解樣張的重要性，并鼓勵客戶在訂單開始制作前審批樣張。如果客戶以前從沒有看到過最后輸出的紙張文件，或者客戶對色彩要求很高，那么，制作校樣就非常重要了。因為用不同打印機設(shè)備產(chǎn)生的色彩和灰度，同計算機屏幕上顯示的顏色以及不同人對顏色的認識想象都有差別。制作人員應(yīng)該優(yōu)先考慮并安排及時完成校樣的制作，使客戶有時間審查校樣并在制作前進行修改。客戶放棄制作校樣：有的客戶可能因

4、為時間問題或認為校樣制作繁瑣，不愿意花時間審批校樣。我們決不能向客戶提出忽略校樣的建議。工作人員可以向客戶解釋制作校樣對于客戶的重要性：1.可以使客戶看到最終文件的樣式，對最后的成品有一個感性認識。2.電子文件輸出往往出現(xiàn)字體不符、分頁錯誤、圖形丟失或分辨率太低。3. 如不制作樣張，等發(fā)現(xiàn)問題時，盡管我們會及時與客戶聯(lián)系，但可能會造成拖延，不能按時完成訂單任務(wù)。4. 有些問題只有等待校樣出來后客戶自己查看，如：字體的細微偏差，顏色不符原先的想象，拼寫錯誤等。5. 如果放棄校樣，在制作時出現(xiàn)問題修改文件會增加額外的費用。如果客戶仍堅持放棄校樣，那么應(yīng)該請客戶在訂單的客戶確認部分簽字確認。如果訂單

5、任務(wù)很大，工作人員一定要有耐心并負責(zé)向客戶解釋制作校樣的重要性。在特殊情況下，制作人員可以制作兩份校樣，一份請客戶簽字留店保存，另一份由客戶保存。四、校樣的種類1.立看校樣：由操作員確定或應(yīng)客戶要求制作，用于立等可取訂單。請客戶口頭確認后可立即實行訂單制作任務(wù)。此種類型可不使用校樣工具（校樣核準表）。2. 客戶校樣：用于非常規(guī)打印或數(shù)字輸出、大量分頁紙、復(fù)雜圖片及不同機器或不同規(guī)格紙張的復(fù)雜訂單任務(wù)。必須用正式制作的打印輸出設(shè)備制作部分或全部的校樣交由客戶審批。如果有大量可能被誤解的細節(jié)，要請客戶重新修改文件后再全部輸出。此種類型必須使用校樣工具。3. 生產(chǎn)校樣：訂單及其復(fù)雜或者制作份數(shù)太多卻

6、又沒有與客戶校樣或是客戶主動放棄“客戶校樣”的情況，適用此校樣類型。此種校樣類型僅供內(nèi)部校樣之用。需要耗時兩個班次以上的訂單或訂單總價格超過警戒價格且沒有與客戶完成校樣時，經(jīng)店長或值班經(jīng)理批準，由操作員制作樣張，供其在制作文件時參考。除非店長認為有足夠的理由可以略過此步驟，否則不可省略。以下幾種情況出現(xiàn)必須做生產(chǎn)校樣：（1）訂單需要跨班次制作。（2）制作過程中因為機器的問題需要換機器制作。（3） 客戶放棄校樣。（4） 客戶的文件經(jīng)過修改。五、其他必須必須制作校樣的情況1. 所有彩色復(fù)印、彩色打印2. 掃描或修改的文件寬幅噴繪3. 黑白文件有灰色圖形或圖案4. 底灰過重或文字過清的黑白復(fù)印文件5

7、. 分頁紙打印復(fù)印6. 帶有水印的圖形文件7. 按不規(guī)則比例縮放的文件六、校樣程序的銜接 當洽談程序結(jié)束、所有訂單表格填好、客戶文件準備就緒等待制作以及客戶已經(jīng)審看過校樣且批準后，就應(yīng)將訂單放在制作區(qū)，從而轉(zhuǎn)入制作程序。 *洽談程序、訂單填制程序、客戶校樣審看程序、客戶校樣批準表及使用/保存、客戶校樣的規(guī)定和步驟，今后另行介紹。第三節(jié) 制作訂單流程中的質(zhì)檢一、訂單進入制作階段前的工作產(chǎn)品的成功依賴于訂單承接過程（接單）的準確性，包括：1.訂單承接表格上清晰、準確的指導(dǎo)說明2.預(yù)查和準備數(shù)碼文檔3.制作校樣，獲得客戶校樣認可4. 所有預(yù)制作步驟必須在訂單開始制作前完成，包括： (1) 審查訂單

8、(2) 取得所需訂單的所有耗材 (3) 制訂制作計劃。二、訂單制作中各崗位工作人員職責(zé)（含質(zhì)檢職責(zé)）1. 操作員（1）與接單人或客戶溝通訂單的要求和交貨期限（2）對文件內(nèi)容進行預(yù)檢（3）制作客戶校樣并提供給客戶，讓客戶簽字確認（4）根據(jù)客戶校樣的反饋對客戶訂單進行修改（5）如遇到微軟軟件打印丟圖或缺文字，將此類文檔轉(zhuǎn)為PDF文件輸出（6）建立時間表以確保工作按時完成（7）如有修改為修改部分更新訂單日志（8）為修改部分進行校對（修檢）（9）操作所有制作機器和輸出設(shè)備（10）對于一項復(fù)雜性高或大批量的工作，除了創(chuàng)建客戶校樣外還要在大批量生產(chǎn)前做出一份樣稿，同時對文件再次檢驗，確認無誤后大批量生產(chǎn)（

9、再檢）（11）對各自所負責(zé)的訂單進行質(zhì)檢（分步質(zhì)檢）（12）一個訂單如遇到多班次制作情況下，要各自將訂單的進程更新到訂單日志上（13）如遇到機器設(shè)備故障，要及時報修（14）按照要求寫出訂單價格（15）對已完成訂單進行質(zhì)檢并包裝入庫（完工質(zhì)檢）2. 值班經(jīng)理（1）完成所有操作員的職責(zé)（2）為復(fù)雜訂單提供咨詢或建議（3）對不能輸出的文件或發(fā)現(xiàn)文件出現(xiàn)問題要及時同客戶溝通并提出解決方案（4）必要時對文件進行少量修改和格式的變動（5）隨時根據(jù)進程監(jiān)控耗材的數(shù)量（6）確保訂單在60分鐘內(nèi)輸入到生產(chǎn)日志（PDT）內(nèi)（7）跟蹤外發(fā)訂單，確保外發(fā)訂單的質(zhì)量和時間（8）作為外發(fā)訂單的重要聯(lián)系人（9）合理的安排工

10、作時間（10）在各班次員工之間溝通待解決訂單的狀態(tài)（11）核實訂單的價格并做最后的質(zhì)檢（最終質(zhì)檢或總質(zhì)檢）（12）確保訂單準時保質(zhì)的交付到客戶手中（13）安排取送的時間和人員3. DTP（Desktop Publishing 桌面印刷/印刷專員）：利用計算機把文字和圖形元素合并在一個打印頁面上。創(chuàng)建客戶臨時文件夾，將客戶的電子文件存入臨時文件夾中確認客戶文件的介質(zhì)并預(yù)估訂單的時間確認我們的字庫里是否有客戶需要的字體確認客戶提供的圖片素材的進度問題根據(jù)我打印的實際色彩和客戶對色彩的要求提出解決方案如果客戶對文件改動要及時更新訂單日志跟蹤外發(fā)訂單三、訂單控制流程（監(jiān)控作業(yè)過程）PDT流程：即生產(chǎn)日

11、志流程，采用生產(chǎn)日志對訂單進行跟蹤管理的方法。 生產(chǎn)日志中包括客戶和訂單信息，制作管理記錄和制作階段的工作期限。 值班經(jīng)理通過日志來計劃并組織訂單的各階段制作，跟蹤訂單流程，促進部門與操作員工之間的溝通，以便及時管理制作時間和資源。 日志應(yīng)在便于查找的地方并由值班經(jīng)理填寫并每一小時檢查生產(chǎn)日志以保證日志能夠及時更新。 生產(chǎn)日志從填寫訂單信息、安排制作人和預(yù)估制作時間全部由值班經(jīng)理填寫，而制作項目及分步質(zhì)檢則由生產(chǎn)制作人員填寫。 生產(chǎn)日志應(yīng)用200g彩機紙打印，并手寫訂單號碼。需要特別指出的是在日志上登記的號碼一定要連號。 沒有結(jié)束的訂單日志需要有特殊標簽貼出，以方便我們的成員在日后清楚的發(fā)現(xiàn)未

12、結(jié)束的訂單以便時刻關(guān)注。 這個流程的設(shè)立在于值班經(jīng)理可以輕松的監(jiān)測到整個的制作過程及根據(jù)訂單的進度合理安排工作。 另附：PDT使用流程及日志的復(fù)印件四、訂單制作流程 1. 如果客戶正在等待，訂單則寫在一張立等可取訂單上，如果客戶在四個小時內(nèi)回來，立等可取訂單則自動轉(zhuǎn)為大訂單。2. 訂單制作使用適當?shù)臋C器設(shè)備為不同的訂單進行制作，以確保訂單制作在規(guī)定時間內(nèi)完成。l 在制作過程前一定要保證對之前的所有工作進行過質(zhì)檢，并與各員工溝通訂單所產(chǎn)生的問題和注意事項。l 每一階段訂單工作完成后都要質(zhì)檢（分步質(zhì)檢）。l 要做到隨時更新生產(chǎn)日志，并在全部工作完成后做最后的質(zhì)檢（總質(zhì)檢）。l 按照樣張制作。遇到多

13、班次交接過程要寫下機器型號及其設(shè)置等相關(guān)內(nèi)容。l 無論是復(fù)印還是打印，在多份文件制作過程中，要先做出一整份成品，并作為樣稿為以后的作業(yè)做指導(dǎo)和依據(jù)。l 打印的文件可以事先存放到機器的郵箱功能中，在打印作業(yè)時提取 l如果機器遇到卡紙和其他情況，要根據(jù)機器面板的提示正確操作。l在裝訂過程中一定要注意客戶文件的紙張邊距及尺寸等是否符合客戶要求的裝訂方式，如果不適合則要及時向客戶解釋說明。l使用耗材應(yīng)與實際相符，廢品及時統(tǒng)計并登記在錄。l篩選過濾工作信息以助于工作計劃及各班次與部門之間的溝通。：3. 大訂單制作特殊流程（1）大訂單的定義：一個訂單如果交貨期限為四個小時或以上，應(yīng)使用大訂單，另外：l 通

14、過電子傳遞方式收到的l 由銷售人員提供的l 外發(fā)訂單或是其他分店分攤制作的l 涉及到取送業(yè)務(wù)的l 如果訂單的任何部分要發(fā)外制作或是分攤到分店制作，那么它也是一個大訂單。（2）大訂單在制作前，由值班經(jīng)理審查并輸入生產(chǎn)日志以便在制作流程中跟蹤。在工作完成后，生產(chǎn)日志要及時更新。：（3）大訂單的預(yù)制作計劃在一個大訂單制作前，應(yīng)先對它進行預(yù)檢，包括： 訂單審查，查看是否將客戶的要求準確清晰的記錄在訂單上，特別是復(fù)雜的或者是有特殊要求的訂單 對客戶原件進行預(yù)檢查和預(yù)處理。在檢查過程中注意的事項：如果是客戶自帶的原文件u要檢查客戶的原件是單面還是雙面及尺寸u查看客戶的原件內(nèi)是否有打釘或曲別針等固定文件的介

15、質(zhì)u預(yù)檢查客戶的原文件字跡圖案是否清晰，原文件紙張是否整齊無折痕、粘貼或缺損u客戶的文件是否需要重拆以便復(fù)印u如果是彩色文件則要觀察文件的色彩、深淺及顏色的飽和度等u要查看原文件的頁邊距是否能滿足復(fù)印的要求：如果是客戶自帶的電子文件u要檢查客戶的存儲介質(zhì)或設(shè)備有無損壞u要先創(chuàng)建客戶臨時文件夾，將客戶的電子原文件復(fù)制到客戶臨時文件夾中u檢查客戶的電子文件是何種軟件制作u檢查客戶的電子文件是否可以滿足打印的需求，分辨率是否可以滿足放大縮小的要求u查看文件是否需要轉(zhuǎn)換格式或重新設(shè)計或拼版u查看文件是否有亂碼或缺圖、缺字在預(yù)檢同時，還要進行如下工作：u制定或制作校樣u確認訂單所需耗材充足u制定制作計劃

16、u安排制作人員和制作機器u檢查機器內(nèi)是否裝有所需訂單的紙張u在60分鐘內(nèi)將訂單輸入到生產(chǎn)日志上u安排訂單取送時間4. 訂單完成l 將文件放置于質(zhì)檢區(qū)做最后的質(zhì)檢（總質(zhì)檢）l 更新訂單作價l 對文件包裝l 將文件放入寫有標記的文件柜中，該文件柜的標號要與訂單上的標號相符l 將廢品登記在錄，并將廢品回收到廢品箱內(nèi)l 清理用過的紙張和耗材，并歸位l 清理工作區(qū)域，保持工作區(qū)的整潔干凈5. 訂單制作工具的使用訂單封袋是用于存放詳細記錄訂單制作說明信息的訂單和安全存放客戶訂單資料的，以便于照單制作和保存。封袋內(nèi)存放客戶文件的原件、副本、電腦存儲介質(zhì)、光盤、草圖、樣稿和其他制作簽字樣張等。為保護好原件，應(yīng)

17、該：l 將填寫好的訂單放入封袋后，應(yīng)將客戶的文件原件、簽字樣張或電腦存儲介質(zhì)等一并放入封袋。l 不使用原稿時應(yīng)將它們放回封袋，在制作過程中應(yīng)該使封袋和訂單在一起。l 如果客戶在一個訂單制作過程中又有一個或幾個訂單，通常我們會追加訂單，將一個或幾個訂單放入一個封袋中而不使用多個訂單封袋。l 完成訂單并對它進行質(zhì)檢后，應(yīng)將訂單封袋放到貼有“已完成”字樣的訂單桌區(qū)域內(nèi)。注意不要損壞封袋內(nèi)客戶的文件。l 將訂單交給客戶之前，填寫完的訂單應(yīng)始終與訂單封袋在一起，以便有問題時用作參考。l 文件的原件應(yīng)與完成的訂單產(chǎn)品分開放置，原件放置于訂單封袋內(nèi)，成品另用袋子包裝。訂單桌l 所有訂單都通過訂單桌來完成。l 訂單填寫完畢后放入訂單封袋中，該袋子為塑料透明狀，訂單正面朝上，使操作員能一眼看到訂單l 在桌子的角上要標注接單、制作中和已完成等字樣。不同過程中的訂單要放在不同的位置上l 訂單放在接單區(qū)域時接單員要及時通知制作人員l 已完成訂單要放在完成