1、 有效的會(huì)議能把組織里每一個(gè)有效的會(huì)議能把組織里每一個(gè)人的知識(shí)、技能及創(chuàng)意整合起來(lái)、人的知識(shí)、技能及創(chuàng)意整合起來(lái)、發(fā)揮最大的效用。開(kāi)會(huì)的技巧并非發(fā)揮最大的效用。開(kāi)會(huì)的技巧并非生而賦予，大多數(shù)人都是經(jīng)由觀察、生而賦予，大多數(shù)人都是經(jīng)由觀察、練習(xí)及反饋而來(lái)。所以，本課程的練習(xí)及反饋而來(lái)。所以，本課程的設(shè)計(jì)，就是希望以簡(jiǎn)明、實(shí)際的方設(shè)計(jì)，就是希望以簡(jiǎn)明、實(shí)際的方式來(lái)達(dá)到以下目標(biāo)。式來(lái)達(dá)到以下目標(biāo)。如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練3 說(shuō)明何謂有效會(huì)議說(shuō)明何謂有效會(huì)議 會(huì)規(guī)劃會(huì)議議程會(huì)規(guī)劃會(huì)議議程 能運(yùn)用技巧，主持會(huì)議能運(yùn)用技巧，主持會(huì)議如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練4 概論概論 開(kāi)會(huì)前準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前

2、準(zhǔn)備工作 會(huì)議總結(jié)與記錄會(huì)議總結(jié)與記錄 演練演練如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練5 你開(kāi)會(huì)的目的你開(kāi)會(huì)的目的 您經(jīng)常開(kāi)的會(huì)議有那些您經(jīng)常開(kāi)的會(huì)議有那些 如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練6 解決問(wèn)題解決問(wèn)題 制定決策制定決策 收集資訊收集資訊 提供和分享資訊與意見(jiàn)提供和分享資訊與意見(jiàn) 規(guī)劃或是啟動(dòng)新項(xiàng)目規(guī)劃或是啟動(dòng)新項(xiàng)目 分配或統(tǒng)籌工作分配或統(tǒng)籌工作 追蹤工作進(jìn)度追蹤工作進(jìn)度 建立團(tuán)隊(duì)共識(shí)，提高士氣建立團(tuán)隊(duì)共識(shí)，提高士氣如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練7 會(huì)前計(jì)劃預(yù)備開(kāi)會(huì)相關(guān)事項(xiàng)會(huì)前計(jì)劃預(yù)備開(kāi)會(huì)相關(guān)事項(xiàng) 事先了解議題內(nèi)容事先了解議題內(nèi)容 雙向溝通開(kāi)放式的引導(dǎo)出席者討論雙向溝通開(kāi)放式的引導(dǎo)出席者討

3、論 歸納會(huì)中的意見(jiàn)，造成全體的共識(shí)歸納會(huì)中的意見(jiàn)，造成全體的共識(shí)如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練8 會(huì)議的目的很明確，會(huì)議的過(guò)程以目標(biāo)為導(dǎo)向會(huì)議的目的很明確，會(huì)議的過(guò)程以目標(biāo)為導(dǎo)向 適當(dāng)會(huì)議時(shí)間的分配適當(dāng)會(huì)議時(shí)間的分配 參加人員積極參與參加人員積極參與 統(tǒng)合綜效，集個(gè)人所長(zhǎng)統(tǒng)合綜效，集個(gè)人所長(zhǎng) 1+1 1+1 2 2 轉(zhuǎn)化成具體及積極的行動(dòng)轉(zhuǎn)化成具體及積極的行動(dòng)如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練9 設(shè)定討論主題，以及預(yù)期成果設(shè)定討論主題，以及預(yù)期成果 決定是否召開(kāi)會(huì)議決定是否召開(kāi)會(huì)議 設(shè)定議程：決定議題及列下所有的議題設(shè)定議程：決定議題及列下所有的議題 指定與會(huì)者名單與角色分派指定與會(huì)者名單與角

4、色分派 會(huì)議的場(chǎng)地及時(shí)間會(huì)議的場(chǎng)地及時(shí)間 通知通知如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練10 對(duì)議題有直接權(quán)限和責(zé)任的人對(duì)議題有直接權(quán)限和責(zé)任的人 對(duì)議題有相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人對(duì)議題有相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人 與執(zhí)行議題的結(jié)論相關(guān)的人與執(zhí)行議題的結(jié)論相關(guān)的人 對(duì)議題有興趣并關(guān)心的人對(duì)議題有興趣并關(guān)心的人如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練11 會(huì)議主席：作裁決會(huì)議主席：作裁決 會(huì)議主持：會(huì)議程序管理、內(nèi)容管理會(huì)議主持：會(huì)議程序管理、內(nèi)容管理 記錄員：記錄會(huì)議的重點(diǎn)并將記錄下發(fā)記錄員：記錄會(huì)議的重點(diǎn)并將記錄下發(fā) 時(shí)間控制員：提醒時(shí)間保證會(huì)議順利進(jìn)行時(shí)間控制員：提醒時(shí)間保證會(huì)議順利進(jìn)行 與會(huì)者：與會(huì)者： 參與議題的

5、討論和資料收集參與議題的討論和資料收集如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練12 下周將召開(kāi)工作總結(jié)會(huì)議。公司最近業(yè)下周將召開(kāi)工作總結(jié)會(huì)議。公司最近業(yè)績(jī)下降，還發(fā)生了績(jī)下降，還發(fā)生了3 3件顧客投訴的事件。件顧客投訴的事件。公司對(duì)相關(guān)員工進(jìn)行了處罰，造成部分公司對(duì)相關(guān)員工進(jìn)行了處罰，造成部分員工意見(jiàn)分歧情緒低落，這些都可能影員工意見(jiàn)分歧情緒低落，這些都可能影響公司顧客服務(wù)的品質(zhì)。你要借此機(jī)會(huì)響公司顧客服務(wù)的品質(zhì)。你要借此機(jī)會(huì)澄清投訴事件并尋找提高業(yè)績(jī)的方法澄清投訴事件并尋找提高業(yè)績(jī)的方法 如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練13會(huì)議的主題：會(huì)議的主題： 預(yù)想成果：預(yù)想成果： 1.各部門業(yè)績(jī)報(bào)告各部門業(yè)績(jī)

6、報(bào)告； 2.業(yè)績(jī)下降原因的分析業(yè)績(jī)下降原因的分析； 3.顧客投訴事件真相的澄清顧客投訴事件真相的澄清。 1.總結(jié)原因并制定業(yè)績(jī)提升行動(dòng)計(jì)劃總結(jié)原因并制定業(yè)績(jī)提升行動(dòng)計(jì)劃 2.澄清投訴事件并達(dá)成客訴處理原則共識(shí)澄清投訴事件并達(dá)成客訴處理原則共識(shí) 如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練14主題會(huì)議通知主題會(huì)議通知會(huì)議主題：討論上個(gè)月業(yè)績(jī)下降原因及改進(jìn)措施預(yù)想成果：擬定改善計(jì)劃并具體分工 會(huì)議日期： 3/28/2002 地點(diǎn)：二樓會(huì)議室會(huì)議主席：陳總經(jīng)理 記錄員：張秘書會(huì)議主持：張副總 時(shí)間控制員：張秘書參加人員：鐘曉明 張立正 成龍 梅延芳 趙本山 時(shí)時(shí)間間會(huì)會(huì)議議議議程程準(zhǔn)準(zhǔn)備備資資料料負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人1

7、：20-1：30宣宣布布會(huì)會(huì)議議議議程程/設(shè)設(shè)定定會(huì)會(huì)議議規(guī)規(guī)則則張張秘秘書書1：30-3：00報(bào)報(bào)告告業(yè)業(yè)績(jī)績(jī)數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)及及分分析析報(bào)報(bào)告告(每每部部門門有有 20分分鐘鐘報(bào)報(bào)告告時(shí)時(shí)間間)部部門門月月工工作作報(bào)報(bào)告告和和相相關(guān)關(guān)銷銷售售報(bào)報(bào)表表各各部部門門經(jīng)經(jīng)理理3：00-3：15休休息息3：15-4：00分分析析原原因因，腦腦力力激激蕩蕩收收集集可可能能原原因因各各與與會(huì)會(huì)者者4：00-5：00 選選擇擇重重點(diǎn)點(diǎn)原原因因并并制制定定行行動(dòng)動(dòng)方方案案各各與與會(huì)會(huì)者者5：00-5：45 列列出出行行動(dòng)動(dòng)計(jì)計(jì)劃劃及及具具體體工工作作分分工工會(huì)會(huì)議議主主席席及及各各部部門門經(jīng)經(jīng)理理5：45-6：0

8、0總總結(jié)結(jié)會(huì)會(huì)議議主主席席如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練15例行會(huì)議通知例行會(huì)議通知會(huì)議日期： 3/28/2002 地點(diǎn)：二樓會(huì)議室會(huì)議主席：陳總經(jīng)理 記錄員：張秘書會(huì)議主持：張副總 時(shí)間控制員：張秘書會(huì)議內(nèi)容：總公司營(yíng)運(yùn)會(huì)議傳達(dá)、各部門例行工作報(bào)告參加人員：鐘曉明 張立正 成龍 梅延芳 趙本山 時(shí)時(shí)間間會(huì)會(huì)議議議議程程負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人1 1：2 20 0- -1 1：3 30 0宣宣布布會(huì)會(huì)議議議議程程/ /設(shè)設(shè)定定會(huì)會(huì)議議規(guī)規(guī)則則張張秘秘書書1 1：3 30 0- -1 1：5 50 0總總公公司司會(huì)會(huì)議議精精神神傳傳達(dá)達(dá)陳陳總總經(jīng)經(jīng)理理1 1：5 50 0- -3 3：3 30 0各各部部

9、門門月月工工作作報(bào)報(bào)告告（每每部部門門 2 20 0 分分鐘鐘報(bào)報(bào)告告時(shí)時(shí)間間）各各部部門門經(jīng)經(jīng)理理3 3：3 30 0- -3 3：5 50 0工工作作報(bào)報(bào)告告總總結(jié)結(jié)陳陳總總經(jīng)經(jīng)理理3 3：5 50 0- -4 4：0 00 0休休息息4 4：0 00 0- -4 4：4 45 5下下月月工工作作重重點(diǎn)點(diǎn)安安排排各各部部門門經(jīng)經(jīng)理理4 4：4 45 5- -5 5：0 00 0新新產(chǎn)產(chǎn)品品推推廣廣計(jì)計(jì)劃劃進(jìn)進(jìn)度度分分析析市市場(chǎng)場(chǎng)部部，營(yíng)營(yíng)業(yè)業(yè)部部5 5：0 00 0- -5 5：2 20 0總總結(jié)結(jié)會(huì)會(huì)議議主主席席如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練16案例練習(xí)：案例練習(xí)： 作為市場(chǎng)部經(jīng)理公司

10、準(zhǔn)備推出一款新型作為市場(chǎng)部經(jīng)理公司準(zhǔn)備推出一款新型的照相機(jī)產(chǎn)品，您想召開(kāi)該產(chǎn)品的制定的照相機(jī)產(chǎn)品，您想召開(kāi)該產(chǎn)品的制定市場(chǎng)推廣計(jì)劃會(huì)議并通過(guò)會(huì)議制定推廣市場(chǎng)推廣計(jì)劃會(huì)議并通過(guò)會(huì)議制定推廣計(jì)劃和銷售政策。計(jì)劃和銷售政策。 你會(huì)如何安排會(huì)議議程及制定會(huì)議通知單你會(huì)如何安排會(huì)議議程及制定會(huì)議通知單如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練17 重述會(huì)議的主題及所預(yù)期的成果重述會(huì)議的主題及所預(yù)期的成果 制定或整理會(huì)議議程制定或整理會(huì)議議程 建立或宣讀會(huì)議規(guī)則建立或宣讀會(huì)議規(guī)則如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練18 讓與會(huì)者成為內(nèi)容的主角讓與會(huì)者成為內(nèi)容的主角 仔細(xì)的傾聽(tīng)（仔細(xì)的傾聽(tīng)（5W1H5W1H） 先保留自己

11、的觀點(diǎn)先保留自己的觀點(diǎn) 鼓勵(lì)多元化的討論鼓勵(lì)多元化的討論 腦力激蕩鼓勵(lì)不同的觀點(diǎn)，不批評(píng)原則。腦力激蕩鼓勵(lì)不同的觀點(diǎn)，不批評(píng)原則。 不斷提醒會(huì)議議程及預(yù)期成果、會(huì)議規(guī)則，引導(dǎo)會(huì)議不斷提醒會(huì)議議程及預(yù)期成果、會(huì)議規(guī)則，引導(dǎo)會(huì)議朝目標(biāo)推進(jìn)。朝目標(biāo)推進(jìn)。 適時(shí)指明發(fā)言人或做全體意見(jiàn)調(diào)查。適時(shí)指明發(fā)言人或做全體意見(jiàn)調(diào)查。 復(fù)述并加以說(shuō)明所提出的意見(jiàn)。復(fù)述并加以說(shuō)明所提出的意見(jiàn)。 主動(dòng)探詢對(duì)議題較有經(jīng)驗(yàn)者主動(dòng)探詢對(duì)議題較有經(jīng)驗(yàn)者 處理干擾行為處理干擾行為 對(duì)成員精神及生理狀態(tài)高度警覺(jué)。對(duì)成員精神及生理狀態(tài)高度警覺(jué)。如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練19 導(dǎo)入議題導(dǎo)入議題 引出意見(jiàn)引出意見(jiàn) 導(dǎo)出結(jié)論導(dǎo)出結(jié)論

12、 歸納結(jié)論歸納結(jié)論如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練20 以親切的交談來(lái)松弛與會(huì)者的情緒以親切的交談來(lái)松弛與會(huì)者的情緒 明確地說(shuō)明開(kāi)會(huì)的目的與重要性明確地說(shuō)明開(kāi)會(huì)的目的與重要性 引用個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和個(gè)案闡明議題引用個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和個(gè)案闡明議題 提供與意見(jiàn)相關(guān)的背景資料提供與意見(jiàn)相關(guān)的背景資料 表現(xiàn)出你對(duì)與會(huì)者的信賴表現(xiàn)出你對(duì)與會(huì)者的信賴 說(shuō)明你對(duì)與會(huì)者的期待說(shuō)明你對(duì)與會(huì)者的期待如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練21 提供與議題有關(guān)的咨詢，以促進(jìn)與會(huì)者的思考方向提供與議題有關(guān)的咨詢，以促進(jìn)與會(huì)者的思考方向 以明確的發(fā)問(wèn)引出與會(huì)者的相關(guān)意見(jiàn)以明確的發(fā)問(wèn)引出與會(huì)者的相關(guān)意見(jiàn) 觀察全體與會(huì)者的反應(yīng)和動(dòng)向，再依反應(yīng)

13、提出問(wèn)題觀察全體與會(huì)者的反應(yīng)和動(dòng)向，再依反應(yīng)提出問(wèn)題 串連大家對(duì)議題所發(fā)表的意見(jiàn)串連大家對(duì)議題所發(fā)表的意見(jiàn) 引導(dǎo)不發(fā)言者提出意見(jiàn)引導(dǎo)不發(fā)言者提出意見(jiàn)如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練22 記錄與議題核心相關(guān)的意見(jiàn)記錄與議題核心相關(guān)的意見(jiàn) 分析，比較各個(gè)意見(jiàn)的要點(diǎn)分析，比較各個(gè)意見(jiàn)的要點(diǎn) 引導(dǎo)大家去評(píng)估彼此的意見(jiàn)和觀點(diǎn)引導(dǎo)大家去評(píng)估彼此的意見(jiàn)和觀點(diǎn) 以超然客觀的立場(chǎng)說(shuō)明各意見(jiàn)之重點(diǎn)以超然客觀的立場(chǎng)說(shuō)明各意見(jiàn)之重點(diǎn) 指出與會(huì)議目的相吻合的觀點(diǎn)和意見(jiàn)指出與會(huì)議目的相吻合的觀點(diǎn)和意見(jiàn)如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練23 歸納，澄清各意見(jiàn)的要點(diǎn)歸納，澄清各意見(jiàn)的要點(diǎn) 宣讀結(jié)論，務(wù)求大家有同樣的認(rèn)知宣讀結(jié)論

14、，務(wù)求大家有同樣的認(rèn)知 重申結(jié)論要點(diǎn)重申結(jié)論要點(diǎn) 喚起與會(huì)者實(shí)行的意愿，并分配工作喚起與會(huì)者實(shí)行的意愿，并分配工作與任務(wù)與任務(wù)如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練24 針對(duì)全體與會(huì)者的發(fā)問(wèn)方式針對(duì)全體與會(huì)者的發(fā)問(wèn)方式 指名發(fā)問(wèn)方式指名發(fā)問(wèn)方式 接力式發(fā)問(wèn)方式接力式發(fā)問(wèn)方式 反問(wèn)式發(fā)問(wèn)方式反問(wèn)式發(fā)問(wèn)方式如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練25發(fā)問(wèn)方式的練習(xí)：發(fā)問(wèn)方式的練習(xí)：李經(jīng)理，對(duì)于宏大集團(tuán)的方案李經(jīng)理，對(duì)于宏大集團(tuán)的方案 a。反問(wèn)式發(fā)問(wèn)。反問(wèn)式發(fā)問(wèn)你有什么意見(jiàn)？你有什么意見(jiàn)？經(jīng)理，如果聯(lián)中公司拒絕我們經(jīng)理，如果聯(lián)中公司拒絕我們 b。針對(duì)全體的發(fā)問(wèn)。針對(duì)全體的發(fā)問(wèn)的條件，我們這么辦呢？的條件，我們這么

15、辦呢？大家認(rèn)為在這二種情形下，我大家認(rèn)為在這二種情形下，我 c。指名式的發(fā)問(wèn)。指名式的發(fā)問(wèn)們?cè)摬扇∈裁礃拥膶?duì)策呢？們?cè)摬扇∈裁礃拥膶?duì)策呢？科長(zhǎng)，為什么要先用這種臨時(shí)科長(zhǎng)，為什么要先用這種臨時(shí) d。接力式的發(fā)問(wèn)。接力式的發(fā)問(wèn)性的方法，而不一次完成它呢？性的方法，而不一次完成它呢？李小姐，你認(rèn)為這種做法有什么李小姐，你認(rèn)為這種做法有什么優(yōu)缺點(diǎn)呢？?jī)?yōu)缺點(diǎn)呢？CABDC如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練261.保持冷靜輕松的方法保持冷靜輕松的方法 不明顯的處理方式，有時(shí)可化干擾于無(wú)形。不明顯的處理方式，有時(shí)可化干擾于無(wú)形。把眼睛或身體轉(zhuǎn)開(kāi)，或是給一個(gè)不滿意的表情，把眼睛或身體轉(zhuǎn)開(kāi)，或是給一個(gè)不滿意的表情

16、，甚至走到他甚至走到他/ /她的身邊。她的身邊。如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練272.引導(dǎo)干擾者朝正面行為發(fā)揮引導(dǎo)干擾者朝正面行為發(fā)揮 通常，干擾者在自覺(jué)或不自覺(jué)狀態(tài)下，做出干通常，干擾者在自覺(jué)或不自覺(jué)狀態(tài)下，做出干擾行為來(lái)引起注意。擾行為來(lái)引起注意。 您可以給予大量的注意并提您可以給予大量的注意并提示所希望的行為往往能有非常好的效果。示所希望的行為往往能有非常好的效果。如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練283.提醒參會(huì)者會(huì)議的規(guī)則提醒參會(huì)者會(huì)議的規(guī)則 例如：每人有五分鐘的發(fā)言時(shí)間，小蕭憑你例如：每人有五分鐘的發(fā)言時(shí)間，小蕭憑你 的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)表以下看法。的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)表以下看法。如何主持會(huì)議 -行政

17、管理技能訓(xùn)練294.4.盡量善用其他參會(huì)者來(lái)處理干擾行為盡量善用其他參會(huì)者來(lái)處理干擾行為 例如：例如：“這個(gè)問(wèn)題，讓我們聽(tīng)聽(tīng)他人的這個(gè)問(wèn)題，讓我們聽(tīng)聽(tīng)他人的 想法，再?zèng)Q定是否繼續(xù)討論想法，再?zèng)Q定是否繼續(xù)討論”如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練305.簡(jiǎn)單總結(jié)或澄清在干擾行為出現(xiàn)前簡(jiǎn)單總結(jié)或澄清在干擾行為出現(xiàn)前 的議題，把大家的注意力重新集中。的議題，把大家的注意力重新集中。 例如：例如：“聽(tīng)起來(lái)我們好象偏離了主題，我想聽(tīng)起來(lái)我們好象偏離了主題，我想 回到小蕭剛才所提到的問(wèn)題，大家回到小蕭剛才所提到的問(wèn)題，大家 對(duì)他的建議，還有什么其他的想法對(duì)他的建議，還有什么其他的想法”如何主持會(huì)議 -行政管理

18、技能訓(xùn)練316.當(dāng)其他方法都無(wú)效時(shí)，直接對(duì)干擾說(shuō)明。當(dāng)其他方法都無(wú)效時(shí)，直接對(duì)干擾說(shuō)明。 記住，要維護(hù)對(duì)方自尊，把方向引到事件和行為上記住，要維護(hù)對(duì)方自尊，把方向引到事件和行為上 例如：例如：“小張，目前討論這些做法行不通，對(duì)大家小張，目前討論這些做法行不通，對(duì)大家 并沒(méi)有幫助，我們目前應(yīng)盡量收集意見(jiàn)及并沒(méi)有幫助，我們目前應(yīng)盡量收集意見(jiàn)及 可能的方法。可能的方法。”如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練327.嘗試找出引起干擾行為的動(dòng)機(jī)嘗試找出引起干擾行為的動(dòng)機(jī) 有時(shí)，干擾行為是因?yàn)槟承┣榫w而來(lái)，可能有時(shí)，干擾行為是因?yàn)槟承┣榫w而來(lái)，可能是怒氣，煩惱，壓力等。當(dāng)事人不自覺(jué)的籍著行是怒氣，煩惱，壓力等

19、。當(dāng)事人不自覺(jué)的籍著行為發(fā)泄出來(lái)而對(duì)會(huì)議造成干擾。為發(fā)泄出來(lái)而對(duì)會(huì)議造成干擾。 例如：例如：“小萬(wàn)，我可以理解這陣子你有些煩小萬(wàn)，我可以理解這陣子你有些煩 惱，或許我們可以在會(huì)后聊聊。惱，或許我們可以在會(huì)后聊聊。”如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練338.試盡各種方法干擾繼續(xù)存在，可以休息一下。試盡各種方法干擾繼續(xù)存在，可以休息一下。 中間的休息，可把氣氛稍微轉(zhuǎn)變，同中間的休息，可把氣氛稍微轉(zhuǎn)變，同 時(shí)利用此時(shí)與表現(xiàn)干擾行為者私下交談。時(shí)利用此時(shí)與表現(xiàn)干擾行為者私下交談。 如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練34 最后最后： 如果被提出的問(wèn)題有價(jià)值，但如果被提出的問(wèn)題有價(jià)值，但與會(huì)議預(yù)期的成果沒(méi)有聯(lián)

20、系。先將與會(huì)議預(yù)期的成果沒(méi)有聯(lián)系。先將問(wèn)題放在一旁，等會(huì)議議題討論完問(wèn)題放在一旁，等會(huì)議議題討論完后，再評(píng)估如何解決。后，再評(píng)估如何解決。如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練35行為行為 一一 天馬行空天馬行空-除了重點(diǎn)什么都談，忘記會(huì)議的重點(diǎn)；除了重點(diǎn)什么都談，忘記會(huì)議的重點(diǎn)； 偷走會(huì)議寶貴時(shí)間，并使與會(huì)者感到無(wú)聊偷走會(huì)議寶貴時(shí)間，并使與會(huì)者感到無(wú)聊正面反應(yīng)正面反應(yīng) -請(qǐng)發(fā)言人說(shuō)明他的發(fā)言內(nèi)容與議題之間的關(guān)系請(qǐng)發(fā)言人說(shuō)明他的發(fā)言內(nèi)容與議題之間的關(guān)系 -建議立即停止討論，并取得發(fā)言人的諒解建議立即停止討論，并取得發(fā)言人的諒解 -提供與議題相關(guān)的新話題提供與議題相關(guān)的新話題 -扼要地整理已討論的內(nèi)容

21、，重新掌握發(fā)言權(quán)，再請(qǐng)其他扼要地整理已討論的內(nèi)容，重新掌握發(fā)言權(quán)，再請(qǐng)其他 人發(fā)言人發(fā)言 如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練36行為行為 二二 挑戰(zhàn)者號(hào)挑戰(zhàn)者號(hào)-好戰(zhàn)的個(gè)性，喜歡的挑戰(zhàn)別人的想法產(chǎn)好戰(zhàn)的個(gè)性，喜歡的挑戰(zhàn)別人的想法產(chǎn) 生糾紛。或者被與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情困惑，生糾紛。或者被與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情困惑， 而將不良情緒帶入會(huì)議中。而將不良情緒帶入會(huì)議中。正面反應(yīng)正面反應(yīng) -以起身動(dòng)作做吸引以起身動(dòng)作做吸引/ /分散與會(huì)者的注意力分散與會(huì)者的注意力 -可視實(shí)際狀況宣布休會(huì)若干分鐘可視實(shí)際狀況宣布休會(huì)若干分鐘 -整理說(shuō)明討論過(guò)的重點(diǎn)整理說(shuō)明討論過(guò)的重點(diǎn) 如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練37正面反應(yīng)正面

22、反應(yīng) -直接請(qǐng)被打斷人繼續(xù)發(fā)言，等被打斷人發(fā)表完畢，直接請(qǐng)被打斷人繼續(xù)發(fā)言，等被打斷人發(fā)表完畢， 才請(qǐng)他發(fā)表意見(jiàn)。才請(qǐng)他發(fā)表意見(jiàn)。行為行為 三三 有門關(guān)門有門關(guān)門-經(jīng)常打斷別人，使別人無(wú)法發(fā)表意見(jiàn)。也經(jīng)常打斷別人，使別人無(wú)法發(fā)表意見(jiàn)。也 許，對(duì)議題非常興奮，充滿許，對(duì)議題非常興奮，充滿ideaidea但不是但不是 一個(gè)好聽(tīng)眾。沒(méi)有意識(shí)到自己影響到別人一個(gè)好聽(tīng)眾。沒(méi)有意識(shí)到自己影響到別人 發(fā)表的機(jī)會(huì)。發(fā)表的機(jī)會(huì)。如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練38行為行為 四四 耳語(yǔ)悄悄耳語(yǔ)悄悄-他們感到無(wú)聊，沒(méi)有興趣；他們突然靈他們感到無(wú)聊，沒(méi)有興趣；他們突然靈 光光 一閃，急于與人分享；他對(duì)某一個(gè)論一閃，急

23、于與人分享；他對(duì)某一個(gè)論 點(diǎn)感興趣，但無(wú)法獲得發(fā)表的機(jī)會(huì)；他點(diǎn)感興趣，但無(wú)法獲得發(fā)表的機(jī)會(huì)；他 曾經(jīng)不只一次的被打斷發(fā)言。曾經(jīng)不只一次的被打斷發(fā)言。正面反應(yīng)正面反應(yīng) - 問(wèn)談話者問(wèn)題；問(wèn)談話者問(wèn)題； - 直接說(shuō)直接說(shuō)“看起來(lái)，我們同時(shí)有許多小組討論，讓看起來(lái)，我們同時(shí)有許多小組討論，讓 我們共同遵守會(huì)議規(guī)則，一次一個(gè)發(fā)言。我們共同遵守會(huì)議規(guī)則，一次一個(gè)發(fā)言。如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練39行為行為 五五 沉默一族沉默一族-發(fā)言不踴躍，也許感到無(wú)聊或漠不關(guān)心、發(fā)言不踴躍，也許感到無(wú)聊或漠不關(guān)心、 害羞或有不安全感；這是阻礙會(huì)議進(jìn)步，害羞或有不安全感；這是阻礙會(huì)議進(jìn)步， 很可能有些好的建議無(wú)法

24、發(fā)表。很可能有些好的建議無(wú)法發(fā)表。正面反應(yīng)正面反應(yīng) - - 鼓勵(lì)他，請(qǐng)他說(shuō)說(shuō)自己的看法鼓勵(lì)他，請(qǐng)他說(shuō)說(shuō)自己的看法 - - 先以是否的方式，再以為什么的方式發(fā)問(wèn)先以是否的方式，再以為什么的方式發(fā)問(wèn) - - 引用實(shí)例或比喻來(lái)提起與會(huì)者的興趣和關(guān)心引用實(shí)例或比喻來(lái)提起與會(huì)者的興趣和關(guān)心如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練40指示：請(qǐng)?jiān)谀阏J(rèn)為是程序管理的行為前寫指示：請(qǐng)?jiān)谀阏J(rèn)為是程序管理的行為前寫“P”P”，內(nèi)容管理的行為前寫，內(nèi)容管理的行為前寫“C”C”。 1.1.我想，我們可以花我想，我們可以花1010分鐘時(shí)間來(lái)做做分鐘時(shí)間來(lái)做做“腦力激蕩腦力激蕩”活動(dòng)活動(dòng) 2.2.我目前的理解是，我們會(huì)在下周收到所

25、以的新產(chǎn)品。我目前的理解是，我們會(huì)在下周收到所以的新產(chǎn)品。 3.3.小勝，是不是可以請(qǐng)你字我們討論下個(gè)項(xiàng)目時(shí)在發(fā)表意見(jiàn)。小勝，是不是可以請(qǐng)你字我們討論下個(gè)項(xiàng)目時(shí)在發(fā)表意見(jiàn)。 4.4.看起來(lái)，我們的會(huì)議進(jìn)度慢了些。看起來(lái)，我們的會(huì)議進(jìn)度慢了些。 5.5.我相當(dāng)欣賞小張所提出的新的推廣計(jì)劃。我相當(dāng)欣賞小張所提出的新的推廣計(jì)劃。 6.6.小張，你可以在周四以前和財(cái)務(wù)部核實(shí)一下這些數(shù)據(jù)嗎？小張，你可以在周四以前和財(cái)務(wù)部核實(shí)一下這些數(shù)據(jù)嗎？ 7.7.我們目前是在收集點(diǎn)子還是再評(píng)估的點(diǎn)子吧？我們目前是在收集點(diǎn)子還是再評(píng)估的點(diǎn)子吧？ 8.8.小王，就小成提出的建議你還有什么意見(jiàn)。小王，就小成提出的建議你還有

26、什么意見(jiàn)。 9.9.小王，請(qǐng)你負(fù)責(zé)進(jìn)貨單的核實(shí)。小王，請(qǐng)你負(fù)責(zé)進(jìn)貨單的核實(shí)。如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練411.1.建立會(huì)議規(guī)則的目的建立會(huì)議規(guī)則的目的2.2.建立基本規(guī)則建立基本規(guī)則3.3.總結(jié)與記錄總結(jié)與記錄如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練421.1.使議題進(jìn)行順利。使議題進(jìn)行順利。2.2.提供開(kāi)放且可控制的溝通討論方式。提供開(kāi)放且可控制的溝通討論方式。3.3.把握意義重大的想法。把握意義重大的想法。4.4.運(yùn)用工具及方法來(lái)了解與會(huì)者思考過(guò)程及運(yùn)用工具及方法來(lái)了解與會(huì)者思考過(guò)程及 激發(fā)創(chuàng)新的想法。激發(fā)創(chuàng)新的想法。如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練431.1.雙贏的策略雙贏的策略 將我們的

27、精力用在對(duì)付競(jìng)爭(zhēng)者身上，而非我們彼此之間。讓我們運(yùn)用團(tuán)隊(duì)多將我們的精力用在對(duì)付競(jìng)爭(zhēng)者身上，而非我們彼此之間。讓我們運(yùn)用團(tuán)隊(duì)多元的智慧及經(jīng)驗(yàn)共同的研討元的智慧及經(jīng)驗(yàn)共同的研討。2.2.空中交通指揮空中交通指揮 會(huì)議主持就如空中交通指揮者，必須管理會(huì)議進(jìn)行順暢，使討論不偏離議題。會(huì)議主持就如空中交通指揮者，必須管理會(huì)議進(jìn)行順暢，使討論不偏離議題。3.3.保留發(fā)言權(quán)保留發(fā)言權(quán) 每次只有一個(gè)人有發(fā)言權(quán)，若其他人有意見(jiàn)請(qǐng)保留發(fā)言結(jié)束再發(fā)表。這樣有每次只有一個(gè)人有發(fā)言權(quán)，若其他人有意見(jiàn)請(qǐng)保留發(fā)言結(jié)束再發(fā)表。這樣有效的控制會(huì)議的議程及內(nèi)容。效的控制會(huì)議的議程及內(nèi)容。4.4.將想法寫在紙上將想法寫在紙上 處在保留狀況時(shí)，請(qǐng)把你的想法些先寫下來(lái)，以免忘記。處在保留狀況時(shí)，請(qǐng)把你的想法些先寫下來(lái)，以免忘記。如何主持會(huì)議 -行政管理技能訓(xùn)練445.5.熱導(dǎo)向飛單熱導(dǎo)向飛單 大部分的人對(duì)于新想法有抗拒的自然傾向，應(yīng)鼓勵(lì)多考慮新想大部分的人對(duì)于新想法有抗拒的自然傾向，應(yīng)鼓勵(lì)多考慮新想法是優(yōu)點(diǎn)而非缺點(diǎn)。法是優(yōu)點(diǎn)而非缺點(diǎn)。6.6.避免干擾避免干擾 掌握議題，避免切切私語(yǔ)、電話干擾或談?wù)撟约旱氖虑椤⒉皇亲h掌握議題，避免切切私語(yǔ)、電話干擾或談?wù)撟约旱氖虑椤⒉皇亲h題中的項(xiàng)目放在臨時(shí)動(dòng)議中稍后討論或在別的會(huì)議中再討論。題中的項(xiàng)目放在臨時(shí)動(dòng)議中稍后討論或在別的會(huì)議中再討論。7.7.簡(jiǎn)扼的主題簡(jiǎn)扼的主題