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文檔簡介

1、物業管理質量記錄控制工作程序物業管理質量記錄掌握程序1.0 目的確保質量記錄的完整、精確、清楚，為質量體系的有效運行和產品質量滿意規定的要求并為實現可追溯性、證明作用以及實行訂正措施供應客觀證據。2.0 范圍適用于物業管理公司全部與質量活動有關的質量記錄掌握。3.0 職責3.1 總辦負責本程序的歸口管理。3.2 各部門負責與該部門相關的質量記錄的收集、歸檔、貯存及保管。4.0 工作程序流程圖責任人/支持文件質量記錄總辦總辦質量記錄一覽表相關部門相關部門總辦相關部門總辦 過期記錄處理登記表質量體系文件更改申請表5.0 掌握要求5.1 質量記錄的標識和編目5.1.1質量記錄表格編碼按文件掌握程序的

2、編碼規定執行；5.1.2公司全部質量記錄空白表格由總辦文件管理員統一管理，并編制質量記錄清單。質量記錄清單應包括下述內容：序號、質量記錄名稱、記錄編號、保管部門、歸檔時限和保存期限。5.2 質量記錄的填寫質量記錄應填寫清楚、正確、內容完整，填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續。5.3 質量記錄的收集、歸檔、貯存及保管5.3.1質量記錄由最終送達部門（即保管部門）定期收集，按質量記錄清單上相關的內容要求進行歸檔、保管。5.3.2各部門在接收質量記錄時，應檢查質量記錄項目填寫是否齊全、有無簽名，確保所收集的質量記錄有效。5.3.3各部門應將質量記錄保存在物業管理公司指定的文件柜中或其它相宜的地方，

3、確保在保存期內不會丟失、損壞及變質。5.3.4 總辦文件管理員將質量記錄清單發給每個部門一份，并負責檢查各部門對質量記錄的歸檔管理是否符合規定的要求，確保質量記錄按時歸檔，并便利存取和檢索。5.4 質量記錄的查閱、歸檔期限、保存期5.4.1如因工作需要，需查閱存檔的質量記錄，應先填寫質量記錄查閱審批單，經主管領導批準，方可查閱。5.4.2總辦依據有關規定，確定每種質量記錄的保存期限，并具體列入質量記錄清單中。5.5 質量記錄表格的增加和更改5.5.1依據物業管理公司實際工作的需要和變化，可以增加新的質量記錄表格，或對已不能滿意要求的質量記錄表格予以更改。由使用部門提出增加、更改申請，填寫文件更改申請表，按文件掌握程序中的有關規定實施更改。5.5.2 總辦文件管理員在收到增加或更改的質量記錄表格后，應更改質量記錄清單中的相應內容，并與更改后的質量記錄表格一起發給各部門文件管理員，同時收回作廢的質量記錄清單。5.6 質量記錄的處理對超過保存期限的質量記錄，由各部門提出，并填寫過期質量記錄處理登記表，報物業總經理審批后，由相關部門銷毀。6.0 相關文件6.1 文件掌握

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