1、作 者：陳 潔2006年8月1日2 2第4章 創建與使用表 4.1 創建表 4.1.1 使用向導創建表 4.1.2 使用設計器創建表 4.1.3 利用輸入數據創建表 4.1.4 在表中輸入記錄 4.1.5 表的進一步設計4.2 表的基本操作 4.2.1 表的版面設置 4.2.2 打印記錄 4.2.3 表的復制/刪除/重命名 4.2.4 數據的導入與導出4.3 排序和篩選記錄 4.3.1 排序記錄 4.3.2 篩選記錄4.4 建立索引和關系 4.4.1 建立索引 4.4.2 建立關系4.5 域聚合函數 3 34.1.1 使用向導創建表在Access中，利用表向導可以建立常用類型的數據表。Acce

2、ss通過提供示例表幫助用戶快速完成表結構的定義。 用戶只能從示例表所提供的示例字段中選擇需要的字段，對于示例表沒有提供的字段，用戶可以在向導創建工作結束后，用表設計器進行補充和修改。 4 44.1.2 使用設計器創建表 使用表設計器可以創建和修改用戶需要的各種表結構，包括定義字段、選擇字段的數據類型、設置字段的屬性和定義主鍵等。1設計方法 （1）打開數據庫窗口，選擇“表”對象，然后雙擊“使用設計器創建表”選項，打開表的設計視圖。（2）在設計視圖中定義表的各個字段，包括字段名稱、數據類型和說明。（3）根據需要，設置字段屬性，如字段大小、標題、默認值等。（4）根據需要，定義一個主鍵。（5）根據需要

3、，建立索引。（6）選擇“文件”菜單中的“保存”或“另存為”命令，保存表對象。 5 5使用設計器創建表（續1）2字段的命名規則 （1）字段名可以是164個西文或中文字符。（2）字段名中可以包含字母、數字、空格和特殊字符（除句號 (.)、感嘆號 (!)、重音符號 () 和方括號 ( ) 之外）的任意組合，但不能以先導空格開頭。 （3）字段名中不能包含控制字符（從 031的ASCII 碼）。 6 6使用設計器創建表（續2）3字段的數據類型（1）文本n 存儲文本、數字或文本與數字的組合，最多為255個中文或西文字符，默認為50。n 文本類型的數字不能用于計算，只能用于名稱、電話號碼、郵政編碼等。（2）

4、備注n 存儲較長的文本，最多為64,000個字符。（3）數字n 存儲數值數據，長度為1、2、4、8等字節。n 具體的數字類型可由“字段大小”屬性進一步定義。 （4）貨幣 n 存儲貨幣值，字段長度為8個字節。7 7使用設計器創建表（續3）3字段的數據類型（5）日期/時間n 存儲日期和時間數據，允許范圍是100/1/19999/12/31。n 日期/時間數據可用于計算，長度為8個字節。（6）自動編號n 內容為數字的流水號（初始值默認為1），長度為4個字節。n 在數據表中每添加一條記錄時，Access都會自動給該字段設置一個惟一的連續數值（增量為1）或隨機數值。 自動編號字段的值由系統設定，不能更改

5、。（7）是/否n 存儲布爾數據，只有兩個取值：“是”或“否”(Yes/No)，“真” 或“假”(True/False)，“開”或“關”（On/Off），長度為1位。8 8使用設計器創建表（續4）3字段的數據類型（8）OLE對象n OLE對象是指在其他應用程序中創建的、可鏈接或嵌入（插入）到 Access 數據庫中的對象。字段長度最多為 1 G 字節。（9）超鏈接n 保存超鏈接的地址，可以是某個文件的路徑UNC或URL。該字段最多存儲 64,000 個字符。（10）查閱向導n 選擇該字段類型后，會啟動一個“查閱向導”，允許用戶使用組合框選擇來自其他表或來自值列表的值，字段長度為 4 個字節。n

6、嚴格說，查詢向導不是字段類型，而是幫助用戶設計查閱列的輔助工具。 9 9使用設計器創建表（續5）4定義主鍵n 主鍵能夠惟一地標識表中的一個記錄。n 主鍵可以由一個或多個字段組成，分別稱為單字段主鍵或多字段主鍵。（1）主鍵的作用 n 提高查詢和排序的速度。n 在表中添加新記錄時，Access會自動檢查新記錄的主鍵值，不允許該值與其他記錄的主鍵值重復。n Access自動按主鍵值的順序顯示表中的記錄。如果沒有定義主鍵，則按輸入記錄的順序顯示表中的記錄。（2）主鍵的特點n 一個表中只能有一個主健。n 主鍵的值不可重復，也不可為空（Null）。1010使用設計器創建表（續6）4定義主鍵（3）定義主鍵的

7、方法n在表的設計視圖中，選擇要定義為主鍵的一個或多個字段，然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕。n定義主鍵后，在主鍵左側會顯示一個鑰匙狀的圖標 ，表示該字段已被設為主鍵。1111使用設計器創建表（續7）5修改表結構（1）插入新字段n 將光標置于要插入新字段的位置上，執行“插入|行”命令。（2）刪除字段n 將光標置于要刪除的字段行，執行“編輯|刪除行”命令。n 如果被刪除字段中已經存儲了數據，則該項數據將全部丟失。（3）改變字段的位置n 拖動字段選定器將該字段移到新的位置。（4）修改字段n 修改字段的名稱和數據類型，文本和數字類型的字段還可以修改大小。 如果字段中已經存儲了數據，則修改字段類型或將字段

8、的長度由大變小后，就可能會造成數據的丟失。12124.1.3 利用輸入數據創建表 用戶可以先輸入一組數據，Access會根據輸入數據的特點自動確定表中的字段以及字段的數據類型，從而建立新表。（1）在 “新建表”對話框中，選擇“數據表視圖”選項，打開一個空的數據表視圖。（2）在各列中輸入具有相同語義和數據類型的一組數據，每一列對應一個字段。 使用這種方法創建的表，通常還需要在表設計視圖中對表的結構作進一步修改，如修改字段名稱和數據類型、定義主鍵、設置字段屬性等。 13134.1.4 在表中輸入記錄 1. 輸入記錄n 在數據庫窗口中雙擊要輸入記錄的表對象，打開數據表視圖。n 自動編號類型的字段n

9、其值由系統自動生成，用戶不能更改。n OLE對象類型的字段n 選中要插入對象的單元格，執行“插入|對象”命令。 n 超鏈接類型的字段n 直接在單元格中輸入地址或路徑n 選擇“插入|超鏈接”命令，打開“插入超鏈接”對話框，輸入地址或路徑。n 其他類型的字段n 直接在單元格中輸入數據。 1414在表中輸入記錄（續1）2保存記錄 n 在數據表視圖中，記錄選定器為“箭頭狀” ，表示所指記錄未更改或已保存。n 記錄選定器為“筆狀” ，表示所指記錄正處于編輯狀態，尚未保存。n 自動保存：當光標從上一個記錄移至下一個。n 手動保存：選擇“記錄|保存記錄”命令。 1515在表中輸入記錄（續2）3編輯記錄（1）

10、切換記錄：利用數據表視圖的左下方的瀏覽按鈕。（2）修改記錄n OLE對象類型的數據，重新執行“插入|對象”命令。n 其他類型的數據，直接在相應的單元格中修改。（3）刪除記錄：選定要刪除的記錄，按【Del】鍵。（4）添加記錄：表格末端的空白記錄。（5）復制記錄n 選擇要復制的記錄，執行“編輯|復制”命令。n 將插入點移到目標位置，再執行“編輯|追加粘貼”命令。 對表進行頻繁地刪除或修改記錄后，數據庫文件可能變得很大，可以對數據庫進行壓縮，以減小其尺寸。16164.1.5 表的進一步設計1常規屬性（1）字段大小n 決定一個字段所占用的存儲空間。n 該屬性只對文本、數字和自動編號類型的字段有效。（2

11、）格式n 控制數據在數據表視圖、窗體、報表等界面中顯示或打印的樣式。n 可以選擇系統預定義的格式，也可以自定義格式。（3）輸入掩碼n 是輸入數據時必須遵守的標點、空格或其它格式要求，它可以限制數據輸入的格式，以屏蔽非法輸入。 格式與輸入掩碼的不同。 1717表的進一步設計（續1）（4）標題n 字段的“標題”文本將作為數據表視圖、窗體、報表等界面中的欄目名稱。n 如果沒有為字段指定標題，Access默認用字段名作為各列的標題。 （5）默認值n 為一個字段定義默認值后，在添加新記錄時Access將自動為該字段填入默認值，從而簡化輸入操作。n 默認值的類型應該與該字段的數據類型一致。（6）有效性規則

12、和有效性文本n 有效性規則用于指定對輸入到本字段的數據的要求，以保證用戶輸入的數據是正確有效的。n 有效性文本用于指定輸入數據違反有效性規則時的提示信息。1818表的進一步設計（續2）（7）必填字段n 只有“是”和“否”兩個值，取值為“是”，表示本字段必須輸入值，不允許為空；取值為“否”，表示本字段可以不輸入值。（8）允許空字符串n 有“是”和“否”兩個取值，“是”表示字段中可以不輸入字符。（9）Unicode壓縮n 有“是”和“否”兩個取值，“是”表示字段中可以存儲和顯示多種語言的文本。（10）輸入法模式n 該選項只對文本型字段有效，表示當焦點移至該字段時，輸入法如何起作用。n 隨意、開啟、

13、關閉1919表的進一步設計（續3）2查閱屬性n 為文本、數字和是/否類型的字段設置查閱屬性。n 該屬性主要是設置在數據表視圖或窗體中顯示或輸入數據時所用的控件。 20204.2.1 表的版面設置 利用“格式”菜單中的命令，可以更改數據表的工作版面。n 字體格式、表格的行高和列寬n 單元格的效果和背景色、邊框和線條樣式n 可以隱藏列或凍結列 21214.2.2 打印記錄 Access提供了直接打印記錄的功能，無需生成報表，就可以把表中的記錄打印出來。 n 打開數據表視圖，執行“文件|頁面設置”命令。n 在“頁面設置”對話框中選擇紙張、設置頁邊距等。n 選取要打印的記錄，默認為全部打印。n 執行“

14、文件|打印預覽”命令，預覽要輸出的記錄。n 執行“文件|打印”命令。 22224.2.3 表的復制/刪除/重命名1復制表 n 在同一個數據庫中復制表n 在數據庫窗口中選中準備復制的數據表，然后執行“編輯|復制”命令，再執行“編輯|粘貼”命令。n 將表從一個數據庫復制到另一個數據庫n 在數據庫窗口中選中復制的數據表，執行“編輯|復制”命令。n 打開接收表的數據庫，執行“編輯|粘貼”命令。 2. 刪除表 n 在數據庫窗口中選中要刪除的數據表，按【Del】鍵。 3. 表的重命名n 在數據庫窗口中右擊要重命名的表，選擇“重命名”命令。23234.2.4 數據的導入與導出通過數據的導入和導出，可以實現與

15、其他程序之間的數據共享。1. 數據的導入 n 將其他程序產生的表格形式的數據復制到Access數據庫中，成為一個Access數據表。n 在Access數據庫窗口中執行“文件|獲取外部數據|導入”命令。2數據的導出n 將Access數據表中的數據輸出到其他格式的文件中。n 在Access中打開要導出數據的表，執行“文件|導出”命令。 24244.3.1 排序記錄1. 表中記錄的組織n 默認情況下，表中的記錄是按輸入的順序排列。n 如果對表定義了主鍵，則表中的記錄會自動按主鍵值排列。n 如果要按非主鍵值排列記錄，可以使用Access的排序功能。2. 排序結果n 排序是以一個或多個字段為依據，將表中

16、的記錄按照一定的邏輯順序排列。n 排序的方式有升序和降序兩種。n 通過排序可以使具有相同排序字段值的記錄組織在一起。2525排序記錄（續）1快速排序n 對基于一個或多個相鄰字段的數據可以進行快速排序。n 排序字段從左到右依次為主要排序字段、次要排序字段。 n 方法n 在數據表視圖中，將光標定位在性別列的任一單元格中。n 單擊工具欄中的“升序排序”按鈕。2高級排序n 對表中的多個不相鄰的字段按不同的方式排列。n 方法n 在數據表視圖中執行“記錄|篩選|高級篩選/排序”命令 。n 在“篩選”對話框中設置排序字段。n 執行“篩選|應用篩選/排序”命令。26264.3.2 篩選記錄 篩選是根據用戶指定

17、的條件從一個表中找出所有滿足該條件的記錄，而將不滿足條件的記錄暫時隱藏起來，在篩選的同時還可以對表進行排序。1按選定內容篩選 n 將當前光標所在位置的內容作為條件進行篩選。n 執行“記錄|篩選|按選定內容篩選”命令。2按選定內容排除篩選n 以不包含當前光標所在位置的內容作為條件進行篩選。n 執行“記錄|篩選|內容排除篩選”命令。 2727篩選記錄（續）3按窗體篩選n 一次可以指定多個篩選條件。n 篩選條件之間可以是相“與”的關系，或相“或”的關系。n 方法n 執行“記錄|篩選|按窗體篩選”命令。n 設置篩選條件。n 執行“篩選|應用篩選/排序”命令。4高級篩選n 應用高級篩選可以完成復雜的篩選

18、。n 方法n 執行“記錄|篩選|高級篩選/排序”命令。n 在“篩選”對話框中設置篩選條件。n 執行“篩選|應用篩選/排序”命令。 28284.4.1 建立索引索引（Index）n 索引是數據庫的重要功能，用于在大量記錄中快速檢索數據n 使用索引可以提高查詢的效率。n 在Access中可以基于單個字段或多個字段（10個字段）創建索引。n 通常對表中經常檢索的字段、要排序的字段或要在查詢中聯接到其他表中字段的字段建立索引，OLE 對象類型的字段不能設置索引。1索引的類型（1）主索引：主鍵就是主索引，主索引也就是主鍵。（2）唯一索引：該索引字段的值必須是唯一的，不能有重復。n 在Access中，主索

19、引只能有一個，而唯一索引可以有多個。（3）普通索引：該索引字段的值可以有重復。 2929建立索引（續）2建立索引n 單字段的索引可以通過設置“索引”屬性建立。n “無”表示不建立索引。n “有（有重復）”表示建立索引，且索引字段值允許重復。n “有（無重復）”表示建立索引，且索引字段值不允許重復。 n 多字段的索引可以在索引對話框中建立。n 打開表視圖設計，單擊工具欄上的“索引”按鈕。n 指定索引名稱、索引字段、排序次序、索引類型 索引有助于提高查詢的速度，但索引愈多，數據庫更新索引的頻率也愈高，遇到大量數據時，反而會降低效能。 30304.4.2 建立關系兩個表之間可以通過公共字段或語義相同的字段建立關系，使得用戶同時查詢、顯示或輸出多個表中的數據。創建關系時，聯接字段不一定要有相同的名稱，但數據類型必須相同。聯接字段在一個表中通常為主鍵，同時作為外鍵存在于關聯的表中，外鍵的值應與主鍵的值相匹配。n 若聯接字段在兩個表中均為主鍵，則兩表為一對一關系。n 若聯接字段只在一個表中為主索引，則兩表為一對多關系。n 關系中處于“一方”的表稱為主表