1、1第二章第二章 秘書職能范疇秘書職能范疇【教學重點和難點】 了解秘書職能范疇以及辦公事務輔助、參謀智能輔助、管理協調輔助工作的內容與目的 。【教學內容】 第一節 辦公事務輔助 第二節 參謀智能輔助 第三節 管理協調輔助 2v概說概說v秘書是為領導服務的，其工作職能必須圍繞著領導工作的需要展開。 概括地說 ，在領導履行職責、行使職權所需要的輔助和服務領域內，都屬于秘書工作的職能范疇。v性質：v1、從屬性v2、管理輔助性v3、既有近身綜合輔助的確定性，又有領 導需要差異的選擇性3 秘書職能的三個方面既有內容上的區別又是相互滲透，其共同目的都是為領導工作有效和有序提供輔助與服務，以促進領導工作效率的

2、提高。 管理協調輔助參謀智能輔助辦公事務輔助秘書職能4第一節第一節 辦公事務輔助辦公事務輔助 辦 事辦公事務輔助 辦 會 辦 文5一、辦文v（一）文稿撰擬v（二）文書運行 收文簽收-登記-分辦-傳閱-擬辦-批辦-承辦-催辦-注辦等 發文交擬-擬稿-審稿-簽發-復核-繕印-校 對-用印-登記-封發v（三）文書整理，包括文書收集和檔案歸檔v（四）文獻資料的保管和利用6某單位收文登記薄某單位收文登記薄7v安排公文運行程序，都必須注意以下方面安排公文運行程序，都必須注意以下方面： v1、 程序的有序銜接性 v2、 主輔協同性 v3、 運作規范性 v4、 文書運行中智能輔助的滲透性 v5、 文書運行的反

3、饋性 8二、二、 辦辦 會會v（一）會務工作的原則和任務（一）會務工作的原則和任務v六大原則：v 1、質量高的工作會議v 2、緩急輕重，安排好議程v 3、會議通知不宜請人轉捎口信v 4、會場大小要和與會人數相適應v 5、會議服務工作都是為了保證會議的 順利進行v 6、重點做好部門缺席或人員的落實工作9（二）會前籌備（二）會前籌備（1）確定會議議題，擬定會議方案（2）組成會議籌備班子：接待、秘書、會務、資料、生活、財務、保衛等（3）安排會議議程、日程和程序：議題先后、日程安排、主持、報告、發言、總結等安排（4）提名與會人員（5）辦理會議報批手續（6）發出會議通知 （7）編排分組 （8）準備會議文

4、件、材料 （9）制作會議證牌 （10）會場布置和檢查 （11）辦妥后勤服務事宜10v（三）會間事務 （1）會議簽到 （2）安間調度（3）會議記錄（4）會議簡報（5）會議選舉 （6）會議總結（7）后勤保障v（四）會后工作 （1）草擬和印發會議紀要（2）清理會議文件（3）組織會議代表離會（4）搞好宣傳報道（5）會議工作總結（6）會后催辦工作11三 、辦 事v（一）日常事務 整理領導辦公室、處理電話、收發文件、領導工作日程安排、整理機關內務、值班事務、內外溝通、來客接待v 12（二）隨機事務 難以預測，不經常發生，如突發性沖突，災變，事故，沖擊。v1、要注重預防性 v2、要注重反應的敏銳性 v3、要

5、注重整體的配合性 v4、要注重輔助地位的制約性 v5、要注重溝通的樞紐性13（三）受權理事v領導根據工作的需要，將自己權限范圍內的事務，授權秘書代表自己去處理。 領導代表v從授權方式不同可分為三種情況：v 1、確定授權v 2、彈性授權v 3、不確定授權14第二節 參謀智能輔助v一、一、 參謀輔助的內容參謀輔助的內容 v 1、對決策的輔助：在決策準備階段、決策形成階段、實施階段分別進行不同方式的輔助，具體輔助受制于領導的授權及職能劃分。v 2、對信息利用的參謀智能輔助：對信息獲取方面、排除信息干擾方面進行的輔助。v 3、對領導正身潔行的輔助： 堅持根本宗旨的輔助、強化公仆意識的輔助、遵循行為規范

6、的輔助、對維護領導形象的輔助。15二、秘書做好參謀咨詢的方法二、秘書做好參謀咨詢的方法v 參謀工作具體體現在兩方面：一是為領導提供情況與資料，二是為領導出主意，想辦法，供領導參考。v必要的準備和恰當的方式：v（一） 要熟悉情況 ，不了解的不參謀。v（二） 多用商量的口氣說話，給領導留有余地 v（三） 方式委婉便于接受 16第三節第三節 管理協調輔助管理協調輔助v一、督促檢查v意義：1、發現失調現象提出督促檢查建議；2、檢查實施情況；3、督促辦理；4、反饋實施信息；5、歸納評估督促檢查效果。v要領：1、抓住領導工作的重點、難點、熱點；2、正確理解和貫徹領導意圖；3、及時反饋信息；4、堅持原則；5

7、、講究效率；6、謀求協調有序。17v二、信訪事務v意義：信訪工作指的是處理人民群眾來信和來訪，是實施民主管理、開發群體智能、克服各種偏差、了解和把握組織環境變化的總要渠道。v要領：1、遵循信訪工作原則；2、嚴格按制度辦事；3、嚴守辦理程序；4、與有關部門協同配合；5、盡可能滿足群眾的正當要求；6、對待老信訪戶，要耐心細致深入疏導。18v三、領導活動安排v意義：有利于統籌全局，提高效率；把握重點，做好服務；了解領導，增長才干。只有安排的周全、有序、協調、高效，才會有組織的科學、合理、高效。v要領：1、圍繞中心，抓住重點；2、建立制度，規范運作；3、注重實效；4、不得包辦；5、注重程序；6、注重協調。v領導活動安排一般程序：領導活動需求總匯-篩選-初步方案-征求領導意見-修改初步方案-領導審定-通知相關領導-做好準備-現場服務-后續工作。19v四、隨機協調v意義：一是指在辦文、辦會、辦事中，隨機發現十條活問題，主動進信息溝通和思