1、.供應商前期考察流程編號：華夏-供方2-流程-02版號：2010年7月【A版】頁碼：第 11 頁 共 11 頁華夏幸福基業股份有限公司供應商前期考察流程編制_日期_審核_日期_審批_日期_修訂記錄日期修訂狀態修訂內容修訂人審核人審批人目 錄1.目的32.適用范圍33.術語和定義33.1.定義34.管理職責44.1.運營管理中心44.2.事業部采購管理部及片區項目招采(以下簡稱招采管理部門)45.工作程序45.1.前期考察的指標45.2.獲取信息45.3.資格初審55.4.實地考察65.5.確定入圍供應商75.6.集團戰略合作供應商考察及推薦入圍85.7.事業部戰略合作供應商考察及推薦入圍85.

2、8.前期考察的供應商級別認定與調整85.9.不同級別供應商在前期考察中的特定待遇96.支持性文件107.相關表單108.附件：供應商前期考察及入圍推薦報告118.1.基本情況118.2.前期考察及入圍建議118.3.前期考察參與人111. 目的規范各類供應商的前期考察工作，考量供應商在開發項目供應鏈中的地位和作用，評估其價值觀和文化與公司的結合度，評估其項目合作能力，提高選擇效率，降低選擇風險。2. 適用范圍適用于公司及事業部的房地產開發項目(以下簡稱“開發項目”)的服務類、貨物類、施工類供應商，其他項目參照本流程執行。3. 術語和定義3.1. 定義3.1.1. 獲取信息：本流程中特指由各層級

3、招采管理部門獲取新進供應商基本信息，將供應商信息記錄表相關內容錄入供應商信息庫，確定新進供應商的“待考察”等級的工作環節；對非新進供應商的基本信息，各層級招采管理部門直接在公司供應商信息庫中獲取。3.1.2. 供應商前期考察：指獲取信息后，招采管理部門組織相關部門對在庫意向供應商(各等級)進行的資格初審和實地考察兩環節。3.1.3. 資格初審：指對在庫供應商的供應商信息記錄表進行初步審查，初步評估供應商承攬當次采購項目的適合程度，確定對其進行實地考察的必要性；3.1.4. 實地考察：指對已通過資格初審的供應商進行實地性的深入考察，據供應商類別和采購項目要求，對其采取合作情況考察、人員考察、項目

4、考察、到廠考察中的一種或多種方式，實地驗證供應商信息記錄表相關內容，深入評估供應商承攬當次采購項目的適合程度，填報供應商前期考察表并錄入信息庫，組織確定當次采購項目的入圍供應商；3.1.5. 入圍供應商：具備某次采購項目的投標人(報價)資格或認價資格的供應商。4. 管理職責4.1. 運營管理中心 4.1.1. 組織制定和優化公司供應商管理體系文件，明確供應商前期考察、信息庫管理等要求，指導并監督各開發項目執行；4.1.2. 組織進行集團戰略合作供應商的前期考察。4.2. 事業部采購管理部及片區項目招采(以下簡稱招采管理部門)4.2.1. 確定各自權限范圍內供應商前期考察的參加人員及負責人；4.

5、2.2. 獲取新進供應商基本信息，將供應商信息記錄表相關內容錄入供應商信息庫。4.2.3. 組織相關部門對在庫的意向供應商進行資格初審，確定對其進行實地考察的必要性，并對供應商信息記錄表中不一致的信息進行更新。4.2.4. 組織相關部門對已通過資格初審的供應商進行實地考察，確定該供應商在當次采購項目中的投標人(報價)資格。4.2.5. 組織相關部門完成招標(或議標或直接委托)采購工作，并按運營管理中心要求及時上報供應商信息。5. 工作程序5.1. 前期考察的指標5.1.1. 供應商前期考察指標見評估表單；5.1.2. 指標由運營管理中心組織制定并按需要作持續優化調整；5.1.3. 招采管理體系

6、相關部門參與指標的制定和優化調整；5.2. 獲取信息5.2.1. 業務管理部門應主動獲取更多的優秀的新進供應商的信息：1. 招采管理部門獲取新進供應商信息的途徑包括：業務管理部門主動獲取；內部推薦；供應商自薦。2. 業務管理部門將供應商信息記錄表相關內容錄入供應商信息庫，確定新進供應商的“待考察”等級。5.2.2. 對非新進供應商的基本信息，招采管理部門直接在公司供應商信息庫中獲取。5.3. 資格初審5.3.1. 招采管理部門組織相關部門對在庫供應商的供應商信息記錄表進行初步審查，初步評估供應商承攬當次采購項目的適合程度，確定對其進行實地考察的必要性。5.3.2. 招采管理部門在資格初審時，若

7、發現在庫供應商的供應商信息記錄表與當前實際信息不一致，應負責對相關信息進行更新，并報運營管理中心備案。5.3.3. 招采管理部門初步評估供應商承攬當次采購項目的適合程度，應以會議或簽報的形式建立評估標準并確定資格初審結果。1. 按供應商類別，設置資格初審的項目及其最低標準，格式如下：供應商類別序號資格初審內容審查依據最低標準服務類1注冊資本營業執照XX萬元以上2資信等級資信等級證書XX級以上3資質等級資質證書XX級以上4質量認證質量管理體系認證證書通過認證或無要求5項目業績項目合同XX平方米以上6財務狀況財務報表XX萬元以上7其它條件其他證明文件XX以上貨物類1注冊資本營業執照XX萬元以上2資

8、信等級資信等級證書XX級以上3資質等級資質證書XX級以上4質量認證質量管理體系認證證書通過認證或無要求5項目業績項目合同XX平方米以上6財務狀況財務報表XX萬元以上7其它條件其他證明文件XX以上施工類1注冊資本營業執照XX萬元以上2資信等級資信等級證書XX級以上3資質等級資質證書XX級以上4質量認證質量管理體系認證證書通過認證或無要求5項目業績項目合同XX件以上6財務狀況財務報表XX萬元以上7其它條件其他證明文件XX以上2. 同時對供應商的服務或產品類別、業務區域、提交的材料真實性方面進行審核；3. 上述每項條件均需滿足當次采購項目要求，否則資格初審不通過，不再進行實地考察；“其它條件”可要求

9、增設。5.3.4. 招采管理部門須逐一核實重要證明文件的原件，并要求供應商提供加蓋公章的復印件予公司歸檔。重要證明文件包括但不限于：序號資格初審的證明文件供應商類別要求1營業執照各類必須提供2組織機構代碼證各類必須提供3稅務登記證各類必須提供4資質證書各類必須提供59000系質量管理體系認證證書各類若有則提供614000系環境管理體系認證證書各類若有則提供718000系職業健康安全管理體系認證證書各類若有則提供8資信等級證書各類若有則提供9安全生產許可證工程類必須提供10生產許可證貨物類必須提供11產品合格證貨物類必須提供12建材備案證(按北京建委要求)貨物類若需要則提供13產品專利證書貨物類

10、若需要則提供14項目合同各類若有則提供15其它證明文件各類若有則提供5.3.5. 資格初審結果形成書面記錄(會議紀要或簽報)。5.3.6. 只有通過資格初審的供應商，才能進入實地考察環節。5.4. 實地考察5.4.1. 招采管理部門組織相關部門對已通過資格初審的供應商進行實地性的深入考察。5.4.2. 招采管理部門據供應商類別和采購項目要求，對其采取到廠考察、項目考察、人員考察、合作情況考察中的一種或多種方式，實地驗證供應商信息記錄表相關內容。5.4.3. 考察人員由招采管理部門確定，人數不少于三人，必須包括本次采購項目的總責任人、技術責任人和成本責任人。考察人員應與供應商充分交流，告知供應商

11、項目的基本情況、采購方式等基礎信息。5.4.4. 實地考察內容包括但不限于：序號實地考察內容供應商類別要求1企業管理與文化工程各類合作情況考察2企業組織結構工程各類合作情況考察3企業外部協調能力工程各類合作情況考察4企業戰略意識工程各類合作情況考察5企業與本公司合作情況(其他項目)工程各類合作情況考察6企業應對緊急事件等風險管理能力工程各類合作情況考察7企業擬派項目經理情況工程各類人員考察8企業擬派項目成員情況工程各類人員考察9企業資金及周轉狀況工程各類項目考察10企業近三年實際服務量/工程量/產量工程各類項目考察11企業技術實力工程各類項目考察12企業服務能力工程各類項目考察13企業誠信狀況

12、工程各類項目考察14企業與其他企業合作情況工程各類項目考察15生產規模及效能(年/月/日產能)貨物類到廠考察16生產設備狀況貨物類到廠考察17產品種類及適用范圍貨物類到廠考察18產品質量狀況貨物類到廠考察19產品生產周期貨物類到廠考察20其他內容工程各類其他考察5.4.5. 實地考察完成后，由考察人員撰寫實地考察報告。5.5. 確定入圍供應商5.5.1. 招采管理部門組織相關部門深入評估供應商承攬當次采購項目的適合程度，填報供應商前期考察表并錄入信息庫，組織制訂入圍標準，確定入圍供應商。5.5.2. 招采管理部門以會議形式決定入圍供應商，最終確定的入圍供應商應不少于三家；5.5.3. 招采管理

13、部門編寫供應商前期考察及入圍推薦報告，主要包括：工程項目概況，采購項目要求、采購項目供應商行業分析、供應商資格初審匯報、供應商實地考察匯報、入圍供應商建議等。5.6. 集團戰略合作供應商考察及推薦入圍5.6.1. 運營管理中心組織事業部相關部門參與集團戰略合作供應商的前期考察。5.6.2. 運營管理中心對戰略合作項目行業的供應商情況進行分析和研究，確定實地考察廠家，按服務類、貨物類、施工類分別填寫供應商前期考察表；5.6.3. 運營管理中心確定實地考察人員和負責人，人數不少于二人，根據采購項目情況組織事業部相關部門人員進行實地考察。5.6.4. 戰略合作供應商實地考察的內容，除常規合作供應商須

14、考察的所有內容(上表)外，至少還應包括：供應商與其他企業戰略合作的情況、供應商與本公司幸福基業多項目合作對其人員、資金、設備及產能的特殊要求。5.6.5. 運營管理中心負責編寫戰略合作供應商前期考察及入圍推薦報告，主要包括采購項目行業分析、供應商考察調研情況、供應商以往合作情況、入圍建議。5.6.6. 運營管理中心根據實地考察情況推薦戰略合作的入圍供應商，入圍供應商原則上不少于三家。5.7. 事業部戰略合作供應商考察及推薦入圍5.7.1. 事業部采購管理部組織事業部和片區項目相關部門參與事業部戰略合作供應商的前期考察。5.7.2. 事業部采購管理部對戰略合作項目行業的供應商情況進行分析和研究，

15、確定實地考察廠家，按服務類、工程類、貨物類分別填寫供應商前期考察表；5.7.3. 事業部采購管理部確定實地考察人員和負責人，人數不少于二人，根據采購項目情況組織事業部和片區項目相關部門人員進行實地考察。5.7.4. 戰略合作供應商實地考察的內容，除常規合作供應商須考察的所有內容(上表)外，至少還應包括：供應商與其他企業戰略合作的情況、供應商與本公司多項目合作對其人員、資金、設備及產能的特殊要求。5.7.5. 事業部采購管理部負責編寫戰略合作供應商前期考察及入圍推薦報告，主要包括采購項目行業分析、供應商考察調研情況、供應商以往合作情況、入圍建議。5.7.6. 事業部采購管理部根據實地考察情況推薦

16、戰略合作的入圍供應商，入圍供應商原則上不少于三家；5.8. 前期考察的供應商級別認定與調整5.8.1. 若考察對象為新進供應商，業務管理部門在獲取新進供應商基本信息后，確定其“待考察”等級，并根據前期考察結果，作為供應商級別認定的依據。1. 前期考察結果不合格的，級別經招標委員會審批后，由運營管理中心手動調整；2. 前期考察結果合格的，認定為備選供應商； 程序調整依據調整規則調整方式程序1獲取信息獲取新進供應商基本信息：待考察手工錄入程序2前期考察(資格初審+實地考察)首次合作0N5待考察不合格審批后手調5N10未入圍不調整級別5N10入圍待考察備選自動更新多次合作錄入評估分數，不調整級別手工

17、錄入程序3簽訂合同(招標/議標/直接委托)首次合作備選試用自動更新多次合作原級別保持不變5.8.2. 若考察對象為在庫供應商，招采管理部門在信息庫中錄入考察結果，不調整供應商原級別。5.8.3. 招采管理部門按招采管理制度組織采購，在信息庫中錄入采購過程對各供應商的評審信息；5.8.4. 招采管理部門組織與供應商簽訂合同，建立合作關系。1. 簽訂合同的供應商若為首次合作的，認定為試用供應商；2. 簽訂合同的供應商若非首次合作的，保留原級別；5.8.5. 當次未建立合作關系的供應商，保留原級別。5.9. 不同級別供應商在前期考察中的特定待遇5.9.1. 戰略供應商：戰略合作協議內的采購項目，免資

18、格初審和實地考察，直接按戰略合作協議簽訂分項目合同或認價。5.9.2. 優秀供應商：免資格初審和實地考察。5.9.3. 合格供應商：資格初審后，免到廠考察，但仍需進行合作情況考察、人員考察、項目考察。5.9.4. 試用供應商、備選供應商、待考察供應商：按常規程序執行。5.9.5. 不合格供應商：在被認定后不再合作(行政壟斷或市場壟斷的供應商除外)，不合格供應商在被認定滿兩年后提出合作意向的，由運營管理中心組織招采管理部門重新考察，報采購委員會審批后，手動調整至備選級別。6. 支持性文件1. 工程供應商管理制度2. 工程供應商類別級別設置表3. 供應商級別管理流程4. 供應商信息庫管理作業指引5. 供應商滿意度調