1、文件工作概述文件工作概述 文件工作是指應機構開展各類活動的需要，文件工作是指應機構開展各類活動的需要，醞釀生成文件直至辦理完畢可以有效管理醞釀生成文件直至辦理完畢可以有效管理的全部活動，包括文件的撰制、傳遞、運的全部活動，包括文件的撰制、傳遞、運轉、整理編目、檢索查閱、歸檔保存等各轉、整理編目、檢索查閱、歸檔保存等各項工作環節。項工作環節。1 精品精品PPT 文件工作的任務文件工作的任務即文件工作所應擔負即文件工作所應擔負的職責和使命，它是文件工作的性質和作的職責和使命，它是文件工作的性質和作用的具體體現。用的具體體現。 基本任務是：遵循文件工作的規律，運用基本任務是：遵循文件工作的規律，運用

2、科學、系統的方法，提高文件工作及各相科學、系統的方法，提高文件工作及各相關的行政管理活動、業務活動的質量與效關的行政管理活動、業務活動的質量與效率，為各項管理工作提供優質高效的服務率，為各項管理工作提供優質高效的服務2 精品精品PPT 文件工作的性質與特點文件工作的性質與特點 政治性技術性政治性技術性 機要性高效性機要性高效性 時效性集成性時效性集成性 規范性規范性3 精品精品PPT 文件工作的發展趨勢文件工作的發展趨勢 標準化標準化體現在四個方面（簡化原理、體現在四個方面（簡化原理、統一原理、協調原理、優化原理）統一原理、協調原理、優化原理） 現代化現代化外在動力、內在需求外在動力、內在需求

3、4 精品精品PPT 文件工作的組織與管理文件工作的組織與管理 文件工作組織形式文件工作組織形式集中型、分散型、集中型、分散型、復合型、分級型復合型、分級型 文件工作的組織機構與作用機制文件工作的組織機構與作用機制由主由主體機構（發文、收文機關領導班子）和有體機構（發文、收文機關領導班子）和有關輔佐班子組成。（專門班子，相關班子，關輔佐班子組成。（專門班子，相關班子，智囊班子）智囊班子）5 精品精品PPT 文件工作制度建設文件工作制度建設 種類種類 內容內容撰制方面、運轉處理方面、傳遞撰制方面、運轉處理方面、傳遞方面、存貯利用方面、管理方面等方面、存貯利用方面、管理方面等 制定過程制定過程調查階

4、段、起草階段、審批調查階段、起草階段、審批階段、公布階段階段、公布階段6 精品精品PPT 文件工作的協調文件工作的協調 影響文件工作協調的因素影響文件工作協調的因素 管理體制上的原因管理體制上的原因 文件工作機構設置上的原因文件工作機構設置上的原因 文件工作制度上的原因文件工作制度上的原因 工作人員素質上的原因工作人員素質上的原因7 精品精品PPT 文件工作協調的內容文件工作協調的內容 協調各部門之間的發文職責與任務協調各部門之間的發文職責與任務 協調各種行文關系協調各種行文關系 協調文件的辦理情況協調文件的辦理情況 協調領導之間的文件辦理情況協調領導之間的文件辦理情況8 精品精品PPT 文件

5、工作協調的原則文件工作協調的原則 分級原則分級原則 全局原則全局原則 客觀原則客觀原則 溝通原則溝通原則 權威原則權威原則 服務原則服務原則9 精品精品PPT 文件工作的考評文件工作的考評 意義意義有利于加強責任制，提高文件工有利于加強責任制，提高文件工作自身的效能，有利于實現文件工作的科作自身的效能，有利于實現文件工作的科學化、規范化管理，有利于提高整個機構學化、規范化管理，有利于提高整個機構的工作質量與效率的工作質量與效率10 精品精品PPT 9、 人的價值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2022-3-142022-3-14Monday, March 14, 202210、低頭要有勇氣，抬頭要

6、有低氣。2022-3-142022-3-142022-3-143/14/2022 10:37:07 PM11、人總是珍惜為得到。2022-3-142022-3-142022-3-14Mar-2214-Mar-2212、人亂于心，不寬余請。2022-3-142022-3-142022-3-14Monday, March 14, 202213、生氣是拿別人做錯的事來懲罰自己。2022-3-142022-3-142022-3-142022-3-143/14/202214、抱最大的希望，作最大的努力。2022年3月14日星期一2022-3-142022-3-142022-3-1415、一個人炫耀什么，

7、說明他內心缺少什么。2022年3月2022-3-142022-3-142022-3-143/14/202216、業余生活要有意義，不要越軌。2022-3-142022-3-14March 14, 202217、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。2022-3-142022-3-142022-3-142022-3-14 文件工作考評的內容文件工作考評的內容 針對一份具體文件從撰擬到運轉的過程，按針對一份具體文件從撰擬到運轉的過程，按文件工作不同階段列出具體的內容，將各階文件工作不同階段列出具體的內容，將各階段的考評內容加以綜合，以反映一份具體文段的考評內容加以綜合，以反映一份具體文件運轉過程的

8、完成情況和總體效果。件運轉過程的完成情況和總體效果。 從一個具體機構看，可以從發文、收文的角從一個具體機構看，可以從發文、收文的角度列出考評內容。如：分別統計某一單位一度列出考評內容。如：分別統計某一單位一年的發文量、收文量，測評發文水平和達到年的發文量、收文量，測評發文水平和達到的程度級別、收文水平和達到的程度級別，的程度級別、收文水平和達到的程度級別，總結效果和成績、找尋差錯和不足，反映出總結效果和成績、找尋差錯和不足，反映出某單位文件工作的總體概況。某單位文件工作的總體概況。12 精品精品PPT 9、 人的價值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2022-3-142022-3-14Monday,

9、 March 14, 202210、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2022-3-142022-3-142022-3-143/14/2022 10:37:08 PM11、人總是珍惜為得到。2022-3-142022-3-142022-3-14Mar-2214-Mar-2212、人亂于心，不寬余請。2022-3-142022-3-142022-3-14Monday, March 14, 202213、生氣是拿別人做錯的事來懲罰自己。2022-3-142022-3-142022-3-142022-3-143/14/202214、抱最大的希望，作最大的努力。2022年3月14日星期一2022-3-142

10、022-3-142022-3-1415、一個人炫耀什么，說明他內心缺少什么。2022年3月2022-3-142022-3-142022-3-143/14/202216、業余生活要有意義，不要越軌。2022-3-142022-3-14March 14, 202217、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。2022-3-142022-3-142022-3-142022-3-14 文件工作考評的方法和步驟文件工作考評的方法和步驟 建立專門隊伍。建立專門隊伍。 制定工作計劃。制定工作計劃。 設計考評指標體系。設計考評指標體系。 科學嚴格地進行考評。科學嚴格地進行考評。 綜合分析得出總體性結論。綜合分析

11、得出總體性結論。14 精品精品PPT 文件工作人員培育 略15 精品精品PPT 文件工作的內容與規則文件工作的內容與規則 文件工作包括文件的撰制、辦理、處置、文件工作包括文件的撰制、辦理、處置、管理等一系列具體工作內容。管理等一系列具體工作內容。16 精品精品PPT 文件的撰制指加工處理有關信息材料，制成文件正本，使之具有法定效用的過程。通常需要立意醞釀、撰擬文稿、審核修改、核準簽發、繕印正本、履行生效手續等活動。17 精品精品PPT 立意立意根據領導人的指示、授意或根據機關工作根據領導人的指示、授意或根據機關工作的實際需要確立發文宗旨，明確發文目的與具體要的實際需要確立發文宗旨，明確發文目的

12、與具體要求，醞釀文稿。求，醞釀文稿。 撰寫撰寫圍繞立意醞釀結果，按照公文撰寫規則圍繞立意醞釀結果，按照公文撰寫規則及有關制度擬寫文稿。及有關制度擬寫文稿。 審核審核由有關領導或專門負責人對文稿從內容、由有關領導或專門負責人對文稿從內容、格式、程序等方面進行全面檢查，修改完善格式、程序等方面進行全面檢查，修改完善。 簽發簽發由有關法定責任者對文稿進行最后審批，由有關法定責任者對文稿進行最后審批，以各種形式（如履行簽發手續）確認文稿的成立以各種形式（如履行簽發手續）確認文稿的成立（成為定稿），賦予其法定效用。（成為定稿），賦予其法定效用。 繕印繕印根據定稿繕印、校對，制作正本、副本。根據定稿繕印、

13、校對，制作正本、副本。 蓋印（簽署）蓋印（簽署）在正本上加蓋印章或由法定責在正本上加蓋印章或由法定責任者簽署，表明文件的法定效力。任者簽署，表明文件的法定效力。18 精品精品PPT 文件的傳遞指將文件傳送給規定受文者的過程。主要活動包括封裝、登錄、選擇傳遞通道、投送等。 封裝：賦予文件以可被有效傳送的包裝形式。 登錄：將文件對外發送情況登記在冊，以便查考和管理。 選擇傳遞通道：確實文件具體以何種傳遞形式（郵寄、電信、交換、專送、機要通信）對外傳送。19 精品精品PPT 文件的辦理文件的辦理指本機關對收受的文件開指本機關對收受的文件開展接收、加工、辦理、處置等活動的過程。展接收、加工、辦理、處置

14、等活動的過程。通常包括收受文件、分發、閱處等一系列通常包括收受文件、分發、閱處等一系列流程流程 收受文件：按規定的手續接受對方文件。收受文件：按規定的手續接受對方文件。 分發：根據文件性質、內容及其重要程度、分發：根據文件性質、內容及其重要程度、時限要求，將其分別交送有關領導、部門時限要求，將其分別交送有關領導、部門或具體工作人員。或具體工作人員。 閱處：經規定程序，使文件進行閱讀、加閱處：經規定程序，使文件進行閱讀、加工、辦理，使文件中涉及的有關事務和問工、辦理，使文件中涉及的有關事務和問題得到實際辦理。題得到實際辦理。20 精品精品PPT 文件的處置指對已經處理完畢的文件的歸宿的安排。主要

15、活動包括判定文件的存毀、對不同價值的文件進行相應處理。 判定文件的存毀：根據檔案管理的有關規定和標準鑒定文件的保存價值，確定具體文件的處置方式。 對不同價值文件進行相應處理：以立卷歸檔作為具有保存價值的文件的歸宿；銷毀無保存價值的文件；清退按規定辦畢退還或發文機關要求辦畢退回的機關文件。暫存一時難以判定處置方式的文件。21 精品精品PPT 文件的管理指為使上述四項工作有效完成，進一步擴大和充分發揮文件的功效，而對文件實施的科學系統有效的控制、保管、利用的過程。活動內容主要包括：收發、傳送文件；對文件進行科學分類、清理和登記；組織傳閱；保管文件，建立檢索體系，提供查閱服務；保管并監督使用印章；進

16、行平時文件歸卷；對文件進行機密與安全方面的維護，以催辦、查辦等方式對文件形成辦理的過程實施監督。22 精品精品PPT 文件工作的規則 基本原則準確原則、及時原則、安全原則、精簡原則 行文規則指文件在撰寫和處理過程中必須遵守的規定和準則，是國家有關部門專門制定的旨在控制行文方向、行文方式和行文數量的有關規定，是社會組織之間文件往來運行所必須遵循的統一規則。23 精品精品PPT 遵守行文規則的必要性 只有遵守行文規則，才有可能做到： 有效控制行文方向，保證文件傳遞準確、快捷 有效控制行文方式，維護正常工作秩序和運轉效率 有效控制行文數量，合理精簡文件、簡化手續，反對文牘主義24 精品精品PPT 行

17、文規則的主要內容行文規則的主要內容 根據機關之間的工作關系確立行文方向根據機關之間的工作關系確立行文方向 選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文 越級行文適用情況越級行文適用情況 情況特殊緊急，如果逐級上報下達會延時機造成重大損失；上級領導交情況特殊緊急，如果逐級上報下達會延時機造成重大損失；上級領導交辦并指定越級上報的具體事項；需直接詢問、答復或聯系的具體事項；雖多交辦并指定越級上報的具體事項；需直接詢問、答復或聯系的具體事項；雖多交請示直屬上級機關但長期未予解決，或與直屬上級有爭議而該問題又急需解決；請示直屬上級機關但長期未予解決，或與直屬上級有爭議而該問

18、題又急需解決；揭發、檢舉、控告直屬上級機關。由于情況特殊而必須越級行文時，一般應抄揭發、檢舉、控告直屬上級機關。由于情況特殊而必須越級行文時，一般應抄送被越過的機關。送被越過的機關。 正確選擇主送機關與抄送機關正確選擇主送機關與抄送機關 堅持黨政分開的原則堅持黨政分開的原則 聯合行文時作者應是聯合行文時作者應是“同級同級”機關，并在行文前就機關，并在行文前就有關問題協商一致。有關問題協商一致。 嚴格控制文件數量，簡化行文手續。嚴格控制文件數量，簡化行文手續。25 精品精品PPT 聯合行文的具體情形有：聯合行文的具體情形有： 同級政府之間、政府各部門之間、上級政同級政府之間、政府各部門之間、上級

19、政府部門與下一級政府之間府部門與下一級政府之間可以聯合行文。可以聯合行文。 政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其部門部門可以聯合行文。可以聯合行文。 政府部門與同級人民團體和行使行政職能政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位、公司的事業單位、公司亦可聯合行文。亦可聯合行文。26 精品精品PPT 辨別：辨別： 某縣政府擬發一份重要文件，恰逢縣長外某縣政府擬發一份重要文件，恰逢縣長外出開會，縣政府辦公室主任考慮到這份發出開會，縣政府辦公室主任考慮到這份發文的重要性與緊迫性，于是請縣委書記代文的重要性與緊迫性，于是請縣委書記代簽。簽。 某單位為節省人力、物力和財力，提高工某單位為節省人力、物力和財力，提高工作效率，規定凡當天發往同一機關的所有作效率，規定凡當天發往同一機關的所有公文均應合并裝封，一并發出。公文均應合并裝封，一并發出。