1、當(dāng)代建筑工程檔案管理和模式分析進(jìn)入新世紀(jì)后，建筑工程檔案的管理方式發(fā)生了很大的變化，過(guò)去陳舊的純手工錄入、檔案分類、管理等做法已經(jīng)一去不返。特殊是現(xiàn)代化幫助管理手段的應(yīng)用和新的檔案管理理論的引入，不僅僅提高了管理工作的效率，還從信息化臺(tái)階上形成了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和水平。本文基于企業(yè)檔案管理體制與模式探討，在分析社會(huì)轉(zhuǎn)型和數(shù)字化大背景下的企業(yè)檔案管理體制與模式的特征基礎(chǔ)上，提出了企業(yè)檔案管理體制與模式的構(gòu)想。盼望為下一步建筑工程檔案管理工作的思路創(chuàng)新和模式演進(jìn)供應(yīng)有益的參考。隨著時(shí)代的進(jìn)展，建筑工程檔案管理工作的內(nèi)涵和外延也進(jìn)一步擴(kuò)大。檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和進(jìn)展的必定產(chǎn)物，是建筑工程實(shí)施描述的最原始

2、記錄。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永久都不會(huì)轉(zhuǎn)變。在學(xué)問(wèn)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息屬性已成為學(xué)問(wèn)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案駕駛的主要參數(shù)，而載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式不斷涌現(xiàn)，所以采納檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì)使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。在近些年新產(chǎn)生的檔案管理模式的引導(dǎo)下，建筑工程檔案的管理也消失了一些新模式，這對(duì)建筑工程檔案的處理和分析工作都有著深遠(yuǎn)和重大的影響，從技術(shù)水平和實(shí)踐操作上都加速了建筑工程檔案管理工作的進(jìn)步。一、當(dāng)代企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背

3、景隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深化檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變電子檔案。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷進(jìn)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到學(xué)問(wèn)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程，也需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和進(jìn)展，檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化看做是一個(gè)整體過(guò)程，將檔案的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程，依據(jù)檔案價(jià)值形態(tài)的變化劃分為若干個(gè)階段，不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象不同。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理

4、論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論精確揭示了檔案運(yùn)動(dòng)階段的前后連接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、前端掌握供應(yīng)了理論依據(jù)。二、當(dāng)代企業(yè)檔案管理體制模式信息一體化管理模式(一)信息一體化管理模式信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報(bào)工作、圖書工作的一體化。在建筑工程企業(yè)，這種綜合性信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為建筑工程企業(yè)服務(wù)的過(guò)程中，既要留意供應(yīng)歷史的信息和現(xiàn)時(shí)的信息，又要注意超前性、猜測(cè)性信息的采集、篩選、供應(yīng)。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)進(jìn)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等科研成果，為呈現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場(chǎng)信譽(yù)和增加企業(yè)的社會(huì)效益供應(yīng)詳實(shí)、牢靠、生動(dòng)的憑證;

5、另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理供應(yīng)有較高含量的有價(jià)值的信息。這種管理模式便于建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用。(二)文件檔案一體化管理模式檔案一體化是我國(guó)文件和檔案工作進(jìn)展的內(nèi)在要求。文件檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度動(dòng)身，對(duì)文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。檔案一體化的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的全面

6、掌握和科學(xué)管理。科學(xué)的文件檔案一體化管理是以文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程中，既加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注意各個(gè)不同文件職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)連接，從而使文件到檔案全過(guò)程都得到有效掌握。文件檔案一體化的原則是在實(shí)行信息一體化管理的過(guò)程中，必需要遵循以下原則：一、全程管理原則。電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見(jiàn)，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率;二、前端掌握原則。前端掌握原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷

7、毀是末端。前端掌握是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)章進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合;三、集成管理原則。集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延長(zhǎng)和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密 組合而削減疏漏，提高牢靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，削減重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。(三)IT集約化平臺(tái)管理模式各行各業(yè)信息化及其快速進(jìn)展已經(jīng)且正在不斷地形成大量的數(shù)字化信息，對(duì)于建筑工程行業(yè)也不例外。這些信息需要?dú)w檔并形成電子檔案以記錄信息社會(huì)的歷史活動(dòng)，傳統(tǒng)檔案館開(kāi)展服務(wù)創(chuàng)新加強(qiáng)館藏?cái)?shù)字化加工也將積累越來(lái)越多的數(shù)字化信息，這兩類信息統(tǒng)稱為數(shù)字化檔案信息。檔案工正是為了歸檔、接收、整理和保存這些不斷累增

8、的數(shù)字化檔案資源，并想借助現(xiàn)代信息技術(shù)為國(guó)家、機(jī)構(gòu)和社會(huì)公眾供應(yīng)快捷便利的查檔、用檔等服務(wù)，數(shù)字檔案館才應(yīng)運(yùn)而生。由此得出結(jié)論：數(shù)字檔案館可以作為信息社會(huì)數(shù)字化檔案的終極保管機(jī)構(gòu)。從功能上講，集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館以數(shù)字檔案館的建設(shè)目的為動(dòng)身點(diǎn)，可以確定 IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館的以下幾個(gè)主要職能：(1)集中統(tǒng)一永久保存信息社會(huì)產(chǎn)生的各類數(shù)字化檔案信息，引領(lǐng)數(shù)字檔案館的進(jìn)展方向，保障數(shù)字化檔案信息的真實(shí)、完整、有效和平安。(2)為傳統(tǒng)檔案館供應(yīng)滾動(dòng)完善和持續(xù)進(jìn)展的網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)支持與服務(wù)，以便利檔案工通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)開(kāi)展電子文件歸檔、電子檔案接收、數(shù)字化檔案資源的整合、管理、傳遞、處理、鑒定

9、、編研和供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化查檔、用檔服務(wù)等各類檔案管理工作。在建筑工程單位這種模式有著很好的應(yīng)用前景，它不僅可以降低檔案管理人員對(duì)繁雜資料的管理難度，而且對(duì)相關(guān)材料的查閱、抽取也會(huì)更加便利。IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館的觀點(diǎn)的提出，是為了查找一種更加有效的解決方案，以適應(yīng)和諧型、節(jié)省型、進(jìn)展型、信息資源廣泛利用型信息社會(huì)的進(jìn)展特點(diǎn)，不僅緩解了信息化建設(shè)中因技術(shù)人員與檔案工熟悉不統(tǒng)一而產(chǎn)生的各種制約系統(tǒng)建設(shè)與進(jìn)展的沖突，而且也保障了數(shù)字檔案館的高效運(yùn)作和長(zhǎng)期進(jìn)展。這一模式的基本要求包括：(1)機(jī)構(gòu)重組：將數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館在組織上進(jìn)行分割，數(shù)字檔案館的建設(shè)不再依附于某個(gè)傳統(tǒng)檔案館，需要設(shè)立特地的機(jī)構(gòu)來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作。(2)人才分類：將檔案館的工作人員分為業(yè)務(wù)型和技術(shù)型兩大類，分別擔(dān)當(dāng)數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館的各項(xiàng)職能。(3)職能分割：數(shù)字檔案館用來(lái)保管網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的數(shù)字化檔案信息，傳統(tǒng)檔案館保管紙質(zhì)檔案和各種其他介質(zhì)檔案。總體來(lái)說(shuō)，建筑工程單位要想實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理模式，這種形式是很好的一種方式。三