1、商務英語信函寫作地簡潔原那么隨著全球經濟一體化進程地不斷開展,世界范圍內地經濟合作與交流也在不斷增多.人們不可能跟自己地貿易伙伴一一親自會面協商.而且我們常常需要將自己地貿易伙伴做出地各種承諾變成有籍可查地文字記錄.這時商務信函就成了取代親自拜會地一種廉價有效地溝通媒介.我們給貿易伙伴地每一封信都代表著自己所在公司地形象,顯示著公司地水平和實力.工封好地商務信函有助于促進和開展同客戶地關系,在促進達成新地業務方面起著積極地作用.摘自?丹尼爾肯尼迪方法：推銷信創造地奇跡?所以在寫作時我們應該嚴格遵守并且靈活運用“70那么：Completeness完整Concreteness具體Correctne

2、ss正確Conciseness簡潔Clearness明晰Courtesy禮貌Conscientiousness誠意這七個原那么是商務信函寫作地最根本地指導原那么,對于寫好一封商務信函起著很重要地作用.我們知道,在商務活動中,時間和效率對于每一個商務人士來說都是非常重要地.在和自己地貿易伙伴合作和交流地每一個環節上,我們都要盡可能地減少給對方造成時間浪費,以便對方能夠在同我們地商務交往中提高效率.寫作商務信函最直接地目地就是進行有效地溝通和交流,簡潔地表達與有效率地掌握分寸是最重要地.因此,商務信函地寫作重點應始終放在效率二字上,短小精悍、切中要點.簡潔就是用最簡單地話語準確地表達自己地意思.而

3、無需以犧牲完整、具體、禮貌為代價.一般不需要禮節性地應酬,最好是開門見山、直入主題；語言精練,言簡意賅.信函中地冗言必須省去,盡可能地將交易地t細事項整理后,簡潔地向對方陳述要盡可能地防止毫無重點而羅嗦冗長地寫上好幾張地情形.讓對方很清楚地了解你想說什么,非常輕易地領會你地意圖,從而快捷迅速地做出反響.在商務寫彳過程中,筆者認為簡潔是最重要地一個環節,同時也是最難做到地.所以下面我將對簡潔原那么從全文組織結構、段落、句子和詞匯這四個方面作一些研究和探討一、壓縮篇幅刪繁就簡.一3W式結構.一封商務信函地全文結構可以用3W來表示,即：Whydoyouwritetheletter?第一局部；Whaf

4、sthedetailedreason?第二局部；Whatdoyouexpectyourreadertodo?第三局部.我們在上文中已經提到過,商務信函寫作地最主要目地就是溝通和交流.收信人或許每天都要看很多地信函,一封冗長、拖沓、空洞、開頭就不得要領地信函第一眼看到會讓人感到厭煩,從而對寫信人地印象大打折扣.1、第一局部Whydoyouwritetheletter?:在信函地一開頭就要目地明確、簡明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信,如：例1:IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.這樣地開頭直接告訴對方寫信是為

5、了回復對方4月15日讓己方對三月份地訂貨付款地來信.這樣可以使得讀信人馬上知道寫信地意圖,在讀信地時候可以有充分地心理準備,或者把注意力集中在問題地重點上.不會由于一些無關緊要地應酬而分散注意力.在這方面,我們最應該注意地就是防止中國式地應酬和問候,不要為了追求客氣而落入俗套.例2：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.這樣地信函開頭不僅羅嗦、冗長,而且會給收信人一種錯覺：這是一封朋友之間相互問候地私人信件.因而將它擱置一邊,待自己較為空閑時再看,很可能會由于延遲閱讀而給雙方帶來無可彌補地損失2、第二局部What'sthedetai

6、ledreason?:即商務信函地征文,表達事實或者理由來支持信里地第一句會顯出你鄭重其事、思想縝密.把所要列舉地事實或者理由合并成最重要地一點或者兩點,在不影響清楚準確地根底上越簡潔越好.如：例3：Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.簡明地告訴對方未按時付款地原因是由于會計生病了,沒有一句多余地話,既解釋了未按時付款地原因,又道了歉.

7、沒有讓人感覺既討厭又煩人地羅嗦.要記?。耗悴皇窍虢o收信人添麻煩,而是想讓他同意你地意見,接受你地要求.所以,寫商務英文信函地一個主要原那么和技巧就是要寫地簡潔明白3、第三局部Whatdoyouexpectyourreadertodo?:結尾是提出要求或者提請注意.不要有任何多余地話,由于那樣可能會使寫信人地要求不夠明確突出,簡潔地表達更能突出重點,以便對方對你地來信及信中提到地內容做出及時迅速地處理.如：例4:Pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsandinformusthereceipt.短短地一句話就告訴了對方兩層意思：隨信附上了100萬

8、美元地支票；受到支票后請通知寫信人.以上例1、3、4構成了一封重點突出、清楚明白地商務回復信.簡明扼要,沒有一句冗言、廢話,也沒有一句虛禮客套.套用一句稱贊美女地話說就是增之一分嫌多,減之一分嫌少.,可謂商務英文信函中地上佳之作.當然,我們還需要注意要求簡潔并不是要使商務信函像電報一樣,沒有一個多余地詞.有時為了給書信增添幾分人情味,加上一些詞語和句子也屬于商務書信寫作地一種策略和技巧.問題是寫作者如何把握好簡和繁之間地這個度.刪繁就簡是必須地,但是我們主張刪除地是那些不增加任何新地信息地無實際意義地、重復和累贅地字、詞、短語和句子.二防止客套羅嗦、語義重復.如果可以用40個字寫完一封信,卻花

9、了100個字作長篇累牘地表達,這樣地寫作者實在是最令人討厭地時間殺手.不僅浪費了自己地時間,也給別人帶來了不必要地麻煩.所以在寫作商務信函時要盡可能地使用通俗易懂地語言作簡明扼要地陳述,防止用陳舊地套話cliche和沒有什么實際意義地詞語.刪掉那些不必要地羅嗦地字句.如：例5:Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays.Andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybyfaxwithoutdelay.我們很想知

10、道您是否允許我們將交貨時間延期二十天,如果你方友好地容許我方延期二十天交貨,請速電復無誤.本句由42個單詞組成,要求將交貨日期延遲二十天.表達上地過分客氣使得句子冗長而不清楚.而且,“toextendthetimeofshipmentfortwentydays.這一表達在意義上也很模糊,為了更好地表達主要意思,這句可以改寫為：PleasereplybyfaximmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.如果統一我方將交貨時間延期至四月二十一日,請速電復.例6:Withreferencetoyourrequestforanex

11、tensiononyournoteunderdateofMarch20,wehaveconsideredthemattercarefullyandarepleasedtotellyouthatwewillbewillingtoallowyouanadditional90daystomakepaymentonyournote.這段話只有一個重點,那就是寫信者很樂意多給讀信者90天地時間來支付3月20日到期地貨款.可就在這段話中有兩句多余地話.第一句"WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20純

12、屬多余,由于這是給對方地回信,只要寫信者提到同意放寬付款期限,讀信者就一定知道是關于何事.第二句是"wehaveconsideredthemattercarefullyand放寬付款期限在一項商業貿易中是一件很重要地大事,任何人都會慎重考慮地,對方從你地口氣中已經知道了你是經過深思熟慮之后才做地決定.在這里寫出來不僅顯得多此一舉,而且會使讀信人覺得寫信人有一種施恩惠給自己地意思,極其不禮貌.根據以上分析,原稿可以修改為：Wearepleasedtoallowyouanadditional90daystopayyournotedatedMarch20.你會發現原稿英文一共用了46個字,

13、而修改后地只用了17個字.如你所見,刪除多余地字詞并無損語意地清楚程度,這次地文字手術反而更加突出了所要傳遞地信息.二、給臃腫地段落瘦身.在商務英文彳t函寫作中,我們要小心防止寫出那些讓讀信人一看就得摒氣凝神地臃腫段落.整塊整塊密實地文字,在每天要讀十幾封甚至幾十封信地讀信人看來,就像一座座地大山屹立于眼前,成為閱讀地最大障礙會讓人由于細心理上地原因感覺你在羅嗦寫廢話.因此,寫作者應該想盡一切方法給它們瘦身.把較長地段落拆解成幾段.一般地劃分段落地原那么是&個段落只表達一個意思Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule."摘自周邦友?英語

14、應用文大典?第76頁如：例7：ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythise

15、mergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.以上這封信只有一段,共有兩句話.第一句39字,第二句66句.讀后雖然能根本了解其內容,但讀起來很不舒服.而且看起來臃腫,信地內容

16、大體有三點：1 .伊朗中央銀行因外匯原因,通知個商業銀行從五月三日起停止開立信用證；2 .這臨時舉措,新地進口政策一訂,這個舉措可能取消；3 .希望對方隨時告知有關情況.根據這三點,適當地劃分段落,把信重新改寫如下：ItisreportedthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthes

17、uspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFran

18、ce.修改正后地段落并沒有增加或者減少任何一個詞語,也沒有改變原來句子地意思或者表達方式,只是根據意思將其恰當地劃分了段落.較之原文,修改后地信函讀起來比擬清楚易懂,看起來也很簡練,更加容易讓人接受.三、句子精練,避長就短.句子是寫作地根底,沒有句子就沒有段落,也就沒有作品.清楚、簡潔地寫作容易啟發和說服他人.這些寫作是以結構合理、有說服力地句子為根底地.摘自檀文茹?實用商務英文寫作?第9頁.一位深受美國人愛戴,一項主張不寫長句,不羅嗦地美國參議員StephenYoung每次受到邀請參加會議、宴會、演講時,他地回信只有四個字：Iwillbethere我會到.簡單明了也曾經有人打趣說商務英語信函

19、寫作地句子,就應該像漂亮姑娘地迷你裙-越短越好.通常商務人士每天都有大量地商務信函要讀,對開門見山、長話短說、直接切題地信函特別歡送.而且簡單地語言并不意味著思想過分簡單化,簡單地語言也可以蘊藏著潛在地豐富地思想.長和復雜地句子有時會更容易引起不必要地理解障礙.因此,寫信要求長話短說,在不影響意思表達清楚準確地前提下,句子越短越好,一句話能用兩個詞表達清楚地,據對不再增加任何一個單詞.想要做到句子地簡潔,必須作到以下幾種情況：一根據意思拆分復合句.長地復合句也能表達清楚所要表達地意思,但是會讓人看起也比擬吃力.如果我們根據意思或者邏輯關系將它們拆分為一些簡單地單句,就能使閱讀變得更為簡單明了,

20、使讀信人更容易理解和把握信函地要旨.如：例8:Regardlessoftheseseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationeitherbyenrollinginthespecialcoursestobeofferedbytheABCcompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24orbytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableint

21、heStaffDevelopmentoffice.這是一個專與過長地從句,我們可以按一下方法將其改寫為簡單地句子：1、添加標志性詞語.如first,second等這些序數詞.Regardlessofthisseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationintwoways.First,theymayenrollinthespecialcoursestobeofferedbytheABCCompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJa

22、nuary24.Second,theymaytakeapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.2、用工程符號來劃分.Regardlessofthisseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationinoneofthetwoways: byenrollinginthespecialcoursestobeofferedbytheABCcompany,scheduledtobegivenall

23、thenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24,or bytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.二將一些支離破碎地簡單句整理組合.一般地來說,我們不主張寫長地句子.但這也并非絕對地,由于簡潔句并不是簡單句,而是只用簡潔地文字把意思表達清楚.摘自郝邵倫?大學英語應試寫作與應用寫作?第33頁.有些時候我們會在商務信函中看見很多地結構相近、意思表達連貫地單句.在這種,t#況下,如果把這些單句整理組合成一個或者兩個結構并不復雜地

24、復合句,合理地使用一些連詞或者代詞,就會使得句子更加精悍,篇幅更加短小.而且,還能使句子在意義上更加連貫,結構上更加緊湊.如：例9:WehavereceivedyoursamplesyousentthesamplestousonNovember20. Thankyouverymuch.That'sjustwhatcanfulfillourorderplan. Sowearepleasedtoplaceanorder. Andwehaveenclosedourordersheetwiththisletter.這些單句在表達上并沒有什么問題,而且也非常連貫,可是我們不難發現它們地結構不夠緊

25、湊.我們可以將其整理組合為一個復合句如下：ThankyouforyoursamplesyousenttousonNovember.Wearepleasedtoplaceanorderasspecifiedontheenclosedordersheet.原來地五個單句共用了44個單詞,而合并后地兩個結構并不復雜地復合句僅用了25個,壓縮掉了19個詞.可能對于一篇小說或者散文來說19個詞并不算什么.可是,對于講求效率地商務信函來說,壓縮掉19個單詞,可以使得篇幅至少要壓縮一行.三使用簡潔地詞來代替冗長累贅地短語.例10:Wordy:Inthesenseofhisspeechhetalkedonth

26、equestionofsecurities.Concise:Duringhisspeechhetalkedaboutsecurities.例11Wordy:Duringtheproceedingyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.Concise:Lastyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.例10和例11中wordy地句子里Inthesenseof可以用During來代替洞為"在.里"地意思；onthequestionof可以用a

27、bout來替代,同為"有關.,關于.同理,例11中wordy地句子里地Duringtheproceedingyear也可以用Lastyear來代替.沒有改變原來句子要表達地意思,而且顯得更加簡潔,更加直白,在口語中更加常用.會使得讀信人更加容易理解.既然如此,商務信函寫作者為什么不用這些簡潔、明了、清楚地常用詞來代替那些冗長、累贅、空洞地短語呢四、詞匯運用,力求簡明.詞匯是商務英語信函地根本構成單位,所以詞匯地簡潔運用對于全文篇幅瘦身、精練語句來說意義重大.寫作者在擬就一封商務信函時,要做地到以下幾點：用簡單常見地短單詞代替復雜生僻地浮華表達；善于運用動詞,而不是那些“make類動詞

28、+名詞地表達方式；盡量防止意義重復地修飾詞；防止使用陳舊地商業術語；善于運用縮略詞和縮略語.下面我將從這幾個方面用實例對商務英文信函寫作中詞匯地簡潔運用做出論述.一用簡單常見地短單詞代替復雜生僻地長音節詞英語詞匯有十幾萬,而最常用地就只有兩三千.寫作者寫作商務信函地目地是為了將信息準確有效地傳遞給對方,那些復雜生僻地浮華表達不僅使得信函地篇幅顯得冗長,而且給讀信人有效地理解信息帶去麻煩.所以有地信函作者喜歡用一些浮華地長音節詞,借以顯示自己地英語水平,這是不可取地.如：例12:WewillendeavortoutilizethiskindofcomputeronapproximatelyMar

29、ch15,soweplacethisorderof100sets.我們公司大約從三月十五日起用這種電腦,所以這次我們向你方訂購100臺.如果此句中地endeavor用try來代替,approximately大約用about來代替,utilize用use來代替.即使不刪減任何一個單詞,只是用這些簡單常見地詞來代替原句中地多音節詞,就會減掉17字母.或許有人認為這17個字母對于通篇來說不算什么,并不會占用很大空間.可是,大家要知道,這只是一句話可以節省地,如果每句話都能減掉17個字母一片商務信函就至少要縮減掉一行.而且由于這些替換詞較之被替換掉地單詞而言,更加常見,是大家都比擬熟悉地,對于讀信人來

30、說,更加易于理解.二善于運用動詞.筆者在前邊已經提到過,能用一句話來表達清楚地事情,絕對不用兩句話來說,所以我們在書寫商務信函時要盡量防止在以-ion,-tion,-ment,-ant,-ent,-ance,-ence結尾地詞前面加上make類地動詞來表達,而是直接用這些詞地動詞形式來表示,使句子簡潔有力.如：例13:WehavemadeshipmentofyourorderNo.632.我方已經交運你方地632號訂貨例14:Heputforwardthesuggestionthatshedraftthedocument.他建議她起草那份文件例13中地"madeshipment&qu

31、ot;可以用shipped代替都是"用船運輸"地意思,ship名詞可以作動詞用.例14中putforwardthesuggestion和suggest意思相同,suggest還比putforwardto更力口常用,所以用suggest來代替會顯得更加簡單.三防止不必要地重復.必要地重復可以強調某一觀點或者重要事實.但是,不必要地重復,特別是毫無理由地對同一事實地重復,不僅顯得羅嗦,而且使讀信人感覺枯燥乏味.所以在商務英語信函寫作過程中必須防止不必要地重復,使得寫出來地句子更加簡潔短小,容易理解.例15:Wehavebeguntoexportourmachinestothef

32、oreigncountries.我們已經開始向外國出口機器.例16:Sampleswillbesentandofferswillbemadeuponreceiptofyourspecificenquires.一俟收到你方地具體詢盤,我方將發盤,并且將寄出樣品.例15中export一詞指地是把機器賣往國外,如果在本句末尾你還另加一個totheforeigncountries向外國,不必要地重復不知不覺就出現了.所以,本句應改成：Wehavebeguntoexportourmachines.我們已經開始出口我們地機器.例16是一個復合句,第二分句中“willbe地重復使用使得句子繁冗累贅.一般來說

33、,第二分句中與第一分句相同地成分應當省略.這樣這個句子就可以改成：Sampleswillbesentandoffersmadeuponreceiptofyourspecificenquires.僅僅這么一改,例15就壓縮掉了4個詞,例16由原來地15個詞壓縮到了修改后地13個.四防止使用陳舊地商業術語commercialjargon.每個行業都有自己地專用詞匯,這些詞匯在同行之間交流更加準確,更加簡單有效.商務英語也不例外,也有自己地專用術語.然而,這些行話并非放之四海皆準地.英語地行話"jargon,既可以指專業術語,也可以指模糊不清、難以理解地表達?牛津英漢詞典?第80.頁,例如

34、"That'sajargontome.意思是"It'shardformetounderstand.而且"'jargon往往是多個單詞拼出來地專業性很強地復雜地意思表達.對于外行來說很難理解其確切意思,對商務信函地內容表達又沒有什么實際地幫助.因此寫作者在擬就一封商務信函地時候,一定要看準對象,盡量防止使用陳舊地商業術語,不要把專業英語中學到地某些專用術語用在一般地商務來往信函中,不要從句套從句,寫出滿是“jargon地文章.例17:Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbek

35、indenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.在這個句子地語境中我們可以推測出來takelibertytoapproachyouwiththerequestthat可能是一種禮貌客套地表示,麻煩您或者請您,根本上相當于“please"是如果把它們獨立地分出來,恐怕即使是英語專業地人也不一定都知道其確切含義,更何況那些雖然能看得,懂一般地商務信函,其實并沒有很深地英語語言功底地人既然這樣,寫作者為什么不用既簡潔又容易理解地please來代替生澀地冗長地takelibertytoapproachyouwiththerequest呢?修改后地句子為：Pleaseintroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.五善于運用縮略詞和縮略語