1、陜西昊維項目管理項目管理有限公司工程監理部關于工程監理文件收集、整編、歸檔的暫行規定 陜西昊維項目管理有限公司工程部 2012年4月1日發布建設工程監理文件收集、整編、歸檔的暫行規定根據建設工程監理規范GB50319-2000和建設工程文件歸檔整理規范GB/T50328-2001的要求，為規范公司各項目監理部對建設工程監理文件的收集、整理、編目、歸檔行為，特制定本規定。本規定自發布之日起執行。一、 建設工程監理文件收集、整理、歸檔的依據和原則：1、 監理文件收集、整理、歸檔依據1.1 建設工程監理規范GB50319-20001.2 建設工程文件歸檔整理規范GB/T50328-20012、 監理

2、文件收集、整理、歸檔原則2.1 必須是監理機構為實施監理活動而形成和整理的文件，竣工后按照規定要求分別送交建設單位和監理公司存檔。2.2 能夠體現監理工作責任的審核、審查、會議、確認的文件。2.3 和建設單位、施工單位不重復的文件。2.4 證明監理工程質量合格、竣工手續完善的文件。2.5 文件收集應及時，內容必須真實、準確有效、完整，與工程實際相符合。二、 案卷盒、標簽格式內容劃分及要求1、 案卷盒、立面標簽格式要求：1.1 案卷盒可采用硬紙盒及塑料盒兩種形式。1.2 案卷盒的外觀尺寸為320mm×240mm，厚度為40mm55mm。1.3 案卷盒脊背立面標簽格式內容，按照附錄一要求

3、制作，其中：1.3.1 公司圖標以工程監理合同確定的監理公司為準，如 、。1.3.2 標簽編號及內容可根據項目監理部實際情況增加并續編，如：三十、三十一等。1.3.3 工程名稱:如為監理過程中形成的各類綜合管理資料可直接填寫項目名稱簡稱；若不同標段或獨立單位工程形成的檢驗、驗收資料等可填寫相應的標段或單位工程名稱如：、標段、1#樓、2#樓等。1.3.4 標簽規格尺寸以案卷盒脊背立面插口尺寸為準，字體統一為宋體32號字，公司圖標及顏色以工程監理合同確定的監理公司圖標為準（見1.3.1）。2、 標簽內容劃分范圍：2.1 合同管理：包括委托監理合同、施工合同、與建設單位簽訂的供貨、分包等合同，以及工

4、程延期、費用索賠、合同爭議等相關報告和批復。2.2 監理規劃、細則：包括監理規劃，土建、安裝、安全、建筑節能監理實施細則，旁站監理計劃，見證取樣計劃等。2.3 旁站記錄：包括土方回填、砼澆筑、防水層施工等關鍵部位關鍵工序旁站監理過程中形成的記錄。2.4 監理月報：項目監理部每月形成的監理月報。2.5 會議紀要：包括每周監理例會紀要、各項專題會議紀要等。2.6 監理通知：包括項目監理部在監理過程中產生的與工程項目有關的監理工程師通知單和相對應的監理通知回復單。2.7 工作聯系單：包括監理工作聯系單、建設單位函件、通知、施工單位工作聯系單以及與建設方有關的分包單位工作聯系單。2.8 開、復工報告：

5、包括開工報告報審審批表、工程暫行令及相對應的復工報告、施工現場檢查記錄等。2.9 施組、方案審批：包括單位工程施工組織設計、各階段專項施工方案、措施報審審批表等。2.10 施工資質審批：包括總包單位資質、與建設方有合同關系的分包單位、試驗檢測單位資質和相關單位特殊人員上崗證等。2.11 工程款審批支付：包括各階段工程形象進度、竣工決算報審審批表、工程款支付證書等。2.12 工程變更管理：包括施工圖紙會審紀要、經審批的施工單位技術核定單、設計變更、建設單位變更通知單、洽商記錄等。2.13 監理工作總結：包括專題工作總結、單位工程分部工程評估報告、竣工總結等。2.14 平行檢查驗收記錄：包括鋼筋、

6、模版、砼、砌體、粉刷及水電安裝等分項工程平行檢查驗收記錄。2.15 竣工驗收文件：包括竣工報告報審審批表、竣工移交證書、竣工備案表、單位工程質量控制資料核查記錄、單位工程安全功能檢驗資料抽查記錄、單位工程觀感質量檢查記錄、消防、人防、建筑節能工程等專項竣工驗收記錄、各單位工程分部分項驗收記錄等。2.16 質量事故報告：包括質量事故分析、處理報告、審批處理意見、方法、措施、處理驗收結論等。2.17 監理日志：包括監理項目由開工至竣工記錄施工全過程狀況的監理日志。2.18 收發文登記薄：包括與建設單位、施工等相關單位來往函件的收發文登記記錄。2.19 砂漿、砼試驗報告：包括砌筑砂漿試塊標養、同養試

7、驗報告，砼試塊標養、同養、拆模試塊試驗報告及開盤鑒定、澆筑令等。2.20 材料試驗報告：包括土建原材料、安裝材料設施的試驗報告、出廠證明、合格證、質量檢驗報告（其中鋼筋原材需加蓋供貨商的公章并注明原件存放處）。2.21 沉降觀測、檢測檢驗：包括項目施工各階段的結構沉降觀測記錄、報告，土建、安裝各專業檢測、檢驗報告。如：實體、全高垂直度、門窗三密性、防水層泌水、樁基、灰土、人工地基、鋼筋連接、管道打壓、通球、單機、系統調試等檢測檢驗報告。2.22 測量放線記錄：包括場地內原始坐標、高程移交記錄、建筑物定位測量放線記錄、控制網設置等。2.23 工程簽證：包括現場工程簽證、合同以外工程量簽證、設計變

8、更簽證等。2.24 材料認質認價：包括施工單位材料認質認價報申單、建設單位、監理單位審核審批單、材料變更單等。2.25 施工進度計劃：包括總體、各階段、年、年月施工進度計劃報申審批等。2.26 監理部管理文件：包括公司資質、中標通知書、總監任命書、總代授權書、見證取樣人授權書、監理部人員崗位證書、監理部機構組織成立函、監理部公章啟用函、監理部管理、學習制度、監理工作作業指導書等。2.27 政府部門文件：包括國家、部、省、市、區及相關部門下發的各類有關建筑生產活動文件。2.28 公司管理文件：包含公司各項管理制度，質量、安全管理體系，各項規定、通知等文件。2.29 安全管理文件：包括現場大型機械

9、設施、設備檢查驗收記錄、檢查報告、備案登記表、腳手架升降檢查記錄、現場安全、文明工地檢查記錄、安全隱患整改措施報告等。注：其中2.14、2.19、2.20項內容可按二、1.3.3條要求劃分。3、 卷內目錄的編制要求3.1 卷內目錄格式按附錄二要求制作。3.2 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從1依次標注。3.3 文件名稱：填寫文件的全稱或縮寫。3.4 簽發日期：填寫文件的簽發或收交日期。3.5 責任者：填寫文件的直接形成單位或個人。3.6 頁數：填寫文件形成的總頁數。3.7 是否歸檔：根據附錄三內容確定，填寫“是”或“否”。3.8 卷內目錄應以膠水或膠帶粘于頁上部兩角，貼在案卷盒封面背側。

10、如一頁填寫不足可續貼另頁。3.9 文件收集填寫應及時，填寫順序以簽發或收文時間順序進行填寫、排放。三、 監理文件收集、歸檔內容及要求1、 監理文件收集、歸檔內容： 根據建設工程文件歸檔整理規范GB/T50328-2001要求，各項目監理部在工程竣工之后必須按照附錄三監理文件目錄內容進行收集、整編、立卷后歸檔。2、 監理文件收集、整編要求：2.1 監理文件統一用A4紙打印；2.2 監理文件、簽審意見必須采用碳素墨水或耐久性強的書寫材料，填寫字跡應工整、清晰，不得有涂改痕跡。2.3 各種監理文件的格式必須符合西安航天建設監理公司的相關規定，封面標識內容必須齊全，應有文件名稱、文件編號、整編日期、編

11、寫人、審核人、批準人簽名，并加蓋公章。2.4 監理文件內容必須真實、準確、有效、與工程實際相符合。2.5 監理文件整編應以形成文件的時間、事項、專業順序排列，同一事項的請示與批復、通知與回復、主件與附件不能分開，并以批復在前，在請示后；通知在前，回復在后；主件在前，附件在后的順序進行排列。對既有文字材料又有圖像的資料，文字材料在前，圖像資料在后排序。2.6 監理歸檔文件的裝訂可分為若干冊，每冊必須在前頁附有總目錄、分冊目錄和每種文件的頁數。2.7 監理歸檔文件一律從左邊裝訂，裝訂材料一律采用塑料夾。3、 監理文件審核、歸檔程序3.1 歸檔文件必須完整、準確、系統，能夠充分反映工程建設監理活動的

12、全過程，監理文件歸檔范圍詳見附錄三。3.2 監理文件整編歸檔工作由項目總監組織完成，并由總監審核簽字。3.3 項目監理部整理裝訂好工程竣工監理文件后，按附錄四要求填寫“監理文件歸檔審核記錄表”。文件封面填寫應符合附錄五“文件封面要求”。3.4 將文件和審核記錄表送公司工程部，審核通過，并在審核記錄表上簽字。3.5 將文件和審核記錄表送公司主管經理，審核批準，并在審核記錄表上簽字。3.6 工程竣工監理文件審批通過后，項目監理部按附錄六要求填寫“監理文件移交歸檔記錄”，向公司檔案室送交監理文件一份 按附錄七。3.7 填寫“向顧客提交監理文件清單”，向業主提交監理文件若干分。經業主單位簽收后，將監理

13、文件清單送公司檔案室。四、 監理文件編寫、簽審、報送和歸檔時限1、 項目監理規劃必須在項目監理部人員進駐工地后一周內編寫完成，并送公司審定，十天內報送至建設單位。2、 項目各類監理實施細則、旁站計劃等必須在項目監理部進駐工地一個月內編審完成，并發送至有關部門。3、 工程例會、專題會議紀要必須在開會后的第二天簽發至各參會單位。4、 當月的監理月報，必須在下月五日前編制完成后報送業主和公司工程部。5、 監理工程師通知單必須在發現問題的當天簽發至施工單位和建設單位。監理通知回復單應在問題處理完成后兩天內督促回復完成。6、 施工單位報送的工程材料、工程驗收等文件，應在12天內審核簽認完成，并及時返還施

14、工單位。7、 工程質量評估報告，必須在分部工程或單位工程預驗之后正式竣工驗收之前編寫完成，并報送公司審核、簽章。8、 工程項目竣工總結報告，應在工程項目竣工驗收后十天內編寫完成。9、 竣工項目的監理文件須在工程竣工驗收合格后十天內整理、歸檔、裝訂完成，移交業主和公司工程部。五、 監理文件收集、整理、歸檔、移交等附錄表格1、 案卷盒立面標簽目錄 詳見附錄一2、 卷內目錄 詳見附錄二3、 監理文件目錄 詳見附錄三4、 監理文件歸檔審核記錄表 詳見附錄四5、 文件封面 詳見附錄五6、 監理文件移交歸檔記錄 詳見附錄六7、 向顧客提交監理文件清單 詳見附錄七二零一二年三月三十一日一 工程名稱二工程名稱

15、三 工程名稱四 工程名稱五 工程名稱六 工程名稱七工程名稱八工程名稱九工程名稱十工程名稱十一工程名稱十二工程名稱十三工程名稱十四工程名稱十五工程名稱十六工程名稱十七工程名稱十八工程名稱十九工程名稱二十工程名稱二十一工程名稱二十二工程名稱二十三工程名稱二十四工程名稱二十五工程名稱二十六工程名稱二十七工程名稱二十八工程名稱二十九工程名稱附錄二： 卷內目錄序號文件名稱編號簽發日期責任者頁數是否歸檔備注附錄三：監理文件目錄序號文件名稱數 量頁碼備注份數總頁數1建設工程委托監理合同2監理規劃3監理實施細則4旁站監理計劃及記錄表5平行檢驗記錄6監理月報7工程例會紀要8專題會議紀要9監理工程師通知單、回復單

16、 10監理工作聯系單11開工報告審批表 12工程暫停令/復工審批表13施工組織設計（方案）審批表（不要求附施工組織設計）14分包單位資質審批表（要求附資質材料）15工程款支付證書（含工程款支付申請表）16工程延期審批表（含延期申請表）17工程費用索賠審批表（含費用索賠申請表）18工程質量缺陷與事故處理文件19閱圖記錄、圖紙會審紀要，合理化建議20分部工程、單位工程驗收記錄21工程質量評估報告22監理工作總結23竣工驗收備案表24監理日志（僅在監理公司歸檔）25收發文登簿（僅在監理公司歸檔）附錄四：監理文件歸檔審核記錄表文 件 名 稱文件編制單位文件編制人日 期項目總監理工程師審查意見（對監理文件的完整性、規范性、標識、裝訂等方面提出審查意見，經修改完善后交工程監理部）總監理工程師（簽字） 年 月 日公司工程監理部審核意見（對文件的完整性、規范性要求做出判定，做出同意