1、【精品文檔】如有侵權，請聯系網站刪除，僅供學習與交流酒店采購部概述及組織結構(12P).精品文檔.第十章 采購部第一節 部門概述及組織結構 一、概述 采購部是負責酒店采購工作的職能部門。采購部在酒店統一管理下，根據實際工作要求，適時、適量、適價、經濟合理地采購各部門所需要的物品，確保酒店經營活動的正常進行。采購部的采購工作，必須嚴格執行酒店的采購制度，嚴格按照采購程序辦理，確保所采購物品的數量、質量、價格和交貨期符合要求，并嚴格控制采購成本。采購部員工必須樹立“一心為酒店”的采購供應意識。 二、組織結構財務總監采購部經理采購部主任文員采購員第二節 崗位職責及素質要求 一、經理直接上級：財務總監

2、直接下屬：采購主管崗位職責1、直接對總經理和財務總監負責。主持采購部的全面工作。審批所有的采購單和訂購單，確保各項采購任務順利完成。 2、參與大宗商品及國外進口貨物訂貨的業務洽談并檢查合同執行情況。 3、指導下屬開展業務，不斷提高業務技能。 4、熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號、規格、價格、用途和產地。檢查購進物資是否符合質量要求，對酒店的物資采購負有領導責任。 5、要按計劃完成酒店各類物資的采購任務，并在預算內做到開源節流。 6、負責本部門員工的業務培訓計劃的制定和實施，抓好員工的思想工作。 7、有計劃地組織部門員工參加學習。 8、主持采購部的日常工作，協調采購部與酒店各部門之間的關系

3、。 9、完成總經理臨時交辦的各項工作任務。 10、接受總經理和財務總監及成本控制經理的監督。素質要求基本素質：有高度的責任感和事業心，不假公濟私，不以權謀私，不泄漏業務機密； 有較強的領導和協調能力；能獨立指導部門運作；遵紀守法。自然條件：年齡在30歲以上，男女不限。品貌端正，氣質高雅，待人和藹。男性身高 1.74-1.78米；女性身高1.65-1.68米。文化程度：大專以上。外語水平：具有旅游酒店英語中級水平。工作經驗：具備3年以上酒店采購工作經驗，2年主管以上管理工作經驗。特殊要求：熟悉采購程序和采購內容；了解海關對進口業務頒布的法規及國家有關稅 收政策；掌握市場行情和酒店的供貨渠道。 二

4、、采購主管直接上級：采購經理直接下屬：采購員崗位職責 1、編制每旬市場價格表，掌握新的產品供應來源和季節性產品資料，及時提供給上司參考。 2、負責與倉管部的聯系，及時處理產品質量問題和督促供應商及時送貨。 3、按上司指派，進行外出采購。 4、協助上司比較供應商的報價和整理供應商資料。 5、協助上司審核供應商的發票、送貨單、報價或訂貨單等。 6、搜集采購樣本或安排供應商示范。 7、向上司報告有關貨物運輸途中的失誤和損壞情況，并負責向有關方面申報賠償或報關損耗。 8、負責進口物品的報關工作，并安排提貨事宜。 9、配合倉庫對物品進行驗收，確保物品符合申購要求。 10、負責下屬員工培訓，檢查員工紀律，

5、完成上級分配的其他工作。素質要求基本素質：遵紀守法；有較強的協調能力；具備較高的工作責任感，不以權謀私，不 泄漏業務機密。自然條件：年齡在25歲以上，男女不限。品貌端正，氣質高雅，待人和藹。男性身高 1.74-1.78米；女性身高1.65-1.68米。文化程度：大專以上學歷。外語水平：具備中級英語水平。工作經驗：具備5年以上酒店工作經驗及2年以上采購工作經驗。特殊要求：熟悉采購程序和采購內容。 三、采購員直接上級：采購主管直接下屬：無崗位職責1、根據采購申請單或倉庫補貨單采購各部門所需的物品和食品。 2、力爭使酒店所購的產品價平物美。 3、對不符合要求的產品，負責辦理退貨補貨或調換。 4、與有

6、關供應商保持良好關系。 5、負責到機場或火車站裝運進口或外埠的來貨。 6、協助倉庫搞好物品入庫的驗收工作。 7、及時向上司報告有關產品和價格的最新行情。 8、做好每天現金或支票采購的報銷工作和結算工作。 9、積極參加培訓，遵守酒店紀律，保持與酒店有關部門的良好關系，完成上級分配的其他工作任務。素質要求基本素質：遵紀守法，有自我約束力，不以權謀私，不假公濟私，不吃回扣。自然條件：年齡在25歲以上，男女不限。品貌端正，身體健康。男性身高1.74-1.78 米；女性身高1.65-1.68米。文化程度：高中以上學歷。外語水平：具有初級英語水平。工作經驗：具備3年以上酒店采購工作經驗。特殊要求：對工作認

7、真負責，勇于克服困難。 四、采購文員直接上級：采購部經理直接下屬：無崗位職責 1、根據部門經理要求，草擬各類報告并打印、發放。 2、做好酒店內部各類文件和有關采購申請、合同等資料的整理、歸檔工作。 3、做好有關會議記錄。 4、負責申領部門內文具和員工餐券的發放工作。 5、協助上司做好與各部門的聯系工作。 6、負責部門員工的考勤工作。 7、整理每天的采購單和收據等，并編制每周進貨匯總表。8、協助經理落實有關進口貨物的書面申報工作。9、積極參加培訓，遵守酒店紀律，完成上級分配的其他工作任務。 素質要求基本素質：遵紀守法；具有高度的責任感和事業心；具有一定的公關能力。自然條件：女性；年齡在20歲以上

8、；品貌端正，身體健康。身高1.65-1.69米。文化程度：大專以上學歷。外語水平：具有中級英語水平。工作經驗：1年以上酒店工作經驗。特殊要求：熟悉采購程序和各個采購環節；有很好的文字表達能力；會使用電腦。第三節 工作程序及標準 一、采購工作基本程序 1、所有的采購申請應盡量通過庫房來提出。所有的采購任務都由采購部完成。 2、所有采購的物品（包括服務合同）要由3個競價中選出，如果沒有3個競價，采購部必須說明原因。 3、采購部要對所購物品的質量及價格負責，并保證物品按采購申請單上的日期供貨。 4、如果提交采購申請單或訂貨單后，價格上漲，采購部要查看其他供應商的價格并報知成控經理，最后由財務總監和總

9、經理決定、批準。程序：采購項目 授權申請人 單據/文件食品 總廚/食品庫管理員 市場單/食品和飲品申請表干貨 總廚/食品庫保管員 食品單飲品 酒水庫保管員 飲品單物品 物品庫保管員 采購申請單工程備件 工程部 采購申請單固定資產 申請部門 采購申請單維修等服務項目 申請部門 備忘錄及有關所需服務的說明直接采購 申請部門 采購申請單除工程、固定資產和維修等服務項目以外，所有部門申請購買的食品或物品都必須得到大廚或庫房保管員的審批和確認，大廚和庫房保管員要保存各部門申購物品的有關單據，如果庫存不足或缺貨，只有大廚和庫房保管員可以直接向采購部拉交采購申請單，并在單上注明目前庫存量和平均消費量。不同物

10、品采購程序如下：a）食品的采購、市場單日需食品的采購，由食品庫保管員提單（市場單），一式三聯，必須填寫庫存量和所需訂購數量，然后送交大廚，由大廚檢查訂購數量，必要時作刪減或增補，采購部門根據此單尋找最合理的價格并填在市場單上，市場單一聯送到收貨部以確認所購食品；當收到所購食品后，收貨員將票和市場單一起送到計財部。b）干貨采購、食品單干貨的采購（食品單）和食品采購程序一樣，每周采購一次。食品單的一份由食品庫保存，其他兩份分別送到采購部和收貨部。c）飲品的采購、飲品單飲品單由酒水庫保管員填寫目前庫存量和需要訂購的數量，然后將此單送到成控經理處審查，由餐飲部經理批準，一分由酒水庫保管員保存，另外一份

11、送到采購部下訂單，酒水庫保管應根據庫存量和營業消費情況，每周有計劃地進行一次訂購。d）物品采購、采購申請單為了統一管理和發放，除庫里沒有的東西以外，各種物品的采購都必須通過物品庫。當庫存量低于正常標準時，物品庫保管員要填寫物品采購申請單，并由庫房經理簽字。如果是廚房用品，訂購數量需大廚審定，采購部根據物品的數量、質量、價格、發貨期等因素，推薦合適的供應商，填好的表格送到財務總監和總經理處認可批準，根據批準后的申請單，采購部填寫訂購單，訂購單按號碼順序發放，并記錄備案，訂購單一式五份，并按如下順序分發：原件 （白色） 供貨商第二聯 （粉色） 購貨應付款第三聯 （藍色） 收貨部第四聯 （綠色） 申

12、請部門第五聯 （黃色） 采購部訂購單和批準了的申請單一起送單財務總監和總經理處作最后審定。e）工程用品的采購工程部要在采購申請單上注明所購零配件，電線和燈泡等需訂購物品的品名采購部要提供3個不同供貨商的報價，并填寫在申請單上，其中一個價格來自代理商，另外兩個來自經銷商，然后送到總經理處批準。申請單批準后，采購部要填寫訂購單，并與申請單一起送到財務總監和總經理處報批。f）固定資產的采購所有固定資產項目的申購表先由部門領導審批簽字然后送到計財部檢查，申請部門必須寫出購置理由，申購表由財務總監審后送到總經理處審批，如果某些項目金額超過人民幣2,000元，還要送董事會財務審批。g）服務合同服務項目（修

13、理和維修），先由工程部寫出報告（備忘錄），在報告中應寫明服務的性質，原因以及服務的規格，申請服務的備忘錄送到采購部以獲取3個不同的報價，并填寫在備忘錄上，然后再送到總經理處報批，批準后，采購部要填寫采購單，和申請備忘錄一起送到計財部和總經理處最后審批。h）直接采購物品、采購申請單直接采購的物品是庫存沒有的東西，這樣采購的物品直接從收貨部送到申請部門。申請直接采購，部門領導要從庫房保管員那里取采購申請表，并填寫原因，所需數量及其他細節，此表送采購部，采購部要提供三個不同供貨商的價格，填寫好的表格再送到總經理處審查批準，接到批準的申請表后，采購部要填寫采購單，和批準了的申請表一起送到財務總監和總經

14、理處最后審批。1、采購單（PR單）流程圖申購部門采購部 如需做PO為2天 不需做PO為1天1天財務總監 收到的當天簽批完，最 晚第二天晨會前完成總經理 2、訂購單（PO單）流程圖采 購 部1天申購部位1天0.5天審批固定資產財務總監1天業主財務總 經 理 以上程序僅限于正常情況下的采購，急購不經以上程序。采購部工作流程圖采 購 員PR采 購 部PR申領部門PR返回采購部PR采 購 部PRPO財 務PR總 辦PR申領部門PRPO財 務PRPO總 辦PRPO采 購 部PRPO 二、酒店物品采購程序 1、酒店物品多屬于低值易耗品。例如清潔劑、洗滌用品、印刷品、棉織品、服務用品、瓷器和玻璃器皿等。這些

15、均由財務部的庫房出具采購單，采購員根據PR單報出三家供應商的價格，再選出質量上乘和價格合理的一家。采購經理審批后，交財務總監和總經理簽字后做PO單。PO單的簽字程序與PO單相同。 2、PO單在總經理簽字后，方可訂貨。 3、申領部門購雜品時，不足500元可用現金支付。 4、需外出購物時，填寫派車單。 5、如某些項目單價金額超過2000元，采購單需送交業主財務部門批準。 6、所購商品在驗貨時發現問題及時與供應商聯系，辦理退換手續。 三、工程物品采購程序 1、工程物品采購包括低值易耗品和固定資產。低值易耗品包括機器的零配件、油漆、燈管、鹽、磚瓦灰砂石、五金電料配件、水暖器材、制冷配件、各專業工具、工

16、程機械和廚房機械配件等。 2、采購員在接到PR單后，尋找三家報價。PR單和RO單程序相同。 3、工程物品購回后交工程指定人員收貨并簽字。 4、所購物品單價金額超過2000元，要申報業主財務部門批準。 四、食品采購程序 1、采購員根據食品庫提供的市場單由行政總廚簽字后，將價格填在市場單上，然后訂貨。到貨期限為3天。 2、采購員根據酒水庫提供的飲料單由財務成控經理和餐飲部經理簽字，將價格填在飲品單上，食品3天內到貨。 3、采購員根據各個廚房提供的食品目錄表1、2由行政總廚和中方總廚共同簽字，采購員填寫報價并在第二天到貨。 4、所有食品報價提前一星期由采購部、行政總廚和財務成控簽字。 5、蔬菜、水果

17、、鮮肉類、鮮禽類每周報價一次。 6、中西餐調料、水產、凍肉類、凍禽類、酒類、飲料每月報價一次。 7、根據酒店臨時出現的特殊情況，急活急辦。 8、所訂貨物如有問題，及時辦理換、退手續。 9、進口洋酒類、煙類必須從國家指定的煙酒公司購入。 附：采購部有關管理表格食品飲料申購單FOOD & BEVERAGE REQUISITION部門 SECTION 編號NO: 日期DATE:品名ITEM規格STANDARD單位UNIT申購數量ORDERQUANTITY質量要求QUALITYREQUIREMENT需到貨日期DATE FORRECEIVING餐飲部經理 飲料部經理 經手人F&B MANAGER BAR

18、 MANAGER HANDLING BY_大酒店 _HOTEL 編號采購申請單PURCHASE REQUISITION 日期DATE:從：部門 FROM: DEPARTMENT_至：采購部 TO: PURCHASING DEPARTMENT編號NO.數量QUANTITY單位UNIT庫存STOCK項目DESCRIPTION用途PURPOSE供貨單位報價單 SUPPLIER QUOTATON只供采購部使用（FOR PURCHASING DEPT USE ONLY）1ST QUOTATION2ND QUOTATION3RD QUOTATION推薦供貨單位SUGGESTED SUPPLIER: _ 供

19、貨單位SUPPLIER NAME:_規定送貨日期DELIVERY DATE REQUIRED_ 訂貨單編號 P.O. NO: _ 日期 DATE: _特別指示 SPECIAL INSTRUCTION: _ 部門總監_ DEPT. HEAD_ 審批：APPROVED 管理層PURCHASING DEPT. 采購部一聯 MANAGEMENT_FINANCE DEPT. 財務部門一聯 采購部經理REQUESTING DEPT. 申領部門一聯 PURCHASING_食品目錄表 1 GROCERY LIST 1日期DATE_ 審批 APPROVED _ITEM 項目品名ONHAND庫存TOORDER定貨

20、COST價目ITEM 項目品名ONHAND庫存TOORDER定貨COST價目ITEM 項目品名ONHAND庫存TOORDER定貨COST價目(BEVERAGE) MINT JELLY 薄荷醬 (SPICES)HORLICK 好立克 PEPPER WHITE 白胡椒粉LIPTON TEA 立頓紅茶 (SUGAR) PEPPER CORN BLACK 黑胡椒粉MILO 麥乳精 FINE SUGAR 白糖 POPPY SEEDS 粟粉NESCAFE 雀巢咖啡 ICING SUGAR 糖粉 PAPRIKA POWDER 紅粉OVALTINE 阿華田 MINI PACK 糖包 CINNAMON POWD

21、ER 桂皮SANKA COFFEE 珊卡 ROCK SUGAR 冰糖 CINNAMON PICKLY ASH 花椒MAXWELL COFFEE 麥氏咖啡 BAY LEAVE 香葉JASMINE TEA 茉莉花茶 (BAKERY) SPICES POWDER 五香粉CARNATION MILK 三花奶茶 BAKING POWDER 烙烤粉 BASIL DRIED 巴西香草 COCONUT DRIED 椰蓉 DILL 雅草(FRUITS) CUSTARD POWDER 吉士粉 MINT 薄荷APPLE, SOLID PACK 蘋果 COCOA POWDER 可可粉 OREGANO 奧里根COCKT

22、AIL OLIVE 青橄欖 CORN FLOUR 粟米粉 ROSEMARY 迷香FRUIT COCKTAIL 雜果 CHOCOLATE RICE 巧克力米 MUSTARD SEED 芥末粉HAWTHORN 山楂 CHOCOLATE DARK 黑巧克力 THYME 謝香草LONGAN 龍眼 CROQUANT FLAKE 爆谷米 TARAGON 它拉根LYCHEE 荔枝 COCONUT MILK 椰奶 ANISED DRIED 大料LOQUAT 枇杷 MILK POWDER 奶粉 SALTED SOYA BEAN 豆豉MARASCHINO GREEN 綠櫻桃 RAISIN DRIED 葡萄干MAR

23、ASCHINO RED 紅櫻桃 YEAST DRIED 依士 WESSON OIL 沙律油MANDARIN ORANGE 桔子 AGAR AGAR 瓊脂 ARAWANA OIL 金龍魚油PEAR HALVES 梨 MUSTARD 美國芥末醬 PEANUT OIL 花生油PEACHES HALVES 黃桃 TENDER POWDER 松肉粉 SESAME OIL 香油PRUNE DRIED 黑棗 MAYONNAISE 蛋黃醬PINEAPPLE RING 菠蘿 GELATINE POWDER 魚膠粉 BLACK OLIVE 黑水欖 VANILLA 香草冰淇淋粉 RICE THAI 泰國米STUFF

24、ED OLIVE 釀水欖 STRAEBERRY 草莓冰淇淋粉 RICE LOCAL 職工用大米 CHOCOLATE 巧克力冰淇淋粉 RICE 客用大米(JAMS JELLY)APRICOT 杏醬 (FLOUR)BLACK CHERRY 黑櫻桃醬 GOLDEN STATE 金像粉STRAWBERRY 草莓醬 ROSE FLOUR 富強粉MARMALADE 桔子醬 WHEAT FLOUR 標準粉APRICOT PORTION 杏醬(盒)BLACKCHERRY PORTION 黑桃(盒)STRAWBERRY PORTION 草莓(盒)MARMALADE PORTION 桔子醬(盒)HONEY POR

25、TION 蜂蜜(盒)MINT SAUCE 薄荷汁 第一聯：會計組 WHITE ACCOUNTS 第二聯：收貨組 YELLOW RECEIVING 第三聯：采購部 PINK - PURCHASING食品目錄表 2 GROCERY LIST 2日期DATE_ 審批 APPROVED _ITEM 項目品名ONHAND庫存TOORDER定貨COST價目ITEM 項目品名ONHAND庫存TOORDER定貨COST價目ITEM 項目品名ONHAND庫存TOORDER定貨COST價目(CANNED FOOD & VEG)（SAUCE & SEASONING）SWEET SAUCE 甜面醬ARTICHOKE

26、WHOLE 洋薊心BEAN CURD DRIED 腐竹DUMPLING CURD 湯元粉ASPARAGUS SPEAR 龍須菜BEAN CURD POWDER 豆腐粉FUNGUS BLACK 黑木耳ABALONE WHOLE 鮑魚BEAN CURD FERMENTED 醬豆腐SUFFRON 藏紅花BAKED BEANS 黃豆BEAN CURD HOT 廣和豆腐BAMBOO SHOOTS 冬筍CHILLISAUCE 辣椒沙司(DEIED FOOD)BARLEY 玉米CHILLIPOWDER 辣椒粉EGG NOODLES 雞蛋面COCKTAIL ONION 開胃洋蔥CHILLIPASTE 辣椒醬F

27、ETTACHINI 曲通CRABNEAT 蟹肉CHILLIOIL 辣椒油GREEN NOODLES 菠菜面CAPERS 水瓜柳CHILLIDRIED 干辣椒RICE NOODLES 白果條CURRY POWDER 咖喱粉CHIVES PASTE 韭菜花RICE VERMICCELLI 米粉DARK PITTED CHERRY 黑櫻桃FUNGUS 銀耳FINE VERMICCELLI 粉絲ESCARGOT/SNAILS 蝸牛FISH MAW 魚肚SPAGHETTINOODLES 意大利面條MUSHROOM WHOLE 鮮麼GRAIN POWDER GREEN 綠豆粉SHARKFINS 魚翅MUS

28、HROOM STRAW 草菇HONEY 蜂蜜BIRD NEST 燕窩MANGO CHUTNEY 芒果醬KIKKOMAN SAUCE 萬字醬油MUSHROOM DRIED 香菇SWEET CORN WHOLE 玉米粒LOTUS SEED 蓮子PRAWN CRACKER 蝦片SWEET CORN CREAM 玉米糊LEA & PERRIN 李派杯MACORONI 通心粉SARDINE IN OIL 沙丁魚MUSTARD COLEMANS 牛頭芥末粉ROASTED PEANUT 花生米SARDINE SAUCE 茄汁沙丁魚MUSTARD FRENCH 棕色芥末醬PLASTER POWDER 石膏粉P

29、ICKLED CUCUMBER 酸黃瓜OYSTER SAUCE 蠔油TOMATO PASTE 番茄醬SEAWEED PURPLE 紫菜SALTED VEGETABLE 咸菜TUNA FISH 金槍魚PARMESAN CHEESE 司粉SALTED RADDISH 香菜心SESAME SAUCE 芝麻醬MIXED VEGETABLE 八寶菜YOUNG CORN 玉米筍SOY SAUCE LIGHT 生油SALTED BLACK VEG 醬黑菜ANCHOVY 銀魚柳SOY SAUCE DARK 中國醬油SPICE VEGETABLE 辣菜絲APPLE SAUCE 蘋果醬SEASONING MAGG

30、IE 美極鮮SHANGHAISPICY OIL 上海辣醬油BEEF BOUILLON 牛精SALT FINE 鹽CARAWAY SEED 孜然CHICKEN POWDER 雞精SHRIMP SKIN 蝦皮HORSERADISH 辣根汁SAUERKRAFT 泡菜SHRIMP DRIED 海米DRIED LENTIL SAUCE 連度豆CRANBERRY 酸羅果汁SHRIMP SAUCE 蝦油LOG CABIN SYRUP 械糖漿MUSHROOM SPROUT 金針菇SODA ASH 堿MISO SOUP 西京白味晶SODA FINE 小蘇打U S VINEGAR 美國白醋CEREALSTOBAS

31、CO SAUCE 辣椒汁SOUR VINEGAR 醋精ALL-BRAN 麥條TOMATO SAUCE 香茄沙司CHINA SOY SAUCE 老抽CORN FLAKE 玉米片TENDON 蹄筋HAMBERGER RADISH 漢堡醬RICE KRISPIES 卜卜米VINEGAR WHITE 白醋HOT DOG RADISH 熱狗醬SHREDDED WHEAT 麥絲VINEGAR RICE 米醋COOKING WINE 料酒WHITE OATS 麥片V.E.S.O.P 味精 第一聯：會計組 WHITE ACCOUNTS 第二聯：收貨組 YELLOW RECEIVING 第三聯：采購部 PINK

32、 PURCHASING 每日市場單 1 DAILY MARKETLIST 1日期DATE_ 總廚 EXECUTIVE CHEF _ITEM 項目品名ONHAND庫存TOORDER定貨COST價目ITEM 項目品名ONHAND庫存TOORDER定貨COST價目ITEM 項目品名ONHAND庫存TOORDER定貨COST價目 (DALRY)(FRESH VEGETABLE)TURNIP WHITE 白蘿卜BUTTER 黃油ASPARAGUS SPEAR 蘆筍WATER CRESS 西洋菜UNSALTED 小合鹽黃油BROCCOLI 蘭菜花WINTER MELON 冬瓜SALTED 小合鹽黃油BEAN HOLLAND 荷蘭豆CABBAGE SMALL 小白菜BUTTER WHOLE 大塊黃油BEAN LONG 姜豆BEAN CURD 豆腐MARGARLNE 麥淇淋BEAN SPROUT 豆芽菜BRASSICA 油菜UNSALTE BUTTER 中國黃油BITTERG. ARD 苦瓜BRUSSEL SPROUT 萵筍BEETROOT 紫菜頭EGGS 雞蛋CELERY 芹菜(FRESH FRUIT)EGG PRESERVED 松花蛋CARROT 胡蘿卜AP