1、2021/4/11文書處理程序和文書處理程序和 檔案管理檔案管理 綜合辦公室 杜娟2021/4/12文書處理程序收文辦理程序發文處理程序2021/4/131.熟悉了解發文處理程序和收文辦理程序 2.了解各個步驟是如何實施的以及一些細節問題3.要熟悉掌握且會運用各個發文環節2021/4/14收收 文文 辦辦 理理 程程 序序概述概述收文辦理指收文單位履行法定職能，對收到外單位送達本單位的文件按規定程序進行辦理并使之產生實際效用的過程。2021/4/15簽收簽收催辦催辦傳閱傳閱承辦承辦答復答復登記登記收文程序收文程序2021/4/16收文辦理的原則收文辦理的原則一、一、實事求是原則。實事求是原則。

2、收文辦理過程中會遇到許多特殊情況，收文辦理過程中會遇到許多特殊情況， 要結合要結合本單位的工作實際，既要按照規定程序辦理，以要根據實際情況靈活本單位的工作實際，既要按照規定程序辦理，以要根據實際情況靈活掌握。掌握。二、二、準確規范原則。準確規范原則。收文辦理有一整套嚴密運轉程序，文秘人員必須收文辦理有一整套嚴密運轉程序，文秘人員必須嚴格遵循，這樣才能不斷推進公文處理工作的規范化、制度化。嚴格遵循，這樣才能不斷推進公文處理工作的規范化、制度化。三、三、精簡高效原則。精簡高效原則。收文辦理要迅速及時，要根據內容的不同，區別收文辦理要迅速及時，要根據內容的不同，區別主次先后和輕重緩急，急件急辦，特件

3、特辦，對重要文件隨到隨辦，主次先后和輕重緩急，急件急辦，特件特辦，對重要文件隨到隨辦，力爭縮短公文運轉周期，不積壓、不拖延、不誤時、不誤事。同時，力爭縮短公文運轉周期，不積壓、不拖延、不誤時、不誤事。同時，不斷改進方法和手段，提高收文辦理效率。不斷改進方法和手段，提高收文辦理效率。四、四、安全保密原則。安全保密原則。在收文辦理過程中要嚴格執行有關規定，采取嚴在收文辦理過程中要嚴格執行有關規定，采取嚴密措施，加強安全管理，確保第一份公文不丟失、不殘缺、不污損，密措施，加強安全管理，確保第一份公文不丟失、不殘缺、不污損，更不失控、不泄密，隨時掌握公文去向。更不失控、不泄密，隨時掌握公文去向。202

4、1/4/17收 文來 源機要部門送來的機要文件機要部門送來的機要文件郵局送來的信函郵局送來的信函EMS等快遞公司送來的信函等快遞公司送來的信函外部和行內部門直接送來的文件材料外部和行內部門直接送來的文件材料簽收簽收2021/4/181、政府平臺2、銀監局政務平臺3、省聯社平臺4、其他平臺外部簽收渠道2021/4/192021/4/110登記登記對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載2021/4/111公文登記的作用：公文登記的作用：便于管理和保護文件，防止積壓和丟失便于檢查和檢索文件便于文件的統計、催辦和查閱工作作為核對和交接文件的工具和憑據2021/4/112收文登記方法主要有兩種：收文登記

5、方法主要有兩種：流水式登記法。流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉送手續簡要記載在同一登記簿上。分類式登記法。分類式登記法。就是根據本單位確定 的文件分類標準分類進行登記。如，可分為銀監局、市委市政府、省聯社、下設分支機構、其他收文等。2021/4/113登記信息登記信息 收文日期收文日期 收文編號收文編號 原文件文號原文件文號 文件標題文件標題 來文單位來文單位 秘級秘級2021/4/1142021/4/1152021/4/116 承辦承辦公文應當根據公文內容、要求和工作需要確公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬

6、辦意定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報董事長批示或者轉有關部門辦理；需要見報董事長批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。求的應當在規定時限內辦理完畢。2021/4/117傳閱傳閱根據行領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對根據行領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握

7、公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤文去向，不得漏傳、誤傳、延誤2021/4/118催辦催辦及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。負責催辦。2021/4/119答復答復公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。及時答復是單位認真履職的需要告知相關單位。及時答復是單位認真履職的重要表現重要表現2021/4/120（一）書面答復。分為兩種情況：（）制發公文答復（）復印批件交辦（二）口頭答復。分以下兩種情況：

8、（）電話答復。（）面談答復2021/4/121發發 文文 處處 理理 程程 序序（一）擬稿（一）擬稿1.擬稿人和擬稿過程擬稿人和擬稿過程2. 發發 文文 稿稿 紙紙2021/4/122發文稿紙形式2021/4/123（二）（二） 發文審核發文審核1.發文審核的含義和意義發文審核的含義和意義（1）控制發文總量）控制發文總量（2）促進政策協調）促進政策協調（3）確保文書質量）確保文書質量（4）減輕領導負擔）減輕領導負擔2.文書審核的步驟。文書審核的步驟。 一般分為兩步。第一步為通讀，第二部為正式審核，一般分為兩步。第一步為通讀，第二部為正式審核，即對文稿逐字、逐句、逐條、逐項進行認真審核。即對文稿

9、逐字、逐句、逐條、逐項進行認真審核。2021/4/124（三）（三） 簽簽 發發1.簽發的含義和作用。簽發是指分管領導在簽發是指分管領導在綜合辦公室審核的基礎上，對送審稿經行最綜合辦公室審核的基礎上，對送審稿經行最后審閱，確認可以發出后，在發文稿紙的簽后審閱，確認可以發出后，在發文稿紙的簽發欄內寫明發文意見并簽字的行為。發欄內寫明發文意見并簽字的行為。（四）（四） 復復 核核復核的重點是復核的重點是:審批、簽發手續是否完備，審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。2021/4/125（五）（五） 編編 號號1.編號的含義:是指由綜

10、合辦公室對需要是指由綜合辦公室對需要發出的文書統一編排發文字號。發出的文書統一編排發文字號。2.編號的方法 (1) 按任職屆別編號按任職屆別編號 （2）按單位連續編號）按單位連續編號 （3）按年份編號）按年份編號: 總流水編號法總流水編號法 分類流水編號分類流水編號2021/4/1263.字體字體的要求2021/4/127（六）用印（六）用印1.用印（1）應以行領導在公文原稿上的意見為依據。未經簽發或不同意發出的公文不得蓋章。2021/4/128（七）發文登記發文登記的作用和形式發文登記的作用和形式(1)簿式登記（簿式登記（2)計算機登記計算機登記發文登記的項目發文登記的項目（1）順序號，一般

11、以發文的時間順序年度編）順序號，一般以發文的時間順序年度編排，發文數量較多的單位，可以分類編順序號排，發文數量較多的單位，可以分類編順序號（2）發文字號）發文字號-如馬商銀、馬商銀黨、馬商銀如馬商銀、馬商銀黨、馬商銀工、馬商銀紀、馬商銀轉（工、馬商銀紀、馬商銀轉（3）文件標題（）文件標題（4）主題詞（主題詞（5）密級（）密級（6）擬稿人（）擬稿人（7）緊急程度）緊急程度（8）部門經理（）部門經理（9）主送（）主送（10）抄送（）抄送（11）簽）簽收人收人2021/4/129發文擬稿2021/4/130發文登記2021/4/131檔案管理檔案管理2021/4/132什么是檔案？什么是檔案？202

12、1/4/133檔檔 案案根據檔案法：檔案是檔案是國家機構國家機構、社會組織社會組織或或個人個人在社會活動中形成的有價值的各種在社會活動中形成的有價值的各種形式的形式的歷史記錄歷史記錄。它的本質屬性是原始記錄性。它的本質屬性是原始記錄性。2021/4/134檔案是由文件轉化來的檔案是由文件轉化來的1 、必須是辦理完畢的文件，即已經完成公文處理程序的文件。2、 必須是對日后有查考利用價值的文件。3、 必須是整理歸檔的文件。2021/4/135檔案與文件的區別檔案與文件的區別2021/4/136檔案與圖書的區別檔案與圖書的區別2021/4/137檔案與資料的區別檔案與資料的區別2021/4/138檔

13、案與文物檔案與文物2021/4/139檔案的種類檔案的種類2021/4/140文書檔案文書檔案文書檔案實際上是指行政管理檔案，即在社會的行政管理活動中直接形成的一個檔案門類，其實質是行政性、政治性檔案。2021/4/141 科技檔案科技檔案科技檔案的全稱為科學技術檔案，是由生產技術應用與管理、基本建設、科學研究活動中產生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計算材料等科技文件材料轉化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設計院、研究院等單位和地質、測繪、水文、氣象、建筑等部門。有些部門習慣稱其為技術資料（如測繪成果、測繪資料、設計任務書、科研報告等）。2021/4/142專門檔案專門檔案專門檔案

14、是指一些社會機構和組織在某些專門業務工作中形成的檔案材料。如會計檔案、人事檔案、工商檔案、稅務檔案、教學檔案、訴訟檔案、醫院的病例檔案、婚姻登記檔案、審計檔案、統計檔案、專利檔案、外交檔案和軍事檔案等。2021/4/143檔案的價值檔案的價值檔案的憑證價值檔案的借鑒參考價值2021/4/144檔案的作用檔案的作用檔案可以記錄歷史，維護歷史的真實面貌。檔案可以作為單位工作的查考和憑證。檔案是經濟建設的必備條件和依據。檔案是科學研究的依據和必備條件。檔案是文化建設和宣傳教育的生動素材。2021/4/145檔案工作檔案工作檔案工作是管理檔案和檔案事業的活動。狹義檔案工作系指具體管理檔案的業務活動,即

15、檔案管理工作。2021/4/146檔案管理工作及程序檔案管理工作及程序檔案工作是一項管理性的工作，簡單的說就是管理檔案和檔案事業的活動。2021/4/147檔案工作基本流程檔案工作基本流程2021/4/148文書檔案管理文書檔案管理文書檔案概念及特點文書檔案的收集工作文書檔案的整理工作2021/4/149定義定義它是由機關、團體、部隊、企業事業單位等在領導和行政管理活動中形成的文件轉化而成的檔案材料，它具有涉及面廣、內容豐富、形式規范、記錄方式多樣等特點。2021/4/150文書檔案的收集工作文書檔案的收集工作文書檔案的收集工作，就是按照法律、法規的規定，通過執行接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級各類檔案保管機構的業務活動。2021/4/151歸檔范圍歸檔范圍歸檔范圍，是指在一個單位產生的所有文件中需要歸檔的部分。2021/4/152歸檔要求歸檔要求收集歸檔文件材料要完整、準確、系統、齊全。制成材料要優良，字跡線條要清晰，歸檔材料必須用藍黑墨水或碳素墨書寫。歸檔材料必須是原件，復印件、打印件與原件一并歸檔。歸檔文件的有關內容應依次逐件登記。案卷或卷盒的封面、脊背項應填寫清楚 認真填寫盒內或卷內備考表。2021/4/153文書檔案的整理工作文書檔案的整理工作文書檔案的整理工作，就是將處于零亂狀