1、信息技術在學校檔案管理中的有效運用    摘要：檔案管理是任何單位部門都無法缺少的工作之一，而對于學校來說，檔案管理工作對學校的發展也起到一定的影響，然而傳統的學校檔案管理方式已經出現了太多的漏洞和不足。本文針對信息技術在學校檔案管理中的有效運用進行分析。    關鍵詞：信息技術 學校檔案管理    有效運用     一 學校檔案管理傳統方式的弊端在過去很多學校對于學校檔案工作都不予重視，只將學校學生的升學率等作為學校工作的重點。然而學

2、校檔案工作對于學校的發展來說是具有至關重要的作用，檔案可以有效的讓學校了解學校的師生人員狀況以及其思想狀態、成長過程等，對于學校的領導層做出決策具有一定的影響。但目前我國很多學校由于諸多因素影響都不愿意或者沒有能力改善學校檔案管理工作，由此造成了目前我國學校的檔案管理模式落后，并且存在著諸多的弊端：1.查找效率低，并且容易出錯。因傳統的檔案管理模式都以實物卷宗為主，在查找時也都是依靠人力來進行查找，但是在實際檔案管理中，由于卷宗的數量過于繁多，導致在實際查找工作的效率極低，并且由于是人工查找，所以在查找的時候極易出現差錯，這就影響整個檔案管理工作的工作效率和質量。2.保密性差。由于傳統學校檔案

3、管理工作都是由人工操作，并且檔案管理部門進出人流大，接觸檔案的人員多并且復雜，所以在日常的工程中很容易出現很多的不便和威脅，這對于一些絕密級的檔案來說，保密性就無法保證。3.檔案的更新與保護困難。由于傳統的學校檔案管理工作的檔案都是以實物卷宗的形式進行管理和保存，所以隨時時間的推移，檔案館的檔案卷宗會越積越多，隨著數量的增多，檔案管理工作就會出現諸多的不便，并且由于檔案卷宗都以紙類為主，隨著時間的推移就會出現腐爛、蟲啃等損害現象，對于檔案的更新、保護和利用起來了負面影響。二 信息技術在學校檔案管理工作中的特點以上筆者對傳統學校檔案管理工作的弊端進行了簡要的分析，面對這些弊端和缺點，學校應結合先

4、進信息技術，建立具有信息化、自動化等特點的檔案管理體制。而信息技術在學校檔案管理工作中具有以下的特點：1.信息技術在管理學校檔案時具有儲存量大、查閱方便、處理迅速等特點。信息技術利用文字處理軟件，使用表格、圖形等方式將檔案分門別類，并且建立一套規范的、合理的、科學的檔案系統。由此檔案管理人員或者需要查詢檔案的人員在查詢、修改、交流以及重復使用時都會變的更加簡潔，并且效率較傳統方法大幅度的提高。2.管理人員素質要求較高。由于信息技術是目前高科技技術的一種，所以就需要檔案管理人員必須具有一定的實際操作能力，并且由于檔案工作的重要性，檔案管理人員必須要具有高素質、高品格才能勝任。所以反過來說，如果檔

5、案管理人員都是具有高素質、高品格、高知識、高技術，那么在實際的檔案工作就會事半功倍，積極的推動檔案工作的發展。3.增強保密性和檔案的保護性由于信息技術的使用是完全依靠電腦來進行操作，并且大部分的檔案都是儲存到電腦系統中，所以不會出現復雜人流在查詢時而出現窺視機密檔案的情況。并在由于資料和檔案都是儲存在電腦中，所以不會出現檔案腐爛損壞的現象。4.信息技術在學校檔案管理工作中的不足：（1）檔案記錄方式發生改變，由筆寫文字轉變成電腦機器識別的數碼和符號，并且載體也從紙張轉變為電腦或者其他載體。但隨著這種升級，相應的破壞方式也隨之出現，例如病毒，電腦損壞等，都會造成檔案資料的丟失以及損壞；（2）目前針

6、對于電子檔案管理我國并沒有出臺明確的法律、法規的規定，所以一旦出現電子檔案館被攻擊、信息資料被偷取等事件，學校有時難以針對自身進行維權。（3）由于電子文件不同于實物卷宗，電子文件出現修改、拷貝等現象時，并不會及時被發現，并且修改、拷貝等行為的極易進行，由此對于檔案的真實性和完整性就無法保證，最終只能出現不同程度的錯誤，影響學校的正常發展。三 信息技術在學校檔案管理中實現方法盡管目前信息技術在仍存在著諸多的弊端和漏洞，但是針對傳統檔案管理方式，信息技術仍具有眾多的優勢，所以國內的學校要盡快建立信息技術化的檔案管理系統，以下筆者提出幾點不成熟的建議：1.不斷提高學校檔案的標準化和規范化的水平。隨著

7、時代的不斷進步，各種工作都逐漸的走向標準化與規范化，對于學校檔案管理工作來說，標準化和規范化更是工作的重點。所以首先學校必須要抓好這兩項，在實際工作中不斷的提高其程度，并且把握好兩者的關系，要做到相輔相成、相互促進。2.做好學校檔案的數據建設。學校要充分的利用現代信息技術對學校的資料、檔案等進行科學、合理的管理，并且通過合理和科學的管理讓使用變得更加便捷。3.從根本進行改變。對于學校檔案管理的信息化改革，學校要做到全面投資，從基礎設施開始改變，改變檔案管理工作的環境，由此不斷的提高學校檔案工作的質量。4.選拔高素質人員。信息化學校檔案管理工作必須要求具有高素質以及高知識的人才來擔任：首先對于檔

8、案管理人員來說，檔案管理工作管理的是眾多的人事檔案以及資料，所以要求檔案管理人員必須具備心思縝密的特點；其次對于一些機密的資料和卷宗來說，檔案管理人員還應當具有一定的人格修養以及高度的職業操守；最后對于信息化的學校檔案管理工作來說，檔案管理人員必須要熟悉信息技術的實際操作。除此以外，檔案人員還應具備高素質、高知識、高能力等綜合素質，所以在選用檔案管理人員的時候，一定要多方面的進行考察。5.加強學校信息化檔案管理的安全意識。信息技術在檔案管理中作中具有高效、快捷的特點，但是同時也帶來一些有關安全的漏洞和不足，例如在建立檔案信息化的過程中，經常會出現檔案中的信息丟失或者泄密的情況；或者對于版本更新

9、不兼容、不可讀；儲存載體容易損壞等問題，都會給學校帶來無法估計的損失。所以在實際的管理中，學校一定要對可能發生的意外做好充分的準備，要利用計算機的加密功能對不同級別的檔案資料進行加密，以及對不同檔案設置使用權限的設置；對于檔案資料的利用與保密要做到一個合適的度，即要保證機密的安全也要方便于操作和使用。6.做到電子檔案的安全工作。電子檔案和實物檔案都會出現     損壞的現象，而信息化檔案的保存環境和方法都不同于實物檔案。電子檔案要做好防潮、防輻射、防病毒等工作，并且做好電子檔案的備份以及定期維護工作，并且正確處理電子檔案和實物檔案的關系。結語：科技是推動社會發展的主要動力，而學校也要充分的利用現代技術，除了學校檔案管理工作之外，對于其他方面的工作，也要充分意識到科技在其中的影響。所以身為學校的領導層要時刻接受新鮮思想，做出正確的決策，通過不斷的創新和研究將教育工作推上新的高峰。參考文獻：1劉方信息技術在學校檔案管理中的應用J實驗教學與儀器，20