1、廈門市民和電器材料有限公司1廈門市民和電器材料有限公司2電子郵件溝通的重要性電子郵件(E-Mail)是一種最重要的職場溝通方式企業用戶電子郵件的用途主要體現為n日常工作交流、傳遞公司的產品與服務信息、獲取外界信息和展示企業形象等廈門市民和電器材料有限公司3電子郵件溝通的重要性現代企業的工作強度加大，工作量加大n領導沒有那么多時間面對面聽取工作匯報n而且領導也更健忘，需要郵件提醒據統計不少企業工作完全依賴電子郵件n80%的外企職場人每天上班要做的第一件事，就是打開電子郵箱收發郵件n70%的職場人，下班前的最后一件事是查看郵箱，確認沒有尚未處理的緊急郵件n30%的職場人，即使下班或周末在家休息，也

2、要強迫癥式地登錄公司郵箱，查有沒有漏掉緊要的任務廈門市民和電器材料有限公司4電子郵件使用基本原則基本原則：面對面抄送是為了明晰責任面對面抄送是為了明晰責任n如果當面說或者在電話里講，對方左耳聽右耳也許就忘了，許多事情從此“死無對證”。n電郵存在公司服務器上，白紙黑字，誰也賴不掉作用n使所有參與方對于所討論的論題、事實根據和結論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成n能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則，并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功能n充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關注于事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端廈

3、門市民和電器材料有限公司5由郵件門事件引發的思考由郵件門事件引發的思考廈門市民和電器材料有限公司6一一二三 稱呼語與問候稱呼語與問候 正文正文四五 附件附件 結尾簽名結尾簽名 郵件標題郵件標題六 回復技巧回復技巧七七正確使用發送、抄送與密送正確使用發送、抄送與密送內內 容容 提提 綱綱廈門市民和電器材料有限公司7一、郵件標題一、郵件標題不要空標題不要空標題1標題要簡潔標題要簡潔2標題要真實反映郵件的重要性標題要真實反映郵件的重要性3一封信一個主題，不可大雜燴一封信一個主題，不可大雜燴4回復郵件時要更改標題回復郵件時要更改標題5 不要隨便用緊急標示不要隨便用緊急標示6標題千萬不要出現錯別字標題千

4、萬不要出現錯別字7廈門市民和電器材料有限公司8二、稱呼語與問候二、稱呼語與問候（1）、）、英文開頭寫英文開頭寫 “HI”，中文開頭寫，中文開頭寫 “上午好上午好” 或或“您好您好”，問候語是稱呼換行空兩格寫。，問候語是稱呼換行空兩格寫。（2）、結尾常見的寫個）、結尾常見的寫個Best Regards，或者簡寫，或者簡寫“B/R”。中文的寫個。中文的寫個“祝您順利祝您順利”之類的也就可以了，之類的也就可以了，若是尊長應使用若是尊長應使用“此致敬禮此致敬禮”。注意，在非常正式注意，在非常正式 的場合應完全使用信件標準格式，的場合應完全使用信件標準格式，“祝祝”和和 “此致此致”為緊接上一行結尾或換

5、行開頭空兩為緊接上一行結尾或換行開頭空兩 格，而格，而“順利順利”和和“敬禮敬禮”為再換行頂格寫。為再換行頂格寫。（3）、）、俗話說得好，俗話說得好，“禮多人不怪禮多人不怪”，禮貌一些，禮貌一些， 總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對 方也能平靜地看待。方也能平靜地看待。1、 Email開頭最好要有問候語開頭最好要有問候語 。廈門市民和電器材料有限公司9（1）、）、郵件的開頭要稱呼收件人。郵件的開頭要稱呼收件人。 在多個收件人的情況下可以稱呼大家、在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。（2）、）、如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如如果對方有職務，應按職

6、務尊稱對方，如“x 經理經理”；如果不清楚職務，則應按通常的；如果不清楚職務，則應按通常的“x先先 生生”、“x小姐小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。稱呼，但要把性別先搞清楚。（3）、）、不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高 于自己的人也不宜稱呼英文名。于自己的人也不宜稱呼英文名。（4）、）、關于格式，稱呼是第一行頂格寫。關于格式，稱呼是第一行頂格寫。2、恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。、恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。廈門市民和電器材料有限公司101、Email正文要簡明扼要，行文通暢；正文要簡明扼要，行文通暢；2、要用論述的語氣；、要用論述的語氣；3、Emai

7、l正文多用正文多用（一、（一）、（一、（一）、1、（、（1）、）、 A、 a）之類的列表；之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用 拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態 度的體現；度的體現；6、合理提示重要信息；、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、不要動不動使用不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符之類的笑臉字符。三、三、 正正 文文廈門市民和電器材料有限公司11處理圖片時，要把價格去掉！廈門市民

8、和電器材料有限公司12四、四、 附附 件件1、如果郵件帶有附件，請在正文里面提示收件如果郵件帶有附件，請在正文里面提示收件 人查看附件；人查看附件；2、附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠 概括附件的內容，方便收件人下載后管理；概括附件的內容，方便收件人下載后管理；3、正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶 有多個附件時；有多個附件時；4、附件數目不宜超過附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包個，數目較多時應打包 壓縮成一個文件；壓縮成一個文件；5、特殊格式文件，應注明打開方式，以免影響特殊格式文件，應注明打開方式，

9、以免影響 使用；使用；6、如果附件過大（不宜超過如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成），應分割成 幾個小文件分別發送。幾個小文件分別發送。廈門市民和電器材料有限公司13五、五、 結尾簽名結尾簽名1、簽名、簽名檔信息不檔信息不宜過多宜過多 電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名、職電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系

10、。與你聯系。對內、對外、對私、對熟悉的客戶等群體的郵對內、對外、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設中設置多個簽名檔，靈活調用。置多個簽名檔，靈活調用。2、不要、不要只用一個只用一個簽名檔簽名檔 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。體小一些。3、簽名、簽名字體規格字體規格范輝深圳市新元素醫療技術

11、開發有限公司 (http:/) 技術中心院內信息化部門地址：深圳市福田區八卦四路422棟4樓手機號碼：1333333333電話號碼888郵件地址： B/R范輝廈門市民和電器材料有限公司14六、六、 回復的技巧回復的技巧1、 及時回復及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，應即刻回復對方，收到他人的重要電子郵件后，應即刻回復對方，因為這是對他人的尊重；因為這是對他人的尊重； 理想的回復時間是理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急小時內，特別是對一些緊急重要的郵件；重要的郵件；對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的，對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的

12、，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過但一般不要超過24小時；小時；所有所有ABB的郵件必須在收到后的郵件必須在收到后24小時內回小時內回復！復！如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說：該及時的回復說：“收到，我正在處理，一旦有結果收到，我正在處理，一旦有結果就會及時回復，等等就會及時回復，等等”； 記住：及時作出回應，哪怕只是確認一下收到。記住：及時作出回應，哪怕只是確認一下收到。 如果你正在出差或休假，應設定自動回復功能。如果你正在出差或休假，應設定自動回復功能

13、。廈門市民和電器材料有限公司152. 進行針對性回復進行針對性回復當回件答復問題的時候，最好把當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資性理解，避免再反復交流，浪費資源。源。 廈門市民和電器材料有限公司163. 回復不得少于回復不得少于10個字個字對方給你發來一大段郵件，你確對方給你發來一大段郵件，你確只回復只回復“是的是的”、“對對”、“謝謝謝謝”、“已知道已知道”等字眼，這是非等字眼，這是非常

14、不禮貌的。常不禮貌的。廈門市民和電器材料有限公司174、不要就同一問題多次回復討論，不要蓋、不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓高樓如果收發雙方就同一問題的交流回復如果收發雙方就同一問題的交流回復超過超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。后再做判斷。 對于較為復雜的問題，多個收件人頻對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。廈門市民和電器材料有限

15、公司185、要區分、要區分Reply和和Reply All 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了；他一個人就行了； 如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情；成這件事情； 如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的所有人的面，不停的RE來來RE去，與發件人討論。去，與

16、發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。沒有確定結果的郵件。 點擊點擊“回復全部回復全部”前，請三思而后行！前，請三思而后行！廈門市民和電器材料有限公司196. 主動控制郵件的來往主動控制郵件的來往為避免無謂的回復，浪費資為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下給出回復，或在文末添上以下語句：語句：“全部辦妥全部辦妥”、“無需無需行動行動”、“僅供參考，無需回僅供參考，無需回復復”。廈門市民和電器材料有限公司20七、七、正確使用發送、抄送與密送正確使用發送、

17、抄送與密送收件人的排收件人的排列應遵循一定列應遵循一定的規則。比如的規則。比如按部門排列；按部門排列；按職位等級從按職位等級從高到低或從低高到低或從低到高都可以。到高都可以。適當地有規則適當地有規則有助于提升你有助于提升你的形象！的形象！而而BCC是秘是秘送，即收信送，即收信人是不知道人是不知道你發給了你發給了BCC的人了的人了的。這個可的。這個可能用在非常能用在非常規場合。規場合。而而CC的人則只的人則只是需要知道這是需要知道這回事，回事，CC的人的人沒有義務對郵沒有義務對郵件予以回應，件予以回應，當然如果當然如果CC的的人有建議，當人有建議，當然可以回然可以回mail。To的人是要的人是要受理這封郵受理這封郵件，理應對件，理應對郵件予以回郵件予以回應。應。要正確區分收件人、抄送人與秘送人要正確區分收件人、抄送人與秘送人只給需要只給需要信息的人信息的人發送郵發送郵件，不要件，不要占用他人占用他人的資源。的資源。不濫轉、不濫轉、發郵件發郵件！廈門市民和電器材料有限公司21郵件的其他用法溝通確認和反饋n對重