異地子公司采購管理制度總則目的為規范異地子公司采購行為，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產經營活動的順利開展，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司在異地設立的所有子公司及其下屬部門的采購活動。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定，確保采購行為合法合規。2.效益原則：在保證采購物資質量的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，遵循公平競爭的原則，確保所有符合條件的供應商都有機會參與采購活動，保證采購結果的公正性。4.職責分離原則：采購業務的審批、執行、驗收等環節應相互分離、相互制約，防止舞弊行為的發生。采購組織與職責采購部門設置異地子公司應根據業務規模和采購需求，設立獨立的采購部門，明確采購部門的職責和崗位設置。采購部門應配備專業的采購人員，負責采購業務的具體實施。采購部門職責1.負責制定和執行子公司采購計劃，確保采購物資及時、準確供應。2.收集、整理、分析市場信息，尋找合格供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況，協調解決合同履行過程中的問題。4.負責采購物資的驗收工作，確保采購物資的質量符合要求。5.負責采購成本的控制和核算，定期進行采購成本分析，提出降低采購成本的建議和措施。6.配合公司內部審計部門和其他相關部門，對采購業務進行監督和檢查。其他部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資的規格、型號、數量、質量要求等，并對采購物資的使用效果進行跟蹤和反饋。2.財務部門：負責審核采購預算，監督采購資金的支付，參與采購合同的評審，負責采購成本的核算和分析。3.質量部門：負責對采購物資的質量進行檢驗和驗收，參與供應商的評估和管理，對采購物資的質量問題提出處理意見。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門應根據生產經營計劃和實際需求，提前編制采購需求計劃，并提交給采購部門。采購需求計劃應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等內容。2.采購部門收到需求部門提交的采購需求計劃后，應進行匯總、分析和審核，結合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應包括采購物資的詳細清單、采購時間安排、采購預算等內容。3.采購計劃編制完成后，應提交給子公司管理層審批。經審批后的采購計劃應作為采購工作的依據，嚴格執行。采購計劃的調整1.在采購計劃執行過程中，如因市場變化、生產經營計劃調整等原因需要對采購計劃進行調整，需求部門應及時向采購部門提出調整申請，并說明調整的原因和內容。2.采購部門收到調整申請后，應進行審核和評估，根據實際情況編制采購計劃調整方案，并提交給子公司管理層審批。經審批后的采購計劃調整方案應作為采購工作的依據，嚴格執行。供應商管理供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行初步篩選，根據供應商的生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行綜合評估，確定合格供應商名單。3.對于重要物資的采購，應組織相關部門對合格供應商進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、環保情況等，確保供應商具備良好的合作條件。4.根據考察結果，采購部門應與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括采購物資的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。供應商的評估與考核1.采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。評估周期一般為每季度一次，對于重要供應商應每月進行一次評估。2.根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于表現不佳的供應商進行警告或淘汰。3.建立供應商績效檔案，記錄供應商的評估結果和合作情況，為供應商的選擇和管理提供依據。供應商的激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對于在產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面表現優秀的供應商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、給予價格優惠、頒發榮譽證書等。2.建立供應商約束機制，對于違反合作協議、產品質量不合格、交貨期延誤等問題的供應商，采取相應的懲罰措施，如減少采購份額、扣除貨款、終止合作協議等。采購流程管理采購申請1.需求部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫采購申請表，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間等內容，并提交給采購部門。2.采購申請表應經需求部門負責人審核簽字后，方可提交給采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應進行審核和評估，根據采購金額和采購物資的重要性，按照公司規定的審批流程進行審批。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，應提交給子公司管理層審批。3.經審批后的采購申請表應作為采購工作的依據，嚴格執行。采購詢價與報價1.采購部門根據采購申請表的要求，向多家合格供應商發出詢價函，要求供應商提供采購物資的報價、交貨期、質量標準等信息。2.供應商應在規定的時間內回復詢價函，采購部門對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格水平、產品質量、交貨期等因素，選擇合適的供應商進行談判。采購談判1.采購部門與選定的供應商進行談判，就采購物資的價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協商，爭取達成雙方滿意的合作協議。2.談判過程中，采購部門應充分了解供應商的成本結構和市場行情，合理運用談判技巧，維護公司的利益。3.談判結束后，采購部門應編寫談判報告，記錄談判過程和結果，提交給子公司管理層審批。采購合同簽訂1.根據談判結果，采購部門與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。2.采購合同簽訂前，應提交給公司法律部門或法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門、質量部門等相關部門，以便各部門做好相關工作。采購訂單下達1.采購部門根據采購合同的要求，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的詳細清單、交貨期、交貨地點等內容。2.采購訂單下達后，應及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知質量部門做好驗收準備工作。質量部門應根據采購合同和相關標準，制定驗收方案，明確驗收內容和驗收方法。2.采購物資到貨后，質量部門應按照驗收方案進行驗收，對采購物資的數量、規格、型號、質量等進行檢查。如發現采購物資存在質量問題或數量短缺等情況，應及時通知采購部門與供應商協商解決。3.驗收合格的采購物資，質量部門應出具驗收報告，并辦理入庫手續；驗收不合格的采購物資，應及時通知采購部門與供應商協商退貨、換貨或補貨等事宜。采購付款1.采購物資驗收合格并辦理入庫手續后，采購部門應根據采購合同的約定，填寫付款申請單，提交給財務部門審核。2.財務部門收到付款申請單后，應審核采購合同、驗收報告、發票等相關憑證，確保付款手續齊全、合規。審核無誤后，按照公司規定的付款流程進行付款。3.對于金額較大的采購付款，應實行銀行轉賬支付；對于金額較小的采購付款，可以采用現金支付或其他方式支付。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對采購業務進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低風險發生的可能性和影響程度。風險應對措施1.市場風險應對措施：密切關注市場動態，及時了解市場價格變化和供應情況，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加或物資供應中斷。2.供應商風險應對措施：加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作，降低供應商違約風險。同時，與供應商簽訂詳細的合作協議，明確雙方的權利和義務，約束供應商的行為。3.質量風險應對措施：加強采購物資的質量控制，嚴格按照采購合同和相關標準進行驗收，確保采購物資的質量符合要求。對于重要物資，應增加檢驗頻次和檢驗項目，對供應商的質量管理體系進行定期審核，督促供應商提高產品質量。4.合同風險應對措施：加強采購合同管理，簽訂合同前應進行嚴格的審核，確保合同條款合法、合規、明確、完整。合同簽訂后，應及時跟蹤合同執行情況，督促雙方履行合同義務，避免合同糾紛的發生。采購監督與審計內部監督1.公司內部審計部門應定期對異地子公司的采購業務進行監督和檢查，檢查內容包括采購計劃的執行情況、采購流程的合規性、供應商管理情況、采購合同的簽訂和履行情況等。2.采購部門應積極配合內部審計部門的工作，提供相關資料和信息，對審計