1、給聯合辦公裝上智能大腦，整個空間都是你的管家 聯合辦公行業的系統服務商 聯合辦公空間正在全世界范圍內經歷爆炸性的增長。依據Emergent Research的估量，到2020年， 全世界范圍內的聯合辦公空間將達到近30000家，全世界將有近400萬人在聯合辦公空間里工作。在中國，聯合辦公同樣經歷了巨大的成長。2016中國創新創業報告顯示，自1987年中國的第一家科技企業孵化器消失，截至2016年年底，2016年底眾創空間的數量超過4000家。在空間數量爆發的同時，空間的運營和服務水平勢必成為空間差異化的重要因素。無論是對新型辦公空間的目標人群需求的細分和運營體制的標準化完善，還是管理系統的信息

2、化，辦公環境的智能升級，都成為這個行業的從業者迫切的需要。類似于酷辦這樣的聯合辦公管理系統產品也應運而生。共享空間的智能大腦酷辦是一家致力于用科技幫助辦公空間從業者提升管理效率，提高空間智能化，讓辦公更美妙的創業公司?？徂k并沒有一間自己運營的實體物理空間，而是通過和空間運營者合作，專注于利用互聯網和物聯網技術，開發簡潔，有用，有效的360度管理系統。從大趨勢來看，一方面隨著大數據，人工智能，虛擬現實，物聯網各種技術手段的成熟，另一方面隨著國內地產行業從增量經濟轉型存量地產服務的趨勢，科技與地產將越來越緊密結合，擁有先進的管理系統和智能化辦公系統將為空間從業者帶來服務水平上的質的飛躍。通過這篇文

3、章我們盼望把一年來對于地產+科技模式的思考和實踐與讀者共享。1空間系統產品的定位雖然聯合辦公空間經歷了三年的快速進展，但是目前在整個辦公地產的市場份額仍然只有1左右。 在目前大多數空間首先需要解決空置率，實現盈利和提高對入駐企業的服務水平的現狀下，高度垂直細分的聯合辦公領域消失的信息化系統該如何定位自己？我們認為，辦公系統的信息化和智能化是大勢所趨，但應該不僅僅是解決運營效率的工具。任何工具都具有肯定的學習成本，如果僅僅是作為替代傳統的管理和協同工具例如Excel 和其它通用型辦公OA軟件，管理系統所能帶來的價值是十分有限的。相反，它應該融入標準化管理的最佳實踐，同時具有豐富的可定制性，為聯合

4、辦公空間實現敏捷的商業模式，提升服務體驗，在激烈的市場競爭中樹立自己的獨特性。從空間運營者，入駐企業管理者，入駐用戶等空間生態中的各個人群的實際需求動身，設計人性化，多角度的整體系統是產品成功的關鍵所在。對于空間運營者而言，解決招商困難，提高銷售轉化率，樹立空間品牌，提升運營效率的同時有更多人性化的服務，引進增值服務，活躍社群人氣等等都是每個從業者面對的難題。對于入駐的用戶而言，除了在舒適的辦公環境下工作之外，便利順捷的共享會議場地，文印資源，掌控自己的共性化設置，進行休閑，工作，社交等都不行少。傳統的辦公場所管理軟件往往缺乏面對客戶的考慮，而智能辦公系統除了難以安裝和定制的缺點之外，缺乏統一

5、的用戶信息和數據的基礎，造成體驗上的割裂。面對辦公空間的管理系統應該把后臺的運營與前端的辦公體驗結合在一個有機體系之內，同時具有開放的特性，可以不斷的插入新的模塊，不斷的提升管理效率和用戶體驗。2客戶關系管理客戶關系管理（CRM）已經成為行業招商必不行少的工具。優秀的客戶管理工具不僅可以幫助空間運營者管理潛在客戶，準時跟進客戶流程，提高客戶轉化率，并且在此基礎上獲得客戶洞察，對客戶的來源，跟進速會議場地智能化管理度，各個分店的租賃情況，甚至如何對空間進行進一步的改造升級都供應了特別豐富的數據和分析。使用簡潔的Excel表格跟進客戶影響協同效率的同時也很難獲得如此豐富的洞察，而通用型的CRM缺乏

6、對行業的定制使得體驗感偏差，使用成本上升。酷辦系統的CRM針對地產租賃行業而設計，削減使用工具的簡單度，并且由于招商系統和其它系統是一個統一的整體，對客戶的生命全周期進行完善的記錄和分析，通過各個環節的提升促進了空間的入駐率，延長客戶的租期。3合同租約管理同時掌握入住率聯合辦公的租戶偏向于小微企業，創業企業或是個人自由職業者。相比于傳統寫字樓租賃，租期敏捷，面積細分是聯合辦公的優勢，但是也給管理上帶來了巨大的挑戰。針對長租，短租，日租和會員制等各種商業模式，合同租約的信息化管理是運轉良好的聯合辦公空間的剛需。同時，合同的審批流程又帶有企業OA軟件的特點。良好而敏捷的合同租約體系必須包括涵蓋合同

7、模版管理，合同租期定制，開放和私有辦公室的不同租賃方式，以及其它資源的配置的功能，便利運營者高效的掌握入駐率。通過賬單自動生成，催繳方式的敏捷定制大幅度降低租金的逾期率，對空間的盈利狀況有根本的轉變。同時，優秀的合同管理系統還會對空間的使用情況進行精確的分析，實時地掌握空間資源的利用情況，顆粒度細致到每個會員，每個工位，從而幫助發掘資源和商業模式上的更新。4場地預定管理共享空間的本質是把原來不常利用的資源例如會議室，茶水間，文印，作為可以共享的資源實現分時利用。一個對入駐用戶體驗友好，可以隨時查找和預訂場地的管理系統可以避開會議室使用沖突，或者無法預租重要場地的苦惱。優秀的場地預訂系統不僅可以

8、允許用戶預訂場地，而且可以發出邀請，建立日程表，豐富的管理員確認和取消會議權限功能，把資源的共享和入駐用戶的工作支配協同起來。同時，后臺強大的數據分析功能幫助運營者更好的調配會議室比例，在不損害用戶使用體驗的同時擴大空間使用效率。除了公共場地的預訂之外，單個工位或者會議室的敏捷預訂也有特別重要的意義。Wework的一些空間之所以入駐率可以高達100%就是由于除了固定的長租之外，還有少部分的日租工位供會員臨時租用。場地管理系統需要對工位的庫存進行實時性的掌控，同時區分各種會員機制才能實現最高效的利用。目前大多數的聯合辦公空間還是比較粗放型的管理工位，但是隨著經營的改善和會員體制的成熟，精細化管理

9、全部工位，辦公室，會議室必將成為現實的需要。5智能門禁解決方案門禁是空間的剛需，使用智能門禁不僅為入駐用戶供應具有科技感的體驗，也極大的便利了空間運營管理。傳統的一卡通系統通常使用繁瑣，無法和會員身份打通，平安管理極其容易疏漏，并不適宜聯合辦公類高度流淌的場所。例如和酷辦系統集成的藍牙門禁解決方案供應了手機搖一搖開門，靠近自動開門等適合90后的科技感十足的開門方式，把開門時間降低到1秒以下，同時也可以支持掃二維碼，綁定IC卡等傳統開門方式，適用于不同場景和客觀條件。另外，門禁作為資源管理的權限工具，智能化也具有十分重要的意義。例如會議室的門禁就可以和預訂系統聯動，平常處于關閉狀態，只有在預約時

10、段才有權限打開。6智能辦公設備除了智能門禁之外，現代化的辦公環境將利用物聯網，大數據，人工智能供應更加共性化的辦公體驗。例如智能WIFI不僅給每個用戶安排不同的密碼，同時可以更好的安排有限的帶寬資源，為辦公帶來良好的體驗。而智能照明，智能插座可以降低能源消耗，供應更加綠色的辦公環境。打印系統也是聯合辦公空間共享打印的必須。酷辦系統通過集成各種智能設備，與后端的管理系統相結合，每一個智能設備的掌握，使用和數據分析都能夠幫助提高運營效率，最大化利用資源，并做出合理的安排。7企業服務和社群平臺除了物理空間資源的管理，企業增值服務是空間價值的重要體現。對于入駐企業而言，工商財稅法，融資聘請技術行政等各

11、種服務都是必須的，空間供應服務對接是順其自然。然而目前大多數的服務平臺由于小微企業的客單價低而簡單度并沒有削減很多而難以聚集優秀服務商的精力，而大型的服務商也容易忽視小的聯合辦公空間的需求。在此形勢下，空間花費大量人力對接服務往往收效甚微?？臻g管理系統作為線上服務平臺，可以極大的削減對接成本，空間運營者只需要注意去關注服務流程，收集服務反饋，進一步甄選適合入駐企業的服務商。另外，入駐企業的社群建設也是空間管理系統的重要功能?？臻g供應了物理上的溝通和接觸機會，社群系統供應了線上的溝通和溝通。相比于目前常用的微信群溝通，線上社群更容易定向發布信息，標簽化尋找匹配的人群或企業，同時也削減了很多噪音，

12、更適合職業社交和資源匹配。Wework高估值的背后也是目前8萬多會員組成的線上社群供應的無限可能。對于國內的眾創空間，建立線上社群需要依靠一套強有力的信息系統和運營閱歷。8定制品牌和多渠道支持一個強有力的品牌是實現空間價值大幅提高的重要因素。每一個品牌的背后都是優質的服務，強大的系統和對客戶的無比尊敬。擁有自己定制化的App則是連續品牌價值傳達的重要一環?？徂k系統滿足品牌定制化的需求，使入駐用戶使用空間自身品牌App實現辦公的各種需求，勢必留下更為深刻的印象。除了App之外，也需要對各種不同用戶做出場景的區分。例如官網一般是給需要了解社區風格，預約參觀空間的用戶使用，微信服務號則更傾向于滿足會

13、員的輕度使用需求，例如一般的資訊信息，場地的快速預訂，活動的參加和企業服務的查詢都可以通過微信服務號來完成。而常駐空間的用戶更傾向于使用App獲得完整而良好的體驗。一個優秀的空間管理系統可以同時支撐這幾種不同的使用場景，實現用戶群體的全方位掩蓋。8用戶體驗和平安性另外值得提出的是，隨著企業軟件的消費者化，現代的空間管理系統應該在設計上充分注意用戶體驗，簡潔，極致，美麗的產品設計與快捷，高效的技術手段相結合，讓使用者不需要簡單的培訓就可以上手使用是每一個系統完善的目標。在軟件的背后是對使用者的深刻洞察。企業軟件不行避開面臨的問題是標準化和定制化的取舍，而真正優秀的設計需要兼顧兩者，在更高維度搭建

14、架構，使得用戶既可以便利的使用產品，又可以依據自己實際情況定制功能。在這一點上，系統設計不再是簡潔的Excel表格的復制，而是對運營體系各個部分及其聯系的深刻了解。另外，作為空間管理的中心系統，軟件和硬件平安不行忽視。尤其隨著軟件即服務（Software as a Service）的興起，大部分的軟件功能開頭建構于云平臺。傳統的軟件可以實施私有化部署，但實際上私有化部署也不能等同于更加平安，由于只要軟件暴露于公有云網絡之中，就同樣易于受到攻擊。系統平安性應該由以下幾個方面來考量：數據存儲是否平安，敏感數據是否二次甚至三次加密，傳輸路線是否通過HTTPS，不同客戶之間的數據是否良好隔離，公司內部

15、人員權限是否有分層分顆粒設置，與系統供應商是否有健全的法律保密協議以及服務商內部是否有平安守則規范員工行為。事實上，尊從良好的平安規范的SaaS系統遠比傳統軟件更加平安。而且由于SaaS的部署可以做到實時，修復平安漏洞的速度遠遠高于私有化部署的軟件。目前，全球范圍內SaaS已經無可爭議地成為軟件的進展方向。在中國，SaaS在聯合辦公空間這個新興領域也越來越被人們所接受?？臻g酷點評“用了酷辦以后，社區管家們從很多繁瑣的行政任務解放出來了，可以用更多心思做社區建設以及客戶服務。提高的效率直接轉化成了客戶的粘性，無界要做最有溫度最有活力的辦公社區，酷辦為我們添了一把火”韓昕锜（無界空間聯合創始人兼C

16、OO）“酷辦系統了解運營辦公空間的實際需求，有效地提高了空間的運營效率，并且也為空間的入駐會員供應了更加便捷和高效的辦公環境；將會使整個空間的運營更加自動化和智能化?？徂k系統可以說是辦公空間的360度云端管家?！蓖鯊‵unwork北京總經理）“酷辦系統從空間規劃、財務管理，再到空間事無巨細的日常運營，不僅大幅度地提高了工作效率，更幫助空間運營者積累和沉淀了大量的真實數據，對將來新老空間的運營提升，甚至整體空間的戰略進展方向都有著不行估量的作用?！盧yan（wedo聯合創業社聯合創始人）結語總之，隨著聯合辦公空間的進展，精細化運營和數據留存越來越成為空間從業者需要考慮的問題，同時，智能化辦公的趨勢越來越明顯，各種智能硬件和數據系統的融合將應用于辦公系統之中。酷辦作為一家專注于供應空間管理和智能化系統的科技公司，擁有無界空間，Funwork，Wedo創業聯合社，星庫空間，龍湖一展空間等國內多家知名聯合辦公空間客戶，幫助空間成為企業辦公服務平臺，同時每家空間也可以依據自身特點定制進展自己獨特的優勢。將來的空間系統是一個建立在Saa