1、會議管理系統的設計與實現1.1 編寫目的 本文詳細說明會議管理系統最終需要滿足的條件和限制，為了進一步設計和實現提供依據。本文檔將用戶的需求用文字的形式固定下來，是與用戶溝通的成果，也是用戶驗收項目時的參考。1.2 背景 需求背景：隨著我國經濟的發展，學術會議，產業會議等越來越多，會議的規模及流程也越來越復雜，對實現會議的電子化管理有著迫切的需求。系統用途：本系統利用網絡平臺，搭建通用的會議管理模板工具，幫助會議主辦方更加電子化、智能化地管理各項會議工作，從而大大減少人工的參與。系統使用范圍：本系統主要面向參會人數在三十人以內的會議。1. 3 用戶會議管理系統主要是面向參加會議人數在30人以內

2、的會議。2 任務概述2.1目標 由于大多數在會議的流程上具有一定的相似性，本系統的目的是希望減少其中的重復工作，減輕不必要的負擔，提高工作的正確性和效率。系統的目標是將人工參與的工作量減少百分之五十，效率提高百分之三十，同時能夠使會議管理工作規范化、程序化。2.2 系統的特點本系統的最終用戶可能是經常舉辦和承辦各種會議的組織機構，中、小型企業等。操作人員必須熟悉計算機的基本操作，維護人員應該在電腦方面有所專長。如果本系統開發成功，可用性極強。基于國家目前會議數量和規模的遞增趨勢，在一般的企事業單位中，本系統的預期使用頻度應在十五天，即平均每隔十五天就會有使用該系統的需求產生。2.3 非技術要求

3、本系統的開發周期為三個月左右。開發流程為：需求分析à設計à編碼實現à單元測試à集成和系統測試à交付，其中需求分析的更新穿插于整個開發過程。要交付的工作產品有：需求規格說明書、設計說明書、測試報告、用戶手冊、源代碼、可執行程序。3. 需求規定根據前期的需求分析，對系統的功能模塊進行劃分，功能結構如圖3.1性能需求1.正確性需求系統正確性需求主要包括以下三項：·系統應能夠把會議組織人員所創建的會議的相關信息以及添加的人員信息準確地導入數據庫中。·與會者使用IC卡簽到時，系統應能正確的讀取相關信息并對到會情況進行統計。·

4、系統能夠正確的將會議通知、反饋表填寫通知等信息發送到參會人員郵箱。2.安全性需求系統用于存儲會議、參會人員等信息的數據庫應具有很高的安全性，會議組織人員登錄數據應加密后再通過網絡傳輸。3界面需求系統對界面的需求分為兩部分：網站和客戶端。這兩部分有不同的界面需求：·網站部分：頁面布局清晰，顏色搭配合理，色調柔和，各頁面主題風格一致·客戶端部分：參會人員簽到時看到的窗口應該很清晰，且比較美觀，其他窗口布局較合理即可。4.精度需求由于系統所涉及的數據主要有參會人數、實間等，因此對數據精度五特殊要求。作為一個中、小型會議管理系統，當參會人數很多時，應考慮到數據越界的問題。5.時間特

5、性需求當參加人員使用IC卡簽到時，系統應能在0.2秒內識別出參會人員并進行簽到數據錄入。當看到參會人員信息、到會情況信息和反饋表信息時，系統應能在1秒內返回結果。6.穩定性需求該系統部署后，在硬件條件和支持軟件條件沒有發生變化的情況下，能夠一直保持運行狀態，直到系統升級或替換。7.靈活性需求當會議組織人員的需求發生變化時，例如所需參會人員的信息項與默認類型不符，系統應該提供修改默認設置的功能，即允許組織者自定義信息項類型。考慮到有些會議組織人員沒有條件提供IC讀卡器，系統應能在較小的更改的情況下采用二維條形碼等其他技術唯一識別參會者。當連接讀卡器的PC機出現故障時，用戶可以用手動方式為參會人員

6、簽到。8.擴展性需求本系統能夠在以下幾個方面進行擴展:·功能的擴展：在現有功能模塊的基礎上增加餐飲管理模塊、自動文檔生成模塊等。·支持環境的擴展：系統運行所要求的操作系統可從Windows平臺擴展到Mac平臺等。9.數據管理能力需求系統數據庫中應能一定數量（30人以內）人員的個人信息進行存儲，同時，應能存儲30個人以上會議的參會數據.10.故障處理能力需求系統可能遇到的硬件故障包括參會人員的IC卡不能正常讀取。故障發生時，將不能自動完成該參會人員到會情況的統計，需要對該參會人員信息進行手動錄入。系統出現軟件故障時，為了滿足信息處理的要求，可以采取數據恢復來解決，因此平時要經

7、常進行備份。3.2會議處理流程需求3.2.1 會議處理流程會議組織人員通過登入登出系統驗證身份，通過身份驗證后，才可以進行相關的查詢、更改等操作，參會人員只有查詢相關會議信息的權限。會議組織人員通過身份驗證后，進入會前管理系統，設置會議的初始信息，如時間、場所、主題等。同時，會議組織人員要把相關參會人員添加到該會議下。如果會議信息有改動，會議組織人員還可以對其進行修改。同時，會議組織人員在會議開始之前發送郵件通知相關人員參加會議，并把參會的時間、場所、注意事項等消息以郵件的形式發放給參會人員，在會議結束之后，會議組織人員通知參會人員填寫會議反饋表，以郵件形式告知參會人員填寫反饋表的網址。3.4

8、.2 系統用例圖本系統的功能需求用用例圖的方式描述如圖所示。1. 統整體用例圖 系統的頂級用例圖2. 登入登出 用例編號：1用例名稱：登入登出用例描述：對會議組織人員的身份進行驗證，包括會議組織人員在Web平臺和簽到的客戶端的登入登出前置條件：無前置條件 后置條件：會議組織人員身份驗證通過活動步驟：會議組織人員進入Web登錄頁面或簽到客戶端登錄窗口會議組織人員輸入用戶名和密碼會議組織人員受到身份驗證結果提示信息3. 會前管理用例編號：2用例名稱：會前管理用例描述：會議組織人員設置會議的初始信息，如時間、場所、主題等。同時，會議組織人員要把相關參會人員添加到該會議下。如果會議信息有改動，會議組織

9、人員還可以對其進行修改 前置條件：會議組織人員登錄系統，并通過了系統認證 后置條件：會議和人員信息被初始化 活動步驟：會議組織人員登錄系統 會議組織人員新建會議 會議組織人員導入會議的名稱、場所、時間、主題、主辦方等信息 會議組織人員把相關的參會人員添加到該會議下 擴展點： 如果參會人員身份驗證失敗，則用例結束；如實際情況有變動，會議組織人員可對會議信息進行更改4、發送郵件用例編號：3用例名稱：發送郵件。用例描述：會議組織人員在會議開始之前要通知相關人員參加會議，并把參會的時間、場所、注意事項等消息以郵件的形式發放給參會人員。在會議結束之后，會議組織人員通知參會人員填寫會議反饋表，以郵件形式告

10、知參會人員填寫反饋表的網址。前置條件：會議組織人員登錄系統，并經過了身份驗證。后置條件：參會人員接收到參會信息。活動步驟：會議組織人員登錄系統。 會議組織人員撰寫會議通知。 會議組織人員選擇參會人員。 會議組織人員發送郵件通知參會人員參加會議或者填寫會議反饋表。 參會人員接收參會通知或者填寫反饋表通知。擴展點：如果參會人員身份驗證失敗，則用例結束。異常處理：無。5、會中管理用例編號：4用例名稱：會中管理用例描述：在會議的進行過程中，繪制組織人員可進行簽到管理，還可以及時查看人員的參會情況。參會人員可以簽到登記。前置條件：會議信息已經設置好。后置條件：會議組織人員掌握了人員的參會情況。活動步驟：

11、會議組織人員登錄系統。 會議組織人員進入某會議的簽到頁面。 參會人員進行簽到登記。 會議組織人員查看人員的到會信息擴展點：如果參會人員身份驗證失敗，則用例結束。異常處理：無。6、會后反饋調查用例編號：5用例名稱：會后反饋調查。用例描述：在會議舉辦完成后，會議組織人員在網站上公布反饋表請參會人員填寫。然后，會議組織人員從提交的反饋表中提取出相關的統計信息，對會議的召開情況作出總結。前置條件：會議舉辦完成。后置條件：會議組織人員獲得了統計信息。活動步驟：會議組織人員登錄系統。 會議組織人員公布反饋表。 參會人員填寫反饋表。會議組織人員接收反饋信息。會議組織人員統計反饋信息。擴展點：如果參會人員身份

12、驗證失敗，則用例結束。4. 運行環境規定4.1 運行環境n 服務器u 內存：1GBM及以上。u CPU：主頻2.8G以上。u 外存剩余空間：5GB及以上。u 網絡配置：100M網卡。n 簽到客戶機u 內存：512MB及以上。u CPU：主頻1.6G以上。u 外存剩余空間：5GB以上。u 網絡配置：100M網卡、RS232串口、PS2接口 如果電腦無RS232串口、PS2接口，需購買USB to RS232、USB to PS2轉換機n Web瀏覽PC機u 內存容量：256MB以上u CPU:主頻1.6GB以上u 外存剩余空間：200MB以上u 網絡配置：100M網卡n 讀卡器讀卡器是非接觸式的IC卡讀卡器，可以讀取RF(鐳射)類型的非接觸式IC卡。所采用的讀卡器具有PS2接口、RS232