1、試論北京大學圖書館圖書招標工作的過程及特點         論文關鍵詞：大學圖書館圖書采購招標北京大學論文摘要：介紹北京大學圖書館是如何開展內地版中外文圖書招標工作的，分析了三個工作階段的各自特點。為加強圖書館文獻資源建設，提高為教學科研服務的能力，使文獻采訪工作規范、健康、有序、持續發展，依據北京大學文獻資源采購方式和供應商選擇管理辦法(試行)，北京大學圖書館于2007年3月底啟動采用招標方式選擇圖書供應商的工作，目前這項工作已經完成。本文就此項工作的開展過程、特點及出現的問題進行總結探討，以便為其他類型文獻資源

2、供應商的招標工作更有效地展開提供可以借鑒的經驗、教訓。1北京大學圖書館開展圖書招標工作的過程北京大學圖書館開展圖書招標工作的過程大致分為三個階段：明確目標階段、著手準備階段、進入實施階段。11明確目標階段眾所周知，高校圖書館的文獻經費來源于國家行政事業單位財政資金撥款，既然是行政事業單位財政資金撥款，其使用必須符合中華人民共和國政府采購法和中華人民共和國投標招標法的有關規定。為此，2006年6月，我們開始醞釀起草北京大學圖書館文獻資源采購方式和供應商選擇管理辦法(試行)(以下稱管理辦法)。管理辦法規定：“凡使用校撥經費采購文獻資源均應依照本辦法規定執行”，并指出：“本辦法中的采購方式包括：公開

3、招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價及自行采購等”。這個規定使我們明確了目標，即使用校撥經費采購文獻資源應按照管理辦法規定的方式來選擇供應商，對供應商的選擇可以依據文獻不同屬性、不同類型采取適當的方式進行。一般來講，圖書作為一種非固定標的物，所選的只是供應商的資格，因此必須采取招標的方式對供應商進行選擇。招標方式有兩種，公開招標和邀請招標，從我們館收藏文獻的實際來看，選用公開招標的方式更能充分體現公開、公正、公平、誠信的原則。12著手準備階段在不斷修改、提交、報批管理辦法的同時，招標選擇文獻資源供應商的準備工作也在緊鑼密鼓地進行。首先，我們成立了招標工作小組，由負責采訪的館員組成，主

4、管文獻資源建設的館長和采訪部主任任正副組長。招標工作小組負責起草各種文件包括招標公告、文獻供應商投標資格要求、評標的主要依據、招標文件以及涉及評標打分的各種附件的擬定、評標打分表等。由于北京大學圖書館文獻資源采集范圍廣、載體多，我們先期對內地版中外文圖書供應商采用招標方式進行選擇，其他各類型文獻資源供應商的選擇工作將靈活采用適當的方式進行。          13進入實施階段經過大約一個學期，管理辦法獲得批準，各種文件的準備工作基本就緒，文獻資源供應商的招標工作進入實施階段。這個階段，我們主要做了以下幾件事：第一，

5、向學校提出北京大學圖書館開展內地版中外文圖書招標采購的申請，并獲得批準，學校授權圖書館作為其代理人負責文獻資源供應商的招標工作。第二，按照管理辦法規定，成立了北京大學圖書館招標領導小組。招標領導小組由9人組成，其中圖書館3人，學校紀檢委、審計室、財務部教務部、社科部、科研部各1人，圖書館館長任領導小組組長。第三，對已經準備好的各種文件，由招標領導小組召開會議進行最后審議，批準實施。第四組織專家評標小組。按照管理辦法規定，評標小組由7人組成，其中圖書館2人，學校相關職能部門2人，第三方圖書館專家3人。學校紀檢委和審計室各一人出席，負責監督。主管文獻資源建設的圖書館館長任評標小組組長。第五，擬定招

6、標時間進度表。第六，由招標工作小組負責發布招標公告之后按照招標時間進度表，逐項落實各項議程接收投標報名、進行資格預審、收標、開標、評標、定標、公布中標通知書。第六，招標工作小組組織中標單位進行協議的洽談，并報招標領導小組審查會簽協議。2北京大學圖書館開展圖書招標工作的特點值得慶幸的是，在我們正式招標之前，高校圖工委的普通高等學校圖書館集中采購工作指南已經出臺，國內亦有為數不少的大學圖書館先于我們開展了招標工作，指南和他們的成功經驗為我們提供了有益的借鑒，在開展圖書招標工作的實踐中，我們也根據實際，逐步摸索出一些自己的經驗。21選擇文獻資源供應商應有政策依據。采取什么樣的方式來選擇文獻資源供應商

7、，絕不是隨意的主觀選擇，必須有章可依。管理辦法的出臺，成為我們選擇文獻資源供應商的主要政策依據，其優點在于：(1)目的性強。管理辦法制定的目的是在遵循國家有關政策法律法規的前提下，為我們的工作立章建制，使以后文獻資源采購方式和供應商的選擇長期有效地有章可依，規避因盲目選擇而帶來的各種風險。(2)靈活性強。明確規定不同類型文獻應采取不同方式來選擇供應商。因為，文獻作為一種特殊的商品，就招標的標的物而言，有固定的，也有非固定的；就讀者的使用而言，有急需的，也有非急需的就某一供應商而言，有能夠提供的，也有其提供不了的；如果選擇單一方式來選擇文獻資源供應商，不加區別，勢必會對工作造成不利影響。所以在管

8、理辦法中，我們提出根據文獻不同類型采取不同方式選擇供應商，其中包括自行采購方式。這種靈活多樣的選擇方式有利于盡可能快速地將我們所需要的文獻采集到館。(3)主動性強。文獻資源供應商選擇事宜的組織實施，各單位視情況不同而有所不同。我校采取的是學校授權圖書館作為代理人進行招標工作，圖書館館長任領導小組組長。這樣安排的最大益處是圖書館作為執行采購的單位，在招標領導小組各成員的充分參與、監督和集體決策下，能夠獲得充分的話語權，以最大限度地保證優選文獻資源供應商。(4)規范性強。明確規定文獻資源采購方式和供應商選擇全程應遵循國家頒布的有關法律法規，嚴格執行招標程序規定，使之不因某個人工作崗位的轉換而發生主

9、觀改變。          (5)持續性強。眾所周知，文獻采購不同于設備采購，管理辦法不是就某種文獻資源采購方式和某一年的供應商選擇而制定的即時性文件，具有持續性，對文獻供應商的評價、續約及終止合作都作了詳細規定。并對續約年限次數作了嚴格的限制。這些對以后工作的持續開展必將起到制度上的保障作用。22文件起草工作應逐項展開、重點準備。以管理辦法為政策依據，文獻資源供應商招標工作小組在主管館長的直接領導下，開始了各種招標文件的起草工作。在起草這些文件的過程中，我們借鑒了先前實行招標的各兄弟院校的經驗，并針對我校的具體情

10、況，重點對文獻供應商投標資格要求、招標文件、評標的主要依據以及評標打分表作了準備。各文件內容的主要特點在于：(1)文獻供應商的資格要求應貼近本校實際。一是對供應商注冊資金的要求較高。北京大學作為教育部直屬的全國重點綜合性大學，擁有理學、管理學、經濟學、法學、文學、歷史、哲學、醫學、工學等專業學科，內地版中外文圖書收藏學科覆蓋面廣、類目多，采用招標方式選擇的圖書供應商是我們采訪的主渠道，必須具有相當的實力，我們把注冊資金定在500萬以上的大型企業，這些企業所能聯系的出版社一般都在500家以上，提供的書目覆蓋面廣，有利于綜合性文獻的采選。二是要求供應商的經營場所必須在北京有一定規模。即供應商必須在

11、北京擁有屬于本公司的不少于500平方米的可以提供現貨采選的專用場地。這一點對我們很重要，供應商在北京有自己的經營場所，方便聯系、方便物流，可以降低各種成本費用，提高雙方工作效率。(2)標段劃分應以實現采訪理念為原則，以促進供應商發展為取向，實現雙贏。眾所周知，內地版中外文圖書其標的物是不固定的，所以我們招的只是供應商的資格。但就標段而言，我們可以將其固定。目前，已經實行招標的高校圖書館大多采用的標段是圖書的類型或金額。無論是圖書的類型還是金額，都必須看各學校的具體情況而定，這兩種標段都不太符合我們的實際。從文獻類型上看，北京大學圖書館收藏文獻范圍廣、種類多，而現有的采訪人員少，各供應商，尤其是

12、大型供應商在經營理念上是大而全，但實際上大而全恰恰是做不到的，在這種情況下，按類型設標段不符合我們的工作要求；同樣，按金額設標段也是不行的，按金額設標段在現有的市場條件下對招標單位而言存在著極大的不利，因為在目前的出版發行狀況下，中標單位要達到招標單位設定的標段金額是很容易做到的，但對招標單位而言，很有可能你要的圖書，中標單位會因某種原因不能提供，這既不利于供應商提高自己的責任意識、競爭意識和專業品牌意識，也不利于招標單位采訪工作的有效開展，不利于館藏建設的全面發展。所以，我們的做法是按大學版、北京版、地方版來劃分標段。這樣劃分標段的好處，對招標單位而言，一是實現我們的采訪理念：“以最高的效率

13、來選擇我們所需的更多的文獻，獲得更好的服務”；二是有利于對供應商進行定期評估，可以較為方便地按出版統計抽樣對供應商提供的書目作出準確的評估。對投標單位而言，一是有利于供應商專攻其投，在客觀上促使中國的供應商創立自己的品牌效應，在大而全的基礎上形成自己的特色；二是有利于投標單位劃分責任界限，增強自己的責任意識和競爭意識，使各中標供應商不致因自己的過錯而推諉責任。(3)標書編制要簡明、概要；評標打分表要細化、合理。標書編制要求作為招標文件的主體部分，是投標單位參加投標的主要依據，也是專家評標打分的主要依據，要求各投標單位必須提供全面詳實的投標書。各學校對投標單位的標書編制要求大致與其評標打分表基本

14、一致，在此我們并沒有按照評標打分表逐項對應列入，我們的標書編制要求四個部分，一是投標單位的一般情況；二是投標單位的商務狀況；三是投標單位的服務能力；四是投標報價方式。這四個部分比較簡明概要。與評標打分表不是完全一一對應關系。評標打分表分三個部分，一是資信和技術；二是服務；三是價格。評標打分表是對投標單位的投標書進行量化分析核算的依據，因此每項分值設定要求細化，并盡可能做到合理。二者之所以在草擬時沒有一一對應，所基于的考慮是為了避免某些供應商為迎合打分標準來編制投標書標書編制要求作為招標文件的一個部分，是投標單位都能看得到的，如果一個參加投標的供應商認真地按照要求編制標書，完全能夠涵蓋評標打分表

15、的內容，甚至可能將沒有列入打分表的內容反映出來標書編制要求的簡明給前來參加投標的供應商以充分的空間，來編制全面詳實的投標書，這樣更有利于我們從中發現實際問題，有利于我們對投標單位做出全面公正的優選，從而避免各投標單位給出千篇一律的命題答案。          (4)評標的主要依據應以資信和服務為主，報價為輔，綜合評定。評標主要依據的制定實質上反映了招標單位對招標工作的認識程度。我們認為，招標選擇文獻資源供應商的主要目的是加強圖書館文獻資源建設、獲得優質服務、提高工作效率、規范市場秩序、規避各種風險。因此在評標主要依

16、據設定上，應以資信和服務為主，報價為輔。投標單位良好的資信和優質的服務應該是招標單位最想優選的，因此這兩方面在評標中占80的分值。同時，要求供應商在提供優質服務的前提下，給予合理的報價，以使招標單位節省更多的資金，提高國有資產的使用效率。在此，我們借鑒了其他實行招標單位的經驗教訓，基于對目前圖書價格的利潤空間分析，強調報價必須限定在合理的范圍內，超出這個范圍，將視為惡意投標，報價只是作為評標依據的次要方面，占20的分值。資信、服務、報價三者綜合評定，進行評標排序。23實施階段應嚴密組織、循序落實。自公告發布之日起，招標工作進入實施階段這一階段的工作主要包括接收投標報名、進行資格預審、登記；收標

17、；開標；評標；定標；發布中標通知書及簽訂協議書。招標工作應在招標領導小組的直接領導下，按照規定時間循序落實各項工作。(1)責任明確。此時工作繁忙，哪些工作需要誰來做，必須嚴格落實責任制。各項工作程序及責任人如下：公告發布由招標領導小組組長傳達命令，招標工作小組負責聯系發布；接收投標報名、進行資格預審、登記由招標工作小組負責；收標由招標工作小組負責，交由專人負責保管投標書；開標由招標領導小組負責；評標由評標小組負責；定標簽責由招標領導小組負責；發布中標通知書由招標工作小組負責；簽訂協議書由招標工作小組負責并報領導小組會簽。(2)時間緊湊。發布公告大約需一周左右時間；投標書準備大約需要二周時間，收標至開標應留有聯系到會人員的時間(12天)；開標時間視投標單位的數量而定；開標結束后應立即聯系領導小組成員進行定標；然后以書面形式郵發中標通知書，最后協商會簽協議。整個實施過程大約需要1個月左右的時間。在時間的安排上，切不可拖得太久。拖得太久，人力疲憊，也容易產生其他問題。(3)組織嚴密。要本著對招標工作高度負責的態度，嚴密組織各項工作，尤其是開標，開標過程是招標工作成敗的關鍵，開標的程序和細節一定要事先考慮周到