1、內部管理制度一、會計電算化崗位責任制度（一）會計電算化崗位劃分和崗位工作任務會計電算化工作崗位劃分為：會計電算化主管、會計電算化操作員、審核記賬員、系統管理員、會計檔案管理員，電算審查員。1、會計電算化主管職責：組織協調對軟件的運作工作，協調財務工作人員之間的工作關系，負責對工作質量考評，并做出崗位調整。2、會計電算化操作員職責：負責所分管的財會工作，做好分管業務的原始憑證的審查和匯集工作，按會計核算工作的要求進行憑證的預處理工作，編制記賬憑證；通過操作計算機向會計軟件中輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，進行所分管業務的會計數據處理工作、打印輸出有關記賬憑證、會計賬簿、報表；負責會計數據的正確

2、性校核，發現故障應及時報告系統管理員；同時應做好會計數據的備份。所有操作員必須能夠操作會計軟件，并取得上崗操作證書。3、審核記賬員職責：負責對輸入計算機的會計數據（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，對不符合財務會計制度和有關規定的憑證以及填制的不符合要求的憑證、金額錯誤的憑證、會計科目和分錄錯誤的憑證,要求操作人員查明原因并進行修改；對正確的會計憑證，操作會計軟件進行審核并登記計算機內會計賬簿；對打印輸出的會計賬簿、會計報表進行確認。此崗位不得由出納人員兼任。4、系統管理員職責：負責會計電算化系統運行環境的建立，組織協調對軟件的運行工作，負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理計算機內會計數據，

3、提出對會計軟件系統的修改意見；發現和解決各軟件操作故障，及時糾正數據的差錯；負責檢查和督促全體財務人員的工作；負責系統的安全保密工作；負責對電算化系統硬件設備和會計軟件系統的檢查及故障處理工作，確保系統的正常運行；負責會計數據及程序的正確性和適應性的維護；發生不可處理的錯誤，應及時與會計軟件開發單位的技術人員聯系，及時解決發生的錯誤。此崗位不得兼管出納工作。5、會計檔案管理員職責：負責管理存檔的會計系統的數據軟盤、程序軟盤、打印的會計帳表、憑證和各種資料的保管工作，做好會計軟件、數據及資料的安全保密工作。6、電算審查員。負責監督計算機及會計軟件系統的運行，防止利用計算機進行舞弊。（二）會計電算

4、化系統各類人員崗位責任制1、會計電算化主管責任制。（1）組織協調對軟件的運行工作，協調全體財務人員之間的工作關系；（2）對電算化系統各崗位人員的工作進行質量考評，合理調整各崗位會計人員；（3）監督會計電算化系統的運行，保證系統合法、安全、保密、可靠；（4）檢查計算機輸出賬表數據的正確性和及時性；（5）完善現有的管理制度，并制定崗位責任與經濟責任考核制度。2、會計電算化操作員責任制。（1）負責所分管財會業務的原始憑證的審查、匯集工作，按會計核算工作的要求和會計電算化系統的要求對憑證進行預處理，編制記賬憑證。（2）通過操作計算機向會計軟件中輸入記賬憑證和原始憑證會計數據，嚴格按照數據輸入的要求做好

5、數據輸入操作，在輸入操作中，如發現輸入憑證有疑問或錯誤時，應及時向會計主管反映，不得擅自作廢或修改；發現輸入數據與憑證不符時，應按憑證數據予以修正；數據輸入完畢先進行自檢核對工作，核對無誤后交審核員復核。（3）進行分管業務的會計數據處理工作，打印輸出有關記賬憑證、會計賬簿、報表。（4）當天的日記賬數據，做到當天登錄，做到當日賬當日清。（5）月末打印系統所有的明細賬、總分類賬、會計報表和自動轉賬憑證。（6）每天操作完畢，應及時做好備份。（7）注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數據應妥善保管。（8）系統操作過程中發現故障，應及時向系統管理員報告，并做好故障記錄和上機記錄等事項。（9）要

6、嚴格按照系統操作說明進行會計軟件的操作。3、審核記賬員責任制。（1）負責對輸入計算機的記賬憑證和原始憑證數據進行審核，包括各類代碼的合法性、摘要的規范性和數據的正確性。（2）對不符合財務會計制度和有關規定的不真實、不合法的憑證退還各有關人員更正、補充；對填制的不符合要求、不完整、不規范的憑證，包括金額錯誤的憑證、會計科目和分錄錯誤的憑證，要求操作人員查明原因并進行修改。（3）對于不符合要求的憑證和不正確的輸出賬表數據不予簽章確認。（4）對正確的會計憑證操作會計進行審核并登記計算機機內會計賬簿。（5）對計算機打印輸出的會計賬簿、會計報表進行確認。4、系統管理員責任制。（1）負責會計電算化系統運行

7、環境的建立，負責新增單位會計電算化系統軟硬件的安裝和調式工作；（2）負責對電算化系統的硬件設備和會計軟件系統的運行情況進行定期檢查，確保系統的正常運行；（3）負責發現和解決各單位系統運行中的軟硬件操作故障，在系統發生故障時,應及時到場,并組織有關人員盡快排除系統軟硬件故障和會計數據差錯,使電算化系統在當天恢復正常運行；（4）當電算化系統發生不可處理的錯誤時，應及時與會計軟件開發單位的技術人員聯系，及時解決發生的錯誤；（5）檢查單位會計數據的預處理工作，確保操作人員輸入的各類數據符合會計軟件系統的要求；（6）負責本系統計算機內會計數據的安全性、正確性、及時性和保密性的檢查；（7）按規定的程序負責

8、對會計數據及程序實施完整性、適應性和正確性的維護；（8）做好本系統操作運行情況的總結工作，并提出改進電算化系統管理、操作、維護的需求報告，提出對會計軟件系統的改進意見。（9）對本系統有關資源（包括硬件設備，軟件、數據及文檔資料等）的調用、修改和更新提出報告。5、會計檔案管理員責任制。（1）負責管理存檔的會計系統的數據軟盤（磁帶）、程序軟盤及各類賬表、憑證、資料的備份和打印的會計帳表、憑證和各種資料的保管工作；（2）做好各類會計數據、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借；（3）按規定期限，向有關人員催交備份數據及存檔數據。6、電算審查員責任制。（1）定期檢查電算化系統的運行日起；（2）監督和檢

9、查會計電算化操作員定期更換操作密碼；（3）定期檢查電算化系統內會計數據的安全性、正確性和保密性；（4）負責監督計算機及會計軟件系統的運行，防止利用計算機進行舞弊。二、電算化操作管理制度（一）系統使用管理1、為保證會計電算化系統的安全可靠運行，必須對系統的操作使用做出嚴格的控制。2、在會計電算化系統投入運行前，由系統管理員確定本電算化系統的合法有權使用人員及其操作權限，并報單位主管審核批準后在系統內授予其使用權。運行中需要增減使用人員，按同樣手續辦理。3、對使用人員明確劃分使用操作權限，形成分工牽制，健全內部控制制度。4、會計電算化系統的計算機專機專用，謝絕無關人員使用計算機做其他工作。5、設立

10、“計算機使用登記簿”，任何人均須登記方可用機。6、任何人員不得直接打開數據庫文件進行操作，不允許隨意增刪改數據、原程序和數據庫文件結構。7、出納人員不允許進行系統性的操作，系統管理員不得兼任出納工作。8、操作人員應嚴格在規定范圍內對系統進行操作，負責會計數據的輸入、計算、記賬和打印有關帳表。9、存檔數據、軟盤、帳表和文檔資料等會計資料,由業務專管員按規定統一復制、核對，并各自保管存檔。10、系統管理員必須做好日常檢查監督工作，發現不規范使用應及時制止，并采取措施避免同樣情況再次發生。（二）上機操作規程1、操作人員必須是合法的、有權使用會計系統的人員，培訓合格并經系統管理員正式認可后，才能上機操

11、作。2、操作人員上機操作前后，應進行上機操作登記，必須填寫真實姓名、上機時間、操作內容，供系統管理員核查核實。3、操作人員上機前應做好各項準備工作，盡量減少占用機器時間，提高工作效率。4、操作人員的操作密碼應注意保密，不能隨意泄露，操作人員的密碼每個月要變更一次。5、操作人員必須嚴格按所分配的操作權限操作會計軟件，不得越權或以其他操作人員的名稱操作計算機。6、操作人員應嚴格按照原始憑證的數據編制憑證并輸入計算機。7、審核記賬人員應及時檢查操作人員輸入計算機的憑證數據與原始憑證數據的一致、合法性。如果發現已輸入計算機的憑證有錯誤，在記賬前發現的，可要求憑證制作人員進行修改；在記賬后發現的，要求憑

12、證制作人員另作憑證，以紅字沖銷糾正，再輸入計算機內，任何人不能隨意修改賬目。8、每天上機完畢后，都要作好數據的備份，以防發生意外事故。9、在系統過程中，操作人員如要離開工作現場，必須在離開前退出系統，以防止其他人員越權操作。10、任何人如有偽造、非法涂改變更會計資料，故意毀壞會計程序、數據文件、賬冊、軟盤等行為，依照會計法，將受到行政處分，情節嚴重的要追究法律責任。（三）賬務處理程序1、賬務系統初始化。在初次建立會計電算化系統時，需要進行系統初始化工作，在會計主管授權下進行設置會計科目、賬本格式、憑證類型、期初余額等項內容的設定。2、帳務系統更改。系統正常運行期間，任何對帳務系統的修改變動，必

13、須得到會計主管的批準。3、憑證處理。電算化系統輸入的記賬憑證分兩種，即：機制記賬憑證和手工編制的記賬憑證。記賬憑證要嚴格按照國家財會制度規定編制，對不真實、不合理的原始數據、憑證不予受理，對記載不確切、不完整的原始數據和憑證應予以退還，并要求更改和補充。為適應會計電算化系統的正常運行，編制記賬憑證還必須做到：（1）機制記賬憑證的編制。機制記賬憑證是指各子系統輸入原始憑證（如銷售原始發票和銀行收款憑單）由計算機按有關規定編制并打印的記賬憑證。機制記賬憑證直接通過機內程序轉到帳務處理系統進行記賬、編報表等業務處理。機制記賬憑證編制前，要認真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計算機及打印出的記賬憑證

14、必須做到科目使用正確、數據準確無誤。打印出的機制記賬憑證需加蓋制單人、審核人、記帳員及財務部負責人章，連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。（2）手工記賬憑證的編制。手工編制記賬憑證是指會計人員根據原始憑證采用手工辦法編制的記賬憑證。手工編制的記賬憑證需通過賬務處理系統用鍵盤輸入。手工編制記賬憑證必須做到：第一，原始憑證必須是合法憑證，經濟業務內容、摘要應規范化，措詞要確切；第二，賬戶使用正確；第三，借貸方金額相等；第四，原始憑證同記賬憑證金額一致；第五，記帳憑證必須填寫清楚借方和貸方科目名稱及科目代碼；第六，摘要內容簡潔、扼要，用盡量少的字表達出該筆業務的內容。對會計分錄的摘要內容必須唯一，即：

15、一種摘要內容，只能對應一個最細的明細科目，據此確定其隸屬于那一類、款、項、目、節科目。標準摘要按規范填寫正確，凡能歸入標準摘要的業務內容，應盡量地使用標準摘要。對于新的業務內容可按原則編寫新的標準摘要，并注明所對應的科目名稱及科目代碼。（3）記賬憑證編號必須連續。編號間斷時應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因并簽名蓋章。（4）現金日記賬和銀行日記賬可以由機器直接登記，出納人員登記賬簿。4、記帳憑證的審核與記帳。（1）記帳憑證必須經憑證審核員嚴格審核后，確認準確、合法后方可進行審核和登帳處理。（2）操作員每輸入一張憑證，結束前要檢查無誤后保存并交審核員。（3）輸入計算機的憑證、單據應由制單人、審核

16、員、記帳員、財務部負責人簽名后方為有效憑證。（4）已輸入的憑證應在輸入操作完畢裝訂成冊后，交會計檔案資料保管員存檔保管。（5）同一張憑證，制單和復核不能是同一個人。5、帳表的打印和結賬。（1）現金、銀行存款日記賬要每月打印，并應與銀行、統管會計和報賬員核對無誤。（2）科目匯決表、總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次。（3）在結賬前按有關規定做好當月各類帳務數據和報表的備份工作。（4）月底，以上工作正確完成后，由業務專管員進行結賬，系統自動生成下月期初余額。（5）每年年末必須將全部帳簿打印，裝訂成冊，作為會計檔案保存。6、會計報表（1）單位應根據賬簿數據準確編制或由計算機自動生成會計報表，帳表之

17、間的數據必須銜接一致。（2）結賬后，由系統自動生成并打印各種正式的會計報表，并經有關財會負責人審核無誤后簽名蓋章方可生效。（3）會計報表按管理要求時間打印輸出。（4）上報主管部門的會計報表的要求格式，必須按會計主管部門的統一要求。（5）單位必須以軟盤和書面形式上報報表，軟盤和書面報表的數據必須一致，書面報表必須由機器打印并按規定由有關人員簽名蓋章。三、會計電算化計算機硬件和軟件管理制度（一）計算機軟硬件管理制度1、財務用計算機應做到專機專用,不能用于做其他任何工作。2、除被允許操作財務軟件的人員和系統管理員外，其他人未經允許不得使用財務專用計算機。3、每次用計算機必須使用不間斷電源（UPS），

18、以避免意外斷電造成會計數據的丟失，影響會計工作。4、禁止在財務專用計算機上使用外來軟盤，禁止在計算機上玩游戲的上網，以防止計算機感染病毒。5、使用上、下級送來的數據盤以前，必須先進行檢查計算機病毒的工作。6、不得隨意刪除計算機硬盤中的系統軟件和會計軟件的文件。（二）計算機軟硬件維護制度為保障電算化系統的正常運行，需要進行經常性的系統維護，其任務主要包括：1、一般情況下每周全面檢查一次計算機軟件和硬件系統，并做好檢查記錄，以保證系統的正常運行。2、在設備更新、擴充、修復后，由系統維護人員實施安裝和調試，直到運行正常。3、在系統環境發生變化時，隨時做好適應性的維護工作。4、系統中的會計數據需要每天

19、進行備份。5、在系統運行過程中，計算機硬件發生故障和出現異常時，應及時進行故障分析，并做好檢查維修記錄，排除故障并恢復系統正常運行。6、計算機硬件發生故障時，如果沒有能力維修，應及時與銷售計算機的單位取得聯系。7、財務軟件發生錯誤時，如無法處理，應及時與財務軟件開發單位取得聯系以便及時解決問題。四、會計電算化會計資料管理制度實現會計電算化系統后，會計資料包括貯存在磁介質（軟盤、硬盤、磁帶、存有會計數據的計算機系統等）上的會計數據和書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。（一）會計資料的管理與保密計算機內的會計數據及其備份和作為會計檔案資料打印出來的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財

20、會制度使用、保管。1、現金記帳憑證及現金日記賬的輸出及保管。現金收副業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證審核無誤后當日輸入計算機，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。2、銀行記帳憑證及銀行日記賬的輸出與保管。財務人員必須及時把經審核無誤的銀行記帳憑證當日輸入計算機，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印。年終將各月銀行日記賬按順序裝訂成冊，并與手工編制憑證按憑證的順序編號裝訂成冊，妥為保管。3、轉賬憑證的輸入、輸出與保管。轉賬憑證包括手工編制憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證和手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證要打印輸出，并與手工編制憑證按憑證的順序編號裝訂成冊，妥為保管。4、科目余額表和會計賬簿打印時間。（1）現金、銀行日記賬每月打印。（2）總分類賬和各種明細分類每月打印一次。（3）會計報表按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽名生效。5、其他。（1）由計算機打印輸出的會計資料發生缺損時，應該補充打印，并