1、【精品文檔】如有侵權，請聯系網站刪除，僅供學習與交流醫藥公司采購部流程圖.精品文檔.廣東灃澤醫藥有限公司采購部工作流程目錄一、 首營資料收集流程二、 產品采購操作流程三、 發票核銷和結算流程四、 產品破損處理流程五、 采購退貨處理流程首營企業資料：營業執照、藥品生產（經營）許可證（采購器械：醫療器械許可證）、GSP證或GMP證、質保協議，法人委托書，銷售員的身份證和上崗證、銷售合同首營品種資料：藥品注冊證、藥品質量標準、藥品檢驗報告書、物價證明文件、藥品最小包裝樣盒、藥品說明書原樣注： 以上資料全部需加蓋企業原印章,合同可用復印件。 委托書應有法人代表印章，并明確授權范圍和委托期限。首營資料收

2、集流程電腦錄入客戶資料：在采購系統的基礎資料界面增加供應商資料錄入、產品資料錄入。注： 確保輸入以上資料的全部內容。制作并提交首營企業首營品種審批表：1、在質量系統增加并提交首營企業審批表和首營品種審批表2、首營品種提交后，還需在Word做一張首營品種審批表格，錄入相關內容后連同所有資料一齊交質量部經理審批紙質資料和電腦系統內容。首營企業審批審核：首營企業審批表需：采購部經理、質量部經理、質量負責人首營品種審批審核：首營品種審批表需：采購部經理、財務部經理、質量部經理、質量負責人注： 以上須部門經理審批后方可發生業務往來。采購合同的管理：供應商采購合同需獨立歸檔并建立目錄，目錄每季度交部門經理

3、匯總注： 需在合同目錄上填寫合同有效期或品種、數量等內容備注：1、 正常業務情況下，按電腦系統提示每月對所有客戶資料進行檢查，是否出現部分資料過期，如過期應及時更新，不能按時更新的客戶以文字方式向質量部申請暫停使用，待資料更新后方可重新進行業務。2、所有的客戶資料必須在有效期內發生業務往來，每年必須對客戶資料進行審核更新，確保所有資料的完整性。產品采購操作流程根據部門經理每日下達的平臺計劃，結合購銷存情況，做采購訂單。采購訂單審核：訂單認真核對供應商、品種、規格、廠家、數量、單價、稅率等內容，提交部門經理審核要趕寫預計到貨日期注：確保所有相關記錄完整性。根據每月部門經理下達的采購計劃，每月15

4、日前按采購計劃日期將月計劃全部做上系統。生成采購訂單：在采購系統的”采購決策平臺”,將所需要采購的品名輸入,在這個界面能看到該品種的所有信息,包括:最后供應商.采購單價,該商品在途數量,庫存數量根據這些信息在要采購的品名前打勾然后選擇生成采購訂單注：1、執行訂單前先打電話給客戶落實該品種有沒有貨，價格有沒變動2、確定客戶的證照和合同都合格、齊全。有款期的先付款后提貨的通知發貨：傳真或電話通知供應商發貨交財務付款：每周1.3.5按審核好的訂單生成付款單交部門經理審核后再交財務付款注：付款單打印后檢查備注及收款人帳號金額是否正確到貨跟蹤：根據發貨周期做好到貨跟蹤。發貨跟進：匯款單上列明采購明細，傳

5、真給供應商，并短信或電話確認對方是否收到傳真并安排發貨發票核銷和結算流程采購后及時向供應商催要發票，收到發票，在結算系統選擇未結算應付款，選擇相應品種生成發票，登記并交財務審核。注：相同品種按“先發生的先輸入發票”原則，生成后輸入發票號碼和發票上邊的開出日期根據結算計劃，在發票系統，選擇該品種未結算的發票，點結算生成付款單交部門經理審核注：在用采購系統一些廢的付款單做時，打開該張廢單，選擇導出該供應商未結算的發票清單，切記不能選應付款，選中要結算的發票點確定生成發票備注欄注明付款的發票號，品名簡稱和數量有帳期的，在每月10號根據結算條件做好結算計劃上報部門經理審批。已經預付貨款的，在發票系統找

6、到該筆發票后，點結算，生成一張預付款核銷單。特殊原因不能按款期付款的要及時與客戶溝通并取得諒解。經財務審核公司領導審批后出納付款，取得底單后將付款單傳真給對方，并短信或者電話通知對方付款內容。收貨破損處理流程倉庫接收貨物檢查來貨與采購計劃是否相符不相符退回供應商拒收并通知相關供應商，跟蹤到貨和再發貨情況聯系供應商作相應處理：換貨或銷售；落實后通知倉庫收貨并跟蹤處理好帳務。不可接受的向供應商催要發票相 符通知驗收員驗收不合格合格可接受的采購退貨處理流程在采購系統的采購退貨通知單界面，導入原入庫單生成采購退貨通知單填寫退（換）貨通知單，經采購部、銷售部、質量部三個部門經理和公司質量負責人審核完成后送倉庫主管辦理退貨注：需以上各個部門經理